Enterprise Content Management

Transkrypt

1 Enterprise Content Management Document Management Archiving Workflow Collaboration Management Life Cycle Management Knowledge Management Management Web Content Management ELOprofessional Oprogramowanie dla uczelni do Zarządzania Dokumentami Archiwizowania Obiegu Dokumentów

2 Wstęp Szanowni Państwo, Państwa zainteresowanie rozwiązaniami ELO DMS/ECM świadczy o zaangażowaniu na rzecz poprawy procesów w Państwa uczelni oraz chęci dalszego jej rozwoju. W dobrych, ale przede wszystkim w trudnych czasach o sukcesie decyduje to, czy uda się dostosować procesy w uczelni, a tym samym uczelnię jako taką, do pojawiających się wyzwań. Stosując systemy DMS/ECM firmy ELO Digital Office kładą Państwo podwaliny pod infrastrukturę przyszłości i rozbudowę potencjału. Działając od samego początku pod hasłem praktyczne pomysły dla praktyków stworzyliśmy wyróżniające się i najnowocześniejsze pod względem technologicznym moduły umożliwiające optymalizację procesów. A z wyników możemy być naprawdę dumni. Przedsiębiorstwa i instytucje na całym świecie pracują dziś z satysfakcją przy użyciu naszego oprogramowania, które było już wielokrotnie odznaczane jako najlepsze i najbardziej innowacyjne rozwiązanie. A przy tym mamy tylko jeden cel: aby nasi Klienci działali lepiej, efektywniej, pewniej i taniej. Jego realizację zapewnia ELO dzięki trzem liniom produktów, ale także wydajnej sieci certyfikowanych Biznes Partnerów. Jako wyspecjalizowani fachowcy w zakresie produktów DMS/ECM gwarantują oni swoim know-how skuteczną implementację produktów ELO. Najlepszy moment na poprawę procesów i metod pracy w Państwa uczelni jest właśnie teraz. Zapraszamy do kontaktu czekamy na Państwa. Serdeczne pozdrowienia Karl Heinz Mosbach ELO Digital Office GmbH ELOprofessional

3 Dzięki ELO można stworzyć lepszą infrastrukturę dla bezpieczniejszych, szybszych i oszczędniejszych procesów w uczelni. Sprawna optymalizacja procesów ELO Enterprise-Content-Management (ECM) dysponuje wszystkimi funkcjami umożliwiającymi efektywne zarządzanie informacjami, szybki dostęp i pewną kontrolę nad nimi przez cały ich cykl życiowy. Korzysta przy tym z najnowszych technologii szybkiego rejestrowania dokumentów, administrowania nimi, zapisywania, przechowywania i udostępniania. Wszystko w celu zoptymalizowania Państwa procesów. ELO, właściwa odpowiedź na wyzwania W zależności od potrzeb Państwa uczelni ELO oferuje różne rozwiązania ułatwiające osiągnięcie sukcesu. Począwszy od zwykłego, zgodnego z przepisami archiwizowania dokumentów, a skończywszy na obowiązującym w całej uczelni systemie zarządzania wiedzą, współpracującym z istniejącym oprogramowaniem. Nasi Biznes Partnerzy pomogą Państwu swoim doświadczeniem i kompetencjami w implementacji naszego systemu. Efektywny system IT gwarantuje szybkość, wysoką jakość i oszczędności. Strona 3

4 Szybciej pracować ELO Workflow dodaje skrzydeł procesom w Państwa uczelni. Szybkie i efektywne procesy są warunkiem trwałego sukcesu. ELOprofessional już w swojej wersji podstawowej dysponuje efektywnym serwerem Workflow. Dzięki zintegrowanemu modułowi graficznemu możliwe jest ukazanie w prosty sposób nawet najbardziej skomplikowanych procesów i diagramów organizacyjnych, a także sterowanie nimi. System obiegu dokumentów (Workflow) włącza wyznaczone osoby w procesy i kieruje nimi w zależności od wydarzeń. Do systemu ELO-Workflow można integrować wszystkie istniejące aplikacje (takie jak EPR, CRM, itp.) włącznie z wszystkimi danymi, a potem sterować nimi z poziomu systemu. Elastyczność dzięki Workflow-Adhoc Jeszcze większą elastyczność i dynamikę oferuje ELO Workflow-Adhoc. Przy jego pomocy każdy użytkownik może reagować na wszelkie wyzwania, które pojawią się w jego zakresie działania bez wcześniejszego żmudnego przygotowania. I tak można na przykład jednym kliknięciem myszki uruchomić nowy wątek w systemie. ELO automatycznie wygeneruje odpowiednią procedurę (Workflow). Optymalizacja procedur oznacza procesy optymalizować. Ogromny potencjał oszczędności daje odpowiednie zarządzanie wpływającymi rachunkami. System ELO Workflow optymalizuje na przykład proces zatwierdzania rachunków w ten sposób, że są one, wraz ze wszystkimi załącznikami, automatycznie przesyłane do osób odpowiedzialnych za ich opracowanie. Najważniejszy jest przy tym monitoring i zachowanie wszelkich terminów. Gdyby na przykład z powodu choroby jakiegoś specjalisty doszło do opóźnień w opracowywaniu danego dokumentu, następuje automatyczne powiadomienie i zaangażowanie osoby zastępującej danego pracownika. Po sprawdzeniu i zatwierdzeniu rachunku dane na jego temat są automatycznie przesyłane do zaksięgowania w danym systemie ERP. Niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z zawieranymi właśnie kontraktami, wypowiedzeniami, rachunkami do zatwierdzenia, zapytaniami petentów czy reklamacjami, ELO Workflow gwarantuje, że ważne informacje dotrą na czas we właściwe miejsce. ELOprofessional

