Enterprise-Content-Management Oprogramowanie do : Zarządzania Dokumentami Archiwizowania Obiegu Dokumentów

Transkrypt

1 Nasza innowacyjność Państwa wzrost ELOprofessional 2011 Enterprise-Content-Management Oprogramowanie do : Zarządzania Dokumentami Archiwizowania Obiegu Dokumentów

2 >> Firma Szanowni Państwo, Państwa zainteresowanie rozwiązaniami ELO DMS/ECM świadczy o zaangażowaniu na rzecz ulepszenia procesów w Państwa firmie oraz chęci dalszego jej rozwoju. W dobrych, ale przede wszystkim w trudnych czasach o sukcesie decyduje to, czy uda się dostosować procesy w przedsiębiorstwie, a tym samym przedsiębiorstwo jako takie, do pojawiających się wyzwań. Stosując systemy DMS/ECM firmy ELO Digital Office kładą Państwo podwaliny pod infrastrukturę przyszłości i rozbudowę potencjału. Działając od samego początku pod hasłem Nasza innowacyjność Państwa wzrost stworzyliśmy wyróżniające się i najnowocześniejsze pod względem technologicznym moduły umożliwiające optymalizację procesów u naszych Klientów. A z wyników możemy być naprawdę dumni. Przedsiębiorstwa i instytucje na całym świecie pracują dziś z satysfakcją przy użyciu naszego oprogramowania, które było już wielokrotnie odznaczane jako najlepsze i najbardziej innowacyjne rozwiązanie. A przy tym mamy tylko jeden cel: aby nasi Klienci działali lepiej, bardziej efektywnie, pewniej i taniej. Jego realizację zapewnia ELO dzięki trzem liniom produktów, ale także wydajnej sieci certyfikowanych Biznes Partnerów. Jako wyspecjalizowani fachowcy w zakresie produktów DMS/ECM gwarantują oni swoim know-how skuteczną implementację produktów ELO. Najlepszy moment na poprawę procesów i metod pracy w Państwa firmie jest włąśnie teraz. Zapraszamy do kontaktu - czekamy na Państwa. Z poważaniem Karl Heinz Mosbach Prezes Zarządu ELO Digital Office GmbH

3 Nasza Innowacyjność Państwa Wzrost Optymalizacja procesów ELO Enterprise-Content-Management (ECM) dysponuje wszystkimi funkcjami umożliwiającymi efektywne zarządzanie informacjami, szybki dostęp i bezpieczną kontrolę nad nimi przez cały ich cykl życiowy. Korzysta przy tym z najnowszych technologii szybkiego rejestrowania dokumentów, zarządzania nimi, zapisywania, przechowywania i udostępniania. Wszystko w celu zoptymalizowania Państwa procesów. Użytkownik w centrum uwagi Różni użytkownicy mają różne wymagania wobec systemu ECM. Niezależnie od tego, czy użytkownik potrzebuje pełnego zakresu ECM w kliencie Windows, Windows Explorer, przeglądarce internetowej, na smartfonie i przenośnym komputerze, czy w znanym mu środowisku Microsoft Office, w koncepcji Multi-Client ELO oferujemy różne możliwości dostępu i technologie, które spełnią wszystkie wymagania. Pełna gama rozwiązań W zależności od potrzeb Państwa przedsiębiorstwa ELO oferuje różne rozwiązania ułatwiające osiągnicie sukcesu. Począwszy od zwykłego, zgodnego z przepisami archiwizowania dokumentów, a skończywszy na obowiązującym w całym przedsiębiorstwie systemie zarządzania wiedzą, współpracującym z istniejącym oprogramowaniem. Nasi ELO Biznes Partnerzy pomogą Państwu swoim doświadczeniem i kompetencjami w implementacji naszego systemu. Dzięki ELO mogą Państwo zabezpieczyć się także w trudnych czasach zwiększając swoje sukcesy gospodarcze poprzez ulepszone i efektywniejsze procesy wewnątrzfirmowe. Stosując dowolną technologię, użytkownik uzyskuje dostęp do centralnego archiwum firmy i wszystkich informacji, które znajdują się w ELO oraz w połączonych aplikacjach przedsiębiorstwa, takich jak ERP lub . Nasza innowacyjność Państwa wzrost 3

4 >> ECM Porządek i struktura Czas to pieniądz. Jednak wiele przedsiębiorstw wciąż jeszcze traci wiele czasu na skutek stosowania nieefektywnego zarządzania dokumentami. Papierowe dokumenty składowane są w tradycyjnych segregatorach, dokumenty cyfrowe pozostają na zawsze w skrzynkach poczty elektronicznej, a na to wszystko nakłada się jeszcze nieprzejrzysta struktura plików. Wydajny system ECM ELOprofessional wnosi niezbędny porządek i strukturę w codzienną pracę. Efektywne procesy biznesowe Najważniejszą umiejętnością ELOprofessional jest łączenie najróżniejszych rodzajów dokumentów w jednolitą strukturę zarządzania. W tym celu ELO może współpracować z niemal wszystkimi przodującymi aplikacjami biznesowymi. Nie ma przy tym znaczenia, czy są to dokumenty MS Office, e, dokumenty papierowe, rysunki techniczne czy dokumenty księgowe. W zależności od konfiguracji automatycznie bądź po naciśnięciu jednego przycisku wszystkie istotne dokumenty i dane pojawiają się w centralnym archiwum ELO. Dzięki ELO można zautomatyzować większość procesów w przedsiębiorstwie, przekazywać wszelkie informacje niezależnie od lokalizacji i zagwarantować przejrzystość procedur w przedsiębiorstwie zgodnie z aktualnymi wymogami prawnymi. Począwszy od najprostszego rejestrowania informacji aż po kompleksową ich obróbkę dzięki automatycznej klasyfikacji. ELO ECM-Suite to rozwiązanie dostosowane do potrzeb Państwa przedsiębiorstwa, co pozwala pracować lepiej i efektywniej.

