Rozwiązania ELO ECM - prezentacja na żywo.

Transkrypt

1 Usprawnij procesy biznesowe w Twojej firmie ELO Digital Office Sp. z o. o. 09 Luty 2011 Warszawa 26. Januar 2011 Courtyard Stuttgart, Marriott Schwabenlandhalle Airport

2 ELO Digital Office Sp. z o. o. Rozwiązania ELO ECM - prezentacja na żywo. Integracja ELO do MS Office Elke Schönemann ELO Digital Office Sp. z o. o. Sales &Marketing Manager 09 Luty 2011 Warszawa 26. Januar 2011 Courtyard Stuttgart, Marriott Schwabenlandhalle Airport

3 Aktualna sytuacja Dlacego inwestować w ELO? Koszty koszty utrzymania archiwum, zabezpieczenia, udostępnianie Archiwum Spełnienie wymogów prawnych wymogi prawne również dotyczą dane na komputerach dostęp do wszystkich informacjach w obrocie gospodarczym (dlaczego jest taki zapis w umowie ) Zawsze posiadać dostęp do wymaganych informacji (sekretarka chora i nie ma dostępu.) System plików Źródło: Zöller & Partner GmbH 3

4 Aktualny problem Zbieranie plików Zapisywanie na serwerach w strukturze plików jest centralne i elektroniczne ale jak tu coś znaleźć Nikt już nic nie usuwa zbieranie jest łatwiejsze niż usuwanie. Tak wygląda to na dużej ilości serwerów z plikami Teczki/Sprawy są nie pełne gdyż pracownicy nie wiedzą jak dodać informacje elektroniczne do archiwum papierowego Łuki w zabezpieczeniu przed nie dozwolonymi zmianami Źródło: Zöller & Partner GmbH 4

5 Uwaga ogólna Podstawą zdrowego porządku jest duży kosz (Kurt Tucholsky, Neue Leipziger Zeitung, 1930) ECM nie zastąpi braku porządku Rozbudowana struktura prowadzi do braku orientacji Założenie: zrozumieć strukturę i przestrzegać ją Wymagania osobiste dostępność dla innych Reguły do zapamiętania i łatwe w obsłudze (po powrocie z urlopu jeszcze wiadomo, gdzie i jak archiwizować dany mail) Źródło: Zöller & Partner GmbH 5

6 Aktualny problem Archiwizować dokumenty elektroniczne Dane specjalne (xml,..) Korespondencja wyjściowa Kopie własnych faktur Inne Duża ilość dokumentów elektronicznych nie jest powiązana z dokumentacją papierową Źródło: Zöller & Partner GmbH 6

7 Zalety archiwum elektronicznego Mogą być zawarte wszystkie formaty Nie ma możliwości omylnego usuwania, nic nie zginie Każdy dokument zawsze dostępne Dostępne według uprawnień też wewnątrz Teczek Wysłanie linków na dokument Widok archiwum według uprawnień, teczki dynamiczne Akta mobilne Integracja w różne tryby pracy (wcześniejsze lub późniejsze skanowanie) Eksport danych plus słowa kluczowe Źródło: Zöller & Partner GmbH Archiwum elektroniczne jest wiarygodnym i bezpiecznym narzędziem pracy 7

8 Jak (tradycyjnie) wygląda praca? Wydział, Oddział Poczta wejście Otwarcie Rejestracja Sortowanie Dystrybucja Supervisor Specjalista Specjalista Poczta wyjście Często bałagan, wolne tempo załatwiania spraw!! Szef wydziału Drugi podpis 1.2 8

9 Jak może wyglądać praca pod ELO? Skanowanie Indeksowanie Szef działu Do archiwizacji Specjalista Poczta wyjście Wszystkie dokumenty pod ręką, szybkie tempo załatwiania spraw. 9

10 Jak może wyglądać praca pod ELO w przyszłości? Skanowanie Indeksowanie Szef działu Specjalista Do archiwizacji, a w przyszłości bezpośrednio do niszczarki Poczta wyjście Wszystkie dokumenty pod ręką, szybkie tempo załatwiania spraw. 10