5 Start z pole position Lepsza orientacja w procesach Często procesy w uczelni są zbyt skomplikowane, aby można było łatwo się w nich zorientować. Pomoc przynosi system monitorowania ELO Workflow. Narzędzie to w przejrzysty, graficzny sposób pokazuje zarówno aktualny status danego procesu, jak i poprzedzające go kroki. Dzięki elastycznemu filtrowi i funkcji sortowania użytkownik nie traci orientacji nawet wtedy, gdy jednocześnie trwa wiele procesów. Na zdjęciu: ELOprofessional Workflow Monitor Strona 5

6 Szybciej pracować Błyskawiczny dostęp do informacji Dzięki nowoczesnym, wydajnym technologiom baz danych możliwe jest wyszukiwanie wszelkich informacji zaledwie w ułamku sekund. Korzystające z tych możliwości mechanizmy wyszukujące ELOprofessional gwarantują, że wszelkie potrzebne Państwu informacje są dostępne po jednym kliknięciu. W ten sposób oszczędzają Państwo wiele cennego czasu. ELOprofessional współpracuje z systemami baz danych SQL firm IBM, Microsoft i Oracle. Użytkownik szuka ELO znajduje ELOprofessional oferuje nie tylko szukanie według słów kluczowych, ale także wyszukiwanie pełnotekstowe umożliwiające znalezienie dowolnego słowa w tekstach dokumentów. Bardzo przydatne są przy tym dowolnie definiowalne filtry i listy słów kluczowych. I tak na przykład użytkownik może wyświetlić na jednym ekranie wszystkie dokumenty związane z danym kontrahentem, sprawą czy projektem. Zapytania można przy tym zapisywać, a potem wywoływać ponownie jednym przyciskiem. W przypadku bardziej skomplikowanych terminów funkcja wyszukiwania w ELO wspomaga użytkownika poprzez wbudowany słownik wyrazów bliskoznacznych albo automatyczne tłumaczenie na inny język, tak aby zawsze można było znaleźć poszukiwaną informację. to błyskawicznie znajdować informacje. ELOprofessional

7 >> Szybko do celu Automatyzacja zamiast obróbki ręcznej W przypadku powtarzających się procedury i czynności rutynowych dzięki automatyzacji można znacznie zyskać na efektywności. Przy pomocy ELOprofessional Scripting można zautomatyzować, a tym samym przyspieszyć procedury takie jak definiowanie słów kluczowych czy wypłenianie struktur archiwum. W ramach tworzenia słów kluczowych użytkownik definiuje na przykład strefy zawierające numery rachunków. System rozpoznawania tekstu ELO OCR odczytuje wówczas automatycznie tę strefę z rachunku, przejmuje dane do formularza definicji słów kluczowych i odpowiednio przyporządkowuje dokument. W ten sposób użytkownik korzysta z prawidłowej i szybkiej archiwizacji dokumentów. Na zdjęciu: Formularz słów kluczowych ELOprofessional Strona 7