5 porządek i Struktura Przejrzyste i zrozumiałe Dzięki swojej potężnej funkcjnalności ECM ELO pomaga w codziennej pracy. Jeśli jakiś dokument zostaje poddany zmianie, ELO automatycznie aktualizuje historię zmian. Dzięki funkcji porównywania dokumentów zmiany te można w każdej chwili odnaleźć. System automatycznego przypomnienia o ważnych terminach dotyczących dokumentów. Jeśli użytkownik tworzy kopie procesów do akt własnych, zawsze jest to rejestrowane i zostanie utworzony tylko skrót do oryginału. Dzięki tym działaniom unikamy dublowania dokumentów. W przypadku modyfikacji oryginału również dokumenty ze skrótem pokazują aktualny stan. Funkcja ELO-Abo informuje na życzenie automatycznie o zmianach ważnych dokumentów lub informacji. Jeśli kilka osób pracuje jednocześnie na tym samym dokumencie, to funkcja ELO Wypożycz/ Zwróć pilnuje, aby nie doszło do konfliktu między poszczególnymi wersjami. Efektywna praca grupowa Efektywna praca zespołowa wymaga standardów i jednolitego zarządzania dokumentami i informacjami. Niezbędne w tym celu funkcje można znaleźć w systemie zarządzania dokumentami ELO. W ten sposób możliwe jest stosowanie elastycznych struktur projektów, równoległych sposobów opracowania ważnych dokumentów projektowych, a także pełna kontrola nad tym, kiedy kto dokonał jakich zmian przy użyciu jakiej aplikacji. Praca taka, jaką znamy Struktura w archiwum ELO opiera się na znanych mechanizmach segregowania dokumentów (archiwum, szafa, segregator, rejestr). Od samego początku nasza dewiza to: Praca taka, jaką znamy, bez konieczności szkolenia. Dlatego wciąż wykonujemy testy użyteczności, tak aby korzystanie z naszego oprogramowania było tak łatwe, jak to tylko możliwe. Oznacza to między innymi dostęp do ELO na różne sposoby czy to przez przeglądarkę internetową urządzeń moblinych, przez mobilnego klienta na notebooku, przez iphone/ipad, przez Linuxa, Macintosha czy Windows. Nasza elastyczność praktycznie nie zna granic. Nasza innowacyjność Państwa wzrost 5

6 >> Office Zaawansowna integracja Microsoft Office i ELO Która aplikacja Microsoft Office jest w Państwa firmie najczęściej używana? Outlook, Word, Excel czy może wszystkie trzy na raz? Dla ELO jest to bez znaczenia, ponieważ nowe ELO oferuje funkcje dla całego pakietu Microsoft Office. Nowe komponenty.net umożliwiają płynne powiązanie funkcji ELO ECM z istniejącymi aplikacjami pakietu Office. Użytkownik nie musi instalować nowego klienta i zapoznawać się z nim, lecz pracuje nadal w swojej ulubionej aplikacji. Microsoft Outlook i ELO połączenie głęboko zazębione Nowy klient ELO Outlook zapewnia użytkownikowi liczne korzyści. ELO rozszerza aplikację Microsoft Outlook o wiele cennych funkcjonalności ECM. Bezpośredni dostęp z programu Outlook do archiwum ELO. Wszystkie standardowe dokumenty z ELO są w wygodny sposób wyświetlane w programie Outlook. Wiadomości można łatwo przeciągnąć za pomocą funkcji Drag&Drop do archiwum ELO. Dokumenty można wypożyczyć (CheckOut) lub zwrócić (CheckIn) z/do ELO za pomocą Outlooka. Efektywne wyszukiwanie z programu Outlook w całym archiwum ELO. Przejrzyste listy trafień bezpośrednio w programie Microsoft Outlook. Rys: Nowy ELO Klient dla Microsoft Outlook

7 Microsoft Office i ELO zaawansowana integracja Microsoft Word i ELO Większa wydajność Numerem 1 w komunikacji biurowej jest nadal Microsoft Office. Takie dokumenty, jak umowy, oferty lub ogólne pisma są z reguły przygotowywane w programie Microsoft Word. Przed przygotowaniem pisma do klienta należy sprawdzić, jaka była treść ostatniej korespondencji z klientem. Nie ma problemu! Dzięki integracji ELO dla programu Microsoft Word wystarczy wyszukać przez aplikację Word wymaganą korespondencję w ELO i ją wyświetlić. Dokumenty są otwierane i zapisywane w standardowy sposób. Zamiast na lokalnym twardym dysku lub na serwerze plików w sieci firmowej, dokumenty są chronione i bezpiecznie przechowywane w centralnym archiwum ELO. Wykorzystanie funkcji ECM bezpośrednio w Microsoft Word Użytkownik ma poprzez aplikację Microsoft Office dostęp do wydajnych funkcji ECM, takich jak wypożyczenie i zwrot dokumentów oraz historia wersji. Użytkownik może w wygodny sposób nawigować w strukturze archiwum z poziomu aplikacji Microsoft Word i wyświetlać dokumenty. Dzięki nowemu narzędziu ELO isearch można również przeszukiwać całe archiwum, odpowiednio wyświetlając rezultaty lub dokumenty. Użytkownik nie musi opuszczać swojego środowiska pracy i może skupić się na swoich podstawowych zadaniach. Rys: ELO Add-In dla Microsoft Word Nasza innowacyjność Państwa wzrost 7