11 Wysyłka faktur Dyrektywa Rady 2010/45/UE z Rewolucja w e-fakturowaniu Dyrektywa ta pozwala na stosowanie dowolnej technologii, która zapewnia autentyczność pochodzenia integralność treści i czytelność. Fakturą elektroniczna jest każda faktura, która zawiera wymagane dane jako faktura i spełnia ww. wymogi. Uwaga: W pełni wprowadzone musi być do końca 2012 roku. Autentyczność pochodzenia: Przez kogo została wystawiona, ewentualne dane zawarte w właściwościach pliku, plus ewentualne archiwizowanie maila Integralność treści: w fakturze nie można zmienić dane, nieedytowalny plik, ewentualnie archiwizowanie jako read only (Revisionsecurity) Czytelność faktury: np. jako PDF/A, trzeba posiadać oprogramowanie do oglądania, ale taka faktura nie może podlegać zmianom w trakcie przechowywania 13

12 Dlaczego DMS Zarządzanie Dokumentami? Równoległy dostęp do dokumentów dla nie tylko jednego użytkownika Pracownicy z różnych lokalizacji potrzebują dostęp do dokumentów Likwidacja niepotrzebnych kopii Redukcja miejsca do archiwizowania dokumentów papierowych, Obniżenie kosztów archiwizowania Archiwizacja dokumentów, objęcie słowami kluczowymi Szukanie i odznaleźenie dokumentów 14

13 ELO Archiwum High Lights (część 1) Archiwizowanie Revisionsecurity danych przez ich cykl życiowy (Lifecykle) Bezpieczne archiwizowanie dokumentów z wartością hash i certyfikatem z możliwością zapisywania na wszystkich dostępnych mediach do archiwizowania Certyfikowane wsparcie mediów do długoletniego archiwizowania jak NetApp, IBM, EMC, Hewlett-Packard, Hitachi, Plasmon Sprawdzanie dubletów w celu uniknięcia podwójnego zarchiwizowania dokumentów 16

14 ELO Archiwum High Lights (część 2) Równoległe zarządzanie nie tylko jednym archiwum i też zapisywanie na różnych ścieżkach Rozbudowane funkcje raportingu i audytu na wszystkich funkcjach w archiwum Mandantywność dla różnych obszarów grup firmowych Replikacja archiwów dla firm z rożnymi lokalizacjami Praca offline (na Laptopach) - ELO Mobil) 17

15 ELO DMS Foldery i struktury Możliwość definicji dowolnych struktur Foldery dynamiczne jako widok dla użytkowników Możliwość utworzenia struktury automatem Możliwość dowolnej definicji formularzy słów kluczowych Dowolne definiowanie własnych rejestrów standardowych Kolorystyczne oznaczenie różnych dokumentów i folderów Możliwość tworzenia linków pomiędzy dokumentami 18

16 ELO DMS Dokumenty Funkcjonalność Wypożycz & Zwróć Wsparcie przy formularzach słów kluczowych Viewer integrowany do szybkiego podglądu różnych rodzajów dokumentów (.doc,.msg,.tiff usw.) Szybkie kartkowanie dokumentów Możliwość umieszenia notatek, karteczek, pieczień bezpośrednio na dokumentach Porównanie różnych wersji tego samego dokumentu Konwersja dokumentów do formatów do długoletniego archiwizowania jak TIFF i PDF/A 19

17 Klasyfikacja słowa kluczowe Automatyczne przekazanie informacji z właściwościach plików Office Automatyczne przekazanie właściwościach z plików CAD (opcja) Automatyczne przekazanie właściwości EXIF (opcja) Automatyczne Pre-OCR do szybkiego wypełnia formularzy słów kluczowych dokumentów Możliwość zaznaczenia dla powtórzonych się informacji słów kluczowych Rozpoznawanie formularzach na bazie definiowanych schematów (ELO Cold Business) Automatyczna klasyfikacja zawartości według słów kluczowych Możliwość masowego wypełnienia formularzy słów kluczowych 20

18 Import do ELO Bezpośrednia archiwizacja z MS Office, Openoffice czy Staroffice Przejmowanie dokumentów przez Drag & Drop z eksploratora Windowsa Skanowanie i archiwizowanie bezpośrednie w grubym kliencie możliwe Automatyczny import danych w formacie XML Bezpośrednie drukowanie do Archiwum ELO jako TIFF lub PDF/A Bezpośrednie zapisywanie ze wszystkich aplikacji poprzez Eksplorer - Klient Automatyczna synchronizacja folderów ELO z katalogami w MS Outlook Standardowe funkcje do importu i eksportu do archiwów ELO Filtry do importu z archiwów innych rozwiązań ECM 21

