Plan prezentacji. 1. Archer DMS. 2. Organizacja archiwum. 3. Organizacja pracy. 4. Funkcjonalność systemu. Quality Software Solutions 2

Transkrypt

1 ARCHER-DMS 2015

2 Plan prezentacji 1. Archer DMS 2. Organizacja archiwum 3. Organizacja pracy 4. Funkcjonalność systemu 2

3 1 ARCHER-DMS Zarządzanie procesami biznesowymi i Aurea BPM 3

4 Document Management System System klasy DMS (Document Management) to rozwiązanie wspomagające zarządzanie dokumentami i ich przepływem w firmie. Document Management System pozwala na: zarządzanie zarówno obrazami dokumentów (zeskanowane dokumenty papierowe), jak i dokumentami elektronicznymi (pliki tekstowe, poczta elektroniczna, etc.), automatyczne indeksowanie archiwizowanych dokumentów, łączenie dokumentów w grupy tematyczne (np. dokumenty dostarczone na potrzeby udzielenia kredytu czy historia kontaktów z klientem). Modelowanie procesów - opis 4

5 System skanujący Systemy kontroli dostępu Rejestr pracowników Uprawnienia Interfejsy Zautomatyzowane interfejsy do systemów Klienta Portal Klienta System Archiwum Topografia archiwum (strefy, lokalizacje) Fizyczna organizacja dokumentów (pudło, tom, pakiet, dokument) Logiczna organizacja dokumentów (metadane, skany, OCR) Identyfikacja obiektów (bar code, QR code, RFID) Rejestr klientów System zarządzania procesami Obsługa zleceń (przyjęcia, wypożyczenia, zwroty, brakowanie) Logistyka przesyłek Inwentaryzacja Ewidencja działań pracowników i klientów Monitoring KPI Raporty Monitoring realizacji zadań Optymalizacja operacyjna Informacja zarządcza Biling Modelowanie procesów - opis System F-K Fakturowanie 5

6 Korzyści Redukcja kosztów związanych z zarządzaniem i archiwizacją dokumentów, Sprawny nadzór nad przepływem dokumentów w organizacji, Możliwość śledzenia przepływu dokumentów, Optymalizacja rozmieszczenia dokumentów w fizycznym archiwum, Redukcja kosztów pracy nad dokumentem, Rozbudowa systemu zarządzania obiegiem dokumentów wraz z rozwojem firmy bez konieczności ponoszenia dużych nakładów finansowych, Możliwość przechowywania dokumentów elektronicznych i obrazów dokumentów, Szybka i łatwa lokalizacja dokumentu w archiwum, Wysoki poziom bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów. 6

7 Aspekty bezpieczeństwa System musi zapewnić podstawowe funkcje bezpieczeństwa: Autentyczność (ang. authenticity) Niezaprzeczalność (ang. non-repudiation) Poufność (ang. confidentality) Integralność (ang. integrity) Dostępność (ang. availability) Rozliczalność (ang. accountability)

8 2 Organizacja archiwum 8

9 Archer - DMS Archer-DMS to, dostępny poprzez przeglądarkę internetową, system wspomagający usługi w zakresie przechowywania i archiwizowania dokumentów papierowych i elektronicznych. Dzięki systemowi możliwe jest przejmowanie akt, udostępnianie w trybie on-line przechowywanych dokumentów, archiwizowanie dokumentów kadrowo-płacowych, porządkowanie całości zbiorów, profesjonalne niszczenie dokumentów na wszystkich rodzajach nośników, prowadzenie bieżącej obsługi zbiorów oraz przekazanie i brakowanie dokumentów. Ponadto system umożliwia automatyczne generowanie raportów. Modelowanie procesów - opis 9

10 Archer DMS Obsługa Kancelarii Obsługa Archiwum zakładowego Obsługa Archiwum przechowalniczego W każdym z trzech przypadków odzwierciedlane są szczegółowe procedury i instrukcje kancelaryjne i archiwizacyjne 10

11 Kancelaria. Procesy biznesowe kancelarii. Informacja o nowym dokumencie wpływającym do kancelarii OCR plików graficznych oraz w formacie PDF 11

