Jak wykorzystać program MS Excel w tworzeniu prostej bazy danych dzieci

Transkrypt

1 Organizacja żywienia i HACCP I Dariusz Kwiecień Jak wykorzystać program MS Excel w tworzeniu prostej bazy danych dzieci Spis treści 1. Wstęp Tworzenie bazy danych Formatowanie arkusza jako tabeli Wprowadzanie danych za pomocą formularza Filtrowanie i sortowanie danych Drukowanie danych Uwarunkowania prawne przetwarzania danych Program MS Excel jest niezwykle przydatnym narzędziem w pracy intendenta. Umożliwia m.in. stworzenie prostej bazy danych dzieci, dzięki której można przechowywać, wyszukiwać, sortować czy filtrować najważniejsze informacje. W artykule w sposób przystępny i krok po kroku wyjaśniamy, jak przygotować taką bazę _u03_I_02_02.indd :58

2 I Organizacja żywienia i HACCP 1. Wstęp MS Excel należy do grupy programów zwanej arkuszami kalkulacyjnymi. Do głównych zadań tego typu programów należy przeprowadzanie obliczeń oraz tworzenie wizualizacji ich wyników za pomocą wykresów. Budowa arkusza opiera się na tabeli, w której przechowywane są dane, a co za tym idzie arkusz taki staje się prostą bazą danych. Bazy takie są to struktury danych, które przechowują informacje, ale również umożliwiają szybki dostęp do nich (poprzez funkcję wyszukiwania, sortowania i filtrowania) oraz aktualizację. Systemy bazodanowe pozwalają więc na zestawienie danych zgodnie z potrzebami użytkownika. Dane przechowywane w tabelach programu MS Excel w łatwy sposób można sortować i filtrować, trudniej jest je zestawiać i organizować w powiązaniu ze sobą, gdyż program ten nie jest do tego przeznaczony. Służy temu program MS Access, który jest częścią biurowego pakietu Office. Zwykle jednak obsługa prostej bazy danych polega na podstawowych operacjach wyszukiwania, sortowania i filtrowania. Bazę tego typu łatwo też wykorzystać w korespondencji seryjnej, co często przydaje się w prostych pracach biurowych. W tym artykule chcielibyśmy zademonstrować narzędzia umożliwiające wykorzystanie MS Excel jako programu do tworzenia i obsługi bazy danych. Wersją oprogramowania, którą wykorzystamy w opisach niniejszego artykułu, jest pakiet MS Office Tworzenie bazy danych Tworzenie każdej bazy danych rozpoczyna się od etapu jej projektowania, wprowadzanie samych danych jest ostatnią fazą. W dużych bazach danych etap projektowania jest najważniejszy, gdyż źle zaprojektowana struktura uniemożliwia wykorzystanie bazy, dlatego wówczas konieczna jest jej przebudowa. To z kolei może okazać się czasochłonnym i drogim przedsięwzięciem. W przypadku prostej bazy tworzonej w programie MS Excel nie ma takiego zagrożenia, jednak etap projektowania powinien się pojawić. W naszej bazie chcemy przechowywać dane o dzieciach. W pierwszym etapie musimy wskazać informacje, które mają być zapisywane. Załóżmy, że interesują nas następujące dane: liczba porządkowa, PESEL, imię (imiona), nazwisko, adres zamieszkania, telefon kontaktowy, data urodzenia, grupa wiekowa, oddział, czas pobytu w przedszkolu. Po uruchomieniu programu MS Excel zaczynamy więc od nazwania pól (kolumn) bazy, którą będzie tabela Excela. Kolumny w strukturze baz danych nazywane są polami _u03_I_02_02.indd :58

3 Organizacja żywienia i HACCP I Rys. 1. Określenie nazw pól nowej bazy Jak widać na rysunku 1, dane zostały rozłożone na wiele pól (kolumn). Takie rozczłonkowanie umożliwia sprawną obsługę bazy. Każdej danej powinno poświęcić się osobne pole, według którego przewidujemy potrzebę filtrowania informacji. W kolejnym kroku należy określić typy pól, tzn. jakiego charakteru dane będą wprowadzane do bazy. W pierwszym polu (liczba porządkowa) będą przechowywane kolejne liczby. Należy więc zaznaczyć to pole. Można w tym celu kliknąć lewym klawiszem myszy w literę oznaczającą numer pola, cała kolumna zostanie wówczas zaznaczona (rys. 2). Rys. 2. Zaznaczanie całego pola Następnie należy kliknąć prawym klawiszem myszy w dowolny wiersz zaznaczonego obszaru. Z menu podręcznego, które zostanie wyświetlone, należy wybrać opcję Formatuj komórki (rys. 3). Rys. 3. Wybranie opcji formatowania komórki _u03_I_02_02.indd :58

