ELOECMKongres2012. Rozwiązanie ELO ECM - prezentacja na żywo. Z powodzeniem w przyszłość. Strategia Multiklient

Transkrypt

1 Z powodzeniem w przyszłość Rozwiązanie ELO ECM - prezentacja na żywo. Strategia Multiklient Elke Schönemann, ELO Digital Office Sp. z o.o. e.schoenemann@elo-digital.pl 15. luty 2012 Hotel Marriott Courtyard, Warszawa Airport

2 ELO co to oznacza? Electric Light Orchestra - 8

3 ELO co to oznacza? 9

4 ELO co to oznacza Elektronischer Leitz Ordner Elektroniczny Leitz Segregator ELO Elektroniczny Segregator Leitz 11

5 Aktualna sytuacja Dlaczego inwestować w ELO? Koszty koszty utrzymania archiwum, zabezpieczenia, udostępnianie Archiwum Spełnienie wymogów prawnych wymogi prawne również dotyczą dane na komputerach dostęp do wszystkich informacjach w obrocie gospodarczym (dlaczego jest taki zapis w umowie ) Zawsze posiadać dostęp do wymaganych informacji (sekretarka chora - nie ma dostępu.) System plików Źródło: Zöller & Partner GmbH 17

6 Uwaga ogólna Podstawą zdrowego porządku jest duży kosz (Kurt Tucholsky, Neue Leipziger Zeitung, 1930) ECM nie zastąpi braku porządku Rozbudowana struktura prowadzi do braku orientacji Założenie: zrozumieć strukturę i przestrzegać ją Wymagania osobiste dostępność dla innych Reguły do zapamiętania i łatwe w obsłudze (po powrocie z urlopu jeszcze wiadomo, gdzie i jak archiwizować dany mail) Źródło: Zöller & Partner GmbH 19

7 Aktualny problem Archiwizować dokumenty elektroniczne Dane specjalne (xml,..) Korespondencja wyjściowa Kopie własnych faktur Inne Duża ilość dokumentów elektronicznych nie jest powiązana z dokumentacją papierową Źródło: Zöller & Partner GmbH 20

8 Zalety archiwum elektronicznego Mogą być zawarte wszystkie formaty Nie ma możliwości omylnego usuwania, nic nie zginie Każdy dokument zawsze dostępne Dostępne według uprawnień też wewnątrz Teczek Wysłanie linków na dokument Widok archiwum według uprawnień, teczki dynamiczne Akta mobilne Integracja w różne tryby pracy (wcześniejsze lub późniejsze skanowanie) Eksport danych plus słowa kluczowe Źródło: Zöller & Partner GmbH Archiwum elektroniczne jest wiarygodnym i bezpiecznym narzędziem pracy 21

9 ECM / DMS ERP CRM ERP CRM ECM DMS 22

10 O nas Innowacja z tradycją Louis Leitz założył swoją pierwszą firmę Pierwszy Elektroniczny Segregator Leitz (ELOoffice) Powstanie ELO Digital Office GmbH Wprowadzenie ELOprofessional Wprowadzenie ELOenterprise Przeprowadzka do nowego budynku Nowa strona web, ELOoffice 8 ELOprofessional i ELOenterprise 7 ELOoffice 9 ELOprofessional/enterprise

11 O nas Partnerzy technologiczne 37

12 Jak (tradycyjnie) wygląda praca? Wydział, Oddział Poczta wejście Otwarcie Rejestracja Sortowanie Dystrybucja Supervisor Specjalista Specjalista Poczta wyjście Często bałagan, wolne tempo załatwiania spraw!! Szef wydziału Drugi podpis

13 Jak może wyglądać praca pod ELO? Skanowanie Indeksowanie Szef działu Do archiwizacji Specjalista Poczta wyjście Wszystkie dokumenty pod ręką, szybkie tempo załatwiania spraw. 40

14 Jak może wyglądać praca pod ELO w przyszłości? Skanowanie Indeksowanie Szef działu Specjalista Do archiwizacji, a w przyszłości bezpośrednio do niszczarki Poczta wyjście Wszystkie dokumenty pod ręką, szybkie tempo załatwiania spraw. 41

15 Możliwość oszczędzania przy DMS obok archiwum papierowego 0,50 0,30 Koszty/Dokument 0,00-0,15-0,50 Pryjmowanie Dokumentu Zmniejszenie Kosztów archiwizowania papierowej Szybki dostęp do dokumentu Oszczędność Kosztów - razem -1,00-1,50-2,00-2,50-2,25-2,10 44

