NARZĘDZIA INFORMATYCZNE WSPIERAJĄ PROCES PLANOWANIA FINANSOWEGO PRZEDSTAWIENIE PROBLEMU

Transkrypt

1 NARZĘDZIA INFORMATYCZNE WSPIERAJĄ PROCES PLANOWANIA FINANSOWEGO Dobrze wdrożony system informatyczny może znacząco usprawnić zarówno procesy operacyjne jak i zarządcze. Niniejszy artykuł przedstawia studium przypadku dużej polskiej grupy kapitałowej prowadzącej istotną część swej działalności poza terytorium Polski. Grupa w przeszłości wdrożyła system Oracle Hyperion Planning w zakresie budżetowania, prognozowania i raportowania zarządczego. Pomyślny odbiór rozwiązania w organizacji sprawił, iż w kolejnym kroku Grupa postanowiła rozbudować system o model prognozowania popytu rynkowego oraz planowania marketingowego. Celem nowego projektu było zbudowanie rozwiązania umożliwiającego przeprowadzenie procesu planistycznego w części dotyczącej sprzedaży i marketingu w jednym narzędziu informatycznym, które zapewniałoby jednocześnie spójności danych i meta danych. Podczas pierwszego wdrożenia zespół MDDP Business Consulting wspierał Grupę jako konsultant projektu na etapie opracowania koncepcji biznesowej oraz w trakcie implementacji rozwiązania przez integratora IT. Satysfakcja z dotychczasowej współpracy, zaowocowała zaangażowaniem konsultantów MDDP także na etapie dalszej rozbudowy systemu. PRZEDSTAWIENIE PROBLEMU W obszarze sprzedaży i marketingu w Grupie istniały dwa główne procesy planistyczne: (i) proces przygotowywania comiesięcznej prognozy popytu rynkowego, opracowywanej w perspektywie kolejnych 12 miesięcy oraz (ii) proces corocznego przygotowywania kilkuletniego planu marketingowego. Od strony organizacyjnej, np. w zakresie szczegółowości planowania, ról i odpowiedzialności, czy harmonogramu, procesy funkcjonowały modelowo. Jednak samo zarządzanie procesami w tak dużej Grupie było utrudnione z kilku powodów: Procesy opierały się na przetwarzaniu bardzo dużej ilości danych w rozbudowanych modelach MS Excel, co: - mogło prowadzić do niespójności danych w modelach prognozy rynkowej oraz planu marketingowego i potencjalnie narażało na występowanie typowo ludzkich błędów. - utrudniało zasilanie modeli danymi historycznymi oraz analizę wykonania prognoz i budżetów. - utrudniało zarządzanie prawami użytkowników i dostępem do wrażliwych informacji.

2 Ograniczonej kontroli budżetowej nad jednym z najważniejszych strategicznych KPI, jakim jest udział poszczególnych marek w rynku. Braku możliwości przygotowywania w sposób efektywny i elastyczny scenariuszy budżetowych oraz analiz co jeśli. Niespójności w podejściu do planowania pomiędzy menedżerami produktu pracującymi w różnych spółkach i krajach. Zróżnicowanych aplikacjach (systemach) wykorzystywanych przez menedżerów produktu podczas przygotowania planów marketingowych oraz planów finansowych. CEL PROJEKTU Docelowo Grupa zamierzała zlecić stworzenie nowych modułów aplikacji planistycznej, która m.in. Będzie posiadała formularze planistyczne z wbudowanymi regułami obliczeniowymi, pozwalające na łatwe wprowadzenie, modyfikację oraz analizę rozbudowanych danych ilościowo-wartościowych. Będzie posiadała formularze pozwalające na powiązanie planów marketingowych ze strategią firmy, jak np. macierz SWOT, macierz BCG, strategia utrzymania/rozwoju marek. Będzie zawierała mechanizmy umożliwiające elastyczne zarządzanie strukturami rynków istotnych z punktu widzenia Grupy. Umożliwi łatwy i szybki import danych z zewnętrznych źródeł. Zapewni automatyczny przepływ danych pomiędzy różnymi systemami i aplikacjami wykorzystywanymi przez klienta. Będzie posiadała odpowiednie środowisko raportowe, pozwalające m.in. na tworzenie raportów i dasboard ów zapewniających wizualizację danych w trybie online. KONCEPCJA BIZNESOWA Prace programistyczne związane z budową docelowych modułów aplikacji planistycznej musiały być poprzedzone zdefiniowaniem kompletnych wymagań biznesowych klienta oraz przygotowaniem koncepcji biznesowej wdrożenia. Prace na tym etapie odbywały się w formie warsztatów, w których uczestniczyli nie tylko menedżerowie odpowiedzialni bezpośrednio za organizację procesu planowania oraz za efektywność sprzedaży i marketingu, ale także menedżerowie produktu oraz kierownicy zespołu controllingu finansowego.