4 I Organizacja żywienia i HACCP Zostanie wyświetlone kolejne pole dialogowe, w którym określamy typ pola. Ponieważ w polu liczby porządkowej będziemy przechowywać kolejne liczby rzeczywiste (dodatnie liczby całkowite), wybieramy z lewej części okna opcję Liczbowe, następnie określamy zerową liczbę miejsc dziesiętnych i akceptujemy wybór poprzez kliknięcie w przycisk OK (rys. 4). Rys. 4. Określanie typu pola Ten sam typ danych można określić dla pola Grupa wiekowa, jeżeli zapisujemy grupę w postaci liczby. W przypadku pól przechowujących dane: imię, nazwisko, adres zamieszkania wybieramy typ pola tekstowego. Podobnie jak wyżej, należy zaznaczyć całe pole i określić typ pola (rys. 5). Dla pola przechowującego czas (pobyt od godziny, pobyt do godziny) wybieramy typ czas. Rys. 5. Wybór typu pola tekstowego _u03_I_02_02.indd :58

5 Organizacja żywienia i HACCP I Dla pola, w którym będzie przechowywany numer PESEL, w programie MS Excel przygotowany jest specjalny format. Należy zaznaczyć to pole, wybrać opcję formatowania. W oknie Formatowanie komórek należy wybrać kategorię Specjalne (rys. 6). Rys. 6. Określenie typu pola dla specjalnych formatów Jak widać na rys. 6, podobny wybór będzie dotyczył pól przechowujących kod pocztowy, ale tylko wtedy, gdy wartość tę będziemy przechowywać w osobnym polu. Wybór formatu Kod pocztowy spowoduje uruchomienie maski wprowadzania. Po wprowadzeniu cyfr zostaną one przedzielone myślnikiem zgodnie ze stylem zapisu kodu pocztowego (rys. 7). Rys. 7. Określenie formatu pola kod pocztowy _u03_I_02_02.indd :58

6 I Organizacja żywienia i HACCP 3. Formatowanie arkusza jako tabeli Przygotowaliśmy odpowiednie pola (kolumny) bazy. Przed wprowadzaniem danych i wykorzystaniem bazy należy określić w programie, który wiersz będzie traktowany jako wiersz nagłówkowy, przechowujący nazwy pól (kolumn), a nie wiersz przechowujący dane. W przeciwnym wypadku wpis nazwisko będzie traktowany jako wpis osoby, której nazwisko ma treść nazwisko. W sytuacji sortowania i filtrowania danych ten wiersz zostanie potraktowany jako rekord danych, czyli wiersz przechowujący dane konkretnej osoby. Zaznaczmy więc wszystkie pola (kolumny). W tym celu należy umieścić kursor myszy na literze oznaczającej pierwszą kolumnę (A), następnie trzeba wcisnąć lewy klawisz myszy i przesunąć kursor do litery oznaczającej ostatnią kolumnę, w którą wprowadzane będą dane. Obszar zaznaczenia powinien zostać oznaczony zmienionym kolorem (rys. 8). Rys. 8. Jednoczesne zaznaczenie kilku kolumn Następnie należy z menu górnego wybrać zakładkę Narzędzia główne (rys. 9). Rys. 9. Wybór zakładki Narzędzia główne W pasku ikon należy wybrać ikonę Formatuj jako tabelę, co spowoduje rozwinięcie listy dostępnych stylów tabel. Trzeba wybrać jeden z nich poprzez kliknięcie lewym klawiszem myszy w odpowiedni (rys. 10) _u03_I_02_02.indd :58