8 >> Wiedza Błyskawiczny dostęp do informacji Dzięki nowoczesnym, wydajnym technologiom baz danych możliwe jest wyszukiwanie wszelkich informacji zaledwie w ułamku sekundy. Korzystające z tych możliwości mechanizmy wyszukujące ELOprofessional gwarantują, że wszelkie potrzebne Państwu informacje są dostępne po jednym kliknięciu. To oszczędza czas, pomaga poszerzać wiedzę, nawet w obrębie procesów biznesowych, co przyczynia się do trwałego sukcesu przedsiębiorstwa. Efektywne wyszukiwanie informacji Użytkownik jest w sposób inteligentny i zrozumiały wspierany przez ELO isearch i w całym procesie wyszukiwania, a tym samym szybciej dociera do istotnych dla swoich decyzji informacji. Podstawą ELO isearch są liczne funkcje wyszukiwania standardowo zintegrowane w ELOprofessional, które sprawiają, że wyszukiwanie informacji kończy się za każdym razem sukcesem. Oprócz takich elementów, jak autouzupełnianie, sprawdzanie pisowni, czy intuicyjne łączenie kluczowych słów, również językowe metody wyszukiwania, funkcje filtrowania i wbudowany słownik synonimów doprowadzą użytkownika szybko i bezpiecznie do poszukiwanej przez niego informacji. Wbudowany w standardzie moduł ELO isearch obejmuje wiele skutecznych metod wyszukiwania, które stanowią podstawę skutecznego wyszukiwania informacji. *(Funkcje w zależności od języka) Rozbudowa w całej firmie Standard komponentów ELO isearch, które już same w sobie charakteryzują się dużą skutecznością, można dodatkowo poszerzyć o funkcje specjalne, takie jak wyszukiwanie semantyczne, integracja stosowanych w firmie wykazów skrótów lub map wiedzy. Opcjonalnie istnieje możliwość zintegrowania dowolnych narzędzi do przechowywania informacji, takich jak bazy danych, systemy , aplikacje handlowe lub inne aplikacje stosowane w przedsiębiorstwie. ELO isearch stanowi tym samym podstawę dla strategii wyszukiwania korporacyjnego w całym przedsiębiorstwie.

9 wyszukiwanie wszystkich I n f o r m ac j i w odniesieniu do PROCESU Inteligentne zarządzanie pocztą elektroniczną Poczta elektroniczna to dziś sposób komunikacji numer jeden. ELO XC oferuje w tym zakresie liczne inteligentne strategie archiwizowania w celu szeroko zakrojonego zarządzania ami przez cały okres ich żywotności -Lifecycle-Management (ELM). Począwszy od prostego archiwizowania i, aż po przemyślane strategie zarządzania pocztą elektroniczną w ramach najistotniejszych dla przedsiębiorstwa procesów. Wymagania prawne na fokusie Liczne przepisy ustawowe nakładają liczne obowiązki związane z przechowywaniem korespondencji elektronicznej. ELO XC umożliwia, korzystając ze strategii opartych na rozwiązaniach serwerowych i klienckich, stworzenie strategii archiwizowania poczty elektronicznej gwarantującej bezpieczne przechowywanie i przez cały obowiązkowy czas ich przechowywania. ELO XC umożliwia przy tym bezpośrednią współpracę z niemal wszystkimi popularnymi systemami wymiany poczty elektronicznej, takimi jak Microsoft Exchange, Lotus Notes, GroupWise itp. Dostęp i zarządzanie możliwe są tak, jak dotychczas przez znane środowisko klienta poczty. Efektywne mechanizmy objęcia słowami kluczowymi i wyszukiwania gwarantują, że użytkownik jest w stanie znaleźć poszukiwaną korespondencję w ciągu sekundy nawet spośród milionów e- maili. Aby zagwarantować czytelność i nawet po wielu latach ELO oferuje ponadto możliwość automatycznej konwersji danych do trwałych formatów TIFF lub PDF/A. Archiwizowanie zgodne z procesem Bezpieczne archiwizowanie jest ważnym aspektem i. Jednak jeszcze większe znaczenie dla wzrostu efektywności przedsiębiorstwa ma odpowiednie przyporządkowanie poczty elektronicznej do określonych procesów. Tylko wtedy, gdy istotne z punktu widzenia danego projektu informacje i dokumenty przekazywane drogą elektroniczną trafiają właśnie do niego, można zagwarantować wzrost efektywności całego przedsiębiorstwa. Dlatego właśnie centralny i oparty na stałych zasadach system zarządzania pocztą elektroniczną poprzez ELO XC ma tak ogromne znaczenie dla podniesienia przejrzystości w procesie przepływu informacji i oszczędnego gospodarowania zasobami. Nasza innowacyjność Państwa wzrost 9

10 >> Mobilność Dostęp webowy do archiwum ELO Web Client pozwala na szybki i niezależny od platformy dostęp do centralnego archiwum ELO. Użytkownik uzyskuje dostęp do archiwum ELO. Dostęp do archiwum jest również możliwy w obrębie jednej lokalizacji za pomocą Intranetu. Przydaje się to w szczególności tym pracownikom, którzy nie wykorzystują pełnego zakresu funkcjonalności ELO. Dużą zaletę stanowi przy tym fakt, że użytkownik widzi tylko te funkcje, które w rzeczywistości wykorzystuje. Poprzez ELO-Webserver jest tłumaczone całe archiwum do kodu HTML. Klient ELO uzyskuje dostęp do ELO-Webserver za pomocą przeglądarki internetowej niezależnie od platformy (Windows, Linux, Macintosh). ELO obsługuje dostępne na rynku przeglądarki, takie jak Mozilla Firefox i Internet Explorer. Istnieje również możliwość pracy za pomocą nowoczesnych przeglądarek z CSS 2.0. Interfejs ujmuje przejrzystością, dzięki czemu klienci Internetowi dysponują prawie wszystkimi elementami programu, które oferuje również klient Windows. Przydatne funkcje, takie jak formularze wyszukiwania, przypomnienia, obieg dokumentów oraz zarządzanie priorytetami dopełniają szeroki wybór funkcji. Prosta publikacja treści internetowych Internet/intranet jako platformy komunikacyjne do przesyłania informacji są już dzisiaj czymś oczywistym. Również i my dostosowaliśmy się do tych wymagań. W związku z tym ELOprofessional oferuje swoim użytkownikom efektywne środowisko WCM już w wersji standardowej. Dzięki niemu można szybko i bez wysiłku zbudować portale informacyjne i komunikacyjne, których treść będzie stale aktualizowana w oparciu o zapisy w archiwum ELO.

