Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego - do użytku zewnętrznego - w Stargardzie Szczecińskim

Transkrypt

1 Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego - do użytku zewnętrznego - w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Szkole Podstawowej nr 4 w Stargardzie Szczecińskim Stargard Szczeciński Daty skrajne od... do...

2 Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Szkole Podstawowej nr 4 w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 25 maja 2012 roku do 06 czerwca 2012 roku przez podinspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Urzędu Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim oraz podinspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Urzędu Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim, działających na podstawie upoważnienia nr 32/2012 z dnia 22 maja 2012 roku. Zakres kontroli: 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe w wybranych okresach 2012 roku. 2. Wdrożenie kontroli zarządczej. 3. Rozliczenie i wykorzystanie dotacji celowych w latach 2010 i Dyrektorem kontrolowanej jednostki jest Alicja Sopalska, której powierzono stanowisko Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4 Zarządzeniem nr 267/2010 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 23 czerwca 2010 roku na okres od 01 września 2010 roku do 31 sierpnia 2015 roku. Główną Księgową w Szkole Podstawowej nr 4 jest Violetta Piotrowska zatrudniona od 01 lipca 2006 roku na czas nieokreślony na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielały: 1) Violetta Piotrowska - Główna Księgowa, 2) (ochrona danych) - Specjalista ds. płac. 2

3 Wnioski. W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono uchybienia polegające na: 1. Zasileniu rachunku budżetu środkami z rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. 2. Nieterminowej wpłacie gotówki do kasy szkoły pobranej czekiem z banku co jest niezgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2009 roku Nr 152, poz.1223 ze zm.). 3. Braku ewidencji dochodów na odpowiednie paragrafy na koncie 132 -,,Rachunek dochodów jednostek budżetowych. Powyższe jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz.U. Nr 128, poz. 861 ze zm.). 4. Braku kontroli funkcjonalnej w zakresie prawidłowego rozliczania należności z tytułu podróży służbowych pracowników. 5. Braku aktualizacji obowiązujących w jednostce aktów prawnych. 3

4 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe w wybranych okresach 2012 roku. BUDŻET Na podstawie Zarządzenia Nr 09/2012 Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński z dnia 10 stycznia 2012 roku w sprawie ustalenia szczegółowego planu dochodów i wydatków budżetu miasta na 2012 rok sporządzono plan dochodów i wydatków Szkoły Podstawowej nr 4 w Stargardzie Szczecińskim. Plan po zmianach (ostatnia z dnia 29 lutego 2012 r.) zatwierdził Prezydent Miasta Stargard Szczeciński Zarządzeniem nr 91/2012 z dnia 29 lutego 2012 roku. Temat sprawdzono w oparciu o dokumenty źródłowe, tj.: raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury VAT, rachunki, polecenia wyjazdu służbowego, urządzenia księgowe i sprawozdawczość. Szczegółowy wykaz z podziałem na działy, rozdziały i paragrafy przedstawia poniższa tabela, która została opracowana w oparciu o plan dochodów i wydatków na 2012 rok, ewidencję księgową oraz sprawozdania Rb-27S i Rb-28S za styczeń, luty i marzec 2012 roku. Ogółem wydatki budżetowe szkoły za styczeń, luty i marzec 2012 roku osiągnęły poziom ,68 złotych, co stanowiło 27,60 % ogółu zaplanowanych wydatków na 2012 rok. Największa kwota, tj ,64 złotych przypadła na wynagrodzenia osobowe pracowników i ich pochodne, stanowiła 96,47% ogólnych wydatków w tym okresie. Drugą pozycją wydatków był zakup energii na kwotę ,94 złotych, stanowiąc 3,31% ogólnych wydatków w tych miesiącach, a ostatnią pozycję wydatków stanowiły wydatki na zakup usług, materiałów i wyposażenia, szkolenia pracowników oraz podróże służbowe i osiągnęły kwotę 1.576,10 złotych, stanowiąc 0,22% ogólnych wydatków tego okresu. Szczegółowy wykaz z podziałem na działy, rozdziały i paragrafy przedstawia poniższa tabela. Wyszczególnienie Plan na 2012 rok Wydatki za I kwartał % (zł) 2012 roku (zł) Dział , ,34 27,83 Rozdział , ,48 28, Wydatki osobowe niezliczone do wynagrodzeń Wynagrodzenia osobowe pracowników Dodatkowe wynagrodzenie roczne Składki na ubezpieczenia społeczne Składki na Fundusz Pracy Zakup energii Zakup usług zdrowotnych Zakup usług pozostałych Odpisy na ZFŚS 3.250, , , , , , , , ,00 0, , , , , ,94 66,00 904,24 0,00 0,00 23,86 98,34 33,58 25,45 40,02 2,36 25,12 0,00 Rozdział ,00 605,86 5, Zakup materiałów i wyposażenia Zakup usług pozostałych Podróże służbowe krajowe Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 4.000, ,00 700,00 0,00 0,00 66, ,00 539,00 12,53 Rozdział ,00 0,00 0, Nagrody o charakterze szczególnym niezaliczone do wynagrodzeń 800,00 0,00 0,00 0,00 0,00 9,55 4

5 4440 Odpisy na ZFŚS ,00 0,00 0,00 Dział , ,34 23,75 Rozdział , ,34 23, Wynagrodzenia osobowe pracowników Dodatkowe wynagrodzenie roczne Składki na ubezpieczenia społeczne Składki na Fundusz Pracy Odpisy na ZFŚS , , , , , , , ,45 612,02 0,00 21,17 76,88 22,69 21,32 0,00 Rozdział ,00 0,00 0, Stypendia dla uczniów 1.400,00 0,00 0,00 Ogółem , ,68 27,60 Plan dochodów budżetowych na 2012 rok i wykonanie. Wyszczególnienie Dział 801 Plan na 2012 rok (zł) Dochody za okres od I-III 2012 roku (zł) Rozdział ,00 133,81 18,95 Pozostałe odsetki Wpływy z różnych dochodów 6,00 700,00 0,38 133,43 % 6,33 19,06 Ogółem 706,00 133,81 18,95 Rozliczenie środków na wydatki budżetowe przyznane na finansowanie działalności Szkoły Podstawowej nr 4 w Stargardzie Szczecińskim w I kwartale 2012 roku Stan środków na rachunku bankowym na dzień roku (WB 1/2012) 0,00 zł Wpływy za styczeń, luty i marzec 2012 roku stanowiły: 1) otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego WB nr 1/2012 za okres r. WB nr 3/2012 z dnia r. WB nr 5/2012 za okres r. WB nr 7/2012 z dnia r. WB nr 9/2012 za okres r. WB nr 11/2012 za okres od r. WB nr 15/2012 z dnia r. WB nr 17/2012 z dnia r. WB nr 18/2012 za okres r. WB nr 20/2012 za okres r. WB nr 21/2012 za okres r. WB nr 23/2012 z dnia r ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł 1.500,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł 5

