ELO - Zarządzanie umowami Modelowe rozwiązane typu Best Practice dla Państwa Sukcesu

Transkrypt

1 Modelowe rozwiązane typu Best Practice dla Państwa Sukcesu ELO jest dostępne: ELO Digital Office GmbH, Tübinger Str. 43, D Stuttgart ELO Digital Office Sp. z o.o., ul. Kombatantów 34, PL Gorzów Wlkp. Artikel-Nr. A000-VERTRAG-PL ELO Digital Office, ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional i ELOenterprise są znakami towarowymi ELO Digital Office GmbH w Niemczech i / lub w innych krajach. Microsoft, MS, Windows, Word i Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision są zarejestrowanymi znakami towarowymi Microsoft Corporation w USA i / lub w innych krajach. Inne nazwy firmy, produktów i usług mogą być znakami towarowymi innych producentów. Niniejsza publikacja stanowi jedynie niewiążącą informację ogólną i nie zastępuje szczegółowej porady indywidualnej. Informacje zawarte w niniejszej publikacji mogą zostać zmienione w dowolnym momencie, również bez uprzedzenia. W szczególności właściwości techniczne i funkcje mogą się różnić w zależności od kraju, w którym nasze produkty są oferowane. Aktualne informacje na temat produktów ELO, warunków umowy i cen otrzymają Państwo w poszczególnych spółkach ELO oraz u Partnerów Biznesowych ELO i / lub u Partnerów Handlowych ELO. Informacje o produktach są zgodne z aktualnym stanem. Przedmiot i zakres usług są określane wyłącznie przez odpowiednie umowy. Firma ELO nie gwarantuje, że jej produkty lub inne usługi zapewniają zgodność z określonymi przepisami prawnymi. Klient jest odpowiedzialny za przestrzeganie obowiązujących przepisów bezpieczeństwa oraz innych przepisów prawa krajowego i międzynarodowego. Zmiany, pomyłki i błędy w druku pozostają zastrzeżone. Przedruk i powielanie, również fragmentaryczne, jest możliwe tylko po uzyskaniu pisemnej zgody ELO Digital Office GmbH, bądź spółek powiązanych. Copyright ELO Digital Office GmbH Wszelkie prawa zastrzeżone Enterprise-Content-Management I Zarządzanie Dokumentami I Archiwizowanie I Obieg Dokumentów I

2 Rozwiązanie typu Best-Practice dla Państwa Sukcesu Bezsprzecznie wydajny ELO dba o zarządzanie umowami Umowy stanowią podstawę prawną transakcji handlowych w przedsiębiorstwie. Niewłaściwe obchodzenie się z nimi może być istotnym czynnikiem kosztów i pociągać za sobą poważne konsekwencje prawne. Czy wiadomo, kiedy jaka umowa ma być przedłużona, zaktualizowana lub wypowiedziana? ELO - Zarządzanie umowami - jako rozwiązanie modelowe - opiera się na sprawdzonych metodach wywodzących się z praktyki. Oprócz zorganizowanego zarządzania umowami i archiwizowania,jest dostępny również zintegrowany system kontrolingu umów. Za pomocą kilku kliknięć myszką rozwiązanie modelowe od ELO można dostosować do własnych potrzeb i wdrożyć we własnym przedsiębiorstwie. Teraz, kiedy ELO dba o zarządzanie umowami, można ze spokojem zadbać o interesy firmy. Enterprise-Content-Management I Zarządzanie Dokumentami I Archiwizowanie I Obieg Dokumentów I

3 Rozwiązanie typu Best-Practice dla Państwa Sukcesu Cykl życia umowy Cykl życia umowy jest bardzo złożony. ELO - Zarządzanie umowami umożliwia przejrzystą kontrolę wszystkich działań związanych z przygotowaniem, zarządzaniem, dostosowaniem, realizacją i aktualizacją umów. W każdym punkcie ELO - Zarządzanie umowami można indywidualnie dostosować do potrzeb własnego przedsiębiorstwa. Wymóg Archiwum umów Potwierdzenie wymogu Zakończenie umowy Cykl życia umowy Odnalezienie Partnera Zarządzanie (Aktualizacja, Przedłużenie) Projekt umowy Zawarcie umowy Negocjacje umowy Złożony cykl życia umowy.

