inż. Konrad Postawa Akademia Aktywnego Seniora Wolontariusza

Transkrypt

1 inż. Konrad Postawa Akademia Aktywnego Seniora Wolontariusza W ramach programu: Organizator: Wrocław 2012

2 Arkusz kalkulacyjny MS Excel

3 Wstęp ARKUSZ KALKULACYJN - MS EXCEL Po zapoznaniu się z podstawami edycji tekstu i interfejsu pakietu Office 2007 przychodzi czas na bardziej funkcjonalne narzędzie jakim jest arkusz kalkulacyjny. MS Excel służy między innymi do operowania na dużych bazach danych liczbowych i statystycznych, a dzięki wykorzystaniu funkcji matematycznych i statystycznych jest bardzo przydatnym narzędziem biurowym. Komórka i arkusz ilu.1 ilu.2 Podstawową jednostką podziału w arkuszu kalkulacyjnym jest komórka (ilu.1). Znając jej położenie (współrzędne) możemy dokonywać na niej wielu operacji. Kolejnym ważnym elementem podziału jest arkusz (ilu.2) czyli strona, na której pracujemy. Co nowego? ilu.3 ilu.4 ilu.5 Podstawy edycji tekstu z zakładki Narzędzia główne nie różnią się niczym od tych znanych z MS Word, ale jak to często bywa jest parę drobnych zmian. Pierwszą z nich jest edytor obramowania (ilu.3) służący do rysowania tabeli. Kolejną różnicą jest orientacja tekstu (ilu.4), czyli możemy pisać np. pod skosem. Dodatkiem jest tu pasek Style i Komórki (ilu.5), który pomaga w szybkim i efektownym formatowaniu tabeli, co jest jedną z głównych funkcji programu.

4 Trochę matematyki W arkuszu kalkulacyjnym chodzi głównie jak sama nazwa skazuje o kalkulację, a co za tym idzie o działania matematyczne. Zacznijmy, więc od zapoznania się z podstawowymi działaniami (tab.1). Nazwa Symbol matematyczny Symbol Excel Dodawanie + (x + y) + (x + y) Odejmowanie - (x - y) - (x - y) Mnożenie (x y) * (x * y) Dzielenie : (x : y) / (x / y) Potęgowanie x (x x y) ^ (x ^ y) Równość = (x = y) = (x = y) Mniejszy < (x < y) < (x < y) Większy > (x > y) > (x > y) tab.1 Wstawianie wykresu ilu.6 ilu.7 ilu.8 Kolejną istotną funkcją MS Excel jest tworzenie wykresów. Typ i rodzaj wykresu możemy wybrać z zakładki Wstawianie w menu Wykresy (ilu.6). Przed wyborem musimy jednak zaznaczyć obszar danych, który chcemy użyć w naszym zestawieniu (ilu.7). Po zakończeniu operacji naszym oczą ukarze się gotowy wykres (ilu.8).

5 Operacje na komórkach ilu.9 ilu.10 Na komórkach możemy wykonywać nie tylko operacje matematyczne i statystyczne. Mamy także możliwość edytowania ich wielkości. Po zaznaczeniu kilku kolumn klikamy na linię między nimi i rozciągamy (zwiększamy szerokość) tak jak tabelę w MS Word (ilu.9). Analogicznie postępujemy jeżeli chcemy zmienić szerokość wierszy (ilu.10). Operacje na kartach ilu.11 ilu.12 ilu.13 Oprócz oczywistej właściwości, czyli zmiany karty (strony na której pracujemy) możemy także dodać nową kartę klikając na ikonkę kartki z błyskiem (ilu.11). Gdy zachodzi taka potrzeba możemy zamienić karty miejscami klikając na nazwę i przeciągając w nowe miejsce (ilu.12). Dla wygody i lepszej orientacji co jest na danej karcie możemy zmienić jej nazwę klikając na nią dwa razy i wpisując odpowiedni tekst (ilu.13). Na skróty ułatwiamy sobie życie Często przy pracy z arkuszem kalkulacyjnym jesteśmy zmuszenie do wykonywania czasochłonnych, ale niestety koniecznych czynności, takich jak np. numerowanie, zliczania wielu komórek danych, czy wypisywania po kilka razy tych samych danych. ilu.14 ilu.15

6 Jak ułatwić sobie życie? Bardzo prosto! Wystarczy zapamiętać kilka sztuczek. Po pierwsze jeżeli musimy wpisać do komórek parę razy takie same dane to wystarczy, że wpiszemy tylko pierwszą literę wyrazu, czy cyfry, a reszta wyświetli się automatycznie (ilu.14) i po wciśnięciu klawisza Enter zostanie dopisana do komórki. Następnie jeżeli numerujemy wiersze wystarczy, że wpiszemy numery w pierwszych dwóch, trzech komórkach i po zaznaczeniu ich klikniemy na czarny kwadracik w prawym dolnym rogu i pociągniemy w dół to komórki ponumerują się automatycznie (ilu.16). Analogicznie możemy ponumerować kolumny ciągnąc nie w dół, a w bok. ilu.16 Czynność Kodowanie Excel Blokowanie wierszy A$1 Blokowanie kolumn $A1 Blokowanie wierszy i kolumn $A$1 tab.2 Natomiast, aby wykonać te same operacje matematyczne, logiczne, statystyczne na wielu komórkach wystarczy wpisać działanie do jednej z nich i zablokować kolumny lub wiersze (w zależności od potrzeby) za pomocą klawisza F4 lub ręcznie wpisując $ w odpowiednim miejscu (tab.2). Formuły Funkcję ilu.17 W tym momencie dochodzimy do najważniejszego elementu programu MS Excel, czyli do Biblioteki funkcji (ilu.17). W tym miejscu możemy wybierać z pośród przeróżnych funkcji: finansowych, matematycznych, logicznych, tekstowych i innych.