6 WB nr 26/2012 z dnia r. WB nr 28/2012 za okres r. WB nr 30/2012 za okres od r. WB nr 32/2012 za okres od r. WB nr 35/2012 z dnia r ,00 zł 5.000,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł Razem: ,00 zł 2) odsetki bankowe 0,38 zł 3) zasilenie środkami z rachunku ZFŚS 2.847,86 zł 4) zwrot środków - likwidacja rachunku bankowego pracownika 94,19 zł 5) wpłata składek PZU na rachunek bankowy 744,00 zł 6) wpłata za wynajem lokalu - prowadzenie sklepiku szkolnego 600,00 zł Ogółem wpływy: ,43 zł Rozchody za styczeń, luty i marzec 2012 roku stanowiły: 1) gotówka pobrana czekiem z banku 161,05 zł 2) opłaty bankowe 904,24 zł 3) wynagrodzenia pracowników ,48 zł 4) dodatkowe wynagrodzenie roczne ,11 zł 5) zwrot środków na rachunek ZFŚS 2.847,86 zł 6) potrącenia z list płac z tytułu: ,25 zł - składki związkowe NSZZ Solidarność 1.043,81 zł - składki ZNP 1.068,78 zł - składki PZU-Życie 5.466,00 zł - składki na AVIVA POLSKA 3.819,66 zł - spłata pożyczek KZP ,00 zł - spłata pożyczek mieszkaniowych 5.700,00 zł 7) przekazane składki na ubezpieczenia społeczne ,80 zł 8) przekazany podatek od osób fizycznych PIT ,00 zł 9) przekazanie dochodów do Urzędu Miejskiego 99,23 zł 10) zwrot środków na rachunek dochodów mylnie wpłaconych 600,00 zł 11) zapłacone faktury na kwotę ,94 zł w tym: - energia cieplna ,14 zł - energia elektryczna 8.505,80 zł - szkolenie nauczycieli 539,00 zł - badania lekarskie 66,00 zł Stan środków na rachunku bankowym na dzień roku (WB 36/2012) Ogółem rozchody: ,96 zł ,47 zł 1.2. Stan środków w kasie na dzień roku 0,00 zł 6

7 Kontrolą objęto raporty kasowe za styczeń, luty i marzec 2012 roku: RK nr 1/2012 za okres od roku, RK nr 2/2012 za okres od roku, RK nr 3/2012 z dnia roku, RK nr 4/2012 za okres od roku, RK nr 5/2012 za okres od roku. Na przychody składały się: - wpłaty gotówki podjętej czekiem z banku 161,05 zł - wpłaty składek na PZU 744,00 zł Razem: 905,05 zł Na rozchody składały się: - dodatkowe wynagrodzenie roczne 94,19 zł - odprowadzenie środków na rachunek bankowy 744,00 zł - podróże służbowe krajowe 66,86 zł Razem: W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 905,05 zł 1. W dniu roku zasilono rachunek budżetu szkoły w kwocie 2.847,86 zł z rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. W dniu roku ww. kwotę zwrócono na rachunek ZFŚŚ. Przedmiotowa sytuacja nie mieści się w kategorii działalności socjalnej oraz kategorii osób uprawnionych do korzystania z Funduszu wymienionych w art. 2 pkt 1 i 5 ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz w regulaminie ZFŚŚ Szkoły Podstawowej nr 4. Wyjaśnienie Głównej Księgowej stanowi załącznik nr 1 do protokołu. 2. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe, tj. delegacje, dowody Kasa Przyjmie i Kasa Wypłaci. 3. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 5. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej. 6. Gotówka podjęta czekiem z konta bankowego w dniu roku nie została wpłacona do kasy szkoły w tym samym dniu, co jest niezgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2009 roku Nr 152, poz.1223). 7. Terminy podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy przedstawia poniższa tabela: 7

8 Nr WB Nr czeku, data podjęcia gotówki z banku Kwota (zł) Nr RK Nr KP, data przyjęcia gotówki do kasy Kwota (zł) 11/ r. 94,19 1/2012 KP 4/B/ r. 94,19 26/ r. 66,86 3/2012 KP 8/B/ r. 66,86 Wyjaśnienie odnośnie nieterminowej wpłaty środków pobranych czekiem z banku w dniu r. i wpłaconych do kasy szkoły w dniu r. stanowi załącznik nr 2 do protokołu. 8. Terminowość odprowadzania składek ZUS za grudzień 2011 roku oraz styczeń, luty i marzec 2012 roku. Miesiąc i rok Nr WB Data przekazania grudzień / r. styczeń / r. luty / r. marzec / r. 9. Terminowość odprowadzania podatku od osób fizycznych za grudzień 2011 roku oraz styczeń, luty i marzec 2012 roku. Miesiąc i rok Nr WB Data przekazania grudzień / r. styczeń / r. luty / r. marzec / r Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej za styczeń, luty i marzec 2012 roku przedstawiają poniższe tabele: 1) Saldo konta 101 Kasa na dzień roku wynosiło: 0,00 zł Symbol konta Bilans otwarcia Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień roku 101 Wn Ma Wn Ma Wn Ma ,05 905, Saldo konta jest zgodne z Raportem Kasowym nr 5/2012 za okres od roku. 2) Saldo konta 130 Rachunek bieżący jednostki na dzień roku wynosiło po stronie: Wn ,47 zł Symbol konta Bilans otwarcia Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień roku 130 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , ,47 - Saldo konta jest zgodne z WB nr 36/2012 z dnia roku. 8