8 Efektywniej pracować Bezpośrednia integracja - wzrost potencjału Optymalizacja procesów w uczelni to jeden z kluczowych sposobów na zwiększenie efektywności. Ważnym elementem takiego działania jest połączenie aplikacji biznesowych ERP z systemem ECM. ELO jest platformą, którą można bezpośrednio połączyć z najróżniejszymi aplikacjami biznesowymi. W ten sposób powstaje jednolita infrastruktura IT, która umożliwia prezentację wszelkich procesów w uczelni. ELO BLP - technologia, która przynosi korzyści ELO Business-Logic-Provider (BLP) to jedyne na rynku narzędzie efektywnej integracji najistotniejszych z punktu widzenia instytucji. ELO poprzez uniezależnienie procesów biznesowych od aplikacji wyznacza zupełnie nowe ścieżki technologiczne, które różnią się w sposób zasadniczy od tradycyjnych koncepcji sztywnych interfejsów. Wysoka elastyczność i pewność przyszłości Projektowanie procesów w uczelni Podejście technologiczne do tworzenia logiki biznesowej i procesów w oparciu o inteligentne oprogramowanie w praktyce ułatwia wdrożenie proiektów z obszaru ECM. Dzięki zintegrowanemu modułowi graficznemu możliwe jest plastyczne i proste modelowanie i automatyzowanie procesów. W ten sposób można uniknąć trudnych do skalkulowania dodatkowych kosztów i zależności, które często są nieuniknione w przypadku interfejsów programowanych na stałe. to pracować w sposób zintegrowany. ELOprofessional

9 Praca zespołowa i integracja na najwyższym poziomie ELOprofessional - dostęp poprzez różne aplikacje klienckie Dzięki koncepcji Multi-Client ELO użytkownik może korzystać ze wszystkich funkcji ECM za pośrednictwem różnych aplikacji dostępowych. Mogą to być na przykład Microsoft Explorer, Microsoft Office, Microsoft Outlook czy Microsoft Office SharePoint Server (MOSS). Jednak z technologii ELO można korzystać także w każdym dowolnym programie CRM czy ERP, w aplikacjach biznesowych czy przeglądarkach internetowych albo dowolnych portalach. To użytkownik decyduje, za pomocą jakiej aplikacji zarządza dokumentami. Wielką zaletą takiego rozwiązania jest możliwość korzystania z ważnych funkcji ELO poprzez znane użytkownikowi środowisko pracy, a także pełen dostęp do wszystkich dokumentów według uprawnień. Pracuj efektywniej dzięki systemowi zarządzania dokumentami ELO Efektywna praca zespołowa wymaga standardów i jednolitego zarządzania dokumentami i informacjami. Niezbędne w tym celu funkcje można znaleźć w systemie zarządzania dokumentami ELO. ELO udostępnia kastomizowane struktury projektów oraz efektywne metody opracowania dokumentów. Dostępne są również informacje o zmianach wprowadzanych przez użytkowników w różnych aplikacjach. Na zdjęciu: ELO Business Logic Provider Strona 9

10 Eksploracja nowych lądów Efektywniej pracować Web Content Management - drzwi do świata zewnętrznego Internet/intranet jako platformy komunikacyjne do przesyłania informacji są już dzisiaj czymś oczywistym. Również i my dostosowaliśmy się do tych wymagań. W związku z tym ELOprofessional oferuje swoim użytkownikom efektywne środowisko WCM już w wersji standardowej. Dzięki niemu można szybko i bez wysiłku zbudować portale informacyjne i komunikacyjne, których treść będzie stale aktualizowana w opraciu o zapisy w ELO. ELO WCM - Web-Content-Management dla każdego To, czym ELO WCM różni się od innych aplikacji, to oddzielenie elementów graficznych, nawigacyjnych i strukturalnych od tekstów. Dzięki temu umieszczanie nowych treści pozatekstowych i informacji tekstowych jest bardzo proste. Polączenie ELO WCM z innymi elementami produktów rodziny ELO daje bardzo duże korzyści. I tak na przykład wszystkimi istotnymi danymi można zarządzać jednolicie i z wykorzystaniem procedur w jednym centralnym archiwum. Takie podejście, w przeciwieństwie do osobnej aplikacji tworzenia treści stron internetowych, wyraźnie zmniejsza nakłady administracyjne. Super proste zarządzanie stronami wielojęzycznymi to wykorzystywać nowe technologie. Funkcjonowanie produktów i usług na rynku międzynarodowym to w zglobalizowanym świecie niemal już standard. ELO WCM umożliwia jednoczesne, równoległe zarządzanie treściami w wielu językach dzięki One-Tree-Strategy. Oznacza to, że dla wszystkich języków generowana jest jedna wspólna struktura, zamiast tworzenia osobnej struktury dla każdego języka. System zarządza w sposób celowy procesem publikacji i tłumaczeń na poszczególne języki. Wyraźnie zmniejsza to nakład pracy związany z aktualizacją treści, a jednocześnie zwiększa przejrzystość. Jest to funkcja, którą oferuje obecnie tylko kilka systemów na rynku. Zintegrowany z ELO WCM system Workflow dba ponadto o bezpieczne zarządzanie procesami zatwierdzania i nowymi treściami w sieci. Podstawowe funkcje ECM, takie jak archiwizowanie, zarządzanie użytkownikami, koncepcje udzielania uprawnień, współpraca, wypożyczanie i zwrot dokumentów, podpis, wizualizacja oraz obiegi (workflow) dają się w sposób dowolny połączyć z ELO WCM. ELOprofessional