11 Bezgraniczny dostęp do informacji w firmie Bardziej mobilny i elastyczny dostęp za pomocą Smartfona i przenośnego komputera (Tablet) Dostęp do wszystkich istotnych informacji bez straty czasu, w dowolnym miejscu i w wygodny sposób - zgodnie z naszą strategią Multi-Client scenariusz ten staje się rzeczywistością dzięki rozwiązaniu ELO dla Smartfona. Niezależnie od miejsca i rodzaju dostępu do sieci nawigują Państwo za pomocą smartfona lub przenośnego komputera w archiwum ELO, szukając dokumentów i pokazując je na wyświetlaczu. Dzięki integracji z efektywnymi funkcjami ELO Workflow mogą się Państwo swobodnie przemieszczać i jednocześnie zwalniać zadania lub je samemu inicjować. Jako mobilny użytkownik pracują Państwo dynamicznie przy zachowaniu pełnej integracji z procesami biznesowymi Państwa firmy. Wszystkie dokumenty dostępne dla urządzeń mobilnych ELO Mobil umożliwia centralne zarządzanie informacją przy użyciu komputera przenośnego. W ten sposób można korzystać ze wszystkich funkcji ELO także w podróży. Ponadto przy pomocy ELO można wykonywać połączenia z wieloma lokalizacjami i dokonywać ich replikacji. Inteligentne mechanizmy replikacji umożliwiają po zdefiniowaniu stref replikacyjnych zautomatyzowane porównanie dokumentów i danych na różnych serwerach archiwizacyjnych. Procedura ta gwarantuje, że dostęp do dokumentów utworzonych na urządzeniach przenośnych będą mieli natychmiast wszyscy członkowie zespołu we wszystkich lokalizacjach. Rys: ELO Web Access Nasza innowacyjność Państwa wzrost 11

12 >> Procesy Automatyzacja procesów Zautomatyzowane procesy biznesowe są niezbędne do osiągnięcia długotrwałego sukcesu na rynku. ELOprofessional dysponuje już w standardzie wydajnym serwerem Workflow. Za pomocą zintegrowanego designera graficznego można w bardzo prosty sposób odwzorować najbardziej skomplikowane procesy biznesowe i organizacje macierzowe oraz nimi sterować. Workflow-Engine integruje przypisane osoby w procesie pracy i steruje operacjami gospodarczymi w odniesieniu do zdarzeń. System ELO Workflow umożliwia integrację, kontrolę i sterowanie wszystkimi istniejącymi aplikacjami korporacyjnymi, takimi jak , ERP lub CRM, włączając zawarte w nich informacje. Workflow bez granic Wiele procesów i procedur w przedsiębiorstwie nie ma na początku żadnego odniesienia do dokumentów, takich jak wnioski urlopowe, zgłoszenia zapotrzebowania, czy kontrola faktur. Oparty na formularzach Workflow pozwala na zautomatyzowanie tych procesów w skuteczny i prosty sposób. Bez większego wysiłku można za pomocą edytora formularzy zbudować własny formularz procesu i umieścić za nim obieg dokumentów. W taki sposób tworzy się na przykład wniosek urlopowy, który zawiera już wszystkie istotne informacje, takie jak nazwisko, pozostały urlop, itd.. W przypadku wniosku urlopowego ELO pobiera dane z bazy danych pracowników. Dzięki temu można w wygodny sposób tworzyć listy kluczowych słów lub formularze częściowe, które są wyświetlane w zależności od węzłów workflow. Dzięki opartemu na obieg-formularzach, wydajne zarządzanie procesami jest łatwe, jak nigdy dotąd. Możliwe jest wprowadzenie wielu szczegółowych zmian i rozszerzeń. Ponadto wszystkie obiegi mogą być konwertowane do formatu PDF, dzięki czemu służą optymalnej dokumentacji procesów w celu spełnienia odpowiednich wymagań prawnych.

13 przejrzyste, efektywne procesy Reagować Ad-hoc Jeszcze większą elastyczność i dynamikę oferuje ELO Obieg-Adhoc. Przy jego pomocy każdy użytkownik może reagować na wszelkie zapytania, które pojawią się w jego zakresie działania. I tak można na przykład jednym kliknięciem myszki uruchomić nowy obieg w systemie. ELO automatycznie wygeneruje odpowiednią procedurę (obieg). Lepsza orientacja Często procesy w przedsiębiorstwie są zbyt skomplikowane, aby można było łatwo się w nich zorientować. Pomoc przynosi system monitorowania obiegów ELO. Narzędzie to w przejrzysty, graficzny sposób pokazuje zarówno aktualny status danego procesu, jak i poprzedzające go kroki. Dzięki elastycznemu filtrowi i funkcji sortowania użytkownik nie traci orientacji nawet wtedy, gdy jednocześnie trwa wiele procesów. Centralne i oparte na regułach zarządzanie ami za pomocą ELO XC jest ważnym składnikiem, aby podwyższyć przejrzystość procesów w firmie. Rys: ELO Windows Klient i obieg dokumentów. Rys: Przykład wniosku urlopowego w obieg-formularzu. Nasza innowacyjność Państwa wzrost 13