7 Organizacja żywienia i HACCP I Rys. 10. Określenie stylu tabeli Zostanie wyświetlone małe okno dialogowe, w którym program ustala z użytkownikiem zakres danych. W oknie tym należy koniecznie zaznaczyć pole Moja tabela ma nagłówek (rys. 11). Rys. 11. Określenie zakresu danych tabeli oraz wiersza nagłówkowego Efektem wizualnym będzie zastosowanie wybranego stylu graficznego do tabeli oraz pojawienie się strzałek filtrów przy nazwie każdej kolumny. Rys. 12. Wygląd arkusza po zastosowaniu stylu tabeli _u03_I_02_02.indd :58

8 I Organizacja żywienia i HACCP 4. Wprowadzanie danych za pomocą formularza Mając zaprojektowaną bazę danych, można rozpocząć wypełnianie jej treścią. Można to zrobić bezpośrednio w tabeli, klikając w odpowiednie pole i wpisując dane, albo przez wykorzystanie formularza. To ostatnie ma na celu ułatwienie poruszania się pomiędzy polami. W programie MS Excel 2010 nie ma na pasku ikon symbolu bezpośrednio prowadzącego do opcji uruchomienia formularza. Dlatego należy go najpierw tam umieścić. W tym celu należy kliknąć lewym klawiszem myszy w strzałkę znajdującą się przy polu ikon (rys. 13). Rys. 13. Dodawanie ikony formularza Z rozwiniętej listy należy wybrać opcję Więcej poleceń. W oknie, które zostanie wyświetlone, w polu Wybierz polecenia z należy wybrać Wszystkie polecenia (rys. 14). Rys. 14. Dodawanie ikony formularza W środkowym oknie należy wyszukać ikonę opisaną Formularz, kliknąć w nią w celu podświetlenia (zaznaczenia). Następnie należy kliknąć w przycisk Dodaj znajdujący się między widocznymi polami. Ikona pola formularza zostanie wyświetlona w prawym oknie (rys. 15) _u03_I_02_02.indd :58

9 Organizacja żywienia i HACCP I Rys. 15. Dodawanie ikony formularza Po ostatecznym zaakceptowaniu wyboru, poprzez kliknięcie w przycisk OK, do górnego paska ikon zostanie dołączona ikona wywołania formularza (rys. 16). Rys. 16. Wyświetlenie ikony uruchamiającej formularz Aby wywołać formularz wprowadzania danych, należy zaznaczyć dowolną komórkę wchodzącą w skład tabeli, następnie kliknąć w ikonę dołączoną do paska ikon. Zostanie otwarte nowe okno formularza, za pomocą którego można dopisywać dane (rys. 17). Rys. 17. Okno formularza _u03_I_02_02.indd :58

10 I Organizacja żywienia i HACCP 5. Filtrowanie i sortowanie danych Mając tak przygotowaną bazę, w łatwy sposób można dotrzeć do poszukiwanych danych oraz przygotowywać odpowiednie ich zestawienia. Jedną z metod jest wyszukiwanie fragmentów tekstu za pomocą wyszukiwarki dostępnej w większości programów pracujących w systemie Windows. W tym celu należy skorzystać ze skrótu klawiaturowego: przytrzymać wciśnięty klawisz Ctrl i uderzyć w klawisz F. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Znajdowanie i zamienianie, w które należy wpisać szukaną frazę, następnie kliknąć w przycisk Znajdź następny. Szukany wpis zostanie odnaleziony w zaznaczonym polu (rys. 18). Rys. 18. Wyszukiwanie treści w bazie Innym sposobem na wyszukanie rekordów (wierszy) spełniających konkretny warunek jest filtrowanie bazy. Tabela przygotowana zgodnie z powyższym opisem została wyposażona w symbole strzałek przy nazwach pól (kolumn). Aby filtrować bazę, należy kliknąć w strzałkę znajdującą się przy nazwie pola, według którego chcemy filtrować dane. Przykładowo jeśli chcemy wyświetlić wszystkie rekordy (wiersze) według nazwiska, którego poszukujemy, klikamy w strzałkę przy polu nazwisko. Zostaną wyświetlone klucze, tzn. lista wszystkich użytych wpisów (rys. 19). Rys. 19. Filtrowanie bazy danych _u03_I_02_02.indd :58