4 Korzyści z korzystania Zarządzania umowami pod ELO: Przegląd warunków umowy w każdej chwili Przejrzystość i aktualność umów Zgodność z przepisami i bezpieczeństwo Skrócenie czasów wyszukiwania Przestrzeganie terminów, warunków umów, itd. Przejrzysty proces zatwierdzania i zwalniania umów Zoptymalizowany i kompletny proces przetwarzania Krótkie terminy realizacji, zautomatyzowany controlling umów Kadra kierownicza i pracownicy mogą szybko i wyraźnie zidentyfikować ewentualne wąskie gardła Przejrzysty kalendarz z terminami płatności, raportowania i wypowiedzenia Wygodna funkcja planowania płynności i kosztów w dowolnie definiowalnych okresach Praktyczna funkcja raportowania dla różnych rodzajów umów Funkcja przypomnienia i zarządzanie terminami Przegląd umów znajdujących się w fazie uzgadniania Możliwość integracji z istniejącymi aplikacjami Wszystkie dokumenty i pliki związane z umową są dostępne Można elastycznie korzystać z danych dotyczących umowy z innych aplikacji Nasza Innowacyjność - Państwa Wzrost 3

5 Rozwiązanie typu Best-Practice dla Państwa Sukcesu ELO - Zarządzanie umowami wydajne w praktyce W ramach interfejsu ELO można pracować w menu nawigacyjnym z nową zakładką Zarządzanie umowami. Znajdują się w niej wszystkie narzędzia niezbędne do zarządzania, sterowania i kontroli umów. Modelowe rozwiązanie oferuje przejrzystą funkcję kalendarza. Zawarte w niej informacje z datą wejścia w życie i wygaśnięcia umowy, oraz o różnych terminach kontroli i płatności są oznaczone kolorami. Funkcję kalendarza można w razie potrzeby połączyć z innymi terminarzami, jak na przykład Microsoft Outlook. Podgląd kalendarza w ramach ELO - Zarządzania umowami

6 Zarządzanie umowami: Bezpieczeństwo od samego początku Gdy dokument umowy dotrze do firmy, ELO aktywnie wspiera w ewidencji wszystkich istotnych informacji kontraktowych poprzez wybór predefiniowanych słów kluczowych. W zależności od rodzaju umowy ELO - Zarządzanie umowami jest w stanie wywołać odpowiedni szablon do celów późniejszego raportowania, a następnie po zredagowaniu ponownie zarchiwizować go pod właściwą umową. Ekran wprowadzania danych w celu zakładania umowy Nasza Innowacyjność - Państwa Wzrost 5

7 Rozwiązanie typu Best-Practice dla Państwa Sukcesu Przejrzysty kontroling umów i zarządzanie ryzykiem Po zapisaniu wszystkich istotnych danych kontraktowych, dzięki ELO - Zarządzanie umowami, można również wprowadzić wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu umowy. W tym miejscu można ująć koszty ponoszone w skali roku, a następnie określić interwały płatności. W zależności od interwału rozliczeniowego, można elastycznie rozdzielać koszty i planować płynność finansową. Bezpieczne zarządzanie umowami gwarantuje dotrzymanie wszystkich terminów płatności, świadczenia i wypowiedzenia. Ekran do wprowadzania interwałów płatności

8 Przegląd płynności i kosztów Kolejną funkcją dostępną w ramach ELO - Zarządzania umowami jest wygodne generowanie planów płynności i kosztów. W tym miejscu jest możliwość stworzenia dla wszystkich umów raportu za zdefiniowany okres czasu. ELO - Zarządzanie umowami generuje plik programu Excel, który uwzględnia różne koszty lub odpływy środków pieniężnych. Szablony te są dowolnie konfigurowalne, dzięki czemu wartości można przedstawić w formie dowolnie wybranego przez siebie, przejrzystego wykresu. Przegląd wykresu kosztów Nasza Innowacyjność - Państwa Wzrost 7