9 3) Saldo konta 225 Rozrachunki z budżetami na dzień roku wynosiło po stronie: Ma ,00 zł Symbol konta Bilans otwarcia Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień roku 225 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , ,00 Saldo konta stanowiły zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku PIT-4 za marzec 2012 roku. Podatek odprowadzony w terminie (WB nr 44/2012 z dnia roku). 4) Saldo konta 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne na dzień roku wynosiło po stronie: Ma ,87 zł Symbol konta Bilans otwarcia Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień roku 229 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , ,87 Saldo konta stanowią zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych za marzec 2012 roku odprowadzonych do ZUS dnia r. (WB nr 40/2012 z dnia roku). 5) Saldo konta 401 Zużycie materiałów i energii na dzień roku wynosiło po stronie: Wn ,46 zł Symbol konta Bilans otwarcia Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień roku 401 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,46 - Na saldo konta 401 Zużycie materiałów i energii składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Szkoły podstawowe zakup energii ,46 zł 6) Saldo konta 402 Usługi obce na dzień roku wynosiło po stronie: Wn 970,24 zł Symbol konta Bilans otwarcia Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień roku 402 Wn Ma Wn Ma Wn Ma ,24-970,24 - Na saldo konta 402 Usługi obce składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Szkoły podstawowe zakup usług zdrowotnych 66,00 zł 9

10 zakup usług pozostałych 904,24 zł 7) Saldo konta 404 Wynagrodzenia na dzień roku wynosiło po stronie: Wn ,40 zł Symbol konta Bilans otwarcia Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień roku 404 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,40 - Na saldo konta 404 Wynagrodzenia składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Szkoły podstawowe: wynagrodzenia osobowe pracowników ,29 zł dodatkowe wynagrodzenie roczne ,91 zł 2. Dział 854 Edukacyjna opieka wychowawcza rozdział Świetlice szkolne: wynagrodzenia osobowe pracowników ,22 zł dodatkowe wynagrodzenie roczne 7.831,98 zł 8) Saldo konta 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na dzień roku wynosiło po stronie: Wn ,59 zł Symbol konta Bilans otwarcia Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień roku 405 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,59 - Na saldo konta 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Szkoły podstawowe składki na ubezpieczenia społeczne ,43 zł składki na Fundusz Pracy ,21 zł 2. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 3. Dział 854 Edukacyjna opieka wychowawcza rozdział Świetlice szkolne 539,00 zł składki na ubezpieczenia społeczne 5.448,57 zł składki na Fundusz Pracy 828,38 zł 9) Saldo konta 409 Pozostałe koszty rodzajowe na dzień roku wynosiło po stronie: Wn 66,86 zł 10

11 Symbol konta Bilans otwarcia Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień roku 409 Wn Ma Wn Ma Wn Ma ,86-66,86 - Na saldo konta 409 Pozostałe koszty rodzajowe składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli podróże służbowe krajowe 66,86 zł Samorządowe jednostki budżetowe zobowiązane są do prowadzenia rachunkowości zgodnie z jednolitymi zasadami ustalonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.), jednakże z uwzględnieniem szczególnych zasad określonych dla tych jednostek w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.) oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. Nr 128, poz. 861). Polityka rachunkowości Wprowadzona zarządzeniem nr 1/01/2011 Dyrektora SP 4 z dnia r. Błędy: Przy opisie sprawozdawczości nie wymieniono sprawozdania Rb-34S, które jednostka powinna składać za okresy półroczne. Przy opisie kont pozabilansowych, nie wymieniono wydatków strukturalnych, jako ewidencjonowanych na tych kontach. W polityce rachunkowości SP 4 opisuje się sytuacje, które w tej jednostce nie mają miejsca. Nie jest ona dostosowana do potrzeb jednostki. Wymienia się w treści leasing, kredyty, czyli zobowiązania, których SP 4 zgodnie z prawem zawierać nie może. W załączniku nr 3 opisywany jest sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych. W Zakładowym Planie Kont brak jest przyjętych przez jednostkę zasad klasyfikacji zdarzeń, mimo iż we wprowadzeniu zapisano, iż takie treści powinny się w nim znaleźć. Konto Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego oraz w planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych ujętych do realizacji w danym roku budżetowym. Przy ustalaniu wielkości zaangażowania pomocne są dokumenty i sposoby określenia jego wysokości. Jest to konieczne dla rzetelnego określenia wielkości zaangażowania i przeprowadzenia ostatecznej analizy wydatków budżetowych poniesionych do końca roku obrotowego. W Szkole Podstawowej nr 4 na koncie 998 ewidencjonuje się wydatki budżetowe ujęte w planie finansowym jednostki. Ewidencja szczegółowa konta 998 prowadzona jest według podziałek klasyfikacyjnych planu finansowego wydatków. Na koniec roku konto 998 nie wykazuje salda. Zaangażowanie nie przekracza limitu wydatków zaplanowanych dla danego roku budżetowego. Instrukcja inwentaryzacyjna Wprowadzona decyzją Dyrektora SP 4 w Stargardzie Szczecińskim nr 1/2008 z dnia roku. Opracowana w oparciu o ustawę o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. - tekst 11

12 jednolity z 2009 r. W instrukcji zapisano, że na ostatni dzień roku obrotowego przeprowadza się inwentaryzację w drodze uzyskania potwierdzenia salda pożyczek i kredytów. W Instrukcji zapisano, że Komisja Inwentaryzacyjna może być powołana na więcej niż jeden rok, z tym, że okres jej działania w niezmienionym składzie nie może przekroczyć 3 lat. Najbardziej właściwe jest, aby Komisja Inwentaryzacyjna była powoływana na stałe. Instrukcja kasowa Obowiązuje od dnia roku. W jednym z załączników do instrukcji zawarto wzory podpisów z datą r., kiedy to wprowadzono poprzednio obowiązującą instrukcję kasową. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów Wprowadzona zarządzeniem nr 01/07 Dyrektora SP 4 z dnia roku, została opracowana w oparciu o ustawy wprowadzone lub ujednolicone w 2009 roku. 2. Rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych Szkoły Podstawowej nr 4. Na podstawie Uchwały Nr XLIV/498/10 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 28 września 2010 roku w sprawie utworzenia wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych przez samorządowe jednostki budżetowe działające na podstawie ustawy o systemie oświaty w Szkole Podstawowej nr 4 został utworzony rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej w zakresie wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych w roku budżetowym jest plan finansowy dochodów i wydatków, który sporządzony został w dziale 801 Oświata i wychowanie i paragrafy klasyfikacji budżetowej. Źródłami dochodów Szkoły Podstawowej nr 4 gromadzonych na wydzielonym rachunku są: 1) czynsze za wynajem sal i pomieszczeń, 2) odsetki bankowe od środków na wydzielonym rachunku bankowym dochodów, Dochody gromadzone przez Szkołę Podstawową nr 4 na wydzielonym rachunku przeznaczone były na: 1) wydatki związane z bankową obsługą wydzielonego rachunku, 2) finansowanie wydatków remontowych i inwestycyjnych, 3) zakup wyposażenia. Szczegółowy plan dochodów i jego wykonanie za okres od stycznia do marca 2012 roku przedstawia poniższa tabela: 0750 dochody z najmu i dzierżawy 0920 pozostałe odsetki 0960 otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej 0970 wpływy z różnych dochodów Plan w zł Wydatki w zł % ,00 30, , ,00 Ogółem , ,29 18,35 12