14 >> Integracja Automatyczna i inteligentna obróbka dokumentów Ogromny potencjał wzrostu wydajności pojawia się tam, gdzie mamy do czynienia z dużą ilością dokumentów. ELO DocXtractor to inteligentne rozwiązanie, dzięki któremu możliwe jest kompletne i zautomatyzowane rejestrowanie dokumentów przychodzących wszelkiego rodzaju, a także ich klasyfikacja i obróbka. System jest przy tym samouczący się, zarówno co do struktury dokumentów, jak i ich cech charakterystycznych. Do nauki wystarczy przy tym niewielki wybór dokumentów wzorcowych. Aplikacja potrafi następnie analizować podwzględem treści także nowe dokumenty, oceniać je i przyporządkowywać z bardzo dużą dokładnością do danego procesu. Do przeszłości należy tym samym ręczne i obfitujące w błędy wpisywanie danych z dokumentów księgowych do systemu komputerowego. ELO DocXtractor to narzędzie o elastycznej architekturze można go więc używać do rozpoznawania rachunków, poczty przychodzącej, jak i formularzy. Wpływ faktur i ich opracowanie Jedno z obiecujących zastosowań ELO DocXtractor polega na inteligentnej obróbce faktur przychodzących w systemach ERP. Dokumenty wraz z zawartymi danymi, są przenoszone bezpośrednio po zeskanowaniu w całości do odpowiednich procesów. Całkowicie automatycznie zostają przy tym wyekstrahowane wszystkie informacje istotne z punktu widzenia księgowości, takie jak NIP, numery zamówienia i faktur, konto bankowe czy warunki płatności. Następnie ELO DocXtractor porównuje uzyskane w ten sposób dane z istniejącymi danymi stałymi wierzycieli/ kontrahentów w systemie ERP i może sprawdzać ich zgodność z kontraktami i zamówieniami, a także przygotowuje faktury do zapłaty. Dzięki wewnątrzsystemowej kontroli zgodności użytkownik unika błędów, a zduplikowane dokumenty są rozpoznawane przez system i wysortowywane.

15 Płynna integracja z aplikacjami i procesami Państwa przedsiębiorstwa Podpis cyfrowy - zgodny z prawem Informacje w formie papierowej uniemożliwiają najczęściej efektywną obróbkę. Szczególnie wówczas, gdy niezbędny jest podpis. Wymóg ten skutkuje najczęściej szeregiem niedogodności. Taki dokument musi zostać bowiem wydrukowany, zakopertowany i ofrankowany. Pomocą służy tu podpis elektroniczny. Nie ma już konieczności zmiany nośnika (skanowanie papieru), zmniejsza się liczba czynności administracyjnych i unika niepotrzebnych kosztów wysyłki i papieru. Dzięki temu można w bardzo prosty sposób elektronicznie podpisywać wszelkie dokumenty, archiwizować je i wysyłać bezpośrednio mailem do odpowiedniego odbiorcy. Z drugiej strony przy pomocy ELOprofessional można sprawdzić, czy dany podpis elektroniczny jest prawidłowy i zgodny z prawem i czy jest jeszcze ważny, kiedy podpisany w ten sposób rachunek zostaje przysłany do przedsiębiorstwa. Integracja do istniejącego otocznia IT Optymalizacja procesów w firmie to jeden z kluczowych sposobów na zwiększenie efektywności. Ważnym elementem takiego działania jest połączenie aplikacji biznesowych ERP z systemem ECM. ELO jest platformą, którą można bezpośrednio połączyć z najróżniejszymi aplikacjami biznesowymi. W ten sposób powstaje jednolita infrastruktura IT, która umożliwia prezentację wszelkich procesów w przedsiębiorstwie bez zmiany mediów. Nie ma już sytuacji, że część dokumentów jest w komputerze, a część na papierze. ELO Business-Logic-Provider (BLP) to jedyne na rynku narzędzie efektywnej integracji najistotniejszych z punktu widzenia przedsiębiorstwa aplikacji, takich jak np. CAD, CRM czy ERP. ELO poprzez uniezależnienie procesów biznesowych od aplikacji wyznacza zupełnie nowe ścieżki technologiczne, które różnią się w sposób zasadniczy od tradycyjnych koncepcji sztywnych interfejsów. Wysoka elastyczność i pewność też w przyszłości Podejście technologiczne do tworzenia logiki biznesowej i procesów w oparciu o inteligentne oprogramowanie w praktyce ułatwia wdrożenie projektów z obszaru ECM. Dzięki zintegrowanemu modułowi graficznemu możliwe jest przejrzyste i proste modelowanie i automatyzowanie procesów. W ten sposób można uniknąć trudnych do skalkulowania dodatkowych kosztów i zależności, które często są nieuniknione w przypadku interfejsów programowanych na stałe. Nasza innowacyjność Państwa wzrost 15

16 >> Import Efektywne importowanie i obróbka ELO jako centralna platforma przedsiębiorstwa integruje się z najróżniejszymi aplikacjami biznesowymi. Informacje i dokumenty z systemów ERP, z AS/400 oraz innych źródeł zostaną rozpoznane, zarejestrowane zgodnie ze swoją treścią, a na życzenie automatycznie zaimportowane, opisane słowami kluczowymi oraz zarchiwizowane. Cała procedura będzie funkcjonować w oparciu o dotychczasowe standardy i formaty dokumentów. Przy automatycznej obróbce dokumentów bardzo ważną rolę odgrywają kody kreskowe. Kody kreskowe zostają wygenerowane najczęściej przez najważniejszą aplikację, np. system ERP, a następnie umieszczone na dokumencie. Jeśli następnie kod ten zostanie zeskanowany, ELO Barcode rozpoznaje go samodzielnie i automatycznie przyporządkowuje dokument do odpowiedniego rejestru, a tym samym do odpowiedniego procesu. Przy pomocy technologii OCR dane z dokumentu w trakcie skanowania zostaną automatycznie rozpoznane. Tego typu informację są poprzez bazę danych Fulltext dostępne w trakcie wyszukiwania i można je wykorzystać jako słowa kluczowe.