9 Rozwiązanie typu Best-Practice dla Państwa Sukcesu Wprowadzanie terminów raportowania W funkcji raportowania dla planów płynności i kosztów, w tworzeniu przeglądu uwzględniane są wszystkie umowy. Niektóre rodzaje umów wymagają jednak indywidualnego raportu wykonywanego w regularnych odstępach czasu, aby umożliwić należyte przestrzeganie praw i obowiązków wynikających z umów, jak i wygenerować prognozę w ramach kontrolingu umów. Wprowadzanie interwałów w celu wykonania raportu

10 sprawdza w regularnych odstępach czasu, czy poszczególne umowy wymagają sporządzenia raportu. Jeśli zachodzi konieczność wykonania nowego raportu, osoba odpowiedzialna zostanie o tym poinformowana, a informacja zostanie jej przekazana w postaci nowego zadania na liście zadań ELO. Teraz wystarczy kliknąć na przycisk Utwórz raport, aby otworzyć gotowy szablon. Szablon jest już kompletnie wypełniony przez ELO. Bez większego wysiłku można sporządzać raporty dla poszczególnych umów spółki i je archiwizować.. Teczka ELO z umowami Wszystkie istotne informacje dotyczące umowy zostały zapisane. ELO - Zarządzanie umowami stworzyło nową umowę z wymaganymi podkatalogami. Za pomocą funkcji drag&drop można teraz przenieść wszystkie powiązane dokumenty, jak projekty umów, korespondencję, zapytania lub oferty. Archiwizowanie dokumentu umowy odbywa się automatycznie za pomocą zdefiniowanych ustawień. Podana jest przykładowa struktura archiwum, którą można indywidualnie zmieniać. Ponadto dzięki ELO - Zarządzanie umowami można również wygodnie zarządzać szablonami pakietu Microsoft Office i tak samo je archiwizować. Nasza Innowacyjność - Państwa Wzrost 9

11 Rozwiązanie typu Best-Practice dla Państwa Sukcesu Bezpieczne procesy zatwierdzania - Workflow ELO Predefiniowane procedury zatwierdzania, zapewniają przejrzyste procesy w ramach zarządzania umowami Zarządzanie użytkownikami z wyraźnym podziałem ról i obowiązków zwiększa bezpieczeństwo. Dalsze redagowanie, wersjonowanie, archiwizowanie oraz inicjowanie scenariusza zatwierdzania, jak np. ostateczne zatwierdzenie umowy do podpisu, odbywa się stosownie do indywidualnych wymogów klienta za pomocą wbudowanego w standardzie ELO obieg dokumentów. Zarówno zmiany danych kontraktowych, jak i przebieg procesów są przez ELO protokołowane. Dzięki temu procesy pozostają przez cały czas przejrzyste. Po pomyślnym przejściu przez obieg, umowa jest oczywiście uwzględniana w kalendarzu ELO. Przegląd obiegów scenariusz zatwierdzania umowy

12 Postaw na rozwiązanie Best Practice Zadanie efektywnego ELO - Zarządzanie umowami polega na zapewnieniu przez cały czas przejrzystego przeglądu wszystkich umów, zapobieganiu powielaniu prac i skróceniu czasów wyszukiwania dzięki centralnej bazie danych. Wybierając ELO - Zarządzanie umowami, decydujecie się na rozwiązanie sprawdzone w praktyce. Można zakładać nową umowę podając najważniejsze dane, a ELO zajmuje się całą resztą. System przypomina o wszystkich nadchodzących działaniach, takich jak przedłużenie, renegocjacja lub wypowiedzenie umowy. Dzięki ELO Zarządzanie umowami jest pod pełną kontrolą. Nasza Innowacyjność - Państwa Wzrost 11