13 Zgodnie z opisem do konta 132 -,,Rachunek dochodów jednostek budżetowych wynikającym z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz.U. Nr 128, poz. 861 ze zm.) - ewidencja prowadzona do tegoż konta powinna umożliwić ustalenie stanu poszczególnych tytułów pozyskiwania dochodów według działów, rozdziałów i paragrafów. Dodatkowo zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 03 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 20, poz. 103 ze zm.) jednostki budżetowe, które zgodnie z art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz ze zm.) tworzą dodatkowy rachunek, są zobowiązane do sporządzania sprawozdania Rb - 34S półrocznego i rocznego. Sprawozdanie to powinno być sporządzone według działów, rozdziałów i paragrafów. Prowadzona w SP 4 ewidencja dochodów na koncie 132 -,,Rachunek dochodów jednostek budżetowych, uniemożliwia prawidłowe sporządzenie tegoż sprawozdania. Ogółem wydatki za okres od stycznia do marca 2012 roku z podziałem na dział, rozdział i paragrafy przedstawia poniższa tabela: Plan w zł Wydatki w zł % 3020 wydatki osobowe niezaliczane do wynagrodzeń 4210 zakup materiałów i wyposażenia 4240 zakup pomocy dydaktycznych 4260 zakup energii 4270 zakup usług remontowych 4300 zakup usług pozostałych 4350 zakup usług dostępu do sieci Internet 4370 opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 4410 podróże służbowe krajowe 4430 różne opłaty i składki 4700 szkolenie pracowników nie będących członkami korpusu służby cywilnej 1.000, , , , , , , , ,00 250, , ,22 805,03 398,46 621, ,82 87,72 647,16 241,96 50, ,77 32,20 15,94 2,63 32,37 2,09 17,98 16,13 20,00 Ogółem , ,52 11, Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 00001/2012 za okres r.) 0,00 zł Dochody za okres styczeń - marzec 2012 roku stanowiły: 1) odsetki bankowe 0,09 zł 2) wynajem pomieszczeń pod sklepik szkolny 900,00 zł 3) wynajem miejsca na tablicę reklamową 195,00 zł 5) wynajem sal lekcyjnych i sali sportowej 4.674,00 zł 7) wynajem kuchni i zmywalni naczyń, udostępnienie stołówki 921,20 zł 11) wynajem pomieszczeń dla oddziałów przedszkolnych ,00 zł 13

14 Ogółem dochody: ,29 zł Wydatki za okres styczeń - marzec 2012 roku stanowiły: 1) opłaty bankowe 132,00 zł 2) prenumerata prasy i wydawnictwa specjalistyczne 3.105,15 zł 3) koszty wysyłki 73,79 zł 4) regeneracja gaśnic 621,15 zł 5) wywóz nieczystości 1.281,21 zł 6) telefon + Internet 734,88 zł 7) monitorowanie obiektu 615,00 zł 8) woda i ścieki 1.218,79 zł 9) opieka nad programem P 88 w roku ,30 zł 10) obsługa informatyczna 1.350,00 zł 11) artykuły biurowe 232,29 zł 12) obowiązkowy przegląd techniczny budynku 250,00 zł 13) usługa serwisowa monitoringu 221,40 zł 14) dostawa i montaż wykładziny podłogowej do sekretariatu szkoły 574,83 zł 15) wydanie blankietów czeku 20,00 zł 16) czek 1.680,73 zł Ogółem wydatki: ,52 zł Udział procentowy poszczególnych rodzajów wydatków w wydatkach ogółem przedstawia poniższy rysunek: 1680, ,17 232, ,88 media PRASA i wyd specjalistyczne usługi informatyczne usługi inne art. Biurowe czek 2838,30 Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 00035/2012) 3105, ,77 zł 2.2. Stan środków w kasie na dzień r. (RK nr 1 za okres r.) 0,00 zł 14

15 Na przychody składały się: - wpłata z tytułu zrealizowanych czeków 1.680,73 zł Razem: Na rozchody składały się: 1.680,73 zł - artykuły na potrzeby konserwatora 158,95 zł - zakup baterii 26,40 zł - koperty i znaczki 260,25 zł - artykuły do pracowni komputerowej 45,00 zł - artykuły do konserwacji sprzętu komputerowego 20,00 zł - pomoce dydaktyczne na zajęcia matematyczno - przyrodnicze 119,94 zł - artykuły spożywcze zakupione na imprezę okolicznościową pracowników i emerytów SP 4 - pączki 143,86 zł - zakup zasilacza i kontrolera do księgowości 157,00 zł - polecenia wyjazdu służbowego pracowników 241,96 zł - zasilacze do mikrofonów 70,01 zł - abonament RTV za rok ,80 zł - ubezpieczenie skazanego skierowanego do pracy w szkole 24,65 zł - mata PCV do gabinetu pielęgniarki + koszty wysyłki 42,98 zł Razem: Stan środków w kasie na dzień r. (RK nr 7 za okres r.) 1.510,80 zł 169,93 zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe tj. faktury VAT i rachunki, rozliczenie wyjazdu służbowego, dowody Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci i bankowe dowody wpłat. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Faktury zakupu opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 5. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 6. Terminy podjęcia gotówki z banku do kasy przedstawia poniższa tabela: 15

