Zapytanie ofertowe / Rozeznanie cenowe Nr 18 /EFS/2014

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe / Rozeznanie cenowe Nr 18 /EFS/2014 Pasłęk, 3 lutego 2014r. W ramach procedury rozeznania rynku zapraszamy do składania ofert na organizacje warsztatów obejmująca wynajem 2 sal szkoleniowych, nocleg i wyżywienie w ośrodku wczasowym dla uczestników dwudniowych warsztatów z Autoprezentacji w ramach projektu Moje kompetencje trampoliną w przyszłość zawodową na podstawie umowy z dnia r. nr POKL /13-00 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty EURO. 1. ZAMAWIAJĄCY Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Pasłęku ul. Westerplatte Pasłęk NIP: projekt.poradnia@onet.pl Zamawiający oświadcza, że procedurę wyboru Wykonawcy przeprowadzi osobiście, bez udziału osób trzecich. 2. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest organizacja 8 szkoleń obejmująca wynajem sal szkoleniowych, wyżywienie i nocleg w ośrodkach szkoleniowych zlokalizowanych w odległości do 100 km od Pasłęka Zakres przedmiotu zamówienia: 1) Wynajem 2 sal szkoleniowych na potrzeby realizacji szkolenia 2) Zapewnienie wyżywienia 28 uczestnikom, 2 pedagogom-trenerom, 2 opiekunom i 2 pracownikom ze strony Zamawiającego (kierowca, koordynator lub asystent koordynatora) 3) Zapewnienie noclegu dla uczestników szkolenia, pedagogów i pracowników ze strony Zamawiającego Informacje o warsztatach: 1) Czas trwania 1 szkolenia: 2 dni 2) Czas warsztatów - dzień 1: 11:00 19:00, dzień 2: 9:00 13:00. Godziny mogą ulec zmianie.

2 3) Liczebność grupy: 30 osób (2x15 osób w każdej sali) 4) Liczba noclegów na warsztaty: 34 osoby 5) Terminy warsztatów: , , , , , , , Terminy mogą ulec zmianie. Warsztaty odbędą się w terminie r r Warunki organizacji: 1) Sala szkoleniowa wyposażenie i warunki korzystania: a. sala minimum 15 osób b. liczba miejsc siedzących sali szkoleniowej oraz stołów lub wygodnych krzeseł z pulpitami odpowiada liczbie uczestników; c. możliwość dowolnej aranżacji ustawienia; d. możliwość oznakowania sali szkoleniowej dostarczonymi przez Zamawiającego materiałami (plakaty, wydruki informacyjne) o wizualizacji zgodnej z wymogami PO KL; e. przynajmniej w jednej sali projektor multimedialny z laptopem (sprawny); f. ekran lub ściana sali, umożliwiające projekcję wyraźnego obrazu z projektora multimedialnego, widocznego dla wszystkich uczestników; g. ze względu na konieczność przygotowania sali do zajęć szkoleniowych Zamawiający ma możliwość dostępu do sali na godzinę przed i po szkoleniu; h. w sali zostanie zapewniony bezpłatny dostęp do Internetu. 2) Wyżywienie a. przerwa kawowa: 1 dziennie na 1 uczestnika/uczestniczkę (minimum: kawa, herbata, woda, ciastka, soki, mleko, cukier, cytryna) jako przerwa ciągła (całodzienna), uzupełniana na bieżąco, dostępna dla uczestniczek/uczestników przez cały czas trwania szkolenia; b. obiad: 1 dziennie na uczestniczkę/uczestnika, minimum: zupa, drugie danie, woda, ciepły lub zimny napój, w pierwszym i drugim dniu szkolenia musi być inny zestaw obiadowy; c. śniadanie; d. menu (śniadanie, obiady, kolacja) powinno uwzględniać dania wegetariańskie; e. Zamawiający każdorazowo poinformuje wybranych Wykonawców o ilości posiłków wegetariańskich podczas przekazywania specyfikacji dotyczącej szkolenia; f. przerwa kawowa musi być zorganizowana w pobliżu Sali w której będzie odbywało się szkolenie lub bezpośrednio w Sali; g. w przypadku organizacji kilku wydarzeń w obiekcie Wykonawcy, Wykonawca ma obowiązek wyraźnego oznakowania przygotowanego dla grupy Zamawiającego cateringu;