11 Gwarancja mobilności ELO minimalizuje koszty poprzez inteligentny system zarządzania pocztą elektroniczną. Poczta elektroniczna to dziś sposób komunikacji numer jeden. ELOprofessional oferuje w tym zakresie liczne inteligentne rozwiązania archiwizacyjne w celu szeroko zakrojonego zarządzania ami przez cały okres ich żywotności -Lifecycle-Management (ELM). Począwszy od prostego archiwizowania i, aż po przemyślane strategie zarządzania pocztą elektroniczną w ramach najistotniejszych dla uczelni procesów. Liczne przepisy ustawowe nakładają liczne obowiązki związane z przechowywaniem korespondencji elektronicznej. ELOprofessional umożliwia, korzystając ze strategii opartych na rozwiązaniach serwerowych i klienckich, stworzenie strategii archiwizowania poczty elektronicznej gwarantującej bezpieczne przechowywanie i przez cały obowiązkowy czas ich przechowywania. ELO umożliwia przy tym bezpośrednią współpracę z niemal wszystkimi popularnymi systemami wymiany poczty elektronicznej, takimi jak Microsoft Exchange, Lotus Notes, GroupWise, Tobit itp. Dostęp i zarządzanie możliwe są tak, jak dotychczas przez znane środowisko klienta poczty. Efektywne mechanizmy indeksowania i wyszukiwania gwarantują, że użytkownik jest w stanie znaleźć poszukiwaną korespondencję w ciągu sekundy nawet spośród milionów i. Aby zagwarantować czytelność i nawet po wielu latach ELO oferuje ponadto możliwość automatycznej konwersji danych do trwałych formatów TIFF lub PDF/A. Trafić w sedno Elastyczne strategie ELO umożliwiające daleko zakrojony -Lifecycle-Management (ELM) gwarantują przejrzystość, bezpieczeństwo, szybkość, zgodność z prawem i maksymalną wydajność procesów. Bezpieczne archiwizowanie jest ważnym aspektem i. Jednak jeszcze większe znaczenie dla wzrostu efektywności ma odpowiednie przyporządkowanie poczty elektronicznej. Tylko wtedy, gdy istotne z punktu widzenia danego projektu informacje i dokumenty przekazywane drogą elektroniczną trafiają właśnie do niego, można zagwarantować wzrost efektywności. Dlatego właśnie centralny i oparty na stałych zasadach system zarządzania pocztą elektroniczną ma tak ogromne znaczenie dla podniesienia przejrzystości w procesie przepływu informacji i oszczędnego gospodarowania zasobami. Strona 11

12 Obniżać Koszty Automatyczna obróbka dokumentów księgowych oszczędza czas i pieniądze Stopień automatyzacji procedur to czynnik decydujący o wzroście wydajności. Ogromny potencjał wzrostu wydajności pojawia się tam, gdzie mamy do czynienia z dużą ilością dokumentów. ELO DocXtractor to inteligentne rozwiązanie, dzięki któremu możliwe jest kompletne i zautomatyzowane rejestrowanie dokumentów przychodzących wszelkiego rodzaju, a także ich klasyfikacja i obróbka. System jest przy tym samouczący się, zarówno co do struktury dokumentów, jak i ich cech charakterystycznych. Do nauki wystarczy przy tym niewielki wybór dokumentów wzorcowych. Aplikacja potrafi następnie analizować pod względem treści także nowe dokumenty, oceniać je i przyporządkowywać z bardzo dużą dokładnością do danego procesu. Do przeszłości należy tym samym ręczne i obfitujące w błędy wpisywanie danych z dokumentów księgowych do systemu komputerowego. DocXtractor to narzędzie o elastycznej architekturze można go więc używać do rozpoznawania rachunków, poczty przychodzącej czy formularzy. Zależnie od potrzeb. W połączeniu z ELO BLP możliwe jest wprowadzenie wielu efektywnych i obniżających koszty procesów. Wpływ i opracowanie faktur to automatyzować procesy. Jedno z obiecujących zastosowań ELO DocXtractor polega na inteligentnej obróbce faktur przychodzących w systemach ERP. Dokumenty wraz z danymi, które zawierają, są przenoszone bezpośrednio po zeskanowaniu w całości do odpowiednich procesów. Całkowicie automatycznie zostają przy tym wyekstrahowane wszystkie informacje istotne z punktu widzenia księgowości, takie jak numery zamówienia i rachunku, konto bankowe czy warunki płatności. Następnie ELO DocXtractor porównuje uzyskane w ten sposób dane z istniejącymi danymi stałymi kontrahentów w systemie ERP, sprawdza ich zgodność z kontraktami i zamówieniami, a także przygotowuje rachunki do zapłaty. Dzięki wewnątrzsystemowej kontroli zgodności użytkownik unika błędów, a zduplikowane dokumenty są rozpoznawane przez system i odsortowywane. ELOprofessional