16 Nr WB Nr czeku, data podjęcia gotówki z banku Kwota (zł) Nr RK Nr KP, data przyjęcia gotówki do kasy Kwota (zł) 07/ , r. 750,00 1 1/D, r. 750,00 18/ , r. 930,73 5 2/D, r. 930,73 Podjęta gotówka z banku wpłacana była do kasy w dniu jej pobrania. Nieprawidłowości nie stwierdzono. 7. Druki polecenia wyjazdu służbowego nie są w pełni wypełniane. Brak np. godzin w jakich pracownik przebywał w delegacji, stąd nie jest możliwe zweryfikowanie, czy nie powinna zostać wypłacona dieta, itp Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 1) Saldo konta 101 Kasa na dzień r. wynosiło po stronie: Wn 169,93 zł Symbol konta B.O. Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień r. 101 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,80 169,93 - Saldo konta jest zgodne z Rk nr 7 za okres roku. 2) Saldo konta 132 Rachunek dochodów jednostek budżetowych na dzień r. wynosiło po stronie: Wn 8.090,77 zł Symbol konta B.O. Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień r. 132 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , ,77 - Saldo konta jest zgodne z WB nr 35/2012 z dnia roku. 7) Zespół kont 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie na dzień r. wynosiło po stronie: Wn ,59 zł Symbol konta B.O. Obroty narastająco od początku roku + BO Saldo na dzień r. 4 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,59 - Na saldo zespołu kont 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie składały się: 401 Zużycie materiałów i energii 5.332,13 zł 402 Usługi obce 7.830,85 zł 16

17 409,,Pozostałe koszty rodzajowe 266,61 zł 3. Wdrożenie kontroli zarządczej. Stosownie do art. 69 ust. 1 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 roku (Dz.U. Nr 157, poz ze zm.) zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do kierownika jednostki. Celem kontroli zarządczej jest w szczególności zapewnienie zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji i zarządzania ryzykiem. Zarządzeniem nr 1/KZ/2010 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4 w Stargardzie Szczecińskim z dnia 15 lutego 2010 roku wprowadzono Regulamin Kontroli Zarządczej poprzez ustalenie sposobu organizacji i zasad przeprowadzenia kontroli zarządczej kontroli zarządczej, zarządzeniem nr 2/KZ/2010 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4 w Stargardzie Szczecińskim z dnia 15 lutego 2010 roku ustalono instrukcję kancelaryjną, zarządzeniem nr 3/KZ/2010 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4 w Stargardzie Szczecińskim z dnia 15 lutego 2010 roku wprowadzono procedury audytu wewnętrznego w Szkole Podstawowej nr 4 w Stargardzie Szczecińskim oraz zarządzeniem nr 4/KZ/2010 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4 w Stargardzie Szczecińskim z dnia 15 lutego 2010 roku wprowadzono procedury kontroli finansowej w Szkole Podstawowej nr 4 w Stargardzie Szczecińskim. W następstwie kontroli gospodarki finansowej, ewidencji księgowej, sprawozdań finansowych, akt osobowych, obowiązujących regulaminów i zarządzeń oraz wyjaśnień Dyrektora jednostki stwierdza się, że działania jednostki pozostają w zgodzie ze standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, zawartych w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84). Zgodnie z cytowanymi standardami elementy kontroli zarządczej w SP 4 zostały przedstawione w pięciu grupach: a) środowisko wewnętrzne, b) cele i zarządzanie ryzykiem, c) mechanizmy kontroli, d) informacja i komunikacja, e) monitorowanie i ocena. Kontroli poddano akty prawne obowiązujące w jednostce, wymienione w poszczególnych standardach kontroli zarządczej Szkoły Podstawowej nr 4. A. Środowisko wewnętrzne Właściwe środowisko wewnętrzne w sposób zasadniczy wpływa na jakość kontroli zarządczej. Przestrzeganie wartości etycznych. Dokumenty: - Zarządzenie nr 1/KZ//2010 Dyrektora SP 4 z dnia r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Kontroli Zarządczej Regulaminu Kontroli Zarządczej - załącznik nr 1 - Kodeks Etyczny Nauczycieli. Treść regulaminu przedstawiona została na radzie szkoleniowej organizowanej przez Dyrektora Szkoły. - Załącznik nr 2 do ww. zarządzenia - Kodeks Etyki Pracownika Samorządowego. Treść regulaminu przedstawiona została na radzie szkoleniowej organizowanej przez Dyrektora Szkoły. 17

18 - Regulamin pracy w SP 4 z dnia roku - Wewnętrzna polityka antymobbingowa w SP 4 wprowadzona zarządzeniem nr 2/2012. Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4 z dnia r. Załączniki: oświadczenia pracowników o zapoznaniu się z Wewnętrzną polityką antymobbingową wpięte do akt osobowych. Kompetencje zawodowe. Dokumenty: - Regulamin naboru na wolne stanowiska urzędnicze w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze w SP 4. - Regulamin dokonywania okresowych ocen pracowników samorządowych zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych, w tym kierowniczych stanowiskach urzędniczych w SP 4 wprowadzony roku. - Procedura, standardy i kryteria oceny pracy nauczyciela w SP 4. Załączniki: powiadomienie o terminie oceny, wykaz obowiązkowych kryteriów oceny, wykaz kryteriów oceny do wyboru, arkusz oceny okresowej, formularz przebiegu rozmowy oceniającej. Struktura organizacyjna. Dokumenty: - Statut Szkoły Podstawowej nr 4 wprowadzony roku. - Regulamin pracy w SP 4 wprowadzony roku. - Regulamin Rady Rodziców SP 4. - Regulamin Rady Pedagogicznej SP 4. - Regulamin Samorządu Uczniowskiego SP 4. B. Cele i zarządzanie ryzykiem Misją szkoły jest tworzenie uczniom możliwości pełnego rozwoju intelektualnego, psychicznego i fizycznego w poszanowaniu ich godności i wolności światopoglądowej oraz przygotowanie ich do dalszego kształcenia. Cele szkoły są określone w rocznej perspektywie w terminie do 30 września, które określa zespół w składzie: dyrektor szkoły, wicedyrektor i główny księgowy. Wyznaczone przez zespół cele są wpisywane w rejestrze celów i ryzyk, określonych w załączniku nr 5 do Regulaminu Kontroli Zarządczej. Zespół określa mierniki realizacji celów. Mierniki są wpisywane w rejestrze celów i ryzyk. Zarządzanie ryzykiem odbywa się poprzez: identyfikację ryzyka, monitorowanie realizacji zadań i analizę ryzyka oraz podejmowanie działań zaradczych. W procesie identyfikacji ryzyka wykorzystuje się ustalenia audytu wewnętrznego i zewnętrznego, wyniki ocen i kontroli. Zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie, mającej na celu określenie możliwych skutków wystąpienia danego ryzyka. Przewidywane skutki wystąpienia ryzyka są wpisywane w rejestrze celów i ryzyk. Analiza ryzyka i reakcja na nie są określone w regulaminie kontroli zarządczej. Kategorie ryzyka przedstawiono w formie tabeli, podzielone na pięć obszarów, tj.: działalność dydaktyczno - wychowawcza, bezpieczeństwo szkoły, finanse i budżet, gospodarowanie mieniem oraz zasoby ludzkie. Przy poszczególnych kategoriach określono rodzaje występującego ryzyka, czynniki 18

