Przyspieszyć sukc es Przełącz swoje procesy na szósty bieg. Kompletne rozwiązanie do automatycznego przetwarzania faktur. >> ELO DocXtractor INVOICE

Transkrypt

1 >> Kompletne rozwiązanie do automatycznego przetwarzania faktur Przyspieszyć sukc es Przełącz swoje procesy na szósty bieg ELO DocXtractor to inteligentne rozwiązanie do pełnego i automatycznego przetwarzania faktur. Łańcuch generowania wartości faktury jest zarządzany w sposób przejrzysty w formie elektronicznej, począwszy od wpłynięcia dokumentu poprzez jego rejestrację, aż do zatwierdzenia. ELO DocXtractor przekazuje faktury i informacje wynikające z ich treści do odpowiednich procesów przetwarzania i współpracuje przy tym z wiodącymi systemami ERP (SAP, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX itp.). Wszystkie procesy są centralnie inicjowane, zarządzane i monitorowane. Firma jest informowana o każdej operacji w rzeczywistym czasie. Enterprise Content Management I Zarządzanie Dokumentami I Archiwizacja I Workflow I

2 ozwiązanie Praktyczna wartość dodana >> Oszczędność kosztów poprzez automatyzację Kompletne rozwiązanie do automatycznego przetwarzania faktur Poprawa procesów biznesowych, jak również oszczędność czasu i pieniędzy znajdują się wysoko na liście życzeń wielu firm. Wysoki stopień automatyzacji procesów biznesowych jest dziś decydującym czynnikiem sukcesu gospodarczego. W praktyce rzeczywistość wygląda jednak często nieco inaczej. Rzeczywiste koszty transakcji w przypadku procesu biznesowego są zwykle o wiele za wysokie w odniesieniu do łańcucha generowania wartości w firmie. Jedną z przyczyn są najczęściej izolowane łańcuchy procesów. Duży udział pracy ręcznej, spowodowany przenoszeniem danych na inny nośnik i przetwarzaniem papierowych dokumentów, prowadzi do wysokich kosztów ewidencjonowania i przetwarzania oraz powoduje wysoką częstotliwość błędów. W czasach globalizacji rynków oznacza to zagrożenie dla konkurencyjności. Szybsza i łatwiejsza realizacja procesów Dzięki ELO DocXtractor firmy mają możliwość szczegółowego i uniwersalnego przetwarzania dokumentów wejściowych w oparciu o inteligentne technologie. Rozbudowane funkcjonalności obiegu dokumentów na platformach ECM ELOprofessional i ELOenterprise zapewniają wsparcie procesów biznesowych. Spełniając wymagania światowego rynku, ELO DocXtractor pozwala również na obsługę faktur w różnych językach, walutach, z uwzględnieniem wymogów podatkowych poszczególnych krajów. ELO DocXtractor oferuje kompleksowe rozwiązanie dla procesów wierzycieli. Moduł umożliwia kompletne i inteligentne przetwarzanie wszystkich otrzymanych faktur. Firmy mogą korzystać z wielu potencjalnych korzyści. Zaawansowane zarządzanie dokumentami wyjściowymi Swobodna interakcja pomiędzy ELO DocXtractor a wiodącym w danym przypadku systemem ERP pozwala na ujedolicenie wszystkich procesów biznesowych w przedsiębiorstwie. Enterprise Content Management

3 ELO DocXtractor selekcjonuje przy tym wszystkie informacje niezbędne do księgowania z otrzymanej faktury i udostępnia je systemowi ERP - i to w dużo krótszym czasie, niż ten, który byłby potrzebny do ręcznego przetworzenia tych danych. W ten sposób można zredukować udział ręcznej rejestracji i analizy dokumentów do minimum, a pracownik pełni ewentualnie dodatkowo zadania kontrolne i korygujące. Aby uniknąć błędów, system przeprowadza - przed przekazaniem do systemu ERP - wszelkie możliwe testy wiarygodności i testy matematyczne. Sprawdza przy tym, czy przyznanie numeru zamówienia, rozpoznanie dostawcy, itp. jest prawidłowe, co dodatkowo zwiększa jakość i bezpieczeństwo transakcji. Ponadto, system jest w stanie automatycznie uzupełnić niekompletne dane i przykładowo dodać brakujący numer klienta, korzystając z istniejącej bazy klientów. Daje to firmom ogromne możliwości obniżenia kosztów. Zwrot z inwestycji (ROI) następuje z reguły w okresie krótszym niż jeden rok. - Znaczna oszczędność czasu dzięki redukcji ręcznego przetwarzania - Pełna przejrzystość całego procesu kontroli faktur - Pełne sterowanie wszystkimi procesami rozliczeniowymi - Wysoka jakość danych, brak konieczności dodatkowego przetwarzania w okresie późniejszym - Znaczne oszczędności kosztów dzięki zapewnieniu rabatów gotówkowych - Przejrzystość terminów płatności dzięki rejestrowi przychodzących faktur bazując na stronie webowej Rys. 1: Procesy w ELO DocXtractor Zarządzanie Dokumentami I Archiwizacja I Workflow I