11 Organizacja żywienia i HACCP I Domyślnie zaznaczone są wszystkie wpisy, co oznacza, iż baza nie jest filtrowana według wybranego pola. Jeżeli chcemy wyświetlić tylko osoby o określonym nazwisku, należy odznaczyć wszystkie pozostałe pola, pozostawiając zaznaczone pole z wybranym nazwiskiem (rys. 20). Rys. 20. Wybranie filtra Po zaakceptowaniu wyboru zostaną wyświetlone tylko te rekordy (wiersze), które spełniają powyższe kryterium. Pole, według którego jest filtrowana baza, zostaje odpowiednio oznaczone, zamiast wcześniej wyświetlanej strzałki pojawia się ikonka w kształcie lejka (rys. 21). Rys. 21. Oznaczenie aktywnego filtra Aby zrezygnować z filtru nałożonego na wybrane pole, należy ponownie kliknąć w ikonkę w kształcie lejka i w wyświetlonym menu zaznaczyć opcję Zaznacz wszystko. Kolejnym sposobem na szybkie dotarcie do danych jest sortowanie bazy według zadanego klucza. Możemy wyświetlić dane w sposób uporządkowany, określając sposób ich sortowania. W tym celu należy kliknąć w strzałkę znajdującą się przy nazwie pola (kolumny), w którym nazwisko jest przechowywane, następnie trzeba wybrać odpowiedni sposób sortowania: np. od A do Z (rys. 22). Rys. 22. Sortowanie bazy _u03_I_02_02.indd :58

12 I Organizacja żywienia i HACCP Pole, zgodnie z którym jest sortowana baza, zostanie oznaczone, w miejscu strzałki pojawi się ikona przedstawiona na rys. 23. Rys. 23. Oznaczenie pola, według którego jest sortowana baza Bazę można sortować według wielu pól jednocześnie. W tym celu należy kliknąć w strzałkę znajdującą się przy nazwie dowolnego pola (kolumny), następnie wybrać z wyświetlonego menu opcję Sortuj według kolorów oraz opcję Sortowanie niestandardowe (rys. 24). Rys. 24. Wybór niestandardowego sposobu sortowania Zostanie wyświetlone okno dialogowe, w którym można określić pole sortowania bazy oraz sposób (od najmłodszych lub od najstarszych). Można również dodać wiele pól. Na rys. 25 baza jest sortowana według daty urodzenia i w drugiej kolejności według nazwisk. Oznacza to, że osoby zapisane w bazie zostaną zgrupowane według daty urodzenia, a w każdej grupie rekordy (wiersze) zostaną uporządkowane według nazwisk. Aby dodać kolejne pole, według którego zostanie sortowana baza, należy kliknąć w przycisk Dodaj poziom (rys. 25). Rys. 25. Sortowanie według wielu pól _u03_I_02_02.indd :58

13 Organizacja żywienia i HACCP I Filtry i reguły sortowania można łączyć ze sobą. Czyli możemy przefiltrować bazę, wyświetlając wszystkich, którzy są starsi od zadanej daty. Dane mogą być sortowane najpierw według daty urodzenia, następnie według nazwisk (tak jak w powyższym przykładzie). Tego typu łączenie filtrów i sortowania pozwala nam wyświetlić precyzyjnie te dane, które nas interesują. 6. Drukowanie danych Drukowanie danych zapisanych w tabeli w programie MS Excel może przysporzyć pewne problemy. Przede wszystkim liczba pól (kolumn) może być na tyle duża, iż nie będą one mieściły się w szerokości strony lub wydruk będzie nieczytelny. Aby rozpocząć drukowanie, należy z menu górnego wybrać zakładkę Plik, następnie opcję Drukuj. Zmieniając dostępne ustawienia wydruku (rys. 26), można dostosować wydruk arkusza do oczekiwań użytkownika. Rys. 26. Ustawienie opcji wydruku _u03_I_02_02.indd :58

14 I Organizacja żywienia i HACCP 7. Uwarunkowania prawne przetwarzania danych Tworząc bazę danych, należy pamiętać o tym, że dane osobowe są chronione prawem. Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: DzU 2002 nr 101, poz. 926 ze zm.) oraz przepisy wykonawcze do ustawy w formie Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (DzU 2004 nr 100, poz. 1024) szczegółowo regulują zasady przechowywania i przetwarzania danych osobowych. Zanim więc zaczniemy gromadzić dane w sposób elektroniczny, należy upewnić się, czy nasz komputer spełnia wymogi prawne, które są ostrzejsze w razie połączenia komputera z siecią (np. internet) _u03_I_02_02.indd :58