13 Nastaw się na postęp Jeśli w czasie klasyfikacji system będzie miał wątpliwości, poinformuje natychmiast użytkownika, że konieczna jest ręczna weryfikacja danego dokumentu. Skutek: szybsze i dokładniejsze rejestrowanie faktur i brak opóźnień w płatnościach. Oszczędności dzięki podpisowi elektronicznemu Informacje w formie papierowej uniemożliwiają najczęściej efektywną obróbkę. Szczególnie wówczas, gdy niezbędny jest podpis. Wymóg ten skutkuje najczęściej szeregiem niedogodności. Taki dokument musi zostać bowiem wydrukowany, zakopertowany i ofrankowany. Pomocą służy tu podpis elektroniczny: zmniejsza się liczba czynności administracyjnych i unika niepotrzebnych kosztów wysyłki i papieru. Dlatego wyposażyliśmy ELOprofessional w możliwość stosowania podpisu elektronicznego. Dzięki temu można w bardzo prosty sposób elektronicznie podpisywać wszelkie dokumenty, archiwizować je i wysyłać bezpośrednio em do odpowiedniego odbiorcy. W ten sposób można oszczędzić czas i pieniądze. Z drugiej strony, przy pomocy ELOprofessional można sprawdzić także, czy dany podpis elektroniczny, którym opatrzony jest dokument przesłany do uczelni, jest prawidłowy i zgodny z prawem i czy jest jeszcze ważny. Wydajny jest tylko ten, kto twardo kontroluje koszty. Więcej miejsca na nowe pomysły Korzystnym skutkiem ubocznym przenoszenia dokumentów papierowych do archiwum elektronicznego jest to, że można w nowy sposób wykorzystywać pomieszczenia służące dotychczas do archiwizowania. W ten sposób powstaje dodatkowe miejsce na nowe biura albo można zaoszczędzić na czynszu. Strona 13

14 Pewniej pracować Wiemy, jak ważne są Państwa dane Dzięki ELOprofessional możliwe jest dostosowanie cyklu życia Państwa dokumentów do wymagań przyjętych w uczelni i wymagań ustawowych. Spektrum naszej oferty sięga od automatycznego indeksowania, aż po przemyślany sposób zarządzania uprawnieniami. Ponadto serwer archiwizacyjny ELOprofessional chroni Państwa dokumenty przed manipulacją lub choćby nawet wglądem ze strony osób niepożądanych. W przypadku danych o szczególnym znaczeniu ELO oferuje możliwość szyfrowania wybranych części archiwum przy pomocy 128-bitowego klucza. Procedura taka chroni przed nieuprawnionym dostępem do danych, także na nośnikach. W celu długotrwałego archiwizowania ELOprofessional może przekształcić dokumenty w graficzne pliki TIFF, PDF lub PDF/A. W takiej formie dokumenty pozostaną czytelne przez wiele lat. ELOprofessional wykorzystuje wiele koncepcji zabezpieczania danych. I tak istnieje możliwość przyłączenia pamięci długotrwałych, takich jak Jukebox, Tape-Robots, czy dyski magnetyczne firm ECM czy IBM albo NetApp. Ponadto możliwe jest zapisanie danych z serwera na kilka platform hardwareowych. to pracować ze świadomością celu. ELOprofessional