4 ozwiązanie Praktyczna wartość dodana >> Wysoka wydajność przy przetwarzaniu faktur Kompletne rozwiązanie do automatycznego przetwarzania faktur ELO Workflow terminowa realizacja z najwyższą jakością Cały proces przetwarzania faktur może być kontrolowany za pomocą narzędzia obiegu dokumentów. Dzieki wdrożeniu ELOprofessional albo ELOenterprise klient dysponuje standardowo niezwykle wydajnym narzędziem, jakim jest obieg dokumentów. Wygodny, graficzny inter- fejs użytkownika (rys. 2) pozwala w prosty sposób zaprojektować złożone procesy robocze. Ta możliwość konfiguracji pozwala na zna- cznie szybsze i mniej kosztowne wdrożenie niż w poprzednich systemach. Nawet bez znajomości programowania można ustalić poszczególne etapy procesu, zasady i scenariusze eskalacji. W przypadku faktur przychodzących można w ten sposób celowo startować te procesy przetwarzania, które w zależności od rodzaju faktury (np. dobra inwestycyjne, zamówienie z płatnością częściową, zlecenie naprawy, itp.) lub grupy księgowej, sterują procesem obróbki. System automatycznie generuje do tego prawidłowy przebieg procesu i przyporządkowuje danym osobom lub obszarom poszczególne zadania. Rys. 2: Fragment obiegu dokumentów w ELO Enterprise Content Management

5 Wszystkie istotne dla działalności firmy potwierdzenia i dokumenty są przy tym połączone z systemem ERP i przypisaną wewnętrzną księgowością poprzez elastyczny, standardowy interfejs. Elektroniczny przepływ pracy umożliwia szybszą realizację transakcji ze względu na brak konieczności przekazywania i przechowywania dokumentów, jak w przypadku papierowych dowodów księgowych. Ponadto, graficzny podgląd obiegu dokumentów zapewnia niezbędną przejrzystość przepływu procesów i umożliwia wczesną identyfikację i naprawę bieżących zakłóceń. Bezpieczne archiwizowanie Dzięki szybkiemu i automatycznemu archiwizowaniu faktur przechowywanie przebiega zgodnie z prawem. Faktura jest dostępna w archiwum ELO w każdym momencie i można ją wyszukać nawet po latach, np. do celów ewentualnej kontroli zakładowej. Archiwizowanie w centralnym archiwum pozwala również na trwałe odciążenie produkcyjnej bazy danych ERP, co zwiększa wydajność systemu. Rys. 3: Fragment wewnętrznego przebiegu procesu ELO DocXtractor Zarządzanie Dokumentami I Archiwizacja I Workflow I

6 Rozwiązanie Praktyczna wartość dodana >> Rejestracja w ułamku sekundy Kompletne rozwiązanie do automatycznego przetwarzania faktur Faktury na jeden rzut oka rejestr przychodzących faktur Rejestr przychodzących faktur pozwala na ich sprawną analizę. Za pomocą różnych pól wpisu (numer wierzyciela, nazwa wierzyciela, data faktury od, do, itp.) można przedstawić indywidualny widok na fakturach w systemie. Użytkownik ma dzięki temu możliwość pokazania na przykład wszystkich faktur, dla których proces kontroli jest nadal w toku. Rejestr przychodzących faktur jest centralnym narzędziem administrowania i umożliwia łatwe i szybkie sterowanie i zarządzanie procesami kontroli faktur. Profesjonalne i bezpieczne planowanie płynności Dzięki rejestrowi przychodzących faktur użytkownik otrzymuje również profesjonalny instrument kontroli planowania płynności. Po zeskanowaniu dokumentu ELO DocXtractor przetwarza informacje i aktualizuje dane. Pozwala to firmie na wyliczenie potrzeb finansowych i aktywną kontrolę i wpływ na żądanie. Rys. 4: Webowy rejestr przychodzących faktur Enterprise Content Management