3 h. rozkład posiłków: Dzień 1 Przerwa kawowa ciągła: uczestnicy szkolenia Obiad: uczestnicy szkolenia korzystający z noclegów Kolacja: uczestnicy szkolenia korzystający z noclegów Dzień 2 śniadanie: uczestnicy szkolenia korzystający z noclegów Przerwa kawowa ciągła: uczestnicy szkolenia korzystający z noclegów obiad: uczestnicy szkolenia korzystający z noclegów 3) Zakwaterowanie a. w terminie szkolenia przed zameldowaniem i po wymeldowaniu nocujących osób bezpłatnie dostępna zamykana przechowalnia bagażu; b. w cenie noclegu należy uwzględnić koszt wyżywienia i opłatę miejscową/klimatyczną; c. zapewnienie pokoi z łazienkami (ogrzewane w okresie zimowym); d. ostateczna ilość noclegów zostanie podana minimum 3 dni robocze przed terminem szkolenia; e. ilość noclegów uczestników: 1 x nocleg z 1 na 2 dzień szkolenia na osobę; f. ilość noclegów trenerów i opiekunów: 1 x nocleg z 1 na 2 dzień szkolenia; g. ilość noclegów przedstawicieli Zamawiającego: według zapotrzebowania (nie więcej niż dwie osoby na dany termin (bez względu na ilość realizowanych szkoleń w tym terminie); h. typ pokoi:1, 2, 3 i 4 osobowe. 4) Infrastruktura a. pomieszczenia, w których będą przebywać uczestnicy szkolenia, muszą mieć zapewnione zaplecze do przeprowadzenia szkolenia, zgodnie z wymaganiami polskiego prawa, tj. spełniać odpowiednie warunki sanitarne, bezpieczeństwa, akustyczne i jakościowe; b. bezpłatny dostęp do Internetu w sali szkoleniowej i w pokojach, z dostępem do sieci Wi-Fi; c. bezpłatny parking dla autobusu, przywożący uczestników szkolenia; d. zapewnienie odbioru i bezpiecznego przechowania materiałów szkoleniowych i promocyjnych. 5) Pozostałe a. rozliczenie noclegów oraz posiłków nastąpi na podstawie rzeczywistego zużycia (po każdej grupie szkoleniowej); b. Zamawiający ma możliwość bezkosztowej zmiany terminów realizacji zamówienia; c. określenie maksymalnego zapotrzebowania nie rodzi po stronie Zamawiającego obowiązku realizacji wszystkich usług w ilościach wskazanych;

4 d. w przypadku zmniejszenia/zwiększenia ilości zapotrzebowania na usługi, cena jednostkowa zamawianej usługi przedstawiona w formularzu ofertowym nie ulega zmianie; e. Oferent potwierdzi swoją dostępność na kolejne szkolenie na minimum 7 dni przed jego rozpoczęciem. 3. Wymagania wobec oferty: Zainteresowane osoby powinny: 1) Wypełnić FORMULARZ OFERTY stanowiący załącznik nr 1 oraz OŚWIADCZENIE stanowiący załącznik nr 2. 2) Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres projekt.poradnia@onet.pl, faksem na numer , lub poczty, kuriera, osobiście na adres Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna, ul. Westerplatte 10, Pasłęk, do dnia do godz Otwarcie ofert 15:05. 3) Ocena ofert zostanie dokonana r. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający poinformuje oferentów poczta elektroniczną, faksem lub telefonicznie oraz na stronie internetowej 4) Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 5) Zapytanie ofertowe umieszczona na stronie internetowej 4. Warunki wyboru oferty: 1. Kryterium wyboru projektu będzie cena brutto za zorganizowanie 1 szkolenia według specyfikacji zapytania ofertowego 100% 2. Podane w ofercie ceny powinny być cenami brutto i obejmować wszystkie składniki niezbędne do wykonania przedmiotu zapytania. 3. Cena powinna być określona przez Dostawcę z uwzględnieniem wszystkich upustów, które oferuje Dostawca. 4. Cena nie może ulec zmianie przez okres ważności oferty. 5. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z osobami przedstawiającymi swoje oferty w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert. 6. Po wyborze najkorzystniejszej oferty/ najkorzystniejszych ofert Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do negocjacji warunków zamówienia. 7. Zleceniodawca zastrzega, że całościowa oferta stanowi informację publiczną w rozumieniu Ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez osobę składającą ofertę jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy jego oferta zostanie odrzucona. 8. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu Ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