7 ilu.18 ilu.19 W celu wybrania funkcji wystarczy kliknąć na Wstaw funkcję (mamy tu do wyboru najczęściej używane przez nas funkcję) (ilu.18), po wyborze kategorii możemy użyć dowolną funkcję (ilu.19) lub wybrać z biblioteki (ilu.17). Nazwa Działanie Suma Sumuje komórki Średnia Wylicza średnią Zliczanie Sumuje ilość danych w przedziale Maksimum Maksymalna wartość w przedziale Minimum Minimalna wartość w przedziale Jeżeli Sprawdza spełnienie warunku tab.3 Najważniejsze i najczęściej używane w programie MS Excel przedstawia tabela (tab.3). Na tym przykładzie pokaże jak działa funkcja Suma i w jaki sposób można ją wywołać.

8 ilu. 20 ilu.21 ilu.22 ilu.23 ilu.24 Po pierwsze musimy mieć liczby do zsumowania i wybrać miejsce, gdzie ma się pojawić wynik (ilu.20), następnie klikamy ikonę z grecką literą sigma (ilu.21) i w komórce, którą wybraliśmy pojawia się napis =SUMA() (ilu.22). W nawiasie wpisujemy przedział lub wybieramy go zaznaczając myszą i zatwierdzamy klawiszem Enter po czym otrzymujemy wynik (ilu.24). Możemy także ręcznie wpisać słowo =SUMA do komórki, w której chcemy otrzymać wynik. Dane ilu.25 Kolejnym elementem kluczowym dla MS Excel są dane i możliwość ich importowania z innych aplikacji czy miejsc. Dane takie możemy dostarczyć do naszego arkusza za pomocą menu Dane zewnętrzne w zakładce Dane (ilu.25). Mamy możliwość pobrania informacji z programu MS Access (jest to program pakietu Office do zarządzania i obsługi baz danych), z sieci Web (czyli po podaniu dowolnego adresu sieciowego), z tekstu (np. z pliku MS Word) lub z innego źródła (np. baza danych SQL, MySQL, XML).

9 ilu.26 ilu.27 ilu.28 ilu.29 ilu.30 Za pomocą filtrów (ilu.26) można tak jak w MS Word sortować dane według alfabetu lub wartości liczbowych. Dodatkowo mamy do wyboru jeszcze kilka innych wersji sortowania. Na prostym przykładzie pokaże jak można posortować dane za pomocą narzędzia Filtruj Po zaznaczeniu obszaru danych, który nas interesuje (ilu.27) klikamy na Filtruj (ilu.28) i ponad naszymi danymi pojawi się komórka ze strzałką z prawej strony (ilu.29). W tym miejscu po kliknięciu strzałki możemy wybrać rodzaj sortowania (np. dane zawierające: tylko wyrazy, tylko litery, tylko cyfry, alfabetycznie itp.) i po wyborze nasze materiały zostaną posortowane (ilu.30), ale w każdej chwili możemy jednym kliknięciem na ( Wyczyść filtr z ) usunąć filtrowanie. Ochrona danych ilu. 31 ilu.32 Bardzo często dane zawarte w arkuszu kalkulacyjnym są bardzo cenne, a nierzadko poufne i dobrze by było gdybyśmy tylko my mieli do nich wgląd. Można o to zadbać ustawiając szyfrowanie dokumentu. Klikamy w tym celu logo Office (w lewym górny rogu ekranu) i wybieramy zakładkę Przygotuj > Zaszyfruj dokument (ilu.31). Następnie klikamy i

10 naszym oczom ukazuje się okno Szyfrowanie dokumentu (ilu.32). W tym miejscu wpisujemy hasło i po kliknięciu OK ponownie je powtarzamy dla pewności, że nie zrobiliby literówki. Od tej chwili gdy tylko będziemy chcieli otworzyć nasz dokument zostaniemy zapytani o hasło bez którego nie zobaczymy jego zawartości. W celu wyłączenia szyfrowania klikamy na Zaszyfruj dokument i kasujemy hasło. UWAGA!!! Szyfrowania w MS Office 2007 nie można wyłączyć bez podania hasła, więc jeśli go zapomnimy nie otworzymy naszego dokumentu. Jak do tej pory to szyfrowanie nie zostało jeszcze złamana, więc nie skorzystamy tu z programów zewnętrznych do deszyfrowania jak w przypadku Office 97/2000.