17 Automatyzacja i przetwarzanie procesów Automatyzacja procesów W przypadku powtarzających się procedur i czynności rutynowych dzięki automatyzacji można znacznie zyskać na efektywności. Bez konieczności skomplikowanego programowania można w prosty sposób aktywować i edytować ustalone wcześniej zasady poprzez łatwy w obsłudze interfejs konfiguracji ELO Automation Services - i w ten sposób automatyzować poszczególne etapy edycji, aż po całe łańcuchy procesów. Proces jest definiowany tylko raz, a następnie realizowany zgodnie z zasadami przez oprogramowanie. Powoduje to istotne zmniejszenie liczby błędów oraz przyspieszenie procesów pracy. Zawsze na bieżąco Kolejną zaletą ELO Automation Services jest możliwość zdefiniowania wybranych obszarów w archiwum, które będą kontrolowane przez oprogramowanie w określonych odstępach czasu. Jeżeli w międzyczasie powstały nowe materiały lub inny pracownik opracował nowy dokument, użytkownik jest o tym automatycznie powiadamiany. Dzięki temu jest on zawsze na bieżąco i może odpowiednio szybko reagować na zmiany. Szybkie i inteligentne archiwizowanie Moduł ELO Automation Services pozwala również na celową archiwizację nowych dokumentów w odniesieniu do procesów z możliwością późniejszego, automatycznego objęcia słowami kluczowymi. Ścieżka docelowa jest przy tym określana automatycznie, foldery i struktury przechowywania są generowane automatycznie. Użytkownik może również dokonać odpowiednich konfiguracji, które nie wymagają umiejętności programistycznych. W przypadku bardziej skomplikowanych zadań możliwe jest stosowanie skryptów Java. Nasza innowacyjność Państwa wzrost 17

18 >> Bezpieczeństwo Wiemy jak ważne są Państwa dane Dzięki ELOprofessional możliwe jest dostosowanie cyklu życia Państwa dokumentów i danych do wymagań przyjętych w przedsiębiorstwie i wymagań ustawowych. Spektrum naszej oferty sięga od automatycznego dodawania słów kluczowych, aż po przemyślany sposób zarządzania uprawnieniami. Ponadto serwer archiwizacyjny ELOprofessional chroni Państwa dokumenty przed manipulacją lub choćby nawet wglądem ze strony osób niepożądanych. W przypadku danych o szczególnym znaczeniu ELO oferuje możliwość szyfrowania wybranych części archiwum przy pomocy 128-bitowego klucza. Procedura taka chroni przed nieuprawnionym dostępem do danych, także na nośnikach. W celu długotrwałego archiwizowania ELOprofessional może przekształcić dokumenty w graficzne pliki TIFF, PDF lub PDF/A. W takiej formie dokumenty pozostaną czytelne przez wiele lat. ELOprofessional wykorzystuje wiele koncepcji zabezpieczania danych, np. istnieje możliwość przyłączenia pamięci długotrwałych, takich jak Jukebox, Tape-Robots, czy dyski magnetyczne firm ECM czy IBM albo NetApp. Ponadto możliwe jest zapisanie danych na kilka platform hardwareowych.

19 B e z p i e c z n a p r z y s z ł o ś ć dzięki otwartym standardom Bezpieczny dostęp do archiwum Kontrola i zarządzenie prawami dostępu to czuła kwestia, która stała się przedmiotem regulacji prawnych na poziomie narodowym i międzynarodowym. ELO spełnia prawne i podatkowe wymagania stawiane prawidłowej i zabezpieczonej przed modyfikacją księgowości z uwzględnieniem zasad systemów księgowania wspomaganych komputerowo oraz aktualnych zmian Ustawy podatkowej. Zgodna z prawem strategia archiwizowania ELO tworzy techniczne warunki oprogramowania do realizacji zabezpieczonego przed modyfikacją, kompleksowego rozwiązania IT z uwzględnieniem dokumentacji procesu, odpowiedniego zabezpieczenia danych i przechowywania nośników danych. ELO gwarantuje również integralność treści dokumentów. Przy archiwizowaniu i zostanie zapisane pochodzenie danego dokumentu, który był w załączniku. Dzięki temu administratorzy są w stanie zarządzać strukturami plików i uprawnieniami w oparciu o zasady, a także wykorzystywać kompleksowe funkcje raportowania i audytu. W zakresie międzynarodowych norm i przepisów, ELOprofessional dysponuje wszystkimi funkcjami, które są wymagane w prawie wszystkich krajach dla zgodnej z prawem archiwizacji. W zależności od kraju, badanie i certyfikacja mogą zostać przeprowadzone jedynie w odniesieniu do całej, konkretnej instalacji, czyli oprogramowania, sprzętu i procedur. Dzięki ELO uzyskają Państwo - pomimo coraz większej ilości napływających z różnych źródeł informacji - przejrzystość i będą Państwo archiwizować swoje dane przez długi czas bezpiecznie i zgodnie z prawem. Bezpieczna przyszłość dzięki otwartym standardom W archiwach ELO dane przechowywane są w formatach uznanych na całym świecie jako standard, np. TIFF lub PDF/A. Ich zaletą jest fakt, że tak zapisane dokumenty można odczytywać i przenosić na nowe systemy nawet po wielu latach. Ponadto liczne filtry importujące umożliwiają przeniesienie istniejących archiwów z innych aplikacji do systemu ELO. Nasza innowacyjność Państwa wzrost 19