19 ryzyka, prawdopodobieństwo jego wystąpienia oraz poziom skutków. Przy ocenie prawdopodobnych skutków ryzyka przyjęto skalę punktową od 1 do 3. W Szkole Podstawowej nr 4 sporządzona została analiza występującego ryzyka wg stanu na dzień roku i na dzień roku. Na rok 2012 został sporządzony harmonogram zarządzania ryzykiem - przedstawiony tabelarycznie: wykazano zakresy kontroli wraz z osobami odpowiedzialnymi, osobami kontrolującymi i terminem wykonalności. Harmonogram stanowi załącznik nr 3 do protokołu. Misja. Dokumenty: - Program wychowawczy SP 4. Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji. Dokumenty: - Plan nadzoru SP 4. Identyfikacja ryzyka. Dokumenty: - Zarządzenie nr 1/KZ//2010 Dyrektora SP 4 z dnia r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Kontroli Zarządczej Regulaminu Kontroli Zarządczej - załącznik nr 5 - rejestr celów i ryzyk Analiza ryzyka. Każde ryzyko oceniane jest pod względem prawdopodobieństwa jego wystąpienia i skutku oddziaływania. Przy ocenie prawdopodobnych skutków ryzyka przyjmuje się skalę punktową od 1 do 3. Reakcja na ryzyko. W celu uniknięcia występujących ryzyk, w SP 4 określono procedury i regulaminy BHP obowiązujące w szkole. Jako reakcje na ryzyko określono instrukcję postępowania w przypadku pożaru. Załączniki: oświadczenia pracowników o zapoznaniu się z instrukcją bezpieczeństwa pożarowego. C. Mechanizmy kontroli Wewnętrzna dokumentacja systemu kontroli zarządczej jest tworzona w wyniku przestrzegania norm określonych w procedurach wewnętrznych, instrukcjach, wytycznych, zakresach obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników. Merytoryczne kwestie z zakresu obiegu dokumentów, sposobu tworzenia, ewidencjonowania, przechowywania, ochrony przed uszkodzeniem bądź utratą dokumentów oraz gospodarki finansowej regulowane są odrębnymi przepisami wewnętrznymi, tj. instrukcją kancelaryjną, regulaminem audytu oraz regulaminem kontroli. Szczegółowe zasady przeprowadzania wewnętrznej kontroli finansowej zawarte są w zarządzeniu nr 2/KZ/2010 z dnia r. w sprawie wprowadzenia procedur kontroli finansowej w SP 4. Szczegółowe zasady przeprowadzania audytu wewnętrznego zawarte są w zarządzeniu nr 3/KZ/2010 z dnia r. w sprawie wprowadzenia procedur audytu wewnętrznego w SP 4. Jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów określa instrukcja kancelaryjna przyjęta zarządzeniem nr 2/KZ/2010 z dnia r. w sprawie ustalenia instrukcji kancelaryjnej. 19

20 Kadra kierownicza zapewnia odpowiedni nadzór nad realizacją zadań przez pracowników, szczególną częścią kontroli zarządczej jest kontrola finansowa obejmująca: zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, w zakresie gromadzenia oraz wydatkowania środków publicznych, sprawdzenie czy projektowane wydatki znajdują pokrycie w planie finansowym, prowadzenie prawidłowej gospodarki finansowej, udzielania zamówień publicznych, Regulamin kontroli zarządczej wprowadzony Zarządzeniem Nr 1/KZ/2010 roku Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4 z dnia 15 lutego 2010 roku. Zgodnie z załącznikiem nr 6 do regulaminu kontroli zarządczej Dyrektor Szkoły sporządziła kwestionariusz samooceny za 2011 rok w zakresie stosowania standardów kontroli zarządczej oraz oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok Ponadto został sporządzony plan i harmonogram kontroli zarządczej obowiązujący na rok przedstawiony tabelarycznie w poszczególnych obszarach kontrolnych, wykazano zakresy kontroli wraz z osobami odpowiedzialnymi, osobami kontrolującymi i terminem wykonalności. Plan i harmonogram stanowi załącznik nr 4 do protokołu. Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej. Dokumentację systemu kontroli zarządczej stanowi zbiór: regulaminów, procedur wewnętrznych, instrukcji, wytycznych, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników. Dokumenty: - Regulamin kontroli zarządczej z dnia z dnia roku. - Procedury kontroli finansowej w SP 4. - Plan kontroli zarządczej w SP 4. - Instrukcja obiegu, kontroli i archiwowania dokumentów księgowych. - Polityka rachunkowości i instrukcja kasowa w SP 4. - Księga druków ścisłego zarachowania. - Plan finansowy SP 4. Nadzór. Dokumenty: - Plan nadzoru. - Księga zastępstw w SP 4. - Karty czasu pracy. - Arkusz organizacyjny SP 4. - Regulamin dyżurów międzylekcyjnych nauczycieli SP 4. - Regulamin kontroli frekwencji uczniowskiej w SP 4. Ciągłość działalności. Zapewnienie istnienia mechanizmów służących utrzymaniu ciągłości działalności szkoły. Do mechanizmów tych należy między innymi utrzymanie jednolitych zasad wyceny majątku, dokonywanie wydatków w sposób racjonalny, bieżąca kontrola regulowania należności, a w przypadku gdy są one płacone po terminie, naliczanie odsetek. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych. Dokumenty: - Instrukcja inwentarzowa. - Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. 20