3 Wymagania klienta znalazły odzwierciedlenie w przygotowanej przez konsultantów MDDP koncepcji biznesowej rozbudowy systemu, która zawierała szczegółowy model działania docelowego systemu oraz obejmowała wszystkie procesy i obszary przewidziane do odwzorowania w docelowym rozwiązaniu. Koncepcja zawierała wiele elementów, które miały bezpośredni wpływ na sposób zarządzania procesem planowania w obszarze sprzedaży i marketingu. Do tych elementów można np. zaliczyć opracowanie logicznej architektury systemu, określenie hierarchii i zdefiniowanie pojęć stosowanych w procesie, a także zapewnienie mechanizmów łączących bezpośrednio plan marketingowy ze strategią Grupy. Logiczna architektura systemu Przedstawiona w niniejszym opracowaniu logiczna architektura systemu prezentuje w sposób uproszczony powiązania pomiędzy istniejącymi systemami / narzędziami wykorzystywanymi przez klienta oraz wszystkimi elementami budowanego, nowego rozwiązania 1. 1 Ze względu na poufność danych naszego klienta, na schemacie przedstawiono jedynie zarys logicznej architektury systemu.

4 Każdy z elementów architektury systemu został przeanalizowany, powiązany z innymi elementami oraz szczegółowo opisany w koncepcji biznesowej. Takie podejście gwarantowało zoptymalizowanie procesu prognozowania popytu rynkowego oraz planowania marketingowego m.in. pod kątem sekwencji wykonywanych czynności, metodologii obliczeń czy zasilania systemu danymi. Przykładowo: 1. Wraz z klientem zostały opracowane formularze planistyczne zawierające wszystkie parametry ilościowo-wartościowe podlegające budżetowaniu i/lub analizie. Przygotowaliśmy liczne wymogi funkcjonalne dla formularzy, których celem było zapewnienie, aby praca z danymi była maksymalnie przyjazna dla użytkownika. Zakres danych, format i układ formularzy zostały narzucony centralnie, przez co system automatycznie wymuszał spójność danych budżetowanych przez wszystkich menedżerów produktu we wszystkich spółkach Grupy. 2. Wraz z klientem zostały zidentyfikowane źródła danych, które miałyby docelowo zasilać system planistyczny. Zdefiniowany został m.in. zakres importowanych danych, ewentualne mechanizmy przeliczeniowe oraz mechanizmy zastępowania danych. Hierarchie i definicje pojęć Wdrożenie nowego narzędzia informatycznego jest często związane z analizą wykorzystywanych pojęć (słowników danych) oraz ich hierarchią. Analiza pozwala m.in. na usystematyzowanie świata planistycznego, sprawia że uczestnicy procesu mówią tym samym językiem. Nierzadko pomaga także przeorientować proces planistyczny na dane kluczowe dla podejmowania decyzji biznesowych. Proces ten jest często inicjowany przez zewnętrznego konsultanta, który w sposób naturalny i częsty zadaje pytania dlaczego, po co. Podczas warsztatów z klientem zostały przeanalizowane i w przypadkach, gdzie było to konieczne, przebudowane hierarchie pojęć wykorzystywanych w procesie prognozy rynkowej oraz planu marketingowego. Stworzone również zostały mechanizmy pozwalające na automatyczne komunikowanie się nowych modułów planistycznych z już istniejącymi narzędziami planistycznymi, co w sposób uproszczony prezentuje poniższy schemat 2 : 2 Ze względu na poufność danych naszego klienta, na schemacie przedstawiono w sposób uproszony nazwy i hierarchie budowane w systemie.

