Elektroniczny obieg faktur pod ELO 2011 Skanowanie Rozpoznawanie opisanie - księgowanie

Transkrypt

1 Elektroniczny obieg faktur pod Skanowanie Rozpoznawanie opisanie - księgowanie Elke Schönemann, ELO Digital Office Sp. z o.o. e.schoenemann@elo-digital.pl

2 O nas (Liczby, dane fakty) 280 pracowników, 130 w Niemczech, 400 Partnerów na świecie ELO jest w krajach: Niemiec, Austria, Szwajcaria, Czechy, Węgry, Polska, Asia (Singapur), Australia Ca produktywne licencje w użyciu Ca zrealizowanych projektów ELOprofessional / ELOenterprise ciągły wzrost coroczny powyższej 20% 2012 wzrost obrotów też o 19,8% Leader rynku w Niemczech (na podstawie użytkowników) 19

3 O nas Partnerzy technologiczne 20

4 Jak (tradycyjnie) wygląda praca? Wydział, Oddział Supervisor Poczta wejście Otwarcie Rejestracja Sortowanie Dystrybucja Specjalista Specjalista Poczta wyjście Często bałagan, wolne tempo załatwiania spraw!! Szef wydziału Drugi podpis

5 Jak może wyglądać praca pod ELO? Szef działu Skanowanie Indeksowanie Do archiwizacji Specjalista Poczta wyjście Wszystkie dokumenty pod ręką, szybkie tempo załatwiania spraw. 22

6 Jak może wyglądać praca pod ELO w przyszłości? Szef działu Skanowanie Indeksowanie Specjalista Poczta wyjście Do archiwizacji, a w przyszłości bezpośrednio do niszczarki Wszystkie dokumenty pod ręką, szybkie tempo załatwiania spraw. 23

7 Zarządzanie dokumentami zelo Archiwizowanie plików, Fileserver Papier faks Aplikacje ERP, CRM, CAD Pracownik Pracownik Pracownik 24

8 ELO Linie Produktowe Różnice Client-/Server /Server- Architektura Out of the Box -Produkt MS SQL / Oracle / IBM DB2 DB Access (Jet ( Engine) Maks dok. Fileserver Architecture Maks ks Użytkowników Maks ks.10 miejsc prac w sieci Nielimitowana ilość archiwów maks ks dokument umenty / Architektura modularna Archiwum All-in in-one 1-Server 1 Server-Solution Solution 4 Archiwa Java-Technology (J2EE) Fulltext-Engine zawarte Analiza OCR asynchroniczny Workflow zawarte Analiza OCR synchroniczny VB i Java Scripting na Klienta Rozpoznanie Barcode Automation Server zawarte VB Script interfejs programist. Strategia multiklient Tylko do Windows Serwer tylko pod Windows migracja możliwa Wysoko skalowalnyy Wysoka wydajność Różne Accessmanagery Możliwość instalacji w clustrach Wysoka dostępność Standard Maks ks users MS SQL / Oracle / IBM DB2 Niezależnie od platformy 29

9 ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu Windows Klient 35

10 ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu Java Klient Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 36

11 ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 37

12 ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu ELO Filesystem Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 38

13 ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu Outlook Klient ELO Filesystem Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 39

14 ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu Microsoft Office Klient Outlook Klient ELO Filesystem Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 40

15 ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu Microsoft SharePoint Microsoft Office Klient Outlook Klient ELO Filesystem Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 41

16 ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu ELO for Lotus Notes Microsoft SharePoint Microsoft Office Klient Outlook Klient ELO Filesystem Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 42

17 ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu SmartPhone, Tablet, iphone, ipad ELO for Lotus Notes Microsoft SharePoint Microsoft Office Klient Outlook Klient ELO Filesystem Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 43

18 46

19 68

20 ECM / DMS ERP CRM ERP CRM ECM DMS 94

21 ECM / DMS ERP CRM ERP CRM ECM DMS 95

22 Wrewolucja w e-fakturowaniu Dyrektywa Rady 2010/45/UE z Dyrektywa ta pozwala na stosowanie dowolnej technologii, która zapewnia autentyczność pochodzenia integralność treści i czytelność. Fakturą elektroniczna jest każda faktura, która zawiera wymagane dane jako faktura i spełnia ww. wymogi. Uwaga: W pełni wprowadzone musiało być do końca 2012 roku, w Polsce zostały dodatkowe zmiany w 2013 roku wprowadzone Autentyczność pochodzenia: Przez kogo została wystawiona, ewentualne dane zawarte w właściwościach pliku, plus ewentualne archiwizowanie maila Integralność treści: w fakturze nie można zmienić dane, nieedytowalny plik, ewentualnie archiwizowanie jako read only (Revisionsecurity) Czytelność faktury: np. jako PDF/A, trzeba posiadać oprogramowanie do oglądania, ale taka faktura nie może podlegać zmianom w trakcie przechowywania 128

