Zapytanie ofertowe EFS POKL

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe EFS POKL Dotyczy projektu numer: WND-POKL /09 Ośrodek Wspierania Inicjatyw Społecznych w Jaworznie, w związku z realizacją projektu Inwestycja w młodzieŝ to się opłaci! w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Poddziałanie , skierowanego do młodzieŝy w wieku lat, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, zwraca się z zapytaniem dotyczącym świadczenia usług noclegowych, gastronomicznych i konferencyjnych w hotelu. I. ZAMAWIAJĄCY Ośrodek Wspierania Inicjatyw Społecznych ul. Grunwaldzka Jaworzno tel.: fax: owis@interia.eu www: II. ZAKRES OFERTY Słownik Zamówień (CPV): hotelarskie usługi noclegowe; usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji; usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków. 1. Usługi noclegowe Zapewnienie miejsc noclegowych dla 4 grup x 25 osób (w tym 20 uczestników i 5 przedstawicieli kadry i opiekunów) w 4 terminach. 2. Usługi gastronomiczne zapewnienie wyŝywienia/grupa: a) 3 śniadania; b) 4 obiady; c) 3 kolacje; 3. Usługi konferencyjne Zapewnienie sali konferencyjnej wraz ze sprzętem technicznym a) 32 godziny szkoleń/grupa b) 6 przerw kawowych/grupa

2 III. Wymogi dotyczące zamówienia Usługi noclegowe: 1. Pokoje dla uczestników typu Twin room 2. Pokoje typu Single dla kadry opiekunów/trenerów 3. Pokoje uczestników wyposaŝone w min.: łazienka prysznicem/wanną oraz z WC, TV z telewizją satelitarną/kablową, bezpłatny Internet, klimatyzacja/ogrzewanie, telefon, suszarka. 4. W przypadku pobierania u Państwa opłaty klimatycznej, proszę o zawarcie tego kosztu w cenie noclegu. Usługi gastronomiczne: 1. Śniadania w formie bufetu 2. Przerwy kawowe obejmujące minimum: kawę rozpuszczalną, mleko, herbatę, wodę mineralną, cukier, cytrynę, ciastka 3. Obiady składające się z min. 2 dań (zupa i drugie danie) oraz zagwarantowane napoje 4. Dzień przyjazdu zaczyna się obiadem, dzień wyjazdu kończy się obiadem. Usługi konferencyjne: 1. Hotel musi zapewnić 2 sale dla min. 10 osób (moŝliwość odbycia dwóch szkoleń jednocześnie) 2. Obydwie sale powinny posiadać minimum następujący sprzęt i zapewniać następujący standard:: a) Klimatyzacja/ogrzewanie b) Rzutnik multimedialny c) Ekran d) Tablica flipchart ew. tablica suchościeralna e) Bezpłatny dostęp do Internetu Ośrodek i jego zaplecze: 1. Hotel minimum 4**** 2. Hotel połoŝony w Beskidach 3. Na terenie hotelu musi znajdować się kryty basen, z którego bezpłatnie mogą korzystać uczestnicy

3 IV. Termin wykonania zamówienia Usługa będzie świadczona w dwóch częściach (2 wyjazdy): Wyjazd I (2 grupy po 25 osób) 1. Terminy: Grupa I: 02 luty - 05 luty 2012 Grupa II: 09 luty - 12 luty Liczba noclegów dla jednej grupy: 3 doby hotelowe. Wyjazd II (2 grupy po 25 osób) Terminy: Druga połowa roku 2012 Liczba noclegów dla jednej grupy: 3 doby hotelowe. Podział, liczebność grup i liczba noclegów jak w przypadku pierwszego wyjazdu. Przy czym dokładna ilość moŝe ulec zmianie, np. w przypadku rezygnacji uczestników z projektu w czasie jego trwania. V. Warunki udziału w postępowaniu 1. Wykonawcy ubiegający się o zamówienie muszą posiadać niezbędną do przeprowadzenia szkolenia bazę noclegową, gastronomiczną oraz lokalową. 2. Wykonawca musi dysponować bazą lokalową odpowiadającą parametrom technicznym określonym w części III zapytania ofertowego. VI. Kryterium oceny oferty 1. Cena 60% 2. Warunki zakwaterowania/zaplecze hotelowe 25% 3. Propozycja menu 15%

4 Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria: l.p 1 2 Kryterium Cena (usługi noclegowe + konferencyjne + gastronomiczne) Warunki zakwaterowania, standard i zaplecze ośrodka Punkty 1-5 Waga kryterium 60% 25% 3 Propozycja menu 15% Wynik 5 Ogółem uzyskane punkty/wynik 100% 1. Wynik za poszczególne kryteria zostanie zsumowany i będzie stanowić końcową ocenę oferty. 2. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyŝszą końcową ocenę. 3. JeŜeli cena oferty najkorzystniejszej przekracza kwotę, którą Zamawiający moŝe przeznaczyć na udzielenie zamówienia zgodnie z budŝetem projektu, oferta ta zostanie odrzucona, a wybrana zostanie następna oferta o najwyŝszej wartości punktowej, jeŝeli cena zawarta w tej ofercie nie będzie przekraczać kwoty, którą Zamawiający moŝe przeznaczyć na udzielenie zamówienia. 4. Cenę za przedmiot zamówienia Wykonawca przedstawia w formularzu oferty" stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania. 5. Wykonawca moŝe zaproponować tylko jedną cenę i nie moŝe jej zmienić po złoŝeniu oferty. 6. Wszystkie koszty związane z realizacją niniejszego zamówienia powinny być skalkulowane w cenie oferty z uwzględnieniem, wynajmu sali szkoleniowej oraz wyposaŝenia w sprzęt i urządzenia umoŝliwiające przeprowadzenie zajęć, noclegów, wyŝywienia. VII. Opis sposobu przygotowania oferty 1. Oferta musi być sporządzona w języku polskim, pismem czytelnym (maszynowym, komputerowym, etc.). 2. Nie dopuszcza się składania ofert wariantowych. 3. Oferta składa się z: a) Formularza oferty b) Propozycja menu na obiady i kolacje 4. Oferta wraz z załącznikami powinna być trwale złączona. 5. Wszystkie dodatkowe informację zawarte w ofercie poza obowiązkowymi (punkt 3) będą stanowiły materiał poglądowy, nie mający wpływu na wybór oferty jako najkorzystniejszej.