12 Archiwum zakładowe 12

13 Archiwum przechowalnicze Archiwum zewnętrzne zajmujące się: Przechowywaniem dokumentacji o czasowym okresie przechowywania przedsiębiorców zlikwidowanych i upadłych, w tym dokumentacji osobowej i płacowej. Przejęta przez Archiwum dokumentacja przechowana jest zgodnie z okresami przewidzianymi przepisami prawa z zastosowaniem wysokich standardów obowiązujących w archiwach państwowych istnieje dostęp do przechowywanej dokumentacji oraz wydawane są na jej podstawie kopie i odpisy. Modelowanie procesów - opis 13

14 Organizacja dokumentów Metadane Wymiary Typ dokumentu Logiczna organizacja dokumentów Topografia Pomieszczenia Atrybuty Barcode Dokument w archiwum Półki i regały Dokument RFID Identyfikacja dokumentów Fizyczna organizacja dokumentów Pudło Tom QR-code Modelowanie procesów - opis Pakiet 14

15 Logiczna organizacja dokumentów 1. Metadane 2. Atrybuty 3. Typ Modelowanie procesów - opis 15

16 Topografia archiwum 1. Określenie topografii archiwum 2. Określenie wymiarów magazynu 3. Określenie parametrów sprzętu 4. Określenie liczby regałów i półek Modelowanie procesów - opis 16

17 Identyfikacja obiektów 1. Barcode 2. QR Code 3. RFID Modelowanie procesów - opis 17

18 Fizyczna organizacja dokumentów 1. Pudło 2. Tom 3. Pakiet Modelowanie procesów - opis 18

19 3 Organizacja pracy 19

20 Organizacja pracy Firma Konfiguracja danych firmy Dane adresowe i kontaktowe Pracownicy Opcje profilu Dane kontaktowe Uprawnienia i Role Archiwista Kurier Magazynier Kierownik Klient Modelowanie procesów - opis 20

21 Organizacja pracy - Archiwista Modelowanie procesów - opis 21

22 Organizacja pracy - Archiwista 22

23 Organizacja pracy - Archiwista 23

24 Organizacja pracy - Archiwista 24

25 Organizacja pracy - Klient 25

26 Organizacja pracy - Klient Wyszukiwanie, składanie zleceń, śledzenie statusu zleceń, historia zleceń 26

27 4 Funkcjonalność systemu 27

28 Wizualizacja 3D Modelowanie procesów - opis 28

29 Śledzenie dokumentu 29

30 Historia dokumentu 30

31 Skanowanie Bezpośrednie skanowanie z urządzeń wielofunkcyjnych oraz skanerów Jednokrotne skanowanie dokumentów i dostarczanie w wiele miejsc docelowych (np. folder, , baza danych, system dokumentowy) Centralne zarządzanie wszystkimi dokumentami w workflow Zaawansowane skanowanie z obróbką jakości i poprawy obrazu Odczytanie barkodów oraz pisma odręcznego Wykonywanie stempli na dokumentach skanowanych Konwertowanie skanowanych dokumentów do przeszukiwanych PDF, WORD, EXCEL i wielu innych formatów Modelowanie procesów - opis 31

32 OCR OCR umożliwia rozpoznawanie i indeksowanie treści znajdującej się w dokumentach. Wyszukana treść jest indeksowana w systemie i automatycznie powiązywana z dokumentem. Wielojęzyczny, zintegrowany moduł OCR pobiera słowa kluczowe z dokumentów Wykorzystanie OCR do detekcji kodów kreskowych w dokumencie Pełno tekstowe wyszukiwanie dokumentów Wyszukiwanie dokumentów według jednego lub wielu kryteriów Opcje wyszukiwania dostosowane do funkcjonalności systemu Modelowanie procesów - opis 32

33 Integracja I n t r a n e t WebService I n t e r n e t API Modelowanie procesów - opis 33

34 Inwentaryzacja (RFID) Modelowanie procesów - opis 34

35 Tecna Sp. z o.o. ul. Kasprowicza 103a / Warszawa tel Q&A tecna@tecna.pl