21 - Regulamin dofinansowania form doskonalenia zawodowego nauczycieli w SP 4, przyjęty w dniu roku. - Regulamin wynagradzania i nagradzania nauczycieli. - Regulamin przyznawania dodatków motywacyjnych nauczycielom. - Regulamin udzielania pomocy finansowej na różne formy doskonalenia zawodowego nauczycieli. - Regulamin wynagradzania i nagradzania nauczycieli. - Plan wewnątrzszkolnego doskonalenia nauczycieli. - Procedura awansu na poszczególne stopnie awansu zawodowego nauczyciela. - Wytyczne oceny ryzyka zawodowego na stanowisku nauczyciela w szkole. Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych. Dokumenty: - Polityka bezpieczeństwa informatycznego w SP 4. D. Informacja i komunikacja Osoby zarządzające oraz pracownicy powinni mieć zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków. System komunikacji powinien umożliwić przepływ potrzebnych informacji wewnątrz jednostki, zarówno w kierunku pionowym jak i poziomym. Efektywny system komunikacji powinien zapewnić nie tylko przepływ informacji, ale także ich właściwe zrozumienie przez odbiorców. Bieżąca informacja. Zapewniona jest poprzez: - dostęp do aktów prawnych, - udział w naradach, konferencjach, - tablice ogłoszeń. Komunikacja wewnętrzna. Dla zapewnienia odpowiedniej komunikacji w szkole obowiązują następujące dokumenty: - Statut Szkoły Podstawowej nr 4 wprowadzony roku. - Regulamin organizacyjny SP 4 wprowadzony roku. - Instrukcja kancelaryjna obowiązująca od roku. - Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych wprowadzona zarządzeniem nr 01/2007 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4 z dnia roku. - Instrukcja archiwalna dla składnicy akt, obowiązująca od r. - Polityka bezpieczeństwa informatycznego w SP 4 wprowadzona roku - dostęp do użytkowanych programów komputerowych zabezpieczony jest hasłami dostępu nadawanymi indywidualnie, system chroni program antywirusowy. - Księga zarządzeń. - Procedura obiegu informacji w SP 4 wprowadzona roku. Ponadto ważnym i efektywnym mechanizmem przekazywania informacji w SP 4 są zebrania Rady Pedagogicznej. Komunikacja zewnętrzna. Szkoła posiada stronę internetową stronę 21

22 E. Monitorowanie i ocena System kontroli zarządczej powinien podlegać bieżącemu monitorowaniu i ocenie. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej. Jest zapewnione poprzez bieżącą kontrolę pracy oraz przeprowadzane kontrole zgodnie z harmonogramem kontroli wewnętrznej na rok Samoocena. W zakresie samooceny funkcjonuje instrukcja samooceny oraz sporządzanie oświadczeń o stanie kontroli zarządczej w SP 4. Dokumenty: - Arkusz samooceny systemu kontroli zarządczej w SP 4. Załączniki: oświadczenie cząstkowe o stanie kontroli zarządczej, oświadczenie o kontroli zarządczej, kwestionariusz samooceny. Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej. Dokumenty: - Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za 2011 rok. - Oświadczenie cząstkowe o stanie kontroli zarządczej za 2011 rok. - Kwestionariusz samooceny dla SP 4 w zakresie stosowania standardów kontroli zarządczej. Bezpieczeństwo i higiena. Dokumenty: - Książka obiektu budowlanego. - Regulamin boiska szkolnego. - Regulamin organizacyjny. - Regulamin biblioteki szkolnej. - Regulamin szatni szkolnej. - Regulamin świetlicy szkolnej. - Regulamin korzystania z placu zabaw. - Regulamin organizowania wycieczek szkolnych. - Instrukcje obsługi urządzeń. - Instrukcja udzielania pierwszej pomocy. - Instrukcje postępowania w przypadku pożaru. - Instrukcja korzystania z sali gimnastycznej. - Instrukcja korzystania z pracowni lekcyjnych. - Plan ewakuacji szkoły. Informacja o sposobie zorganizowania i funkcjonowania kontroli zarządczej w Szkole Podstawowej nr 4 w Stargardzie Szczecińskim za rok 2011 z dnia roku stanowi załącznik nr 5 do protokołu. Obowiązujące w jednostce regulaminy i instrukcje nie są wprowadzane zarządzeniami. W związku z tym nie jest możliwe ustalenie daty ich obowiązywania. 22

23 Strukturę zatrudnienia w Szkole Podstawowej nr 4 w Stargardzie Szczecińskim na dzień roku przedstawia poniższa tabela: Lp. Miejsce zatrudnienia Ilość osób zatrudnionych 1. Szkoła Podstawowa - naucz. stażysta - naucz. kontraktowy - naucz. mianowany - naucz. dyplomowany Świetlica Ilość etatów 29,48 0,67 2,30 7,01 19,50 3, naucz. stażysta 1 1,00 - naucz. kontraktowy naucz. mianowany 1 1,00 - naucz. dyplomowany 1 1,00 3. Administracja 6 4,50 4. Obsługa 7 5,65 RAZEM 48 42,63 Poprawność prowadzenia akt osobowych. Temat zbadano w oparciu o ustawę z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (Dz.U. z 2006 roku Nr 97, poz. 674 ze zm.), ustawę o systemie oświaty z dnia 07 września 1991 roku (Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572), Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 stycznia 2005 roku w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za prace w dniu wolnym od pracy (Dz.U. Nr 22, poz. 181), Uchwałę Nr XXIX/325/09 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 31 marca 2009 roku w sprawie ustalenia w drodze regulaminu wysokości i zasad przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego, wynagradzania za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego niektórych nauczycieli oraz nagród dla nauczycieli zatrudnionych w przedszkolach, szkołach i placówce oświatowowychowawczej prowadzonej przez Gminę Miasto Stargard Szczeciński, Uchwałę Nr XXIX/326/09 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 31 marca 2009 roku w sprawie określenia najniższego wynagrodzenia i wartości punktu dla ustalenia miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w przedszkolach, szkołach i placówce oświatowo-wychowawczej prowadzonych przez Gminę- Miasto Stargard Szczeciński, Ponadzakładowy układ zbiorowy pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez miasto Stargard Szczeciński zawarty w dniu 10 maja 1999 roku w Stargardzie Szczecińskim z protokołami dodatkowymi, Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. Nr 180, poz ze zm.). W trakcie kontroli sprawdzono akta osobowe 12 pracowników, co stanowi 25% ogółem zatrudnionych, tj.: 2 pracowników obsługi, 2 pracowników administracji oraz 8 nauczycieli (1 stażysty, 2 kontraktowych, 2 mianowanych i 3 dyplomowanych). 23