15 Bezpieczeństwo i uniwersalność na całej linii Prawidłowa strategia archiwizacji - wszystko pod kontrolą dzięki ELO Kontrola i zarządzanie prawami dostępu to czuła kwestia, która stała się przedmiotem regulacji prawnych na poziomie narodowym i międzynarodowym. ELO spełnia wszystkie istotne warunki tych przepisów. Korzystając z naszej aplikacji administratorzy są w stanie zgodnie z prawem administrować strukturami danych i prawami dostępu, a także pozyskiwać wszechstronne raporty i dane audytowe. Dzięki ELO nawet przy prawdziwym zalewie danych z najróżniejszych źródeł możliwe jest zachowanie przejrzystości również przy długofalowej, bezpiecznej archiwizacji, spełniającej wymogi prawa. Bezpieczna przyszłość dzięki otwartym standardom W archiwach ELO dane przechowywane są w formatach uznanych na całym świecie za standard, np. TIFF lub PDF/A. Ich zaletą jest fakt, że tak zapisane dokumenty można odczytywać i przenosić na nowe systemy nawet po wielu latach. Ponadto liczne filtry importujące umożliwiają przeniesienie istniejących archiwów z innych aplikacji do systemu ELO. Zapobieganie katastrofom, dzięki prawidłowej strategii ECM. Strona 15

16 >> Lepsza i bardziej elastyczna praca dzięki DMS ELO Lepiej pracować Porządek i struktura dzięki ELO DMS Czas to pieniądz. Jednak wiele instytucji wciąż jeszcze traci wiele czasu na skutek stosowania nieefektywnych systemów zarządzania dokumentami. Papierowe dokumenty składowane są w tradycyjnych segregatorach, dokumenty cyfrowe pozostają na zawsze w skrzynkach poczty elektronicznej, a na wszystko to nakłada się jeszcze nieprzejrzysta struktura plików. Wydajny system zarządzania dokumentami (DMS) aplikacji ELOprofessional wnosi niezbędny porządek i strukturę. Orientacja na centralne zarządzanie dokumentami Najważniejszą umiejętnością ELOprofessional jest łączenie najróżniejszych rodzajów dokumentów w jednolitą strukturę zarządzania. W tym celu ELO może współpracować z niemal wszystkimi przodującymi aplikacjami biznesowymi. Nie ma przy tym znaczenia, czy są to dokumenty MS Office, e, dokumenty papierowe, rysunki techniczne czy dokumenty księgowe. W zależności od konfiguracji automatycznie lub po naciśnięciu jednego przycisku wszystkie istotne dokumenty i dane pojawiają się w centralnym ELO DMS. Dzięki ELO można zautomatyzować większość procesów w uczelni, przekazywać wszelkie informacje niezależnie od lokalizacji i zagwarantować przejrzystość procedur. Począwszy od najprostszego rejestrowania informacji, aż po kompleksową ich obróbkę dzięki automatycznej klasyfikacji. ELO ECM-Suite to rozwiązanie dostosowane do potrzeb Państwa uczelni, co pozwala pracować lepiej i efektywniej. to korzystać z cyfrowego DMS ELOprofessional

17 Łatwe zarządzanie dokumentami Dzięki swojej potężnej funkcjonalności DMS ELO pomaga w codziennej pracy. Jeśli jakiś dokument zostaje poddany zmianie, ELO automatycznie aktualizuje historię zmian. Dzięki funkcji porównywania dokumentów zmiany te można w każdej chwili odnaleźć. System automatycznego przypomnienia o ważnych terminach dotyczących dokumentów. Jeśli użytkownik tworzy kopie procesów do akt własnych, zawsze jest to rejestrowane. W przypadku modyfikacji oryginału również dokumenty referencyjne są aktualizowane. Funkcja ELO-Abo informuje na życzenie automatycznie o zmianach ważnych dokumentów lub informacji. Jeśli kilka osób pracuje jednocześnie na tym samym dokumencie, to funkcja ELO Wypożycz (Check-in)/Zwróć (Check-out) pilnuje, aby nie doszło do konfliktu między poszczególnymi wersjami. To tylko kilka przykładów, jak funkcje zarządzania dokumentami ELO pomagają zoptymalizować pracę i uczynić ją bardziej efektywną. Praca taka, jak ją znamy Struktura archiwum ELO opiera się na znanych mechanizmach segregowania dokumentów (archiwum, szafa, segregator, rejestr). Od samego początku nasza dewiza to: Praca taka, jak ją znamy, bez konieczności nauki. Dlatego wciąż wykonujemy testy użyteczności, tak aby korzystanie z naszego oprogramowania było tak łatwe, jak to tylko możliwe. Oznacza to między innymi dostęp do ELO na różne sposoby czy to przez przeglądarkę internetową, przez mobilnego klienta notebooka, przez smartphona, przez Linuxa, Macintosha czy Windows. Nasza elastyczność praktycznie nie zna granic. Innowacja pojawia się wtedy, kiedy użytkownik potrafi z niej skorzystać. Strona 17

