PROCEDURA Szkolenia i kwalifikacje SZKOLENIA I KWALIFIKACJE

Transkrypt

1 Strona 1 Stron 9 SZKOLENIA I KWALIFIKACJE Opracowała Zweryfikował Zatwierdził Imię i Nazwisko Małgorzata Żuk Paweł Machnicki Marcin Pawlak Stanowisko Inspektor ds. kadr i szkoleń Zastępca Burmistrza Burmistrz Data i Podpis

2 Strona 2 Stron 9 KARTA ZMIAN L.p. Wprowadzono Anulowano Data zmiany Zatwierdził ROZDZIELNIK L.p. Otrzymujący procedurę Nr egz Data otrzymania Podpis Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Gminy i Miasta. Prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Burmistrza Gminy i Miasta.

3 Strona 3 Stron 9 SPIS TREŚCI 1. CEL PROCEDURY DEFINICJE UPRAWNIENIA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA USTALENIE WYMAGAŃ KWALIFIKACYJNYCH PRACOWNIKÓW PLANOWANIE SZKOLEŃ REALIZACJA SZKOLEŃ DOKUMENTOWANIE SZKOLEŃ OCENA SKUTECZNOŚCI SZKOLEŃ ANALIZA WSKAŹNIKÓW PROCESU NABÓR NA WOLNE STANOWISKA URZĘDNICZE WYKAZ FORMULARZY WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH...9

4 Strona 4 Stron 9 1. CEL PROCEDURY Procedura obejmuje postępowanie w zakresie organizacji szkoleń i określania wymagań kwalifikacyjnych pracowników, które stanowi integralną część procesu nr 2 Zarządzanie zasobami. Celem procedury jest ustalenie sposobu postępowania przy planowaniu, realizacji, dokumentowaniu i ocenie skuteczności szkoleń oraz przy ustalaniu wymagań kwalifikacyjnych pracowników w Urzędzie Gminy i Miasta, Zakładzie Obsługi Budżetowej Jednostek Organizacyjnych oraz Miejsko Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej. Niniejszą procedurą Burmistrz Gminy i Miasta ustala jednolity tok postępowania w zakresie będącym przedmiotem niniejszej procedury. Celem opisanego w niniejszej procedurze postępowania jest zapewnienie kompetencji personelu niezbędnych do optymalnego spełnienia wymagań Klientów. Powyższy cel osiągany jest przez systematyczne planowanie, realizację, dokumentowanie i ocenę efektywności szkoleń oraz określanie ramowych wymagań kwalifikacyjnych dla pracowników. Miarą realizacji postępowania opisanego w niniejszej procedurze jest liczba szkoleń odbytych przez pracowników. Wskaźnikiem służącym do monitorowania założonego celu jest średnia ocena skuteczności ze wszystkich szkoleń przeprowadzonych dla pracowników w danym okresie czasu. 2. DEFINICJE - Kierownictwo Burmistrz Gminy i Miasta, Zastępca Burmistrza Gminy i Miasta, Sekretarz Gminy i Miasta, Skarbnik Gminy i Miasta ; - Kierownik Kierownik referatu, osoba kierująca referatem / samodzielną komórką organizacyjną / jednostką organizacyjną, odpowiedzialna za realizację zadań wynikających z regulaminów organizacyjnych, statutów i systemu zarządzania jakością; - Referat/Biuro/Stanowisko wyodrębniona strukturalnie komórka organizacyjna Urzędu Gminy i Miasta ; - Jednostka organizacyjna prawnie wyodrębniona struktura w Gminie, w postaci Zakładu Obsługi Budżetowej Jednostek Organizacyjnych, oraz Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej.