23 ITPP3/443-51/13/MD - Możliwość archiwizowania faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej (skanówzapisanych na serwerze..) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy - 3 kwietnia 2013 r. FFF.Procedura przechowywania faktur VAT będzie przebiegała w następujący sposób: kontrahent wysyłał będzie fakturę VAT w formie papierowej na adres Spółki, oryginalna faktura VAT (otrzymana w formie papierowej) skanowana będzie w dniu otrzymania jej przez Spółkę, skan faktury potwierdzany będzie za zgodność z wersją papierową przez zarząd lub osobę upoważnioną, przy użyciu podpisu elektronicznego oraz znacznika czasu, wersja elektroniczna (skan) przechowywana będzie na serwerze, kolokowanym w zewnętrznej firmie, z którą Spółka posiada podpisana umową dotyczącą kolokowania serwera, po wprowadzeniu faktury VAT na serwer, faktura VAT w formie papierowej nie będzie przechowywana i zostanie zniszczona. Wszystkie zeskanowane faktury VAT przechowywane będą w opisany sposób, przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur VAT przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania. Na tym tle Spółka powzięła wątpliwość dotyczącą możliwości archiwizowania faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej (skanów zapisanych na serwerze podmiotu trzeciego) w kontekście prawa do odliczenia podatku naliczonego. Mając na uwadze przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe oraz powołane regulacje z zakresu podatku od towarów i usług potwierdzić należy, że Spółka będzie mogła przechowywać faktury otrzymane w formie papierowej tylko w postaci elektronicznej (skany zapisane na serwerze podmiotu trzeciego), pod warunkiem: zagwarantowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia przez kontrahentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych. Potwierdzeniem powyższego jest fakt, że krajowy ustawodawca nie skorzystał z opcji zawartej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy, tj. ustanowienia wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnioneff.. Tym samym Spółka będzie mogła dokonywać odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur VAT otrzymanych w formie papierowej, ale przechowywanych w formie elektronicznej, w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są (będą) wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy. 129

24 Modularność Mobil Replikacja Integracja Government Multi CAD Fulltext / OCR Barcode-/ RozpoznanieF formularze Workflow DMS-Client Serwer Archiwum Podpis elektroniczny Web Access COLD-XML Import ERP Archivlink Backup Serwer Click & View Dostęp do archiwum 156

25 ELO Digital Office sp. z o.o. Faktury kosztowe

26 Faktury kosztowe Rozwiązanie Dokumenty-Papier Ręcznie Barcode półautomat OCR DocXtractor Dokumenty elektroniczne DocXtractor ELO XC ELO Notes PDF Wymiana danych elektr. XML COLD EDI BLP Skrzynka wejściowa ELO Archiwum SAP, Sage, Microsoft Dynamics, inforcom,f ERP 203

27 ELO Digital Office sp. z o.o. Obiegi oparte na formularzach

28 Obieg oparte na formularzach Wniosek urlopowy 215

29 BANF Złożenie wniosku o realizowaniu zamówienia 223

30 ELO Digital Office sp. z o.o. Kancelaria

31 Kancelaria Rozwiązanie Dokumenty papierowe ręcznie Barcode półautomat OCR DocXtractor Dokumenty elektroniczne DocXtractor ELO XC ELO Notes PDF Wymiana danych XML COLD EDI BLP Skrzynka wejściowa ELO Archiwum SAP, Sage, Microsoft Dynamics, inforcom,f ERP/CRM 228

32 ELO Digital Office Sp. z o.o. Zarządzanie aktami

33 Zarządzanie Teczkami /Segregatorami Rozwiązanie Archiwum (Papier) Archiwum (ELO) 234

34 ELO Digital Office Sp. z o.o. Zarządzanie umowami

35 Zarządzanie umowami Rozwiązanie (Przykład: Ponowne przełożenie przed terminem zakończenia) Archiv Dane indeksowe #Ponowne przeł. = #Termin zakończ. = #Przedmiot umowy =. 242

36 ELO Digital Office Sp. z o.o. Zarządzanie ami

37 Management Rozwiązanie Możliwe szenariusze: Po stronie klienta (Mailbox) Po stronie serwera (Mailbox) Dziennik Mailboks Gateway Mailboksy Archiwum Mailserwer 248