5 VIII. Terminy i miejsce składania ofert Ofertę moŝna składać osobiście lub pocztą tradycyjną na adres: Ośrodek Wspierania Inicjatyw Społecznych, ul. Grunwaldzka 235, Jaworzno, III piętro, pok Ofertę naleŝy złoŝyć do dnia r, do godz. 15:00. O terminie wpłynięcia oferty decyduje data dostarczenia oferty do siedziby Zamawiającego. 3. Oferty złoŝone po terminie nie będą rozpatrywane. W pozostałym zakresie w niniejszym postępowaniu dopuszczalna jest forma elektroniczna i faxu. Wszelkie informacje moŝna uzyskać pod numerem tel , fax: , owis@interia.eu. IX. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty 1. O wyborze oferty Zamawiający poinformuje na swojej stronie internetowej: (zakładka Zapytania ofertowe ) do dnia 22 października 2011 r. 2. Oferta nie spełniająca wymogów formalnych określonych w niniejszym postępowaniu podlega odrzuceniu. 3. Powodem do odrzucenia oferty będzie takŝe podanie ceny przewyŝszającej zaplanowany budŝet, w takim wypadku zostanie wybrana następna oferta o najwyŝszej wartości punktowej, jeŝeli cena zawarta w tej ofercie nie będzie przekraczać kwoty, którą Zamawiający moŝe przeznaczyć na udzielenie zamówienia. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do uniewaŝnienia postępowania bez podania przyczyn. 5. W przypadku niejasności, Zamawiający oraz Wykonawca mogą poprosić o dodatkowe wyjaśnienia dotyczące składanych ofert. 6. Zawarcie umowy z wybranym Wykonawcą nastąpi bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niŝ w terminie dwóch miesięcy od dnia wyboru najkorzystniejszej oferty. 7. MoŜliwość dokonania przedpłaty w wysokości maksymalnie 20 % wartości zamówienia. 8. Płatność za usługi w terminie do 30 dni od dnia wystawienia faktury Vat.

6 /pieczęć nagłówkowa Wykonawcy/ /miejscowość, data/ FORMULARZ OFERTY dla Ośrodka Wspierania Inicjatyw Społecznych w Jaworznie, ul. Grunwaldzka 235 w odpowiedzi na zapytanie ofertowe z dnia 13 października 2011 r. Nazwa i adres Wykonawcy Numer telefonu Numer faxu Adres NIP REGON 1. Oświadczamy, Ŝe oferujemy następujący przedmiot zamówienia za następującą cenę: Usług konferencyjnych, noclegowych i gastronomicznych w ramach projektu Inwestycja w młodzieŝ to się opłaci! dla Stowarzyszenia Ośrodek Wspierania Inicjatyw Społecznych z Jaworzna PROSZĘ PODAĆ CENY DLA POBYTU 1 GRUPY 25 OSÓB NA 3 DOBY HOTELOWE A. Cena za noclegi ze śniadaniami: Oferujemy wykonanie zamówienia za cenę netto...zł. Obowiązujący podatek VAT...%... zł. Cena brutto... zł. Słownie brutto:... B. Cena za wyŝywienie (obiady, kolacje): Oferujemy wykonanie zamówienia za cenę netto...zł. Obowiązujący podatek VAT...%... zł. Cena brutto... zł. Słownie brutto:... C. Cena za wynajem sali szkoleniowej wraz z przerwami kawowymi Oferujemy wykonanie zamówienia za cenę netto. zł. Obowiązujący podatek VAT.% zł. Cena brutto. zł. Słownie brutto:.. Całkowita wartość zamówienia za pobyt 1 grupy 25 osób na 3 doby: (Suma 1+2+3): zł brutto

7 2. Oświadczamy, Ŝe hotel oferuje następujące atrakcje/ posiada następujące zaplecze rekreacyjne na terenie hotelu (z zaznaczeniem czy są one dodatkowo płatne): 1).. 2).. 3).. 4).. 5).. 6).. 7).. 8).. 9).. 10).. 3. Oświadczamy, Ŝe: Uzyskaliśmy konieczne informacje do przygotowania oferty. Spełniamy warunki konieczne do złoŝenia oferty. Przyjmujemy do realizacji postawione przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym warunki. Oświadczamy, Ŝe firma nie jest*/jest płatnikiem podatku VAT. DANE OSOBY UPOWAśNIONEJ DO KONTAKTU ZE STRONY WYKONAWCY: a/ imię i nazwisko:... b/ stanowisko:... c/ numer telefonu:..... d/ numer faksu:... e/ adres / pieczęć i podpis osoby upowaŝnionej do reprezentowania Wykonawcy/ * niepotrzebne skreślić