20 >> Przegląd Strategia Multi-Client Windows-Klient: standardowy dostęp ze środowiska Windows Java-Klient: niezależny od platformy dostęp z Windowsa, Linuxa, Mac OS Web Klient: dostęp do archiwum ELO w oparciu o przeglądarkę internetową Microsoft Office Client : Zarządzanie dokumentami przez Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel Eksplorer Klient: Dostęp do ELO przez Windows Eksplorer ELO Mobil dla notebooków: mobilna praca i automatyczna synchronizacja dokumentów (opcja) Smartfone Klient: mobilna praca na Apple iphone czy ipad lub na smartfonie Tablet-Klient: mobilna praca na przenośnym komputerze typu tablet Dostęp ze wszystkich aplikacji następuje przez intuicyjny i przyjazny dla użytkownika interfejs. Archiwum Archiwizowanie danych przez cały czas życia dokumentów (również jako revision security) Bezpieczna archiwizacja dokumentów poufnych, certyfikat dla wszystkich popularnych mediów do zapisywania Certyfikowana współpraca z systemami długotrwałej archiwizacji wszystkich przodujących oferentów, jak NetApp, IBM, EMC, Hewlett-Packard, Hitachi, jak i WORM, UDO, DVD-Jukebox Równoczesna obsługa wielu archiwów i ścieżek zapisywania Rozbudowana funkcja raportowania i kontroli dla wszystkich funkcji archiwum Replikacja archiwizowanych treści w przypadku różnych lokalizacji fizycznych Wysoko wydajne i skalowalne Zarządzanie dokumentami Możliwość dowolnego definiowania struktur porządkowania dokumentów Szybkie kartkowanie dokumentów Możliwość umieszczania notatek i pieczęci bezpośrednio na dokumentach graficznych Wyświetlanie dokumentów dzięki systemowi logicznych kopii w różnych folderach Łączenie powiązanych dokumentów przy pomocy linków Kontrola dubletów w celu uniknięcia dublowania się dokumentów Kolorystyczne oznaczenia różnych dokumentów i folderów Dowolne definiowanie słów kluczowych dla dokumentów oraz folderów, takich jak segregatory czy teczki

21 Wypożyczenie (CheckOut) i Zwrot (CheckIn) w celu przejrzystego zarządzania różnych wersji dokumentu Dynamiczne foldery w zdefiniowanych przez użytkownik widokach Dowolne definiowanie własnych rejestrów standardowych Samouczący się asystent archiwizowania Kopiowanie i i załączników z Microsoft Outlook metodą Drag & Drop Automatyczne zarządzanie historią wersji w przypadku zmian w dokumentach Porównywanie różnych wersji tego samego dokumentu Konwersja dokumentów do trwałych formatów TIFF i PDF/A Automatyczne zakładanie folderów do archiwizowania Wielojęzyczność formularzy słów kluczowych i hasłowników Tworzenie struktur na podstawie różnych rodzajów dokumentów Zarządzanie zadaniami i terminami przypomnień Odzyskiwanie usuniętych dokumentów Przenoszenie różnorodnych dokumentów i folderów do obróbki w jedno miejsce (Schowek) Filtr hasłowników Wersjonowanie na słowach kluczowych Widok dokumentów Prezentacja wszystkich popularnych formatów dokumentów w oryginalnej formie Możliwości zmiany widoku: zoom, pełny ekran, wycinek Podgląd dokumentów wielostronicowych w formacie TIFF Prezentacja dokumentów graficznych, zdjęć i plików PDF w postaci slajdów Funkcja linijki ułatwiająca czytanie list Web-Content-Management (ELO WCM) Wsparcie przy tworzeniu wielojęzycznych stron internetowych Tworzenie, zmiana i tłumaczenie treści bezpośrednio na stronach internetowych Integracja wszystkich funkcji zarządzania dokumentami, takich jak Wypożyczenie (CheckOut), Zwrot (CheckIn), wersjonowanie, obieg i bezpieczne archiwizowanie Zintegrowany system wyszukiwania w archiwum ELO Szybka instalacja Wysoka przyjazność obsługi Funkcjonalność wyszukiwania (ELO isearch)* Automatyczne dopełnienie Korekta błędów Tezaurus synonimów Szukanie lingwistyczne SimFinder (opcjonalnie) Szukanie semantyczne (opcjonalnie) OntologyNet (opcjonalnie) Możliwość przeszukiwania wszystkich rodzajów dokumentów Zaznaczanie wyszukiwanych fraz w dokumencie Wyszukiwanie rozszerzone z operatorami logicznymi Zapisywanie zapytań standardowych Rozszerzona funkcja wyszukiwania w celu ograniczenia wyników Wyszukiwanie pełnotekstowe w całym dokumencie Łączone wyszukiwanie pełnotekstowe i poprzez słowa kluczowe Wyszukiwanie we wszystkich polach formularzy Zaawansowane wyszukiwanie według podobnych słów Sortowanie i eksport wyników wyszukiwania Funkcja tezaurusa wielojęzycznego i terminów specjalistycznych * nie wszystkie opcje są dostępne we wszystkicj językach Nasza innowacyjność Państwa wzrost 21

22 >> Przegląd Funkcja Workflow Własny serwer obiegów Obieg formularza łącznie z edytorem Tworzenie obiegów Adhoc Graficzny edytor obiegów standardowych Zarządzanie różnymi schematami obiegów i ich wersjami Delegowanie lub przekazanie zadań w ramach obiegów Wizualne monitorowanie przebiegu obiegu Zarządzanie obiegami bieżącymi i zakończonymi Przejrzyste protokołowanie całego przebiegu obiegu Wielostopniowe zarządzanie eskalacją w przypadku przekroczenia terminów Zarządzanie zastępstwami w przypadku choroby lub urlopu Tworzenie węzłów użytkowników i/ lub grup Dostępność węzłów rozdzielających lub zbierających Węzły porównawcze i decyzyjne utworzone w oparciu o słowa kluczowe dokumentów Monitoring maksymalnego czasu trwania węzła w obiegu i całego obiegu Integracja rozszerzeń skryptowych przy rozpoczęciu i zakończeniu danego węzła Podpis elektroniczny opcjonalnie Zintegrowane podpisy indywidualne w obiegach Podpisywanie masowe dokumentów, np. faktur Skanowanie dokumentów papierowych Zintegrowane funkcje skanowania Współpraca ze wszystkimi popularnymi skanerami dokumentów, skanerami sieciowymi, a także z urządzeniami wielofunkcyjnymi (MFP) Współpraca ze standardowymi interfejsami (TWAIN) Skanowanie dokumentów jedno- lub wielostronicowych Obracanie, sortowanie i filtrowanie zeskanowanych dokumentów Bezpośrednie zarządzanie różnymi profilami skanowania Automatyczne rozpoznanie stron rozdzialających