5 Strona 5 Stron 9 3. UPRAWNIENIA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ L.p. Osoba Uprawnienia i odpowiedzialność 1. Burmistrz Gminy i Miasta Odpowiada za: - ustalanie wysokości wskaźnika służącego do monitorowania działań w zakresie szkoleń pracowników, - zatwierdzanie planów szkoleń, - podejmowanie decyzji o wysyłaniu pracowników na szkolenia specjalistyczne, - podejmowanie decyzji o rozpoczęciu procedury rekrutacyjnej na stanowisko urzędnicze. 2. Kierownicy Odpowiadają za: - zgłaszanie zapotrzebowań na szkolenia dla podległych im pracowników. 3. Skarbnik Gminy, Kierownicy jednostek organizacyjnych 4. Sekretarz Gminy, Kierownicy jednostek organizacyjnych 5. Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością 6. Inspektor ds. kadr i szkoleń Uprawniony jest do: - akceptacji zgłoszeń na szkolenia odpłatne. Uprawniony jest do: - konsultowania planów szkoleń, - podpisywania kart zgłoszeniowych na szkolenia. Odpowiada za: - zgłaszanie zapotrzebowań na szkolenia w zakresie systemu zarządzania jakością dla wszystkich struktur organizacyjnych, - prowadzenie szkoleń wstępnych w zakresie systemu zarządzania jakością dla pracowników przyjmowanych do pracy, - przeprowadzanie szkoleń okresowych, udoskonalających wiedzę pracowników o systemie zarządzania jakością, - przeprowadzanie szkoleń związanych z wprowadzaniem zmian i aktualizacją systemu zarządzania jakością, - opracowywanie programów szkoleń z zakresu systemu zarządzania jakością, - dokonywanie oceny skuteczności szkolenia z zakresu systemu zarządzania jakością, - monitorowanie wielkości przyjętego wskaźnika w zakresie szkoleń z systemu zarządzania jakością. Odpowiada za: - sporządzanie planów szkoleń obowiązkowych, - sporządzanie planów szkoleń okresowych, - organizację szkoleń wewnętrznych, - opracowywanie wymagań kwalifikacyjnych pracowników, - terminowe wysyłanie kart zgłoszeń na szkolenia obowiązkowe, - terminowe wysyłanie kart zgłoszeń na szkolenia zewnętrzne, - powiadamianie osób zainteresowanych i ich przełożonych o danym szkoleniu, - rejestrację i gromadzenie zapisów z odbytych szkoleń, - dokumentowanie szkoleń, - dokonywanie analizy czynników wpływających na wielkość przyjętego wskaźnika w zakresie szkoleń, - opracowanie regulaminu naboru na wolne stanowiska urzędnicze - upowszechnienie ogłoszeń o wakującym stanowisku urzędniczym, listy kandydatów spełniających wymagania formalne, oraz o wyniku naboru;

6 Strona 6 Stron 9 4. SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA 4.1. Ustalenie wymagań kwalifikacyjnych pracowników Wymagania dotyczące kwalifikacji dla poszczególnych stanowisk pracy określone są w Wykazie wymagań kwalifikacyjnych pracowników (Załącznik Z/01). Wykaz stanowisk, dla których istnieją obowiązkowe wymagania kwalifikacyjne oraz stanowisk, dla których istnieją wymagania dodatkowe, opracowuje Inspektor ds. kadr i szkoleń, a zatwierdza Burmistrz dla Urzędu Gminy i Miasta oraz Kierownicy jednostek organizacyjnych dla podległych im jednostek. Zatwierdzone Wykazy wymagań kwalifikacyjnych pracowników są przechowywane przez Inspektora ds. kadr i szkoleń, który udostępnia je zainteresowanym Kierownikom komórek organizacyjnych oraz w razie potrzeby prowadzi ich aktualizację Planowanie szkoleń a) Szkolenia związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników oraz poszerzaniem wiedzy o systemie zarządzania jakością traktowane są jako jedno z priorytetowych zadań i obowiązków każdego pracownika Urzędu Gminy i Miasta oraz pracowników jednostek organizacyjnych. b) Plany szkoleń z uwzględnieniem wymagań kwalifikacyjnych pracowników sporządza Inspektor ds. kadr i szkoleń na podstawie: - zgłoszeń zapotrzebowania na szkolenia, składanych przez Kierownictwo, Kierowników oraz Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością, - zaistniałych potrzeb w zakresie szkoleń obowiązkowych (BHP, ppoż. itp.), c) Plany szkoleń na następny rok sporządza Inspektor ds. kadr i szkoleń w porozumieniu z Sekretarzem Gminy i Kierownikami jednostek organizacyjnych, w terminie do 31 października danego roku, na formularzu F/01/01 Plan szkoleń na rok. Plany szkoleń zatwierdzane są przez Burmistrza dla pracowników Urzędu Gminy i Miasta, pracowników w przypadku pracowników jednostek organizacyjnych przez Kierowników tychże jednostek. d) Zmiany i uzupełnienia do planu szkoleń wynikające z doraźnych potrzeb wprowadzane są przez Inspektora ds. kadr i szkoleń na ustny wniosek Kierownictwa, Kierowników i Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością Realizacja szkoleń a) Inspektor ds. kadr i szkoleń odpowiedzialny jest za: - terminowe wysyłanie kart zgłoszeń na szkolenia zewnętrzne, - powiadamianie osób zainteresowanych i ich przełożonych o danym szkoleniu, - organizację szkoleń wewnętrznych,