16 Wysyłka faktur Dyrektywa Rady 2010/45/UE z Rewolucja w e-fakturowaniu Dyrektywa ta pozwala na stosowanie dowolnej technologii, która zapewnia autentyczność pochodzenia integralność treści i czytelność. Fakturą elektroniczna jest każda faktura, która zawiera wymagane dane jako faktura i spełnia ww. wymogi. Uwaga: W pełni wprowadzone musi być do końca 2012 roku. Autentyczność pochodzenia: Przez kogo została wystawiona, ewentualne dane zawarte w właściwościach pliku, plus ewentualne archiwizowanie maila Integralność treści: w fakturze nie można zmienić dane, nieedytowalny plik, ewentualnie archiwizowanie jako read only (Revisionsecurity) Czytelność faktury: np. jako PDF/A, trzeba posiadać oprogramowanie do oglądania, ale taka faktura nie może podlegać zmianom w trakcie przechowywania 55

17 ELO- Zarządzanie informacjami z różnych źródeł NON-CI Office FAX CRM ERP CAD DMS Medical 74

18 Nasze produkty ELOprofessional Firmy średnie o Obieg Dokumentów o Architektura Klient-Serwer o Platforma Windows o Baza danych SQL o Do 2 Mrd. Dokumentów o Do użytkowników 77

19 Nasze produkty ELOenterprise Przedsiębiorstwa duże o Niezależny od platformy o Wysokoskalowalne o Mandantywność o Nielimitowane dokumenty o Nielimitowani użytkownicy o Integracja portalowa o Wykorzystany w wielojęzycznych międzynarodowych korporacjach 78

20 Modularność Integracja Government Mobil Replikacja Multi CAD Fulltext / OCR Barcode-/ Rozpoznanie formularze Workflow DMS-Client Serwer Archiwum Podpis elektroniczny Internet Gateway COLD-XML Import ERP Archivlink Backup Serwer Click & View Dostęp do archiwum 85

21 ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu SmartPhone, iphone, Tablet Microsoft SharePoint Microsoft Office Klient Outlook Klient ELO Filesystem Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 90

22 Nowy interfejs dla ELO Windows Klient Nowy interfejs ELO oferuje: Szybki dostęp do Archiwum Wsparcie intuicyjne przy procesach w firmie podwyższenie produktywności Szybciejsze opanowanie interfejs przez użytkownika 97

23 Dostęp do ELO poprzez JavaClient (Windows, Linux, Mac, Webstart) 98

24 Dostęp do ELO poprzez ELO Web Access 99

25 Obiegi w ELO 100

26 ELO iphone Integracja 101

27 Dostęp do ELO poprzez Outlook 113

28 ELO Add-In for Microsoft Office Word 116

29 ELO Client for Windows Explorer 120

30 ELOprofessional 2011 Pokaz systemu 187

31 Dziękujemy za uwagę a może są jeszcze pytania? 15. luty 2012 Hotel Marriott Courtyard, Warszawa Airport

32 ELO Digital Office GmbH DE - Stuttgart info@elo.com ELO Digital Office Sp. z o.o. PL - Gorzów Wlkp. gorzow@elo-digital.pl ELO Digital Office, ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional i ELOenterprise są znakami towarowymi ELO Digital Office GmbH w Niemczech i / lub w innych krajach. Microsoft, MS, Windows, Word i Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision są zarejestrowanymi znakami towarowymi Microsoft Corporation w USA i / lub w innych krajach. Inne nazwy firmy, produktów i usług mogą być znakami towarowymi innych producentów. Niniejsza publikacja stanowi jedynie niewiążącą informację ogólną i nie zastępuje szczegółowej porady indywidualnej. Informacje zawarte w niniejszej publikacji mogą zostać zmienione w dowolnym momencie, również bez uprzedzenia. W szczególności właściwości techniczne i funkcje mogą się różnić w zależności od kraju, w którym nasze produkty są oferowane. Aktualne informacje na temat produktów ELO, warunków umowy i cen otrzymają Państwo w poszczególnych spółkach ELO oraz u Partnerów Biznesowych ELO i / lub u Partnerów Handlowych ELO. Informacje o produktach są zgodne z aktualnym stanem. Przedmiot i zakres usług są określane wyłącznie przez odpowiednie umowy. Firma ELO nie gwarantuje, że jej produkty lub inne usługi zapewniają zgodność z określonymi przepisami prawnymi. Klient jest odpowiedzialny za przestrzeganie obowiązujących przepisów bezpieczeństwa oraz innych przepisów prawa krajowego i międzynarodowego. Zmiany, pomyłki i błędy w druku pozostają zastrzeżone. Przedruk i powielanie, również fragmentaryczne, jest możliwe tylko po uzyskaniu pisemnej zgody ELO Digital Office GmbH, bądź spółek powiązanych. Copyright ELO Digital Office GmbH Wszelkie prawa zastrzeżone.yright