38 Uprawnienia do dokumentów i elementów struktury (folderów) Pan Kowalski Pan Schmidt Księgowość, Dział Kadrowy Księgowość Podanie o prace Potw. dostawy Zamówienia Zarobki Faktury Potw. dostawy Zamówienia Faktury 253

39 Argumentacja pożyteczności: Rachunek 6-minutowy Przy założeniu iż przy codziennej pracy : 6 minut/godzinę każdy pracownik zajmuje się szukaniem, archiwizowaniem, uporządkowaniem, F.. To jest : 10% czasu pracy!!! Każdy pracownik kosztuje bez uwzględnienia kosztów miejsce pracy FF PLN/rok 10% z tego są FFFPLN!!! 254

40 Porównanie objętości archiwów Archiwum papierowe 1 segregator = 500 arkuszy 1 metr półki = 12 segregatorów = arkuszy 6 metrowych półek do wysokości 1,80 m = 1 metr regału 1 metr regału = 70 segregatorów = arkuszy Archiwum elektroniczne ELO 1 dokument = ca. 60 KB 1 dyskietka = 1,4 MB = ca. 28 dokumentów 1 CD-ROM = 650 MB = dokumentów = 26 segregatorów 1 Hard Disk = 20 GB = dokumentów = 800 segregatorów = 66,67 metry półek = 11,1 m Regału 255

41 Wybrane nowe Referencje

42 Z listy klientów w Polsce PKP Cargo PGE Rzeszów NFZ Szczecin Zarząd dróg wojewódzkich w Krakowie Powiatowy Urząd Pracy w Stargardzie Szczecinskim Eurobank Bank Spółdzielczy w Skierniewicach PIU Warszawa Zarząd Morskich Portów Szczecin i Świnoujście S.A. Wirtualna Polska S.A. Muzeum historyczne m.st. Warszawy Zarząd portu Gdańsk Bertelsmann Arvato Weltbild Polska Workservice Centrum Nauki Kopernik w Warszawie Home.pl Marvipol S.A. 262

43 Zarządzanie Dokumentami z ELO Live Demo 266

44 Co należy robić? Bezpośredni kontakt do ELO Strona webowa Tel. +48 (95) Kontakt z jednym z naszych Partnerów Biznesowych Odwiedzić ELO na różnych konferencjach w Polsce Test ELO poprzez wersję Demo Możliwość ustalenia terminu prezentacji u Państwa e.schoenemann@elo-digital.pl 296

45 Pytania& Odpowiedzi Dziękujemy za uwagęff 297

46 ELO Digital Office GmbH, Heilbronner Straße 150, D Stuttgart ELO Digital Office Sp. z o.o., ul. Kombatantów 34, PL Gorzów Wlkp. ELO Digital Offi ce, ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional i ELOenterprise są znakami towarowymi ELO Digital Office GmbH w Niemczech i / lub w innych krajach. Microsoft, MS, Windows, Word i Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision są zarejestrowanymi znakami towarowymi Microsoft Corporation w USA i / lub w innych krajach. Inne nazwy firmy, produktów i usług mogą być znakami towarowymi innych producentów. Niniejsza publikacja stanowi jedynie niewiążącą informację ogólną i nie zastępuje szczegółowej porady indywidualnej. Informacje zawarte w niniejszej publikacji mogą zostać zmienione w dowolnym momencie, również bez uprzedzenia. W szczególności właściwości techniczne i funkcje mogą się różnić w zależności od kraju, w którym nasze produkty są oferowane. Aktualne informacje na temat produktów ELO, warunków umowy i cen otrzymają Państwo w poszczególnych spółkach ELO oraz u Partnerów Biznesowych ELO i / lub u Partnerów Handlowych ELO. Informacje o pro- duktach są zgodne z aktualnym stanem. Przedmiot i zakres usług są określane wyłącznie przez odpowiednie umowy. Firma ELO nie gwarantuje, że jej produkty lub inne usługi zapewniają zgodność z określonymi przepisami prawnymi. Klient jest odpowiedzialny za przestrzeganie obowiązujących przepisów bezpieczeństwa oraz innych przepisów prawa krajowego i międzynarodowego. Zmiany, pomyłki i błędy w druku pozostają zastrzeżone. Przedruk i powielanie, również fragmentaryczne, jest możliwe tylko po uzyskaniu pisemnej zgody ELO Digital Office GmbH, bądź spółek powiązanych. Copyright ELO Digital Office GmbH Wszelkie prawa zastrzeżone 355