7 Strona 7 Stron 9 - rejestrację i gromadzenie zapisów z odbytych szkoleń. b) Dokładny termin i miejsce szkoleń wewnętrznych ustala Inspektor ds. kadr i szkoleń w porozumieniu z uczestnikami szkolenia. c) Inspektor ds. kadr i szkoleń przygotowuje listy obecności uczestników szkolenia wykorzystując formularz F/02. d) W przypadku szkoleń zewnętrznych, po dopełnieniu formalności związanych ze zgłoszeniem i ewentualnie po otrzymaniu potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia przez organizatorów danego szkolenia, Inspektor ds. kadr i szkoleń przekazuje kopię zgłoszenia na szkolenie zainteresowanemu pracownikowi. e) Szkolenia w zakresie systemu zarządzania jakością dotyczą wszystkich pracowników mających wpływ na jakość i są prowadzone w następujących formach: - szkolenia wstępne dla pracowników przyjmowanych do pracy, - szkolenia okresowe związane z doskonaleniem wiedzy o systemie, - szkolenia związane z wprowadzaniem zmian i aktualizacji w systemie, - szkolenia specjalistyczne. f) Szkolenia wstępne w zakresie systemu zarządzania jakością dla pracowników przyjmowanych do pracy są prowadzone przez Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością. Rodzaj i zakres szkolenia jest zależny od kompetencji, odpowiedzialności i roli pracownika, wynikających z systemu zarządzania jakością. g) Szkolenia okresowe, doskonalące wiedzę pracowników o systemie, organizowane są przez Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością. Rodzaj, zakres oraz program tych szkoleń opracowuje Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością. h) Szkolenia związane z wprowadzaniem zmian i aktualizacją systemu zarządzania jakością są organizowane i przeprowadzane na bieżąco przez Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością, w zależności od potrzeb wynikających z wprowadzanych zmian w dokumentacji systemu. i) Szkolenia specjalistyczne w zakresie systemu zarządzania jakością (np. auditor wewnętrzny, itp.) organizowane są w formie szkoleń wewnętrznych lub zewnętrznych, prowadzonych przez specjalistów. Decyzję o wysłaniu pracowników na szkolenie specjalistyczne lub zorganizowaniu szkolenia wewnętrznego podejmuje Burmistrz na wniosek Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością. j) Szkolenia zewnętrzne pracowników organizowane są w wyspecjalizowanych ośrodkach szkoleniowych. k) Szkolenia BHP (wstępne ogólne, wstępne stanowiskowe, podstawowe i okresowe) prowadzone są w oparciu o Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 marca 1996r. W sprawie szczegółowych zasad szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. 62 poz. 285) i na podstawie art. 237 Kodeksu Pracy. l) Za organizację szkoleń obowiązkowych (BHP, ppoż. i in.) odpowiada Inspektor ds. kadr i szkoleń oraz pracownik na samodzielnym stanowisku ds. BHP