5 Strategia firmy Budowana przez konsultantów MDDP biznesowa koncepcja wdrożenia zawierała wiele elementów łączących wieloletni plan marketingowy ze strategią Grupy. Współpracując z klientem staraliśmy się opracować określone mierzalne parametry, które umożliwią m.in. stwierdzenie, czy opracowany przez menedżera produktu plan marketingowy jest zbieżny z celami strategicznymi Zarządu Grupy. ocenę, w kolejnych okresach, w jakim stopniu pierwotnie zakładane cele zostały zrealizowane. PRZEBIEG WDROŻENIA BUDOWA PROTOTYPU SYSTEMU Po opracowaniu i zaakceptowaniu przez klienta koncepcji biznesowej wdrożenia, lecz przed podjęciem decyzji o budowie nowych modułów w wybranym narzędziu, zdecydowaliśmy się na zbudowanie prototypu systemu. Prototyp był maksymalnie funkcjonalnym modelem w Oracle Hyperion Planning, stworzonym dla wybranych, kluczowych obszarów prognozy popytu rynkowego oraz planu marketingowego. Celem budowy prototypu była praktyczna weryfikacja koncepcji biznesowej pod kątem użyteczności docelowego rozwiązania dla finalnego odbiorcy oraz technicznych możliwości i ograniczeń związanych z implementacją w wybranym narzędziu. Zespół projektowy chciał możliwie wcześnie poinformować końcowych użytkowników o wdrażanych zmianach narzędziowych, zyskać przychylność do wdrażanych rozwiązań i jednocześnie rozwiać ewentualne wątpliwości co do celowości zmian.

6 Wspólnie z klientem zorganizowaliśmy kilkugodzinne warsztaty z wybranymi menedżerami produktu z kilku krajów. Korzystając ze scenariuszy testowych, podczas pracy z prototypem użytkownicy mieli możliwość wczesnego zapoznania się z systemem oraz metodologią budżetowania w nowych formatkach planistycznych. Otrzymane od użytkowników uwagi zostały przeanalizowane przez zespół projektowy pod kątem implementacji w docelowym systemie. WDROŻENIE NOWYCH MODUŁÓW APLIKACJI PLANISTYCZNEJ MDDP Business Consulting pełniło nadzór nad programistami rozbudowującymi narzędzie informatyczne. Nowe moduły dotyczące wieloletniego planu marketingowego zostały zbudowane przez programistów zgodnie z harmonogramem w ciągu 4 miesięcy od zaakceptowania przez klienta koncepcji biznesowej wdrożenia. We wrześniu 2014 roku Grupa rozpoczęła proces budżetowy na rok 2015 w części dotyczącej sprzedaży i marketingu wykorzystując nowe moduły Oracle Hyperion Planning. KORZYŚCI Z PROJEKTU Dzięki rozbudowie narzędzi planistycznych klient osiągnął szereg korzyści, które wpłynęły pozytywnie na proces zarządzania procesem planowania w obszarze sprzedaży i marketingu. Przede wszystkim dokonano transferu wiedzy oraz przeniesiono najlepsze rozwiązania planistyczne stosowane przez spółkę matkę do spółek zależnych, w tym rynki międzynarodowe. Dzięki temu proces planowania został zoptymalizowany i uwzględnił wszystkie wymagania centrali Grupy. System planistyczny automatycznie narzucił standaryzację procesu planistycznego oraz wymusił spójność danych na każdym etapie planowania. Usprawniono współpracę, a także przepływ informacji pomiędzy zespołem odpowiedzialnym za planowanie sprzedaży i kosztów marketingu, a zespołem controllingu finansowego, który odpowiada m.in. za konsolidację wszystkich budżetów finansowych w Grupie. Zwiększona została przejrzystość oraz możliwość audytu danych rynkowych, w tym założeń dokonywanych przez menedżerów produktu. Firma wzmocniła kontrolę budżetową nad krótkoterminową i średnioterminową prognozą, w tym nad spójnością budżetów ze strategią firmy.

7 Dodatkowo, wdrożone rozwiązania pozwoliły na efektywne przygotowywanie różnych scenariuszy budżetów. MICHAŁ SZCZYPIŃSKI MANAGER MDDP BUSINESS CONSULTING