18 Lepiej pracować Efektywne importowanie i obróbka ELO jako centralna platforma integruje się z najróżniejszymi aplikacjami biznesowymi. Informacje i dokumenty z systemów ERP, komputera AS/400 oraz innych źródeł zostaną rozpoznane, zarejestrowane zgodnie ze swoją treścią, a na życzenie automatycznie zaimportowane, opisane słowami kluczowymi oraz zarchiwizowane. Cała procedura będzie funkcjonować w oparciu o dotychczasowe standardy i formaty dokumentów. Przy automatycznej obróbce dokumentów bardzo ważną rolę odgrywają kody kreskowe. Kody kreskowe zostają wygenerowane najczęściej przez najważniejszą aplikację, np. system ERP, a następnie umieszczone na dokumencie. Jeśli następnie kod ten zostanie zeskanowany, ELO Barcode rozpoznaje go samodzielnie i automatycznie przyporządkowuje dokument do odpowiedniego rejestru, a tym samym do odpowiedniego procesu. Optyczne rozpoznawanie tekstu wykonywane jest przez ELO OCR. Aplikacja ta zostaje uruchomiona w przypadku skanowania i automatycznego nadawania słów kluczowych nie ma potrzeby wykonywania ręcznej obróbki dokumentów. ELO OCR umożliwia następnie późniejsze celowe i szybkie przeszukanie zeskanowanych dokumentów. to pracować dynamicznie i mobilnie. ELO Mobil dynamicznie i elastycznie ELO Mobil umożliwia centralne zarządzanie informacją przy użyciu komputera przenośnego lub smartpohne`a, jak choćby Apple iphone 3G. W ten sposób można korzystać ze wszystkich funkcji ELO także w podróży. Ponadto przy pomocy ELO można wykonywać połączenia z wieloma lokalizacjami i dokonywać ich replikacji. Inteligentne mechanizmy replikacji umożliwiają po zdefiniowaniu pętli replikacyjnych zautomatyzowane porównanie dokumentów i danych na różnych serwerach archiwizacyjnych. Procedura ta gwarantuje, że dostęp do dokumentów utworzonych na urządzeniach przenośnych będą mieli natychmiast wszyscy członkowie zespołu we wszystkich lokalizacjach. ELOprofessional

19 Bez zmiany mediów Podsumowanie Stosowanie ELO umożliwia śledzenie wszystkich procesów w uczelni oraz zapewnia ich przejrzystość. Wysoki stopień automatyzacji dzięki obiegowi, inteligentnemu systemowi klasyfikacji dokumentów i koncepcji mandatowych uprawnień ułatwiają i przyspieszają realizację procesów. Ponadto zmniejsza się liczba błędów. Wszystko to skutkuje wyższą jakością i stałą aktualizacją Państwa danych przy jednoczesnej minimalizacji ryzyka w przypadku zmian procedur. Dzięki ELO wiadomo, kto, kiedy i jaką informację ma prawo uzyskać, a żądane informacje dostępne są błyskawicznie. Rośnie zadowolenie pracowników i kontrahentów, koszty spadają. Pracować z ELO to znaczy pracować szybciej, efektywniej, lepiej i taniej. Naprawdę warto ELO zaufać - uczyniło to już wiele innych instytucji. Odnosić sukces to znaczy, zapewnić sobie bezpieczną przyszłość. Strona 19