5 9. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę/wybrane oferty. 10. Zleceniodawca nie zwraca osobom przedstawiającym swoje oferty kosztów przygotowania oferty, będącej odpowiedzią na powyższe zapytanie ofertowe w ramach procedury rozeznania rynku. 5. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego: 1. Zamawiający zleca, a wykonawca zobowiązuje się wykonać zamówienie zgodnie z Opisem przedmiotu zamówienia zgodnym z niniejszym zapytaniem. 2. Płatności za zrealizowanie zamówienia dokonywane będą po zrealizowaniu zamówienia na podstawie przedłożonych rachunków/faktur pod warunkiem należytego wykonania zamówienia. 3. Termin płatności wynosi 14 dni od daty dostarczenia rachunku/faktury. W przypadku braku środków finansowych na koncie projektu płatność zostanie dokonana niezwłocznie po wpłynięciu kolejnej transzy dotacji bez odsetek za opóźnienie. 4. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji przedmiotu umowy w sposób zgodny z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U Nr 101 poz. 926 z późn. zmianami) oraz z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024). 5. Zamawiający powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych, przekazanych niniejszą Umową wyłącznie w celu udzielenia wsparcia w ramach projektu, stanowiącego przedmiot niniejszej umowy lub w zakresie niezbędnym w realizacji projektu i udzieleniu wsparcia. 6. Wykonawca oświadcza, iż spełnia wymagania określone w rozdziale 5 ustawy o ochronie danych osobowych, dotyczące zabezpieczenia danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą lub uszkodzeniem. 7. Wykonawca oświadcza, iż sposób prowadzenia dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zastosowane w celu zapewnienia ochrony przetwarzanych danych osobowych są zgodne z przepisami rozporządzenia w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzeń i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych.

6 8. Wykonawca odpowiada za szkody wyrządzone Zamawiającemu lub osobom trzecim w wyniku niezgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych. 9. Wykonawca zobowiązuje się do przechowania dokumentów związanych realizacją zamówienia w tym także dokumentów finansowych nie krócej niż do r. 10. Na wezwanie Zamawiającego lub innych organów kontrolnych Wykonawca niezwłocznie zapewni wgląd do powyższych dokumentów wskazanym w wezwaniu osobom. 6. Osoba do kontaktu: koordynator projektu Edyta Sienkiewicz Tel tzui231@poczta.onet.pl.

7 ZAŁĄCZNIK NR 1 MOJE KOMPETENCJE TRAMPOLINĄ W PRZYSZŁOŚĆ ZAWODOWĄ FORMULARZ OFERTOWY Dane oferenta: Nazwa firmy:.. Adres/siedziba:.. NIP:.. TEL., FAX, MAIL:.. Ja niżej podpisany, składam w imieniu.. którą/e reprezentuję, ofertę wykonania usługi opisanej w zapytaniu ofertowym nr dot. usługi organizacji warsztatów obejmująca wynajem 2 sal szkoleniowych, wyżywienia i noclegu dla uczestników w ramach projektu Moje kompetencje trampoliną w przyszłość zawodową na podstawie umowy z dnia r. nr POKL /13-00 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego i zobowiązuje się wykonać je w cenie: L.p. PRZEDMIOT USŁUGI ILOŚĆ CENA JEDNOSTKOWA BRUTTO 1 Usługa - organizacja warsztatów Autoprezentacja wynajem 2 sal szkoleniowych, wyżywienie i noclegi. 8 RAZEM WARTOŚĆ BRUTTO Łączna wartość brutto słownie: Oświadczam, że uzyskałam/em konieczne informacje do przygotowania oferty 3. Dane osoby upoważnionej do kontaktu ze strony wykonawcy: a) imię i nazwisko:... b) stanowisko:... c) numer telefonu:... d) ... Załączniki do oferty: 1. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu załącznik nr /pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy/

8 ZAŁĄCZNIK NR 2... /Dane adresowe/pieczęć Wykonawcy/... (miejscowość i data) OŚWIADCZENIE WYKONAWCY O SPEŁNIENIU WARUNKÓW UDZIAŁU W ZAPYTANIU OFERTOWYM Z DNIA r. na wykonanie usługi na organizację warsztatów obejmująca wynajem 2 sal szkoleniowych, wyżywienia i noclegu w projekcie pt: Moje kompetencje trampoliną w przyszłość zawodową Oświadczam, iż uczestnicząc w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia spełniam warunki, określone w zapytaniu ofertowym tj.: 1. Nie jestem powiązana/y z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: - pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli; 2. Dysponuję potencjałem technicznym i osobowym zdolnym do wykonania zamówienia. 3. Jestem/ nie jestem (niepotrzebne skreślić) pracownikiem zatrudnionym jednocześnie w instytucji uczestniczącej w realizacji PO Kl, a w związku z wykonaniem warunków umowy nie zachodzi konflikt interesów lub podwójne finansowanie. 4. Obciążenie wynikające z wykonywania innych umów/zobowiązań nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji zadań w ramach projektu. 5. Będę prowadził/a i udostępniał/a ewidencję czasu pracy w ramach projektu (co stanowiło będzie protokół odbioru realizowanej usługi). 6. Będę udostępniał/a ewidencję czasu pracy w ramach wszystkich projektów NSRO w odniesieniu do okresu realizacji projektu przez Zamawiającego (jeśli dotyczy).... /pieczątka lub podpis Wykonawcy/

9