23 Optymalizacja obrazu przy skanowaniu czarno-białym Automatyczne prostowanie stron Automatyczne spinanie i rozpinanie zeskanowanych stron (TIFF/ PDF) Zintegrowane rozpoznawanie optyczne tekstu (OCR) możliwości Automatyczna wstępna obróbka w celu szybkiego zdefiniowania słów kluczowych Rozpoznawanie tekstu dla części dokumentów Integracja z pełnotekstową bazą danych Import i Eksport dokumentów Bezpośrednie archiwizowanie dokumentów z Microsoft Office, Outlook, Openoffice i Thunderbird Przejmowanie dokumentów z Windows Eksplorer za pomocą metody Drag & Drop Automatyczny import danych w formacie XML (opcja) Bezpośrednie drukowanie do archiwum ELO w formatach TIFF i PDF/A Bezpośrednie zapisywanie ze wszystkich aplikacji poprzez Eksplorer-Kilent Automatyczna synchronizacja folderów w archiwum z Microsoft Outlook Standardowa funkcja importu i eksportu dla danych z archiwum ELO Filtr importu dla wielu zewnętrznych systemów archiwizujących Automatyczna rejestracja danych masowych opcjonalnie ELO DocXtractor do inteligentnego klasyfikowania i objęcia słowami kluczowymi dokumentów zeskanowanych oraz i ELO Business Logic Provider do archiwizowania dokumentów księgowych w powiązaniu z procesami ELO COLD do importu danych typu spool ELO XC do archiwizacji skrzynek mailowych z poziomu serwera Exchange ELO Barcode do automatycznej obróbki zeskanowanych dokumentów ELO Automation Services - automatyczne wykonanie zadań na podstawie zdefiniowanych reguł Zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami Nadawanie uprawnień dla poszczególnych pól formularza lub formularza słów kluczowych, dokumentów, folderów, użytkowników i grup Możliwe definiowanie podaministratorów Integracja ze wszystkimi popularnymi infrastrukturami plików Możliwe Single-Sign-on (SSO) dla użytkowników Ukrywanie elementów struktury przy braku uprawnień Bezpieczne szyfrowanie 128-bitowe dla wrażliwych części archiwum Obszerne możliwości raportowania Możliwości rozszerzeń Środowisko skryptowe oparte na stacji roboczej w celu automatyzacji i rozszerzania aplikacji Bogaty interfejs umożliwiający pełne wykorzystanie funkcji ELO pod innymi aplikacjami Zintegrowane środowisko testowe dla nowopowstałych skryptów Integracja wywołań skryptów uzależnionych od zdarzeń poprzez symbole lub polecenia menu Szeroka możliwość sterowania uprawnieniami do skryptów Możliwość bezpośredniego programowania serwera aplikacyjnego przez standardowe protokoły HTTP i SOAP Współpraca z popularnymi platformami SAP-Netweaver i Microsoft Office SharePoint Server Nasza innowacyjność Państwa wzrost 23

24 ELO do nabycia u naszych Partnerów: ELOprofessional 2011 Oprogramowanie do: Enterprise-Content-Management Zarządzania Dokumentami Archiwizowania Obiegu Dokumentów ELO Digital Office GmbH D - Stuttgart info@elo.com ELO Digital Office Sp. z o.o. PL - Gorzów Wlkp. gorzow@elo-digital.pl Nr art. A002-PP-PL ELO Digital Office, ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional i ELOenterprise są znakami towarowymi ELO Digital Office GmbH w Niemczech i / lub w innych krajach. Microsoft, MS, Windows, Word i Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision są zarejestrowanymi znakami towarowymi Microsoft Corporation w USA i / lub w innych krajach. Inne nazwy firmy, produktów i usług mogą być znakami towarowymi innych producentów. Niniejsza publikacja stanowi jedynie niewiążącą informację ogólną i nie zastępuje szczegółowej porady indywidualnej. Informacje zawarte w niniejszej publikacji mogą zostać zmienione w dowolnym momencie, również bez uprzedzenia. W szczególności właściwości techniczne i funkcje mogą się różnić w zależności od kraju, w którym nasze produkty są oferowane. Aktualne informacje na temat produktów ELO, warunków umowy i cen otrzymają Państwo w poszczególnych spółkach ELO oraz u Partnerów Biznesowych ELO i / lub u Partnerów Handlowych ELO. Informacje o produktach są zgodne z aktualnym stanem. Przedmiot i zakres usług są określane wyłącznie przez odpowiednie umowy. Firma ELO nie gwarantuje, że jej produkty lub inne usługi zapewniają zgodność z określonymi przepisami prawnymi. Klient jest odpowiedzialny za przestrzeganie obowiązujących przepisów bezpieczeństwa oraz innych przepisów prawa krajowego i międzynarodowego. Zmiany, pomyłki i błędy w druku pozostają zastrzeżone. Przedruk i powielanie, również fragmentaryczne, jest możliwe tylko po uzyskaniu pisemnej zgody ELO Digital Office GmbH, bądź spółek powiązanych. Copyright ELO Digital Office GmbH Wszelkie prawa zastrzeżone.