20 Przegląd Przegląd standardowych funkcji 1. Dostęp z wielu aplikacji - Windows-Klient: standardowy dostęp ze środowiska Windows - Java-Klient: niezależny od platformy dostęp z Windowsa, Linuxa, Mac OS - Internet Gateway: dostęp do archiwum ELO w oparciu o przeglądarkę internetową - Outlook Klient: Zarządzanie dokumentami przez Microsoft Outlook - Explorer Klient: Dostęp do ELO przez Windows Explorer - Mobil-Klient dla notebooków: mobilna praca i automatyczna synchronizacja dokumentów - Smartphone Klient: mobilna praca ze wszystkimi popularnymi smartphonami, jak Apple iphone 3G Dostęp ze wszystkich aplikacji następuje przez intuicyjny i przyjazny dla użytkownika interfejs. 2. Archiwum - Archiwizowanie danych z możliwością kontroli przez cały czas życia dokumentów - Bezpieczna archiwizacja dokumentów poufnych, certyfikat dla wszystkich popularnych mediów do archiwizowania - Certyfikowana współpraca z systemami długotrwałej archiwizacji wszystkich przodujących oferentów, jak NetApp, IBM, EMC, Hewlett-Packard, Hitachi, Plasmon - Moduł backupowy do zarządzania dodatkowymi pamięciami długotrwałymi, takimi jak WORM, UDO, DVD-Jukebox - Kontrola dubli w celu uniknięcia dublowania się dokumentów - Równoczesna obsługa wielu archiwów i ścieżek zapisywania - Rozbudowana funkcja raportowania i kontroli dla wszystkich funkcji archiwum - Możliwość nadawania uprawnień dla różnych części uczelni - Replikacja archiwizowanych treści w przypadku różnych lokalizacji fizycznych - Wysoko wydajne i skalowalne 3. Zarządzanie dokumentami - Możliwość dowolnego definiowania struktur porządkowania danych - Szybkie kartkowanie dokumentów - Możliwość umieszczania notatek i pieczęci bezpośrednio na dokumentach graficznych - Wyświetlanie dokumentów dzięki systemowi logicznych kopii w różnych folderach - Łączenie powiązanych dokumentów przy pomocy linków - Kolorystyczne oznaczenia różnych dokumentów i folderów - Dowolne definiowanie słów kluczowych dla dokumentów oraz folderów, takich jak segregatory czy teczki - Wypożyczenie i zwrot w celu przejrzystego zarządzania różnych wersji dokumentu - Dynamiczne segregatory w zdefiniowanych przez użytkownika widokach - Dowolne definiowanie własnych rejestrów standardowych - Samouczący się asystent archiwizowania - Kopiowanie i i załączników z Microsoft Outlook metodą Drag & Drop - Automatyczne zarządzanie historią wersji w przypadku zmian w dokumentach - Porównywanie różnych wersji tego samego dokumentu ELOprofessional

21 Inteligencja i funkcjonalność stwarza silną organizację - Konwersja dokumentów do trwałych formatów TIFF i PDF/A - Automatyczne zakładanie folderów do archiwizowania - Wielojęzyczność formularzy słów kluczowych i hasłowników - Tworzenie struktur na podstawie różnych rodzajów dokumentów - Zarządzanie zadaniami i terminami przypomnień - Odzyskiwanie usuniętych dokumentów - Przedkładanie dokumentów i segregatorów do obróbki w jednym miejscu - Filtr według haseł - Wersjonowanie na informacjach słów kluczowych 4. Widok dokumentów - Prezentacja wszystkich popularnych formatów dokumentów w oryginalnej formie - Możliwości zmiany widoku: zoom, pełny ekran, wycinek - Podgląd dokumentów wielostronicowych w formacie TIFF - Prezentacja dokumentów graficznych, zdjęć i plików PDF w postaci slajdów - Funkcja linijki ułatwiająca czytanie list 5. Web Content Management - Wsparcie przy tworzeniu wielojęzycznych stron internetowych - Tworzenie, zmiana i tłumaczenie treści bezpośrednio na stronach internetowych - Integracja wszystkich funkcji zarządzania dokumentami, takich jak wypożyczenie, zwrot, wersjonowanie, workflow i bezpieczna archiwizacja - Zintegrowany system wyszukiwania w archiwum ELO - Szybka instalacja - Wysoka przyjazność obsługi 6. Funkcja wyszukiwania - Możliwość przeszukiwania wszystkich dokumentów - Zaznaczanie wyszukiwanych fraz w dokumencie - Wyszukiwanie rozszerzone z operatorami logicznymi - Zapisywanie zapytań standardowych - Rozszerzona funkcja wyszukiwania w celu zwiększenia dokładności - Wyszukiwanie pełnotekstowe w całym dokumencie - Łączone wyszukiwanie pełnotekstowe i poprzez słowa kluczowe - Wyszukiwanie we wszystkich formularzach i polach - Zaawansowane wyszukiwanie według podobnych słów - Sortowanie i eksport wyników wyszukiwania - Funkcja tezaurusa wielojęzycznego i terminów specjalistycznych - Opcjonalnie wyszukiwanie skojarzeniowe i kontekstowe 7. Funkcja procedur - Własny serwer obiegów - Tworzenie obiegu Adhoc - Graficzny edytor obiegów standardowych - Zarządzanie różnymi schematami obiegów i ich wersjami - Delegowanie zadań w ramach procedur standardowych - Wizualne monitorowanie przebiegu obiegu - Zarządzanie procedurami bieżącymi i zamkniętymi - Przejrzyste protokołowanie całego przebiegu obiegu Strona 21