8 Strona 8 Stron Dokumentowanie szkoleń Zapisy dotyczące realizacji szkoleń prowadzi Inspektor ds. kadr i szkoleń na formularzu F/03 Realizacja planu szkoleń za rok. Wszystkie odbyte przez pracownika szkolenia są odnotowywane przez Inspektora ds. kadr i szkoleń na Kartach szkoleń odbytych przez pracownika formularz F/04. Pracownik sporządza sprawozdanie ze szkolenia formularz F/05. Karty szkoleń odbytych przez pracownika oraz inne dokumenty (lub ich kopie) dotyczące uzyskanych kwalifikacji zawodowych, umieszczane są przez Inspektora ds. kadr i szkoleń w tekach akt osobowych pracowników i tam przechowywane przez cały okres zatrudnienia danego pracownika. Inspektor ds. kadr i szkoleń przechowuje Karty szkoleń BHP, na których odnotowuje się odbyte przez pracownika szkolenia BHP oraz druki dokumentujące odbycie innych szkoleń obowiązkowych. Listy obecności na szkoleniach wewnętrznych przechowuje Inspektor ds. kadr i szkoleń przez okres wskazany w Instrukcji kancelaryjnej Ocena skuteczności szkoleń a) Kierownicy dokonują oceny skuteczności szkolenia po upływie co najmniej 3 miesięcy od jego przeprowadzenia. Podstawą oceny jest sprawozdanie ze szkolenia oraz wykorzystanie nabytej wiedzy w wykonywaniu obowiązków przez pracownika. b) Wynik tej oceny stanowi podstawę do podjęcia ewentualnych działań korygujących (zgodnie z procedurą P/06/03 Działania korygujące i zapobiegawcze ), które mogą polegać m.in. na zmianie firmy szkolącej lub ponownym przeszkoleniu pracownika. c) Wynik oceny skuteczności szkolenia odnotowywany jest przez Inspektora ds. kadr i szkoleń w formularzu F/04 i potwierdzony podpisem Kierownika, w formie rosnącej skali ocen od 1 do Analiza wskaźników procesu a) Wielkość wskaźnika dotyczącego monitorowania działań w zakresie szkoleń pracowników ustalana jest na rok kalendarzowy przez Burmistrza Gminy i Miasta. Ustalenia dotyczące wielkości wskaźnika zawarte są w Protokole Nr z przeglądu systemu zarządzania jakością w Urzędzie Gminy i Miasta formularz F/02 do P/06/01 Przegląd systemu zarządzania jakością. b) Sekretarz Gminy monitoruje faktyczną wielkość przyjętego wskaźnika i dokonuje analizy czynników wpływających na jego wartość, która to analiza przedstawiana jest na przeglądzie systemu zarządzania jakością.

9 Strona 9 Stron 9 5. NABÓR NA WOLNE STANOWISKA URZĘDNICZE Zasady zatrudniania pracowników na stanowiska urzędnicze w Urzędzie Gminy i Miasta określone są w Regulaminie naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie Gminy i Miasta I/02/01/01stanowiącym instrukcję do niniejszej procedury. 6. WYKAZ FORMULARZY - Formularz F/01/01 Plan szkoleń na rok - Formularz F/02 Lista obecności na szkoleniu wewnętrznym - Formularz F/03 Realizacja planu szkoleń za rok - Formularz F/04 Karta szkoleń odbytych przez pracownika - Formularz F/05 Sprawozdanie ze szkolenia 7. WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH - Instrukcja I/02/01/01 Regulamin naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie Gminy i Miasta - Instrukcja Kancelaryjna dla samorządów gmin i związków międzygminnych - Załącznik Z/01 Wykaz wymagań kwalifikacyjnych pracowników - Procedura P/06/01 Przegląd systemu zarządzania jakością - Procedura P/06/03 Działania korygujące i zapobiegawcze KONIEC