24 W wyniku kontroli akt osobowych stwierdzono, że każdy pracownik posiada założoną teczkę akt osobowych. Dokumenty umieszczone są w poszczególnych częściach akt (A, B, C), ujmowane w wykazie, numerowane i ułożone w porządku chronologicznym zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.), tj.: 1) część A związana z ubieganiem się o stanowisko pracy, zawierała: kwestionariusze osobowe, kopie świadectw potwierdzających posiadane kwalifikacje, świadectwa pracy, podania o pracę, 2) część B związana z zawarciem umowy o pracę zawierała: umowy o pracę, orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku pracy, zaświadczenia o ukończeniu kursu BHP; przeciwpożarowego, zakres czynności, wymiar wynagrodzenia i zaszeregowania, informacje o przyznanych nagrodach, podania, świadectwa i zaświadczenia o ukończeniu szkół, uczelni i kursów, pisma o przyznanych dodatkach; premiach, 3) część C przeznaczono na dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy. W wyniku kontroli ww. akt osobowych stwierdzono, że od dnia r. Specjaliście ds. płac wymiar wynagrodzenia został ustalony w nieprawidłowej wysokości polegającym na przyznaniu dodatku specjalnego w oparciu o art. 14 Protokołu Dodatkowego nr 2 obowiązującego od dnia roku do Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Stargard Szczeciński, zawartym w dniu 10 maja 1999 roku w Stargardzie Szczecińskim. Zgodnie z jego treścią dodatek specjalny przysługuje pracownikowi z tytułu okresowego zwiększenia zakresu obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań, natomiast prowadzenie kasy wynika z zakresu obowiązków Specjalisty ds. płac z dnia roku. Zgodnie z art. 14 ust. 1 pkt 1 Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Stargard Szczeciński, zawartym w dniu 10 maja 1999 roku w Stargardzie Szczecińskim wraz z Protokołem Dodatkowym nr 1 osobie na tym stanowisku przysługiwało dodatkowe wynagrodzenie z tytułu pełnienia obowiązków kasjera wynikające z osobistego zaszeregowania. Zmieniona treść art. 14 jednoznacznie wskazuje, iż dodatkowe wynagrodzenie z tytułu pełnienia obowiązków kasjera nie przysługuje już od 29 stycznia 2010 roku, jednakże od roku dodatek specjalny z tytułu pełnienia obowiązków kasjera był wypłacany. W trakcie trwania kontroli w jednostce z dniem roku pracownikowi został zmieniony wymiar wynagrodzenia, tj. wyeliminowano dodatek specjalny. Zakres obowiązków przyjęty przez Specjalistę ds. płac, pisma dotyczące przyznania dodatków, wymiar wynagrodzenia obowiązujący od roku stanowią załącznik nr 6 do protokołu. 6. Rozliczenie i wykorzystanie dotacji celowych w latach 2010 i Gmina - Miasto Stargard Szczeciński w trybie art. 90 ustawy z dnia 07 września 1991 roku o systemie oświaty (Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz ze zm.) otrzymuje dotację celową z budżetu państwa przeznaczoną na świadczenia pomocy materialnej o charakterze socjalnym. 24

25 Na podstawie art. 90 f tejże ustawy Rada Miejska w Stargardzie Szczecińskim w dniu 29 marca 2005 roku podjęła uchwałę Nr XXIX/335/2005 w sprawie regulaminu pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie Gminy-Miasta Stargard Szczeciński. Rada Miejska w Stargardzie Szczecińskim zmieniła powyższy regulamin Uchwałą Nr V/38/2007 z dnia 27 lutego 2007 roku. Środki budżetowe otrzymane na realizację wydatków w dziale Edukacyjna opieka wychowawcza, Pomoc materialna dla uczniów, stypendia dla uczniów oraz inne formy pomocy dla uczniów. W roku 2010 w Szkole Podstawowej Nr 4 w Stargardzie Szczecińskim wypłacono stypendia szkolne 61 uczniom. Łącznie udzielono pomocy finansowej na kwotę ,00 zł i w takiej wysokości udzielono dotacji celowej. Wypłata stypendium szkolnego za okres od roku do roku. Nr i data wyciągu bankowego WB nr 70/2010 za okres od r. WB nr 163/2010 z dnia r. Wpływ udzielonej dotacji (zł) Rozchód udzielonej dotacji (zł) 6.760, , , ,00 Uwagi Kwota 6.760,00 zł podjęta czekiem nr dnia r. i wpłacona do kasy SP Nr 4 w tym samym dniu - KP nr 20/B, RK nr 10 za okres od r. Kwota ,00 zł podjęta czekiem nr dnia r. i wpłacona do kasy SP Nr 4 w tym samym dniu - KP nr 49/B, RK nr 30 za okres od r. Do raportów kasowych dołączono wykazy wypłaconych stypendiów szkolnych. Wykaz zawiera numer wydanej decyzji, numer wniosku, imię i nazwisko wnioskodawcy, kwotę na jednego ucznia do wypłaty oraz potwierdzenie odbioru stypendium (podpis osoby upoważnionej). Wykaz został podpisany przez Specjalistę ds. płac SP 4, Dyrektora SP 4 oraz Głównego Księgowego SP 4 oraz opatrzony pieczątką Wydziału Edukacji. Wypłat dokonano na podstawie indywidualnych decyzji Prezydenta Miasta z oraz roku w kasie SP 4. W maju 2010 roku pomocą materialną zostało objętych 23 uczniów, a w listopadzie 2010 roku 38 uczniów. Przyznane stypendia wypłacono w terminach wskazanych w decyzji, tj. od roku i od roku. Decyzje podpisał z upoważnienia Prezydenta Miasta - Naczelnik Wydziału Edukacji Urzędu Miejskiego. Wnioski na podstawie, których wydawano decyzje o przyznaniu stypendium składane były w Wydziale Edukacji Urzędu Miejskiego. Wypłata dofinansowania zakupu podręczników w ramach Rządowego programu pomocy uczniom w 2010 roku - Wyprawka szkolna Nr i data wyciągu bankowego Wpływ udzielonej dotacji (zł) Rozchód udzielonej dotacji (zł) Uwagi 25