7 Dzięki pełnej integracji ELO DocXtractor z odpowiednimi systemami ERP firmy możliwe jest również monitorowanie wewnątrz systemu ERP. Użytkownicy mogą uzyskać dostęp do webowego rejestru faktur (rys. 4) poprzez popularne przeglądarki, takie jak Internet Explorer, Mozilla Firefox, itp.. Podsumowanie najważniejszych funkcji ELO DocXtractor Przetwarzanie dokumentów księgowych różnych wierzycieli Nie ma potrzeby dostosowania w przypadku nowych wierzycieli Elastyczność w odniesieniu do pól odczytu Rejestracja wierzycieli i odbiorców faktur, w tym przyporządkowanie do grupy księgowej; przetwarzanie faktur jednorazowych wierzycieli (w SAP = CPD) Obszerna ekstrakcja danych z nagłówka i stopki, w tym nieplanowanych kosztów dodatkowych i do trzech stawek podatku VAT W pełni zautomatyzowany podział na faktury kosztowe i faktury z i lub bez odniesienia do zamówienia (w SAPie = FI i MM) poprzez wcześniej skonfigurowany i konfigurowalny zestaw zasad. Odczyt warunków płatności, audyt zgodności (również z możliwością indywidualnej konfiguracji) oraz wszystkie europejskie badania zgodności Przetwarzanie krajowych i zagranicznych faktur w różnych jężykach w jednym systemie Obszerna ekstrakcja danych z pozycji, włączając przyporządkowanie zamówienia poprzez dane zamówienia i dane z przyjęcia towaru System samouczący i samooptymalizujący się z auto-adaptacyjnymi, intuicyjnymi i wizualnymi elementami wsparcia w administrowaniu i konfiguracji Obszerne sprawozdania statystyczne są indywidualnie konfigurowalne (np. kontrola, automatyczne porównania zamówień, pola specjalne, itp.) System z funkcją ciągłego samouczenia się Selekcja treści faktur wraz z tabelami i dodatkowymi kosztami dostaw Pełna ekstrakcja pozycji faktur Przetwarzanie dokumentów w językach obcych Automatyczne rozpoznawanie not uznaniowych i upomnień Możliwość rozszerzenia na ELO DocXtractor II SUITE (przetwarzanie całej przychodzącej korespondencji) Przetwarzanie dokumentów wielostronicowych Zarządzanie Dokumentami I Archiwizacja I Workflow I

8 >> Kompletne rozwiązanie do automatycznego przetwarzania faktur ELO do nabycia u naszych Partnerów: ELO Digital Office GmbH DE - Stuttgart info@elo.com ELO Digital Office Sp. z o.o. PL - Gorzów Wlkp. gorzow@elo-digital.pl Artikel-Nr. A003-DOCX-PL ELO Digital Office, ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional i ELOenterprise są znakami towarowymi ELO Digital Office GmbH w Niemczech i / lub w innych krajach. Microsoft, MS, Windows, Word i Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision są zarejestrowanymi znakami towarowymi Microsoft Corporation w USA i / lub w innych krajach. Inne nazwy firmy, produktów i usług mogą być znakami towarowymi innych producentów. Niniejsza publikacja stanowi jedynie niewiążącą informację ogólną i nie zastępuje szczegółowej porady indywidualnej. Informacje zawarte w niniejszej publikacji mogą zostać zmienione w dowolnym momencie, również bez uprzedzenia. W szczególności właściwości techniczne i funkcje mogą się różnić w zależności od kraju, w którym nasze produkty są oferowane. Aktualne informacje na temat produktów ELO, warunków umowy i cen otrzymają Państwo w poszczególnych spółkach ELO oraz u Partnerów Biznesowych ELO i / lub u Partnerów Handlowych ELO. Informacje o produktach są zgodne z aktualnym stanem. Przedmiot i zakres usług są określane wyłącznie przez odpowiednie umowy. Firma ELO nie gwarantuje, że jej produkty lub inne usługi zapewniają zgodność z określonymi przepisami prawnymi. Klient jest odpowiedzialny za przestrzeganie obowiązujących przepisów bezpieczeństwa oraz innych przepisów prawa krajowego i międzynarodowego. Zmiany, omyłki i błędy w druku pozostają zastrzeżone. Przedruk i powielanie, również fragmentaryczne, jest możliwe tylko po uzyskaniu pisemnej zgody ELO Digital Office GmbH, bądź spółek powiązanych. Copyright ELO Digital Office GmbH Wszelkie prawa zastrzeżone. Enterprise Content Management I Zarządzanie Dokumentami I Archiwizacja I Workflow I