19 Skanowanie w ELO Wsparcie wszystkich skanerów (również sieciowych), też urządzeń multifunkcyjnych (MFP) Wsparcie interfejsu standardowego (TWAIN) Skanowanie stroń pojedynczych i wielostronicowych Obwracanie, sortowanie i filtrowanie zeskanowanych stroń Bezpośrednie zarządzanie różnych profili skanowania Automatyczne rozpoznanie stroń rozdzielających Optymalizacja obrazu przy skanowaniu czarno białym Automatyczne prostowanie stron Automatyczne spinanie i rozpinanie zeskanowanych stroń 22

20 ELO - Obieg Własny serwer Workflow Obieg Ad-hoc Graficzny interfejs do rysowania obiegów Zarządzanie różnymi schematami obiegów i ich wersjami Delegowanie zadań w obiegu Wizualne monitorowanie przebiegu obieg Zarządzanie aktywnymi i zakończonymi obiegami Raportowanie całege przebieg w obiegach Wielostopniowe zarządzanie eskalacją przy przekroczeniu terminów 23

21 ELO Wyszukanie Szukanie bezpośrednie we wszystkich polach formularzach słów kluczowych Zaznaczenie wyszukiwanych słów w treści dokumentów Wyzukanie rozszerzone z operatorami logicznymi Zapisywanie zapytań standardowych do szukania Lista trafień można dalej ograniczyć Wyzukanie pełnotekstowe w treści dokumentów Kombinacja wyszukania (pełnotekstowe i słowa kluczowe) Sortowanie i możliwość eksportu wyniku wyszukania Szukanie Thesaurus z wykorzystaniem funkcji wielojęzyczności i terminów specjalistycznym 24

22 ELO- Zarządzanie informacjami z różnych źródeł NON-CI Office FAX CRM ERP CAD DMS Medical 28

23 Nasze produkty ELO ELOoffice Małe firmy & Firmy jednoosobowe o Zarządzanie dokumentami o Praca grupowa o Archiwizowanie o Architektura kliencka o Baza danych Access o 4 Archiwa o Dokumentów o Do 10 użytkowników o Możliwa praca w sieci 29

24 Nasze produkty ELO ELOprofessional Firmy średnie o Obieg Dokumentów o Architektura Klient-Serwer o Platforma Windows o Baza danych SQL o Do 4 Mrd. Dokumentów o Do użytkowników 30

25 Nasze produkty ELO ELOenterprise Przedsiębiorstwa duże o Niezależny od platformy o Wysokoskalowalne o Mandantywność o Nielimitowane dokumenty o Nielimitowani użytkownicy o Integracja portalowa o Wykorzystany w wielojęzycznych międzynarodowych korporacjach 31

26 ELO - Produkty - Produkt Out of the Box - DB Access - Archiwum i DMS - Klient do skanowania - Szukanie pełnotekstowe - Do 10 użytkowników w sieci - max Dok./Archiwum - 4 Archiwa - Grupa docelowa małe firmy i osoby z działalnością (SoHo) - Windows jako baza - Architektura Client-/Serwer - MS SQL/ Oracle / IBM DB2 - Ilość użytkowników bez ogranicz. - Do 4 miliardów dokumentów - Do 3000 użytkowników - Modularność - Workflow integrowany - Rozwiązanie 1-Serwer - Application-Serwer Tomcat - Windows jako baza - Java-Technologie (J2EE) - MS SQL/ Oracle / IBM DB2 - Mandantywność (RZ) - SOA / SOAP - Integracja portalowa - Technologia Microserver - Wysokoskalowalny - Możl. dział. pod cluster - Dowolny frontend - Application-Server Tomcat - i inne - Niezależnie od platformy Migracja możliwa 33

27 Modularność Integracja Government Mobil Replikacja Multi CAD Fulltext / OCR Barcode-/ Rozpoznanie formularze Workflow DMS-Client Serwer Archiwum Podpis elektroniczny Internet Gateway COLD-XML Import ERP Archivlink Backup Serwer Click & View Dostęp do archiwum 34

28 ELO ECM Jeden system do wszystkiego Strategia Multi-Client Windows Client Java Client Client Browser Explorer Mobil-Client Smartphone Client Integracja Office Integracja CAD Dostęp FTP Dostęp imap Dostęp WebDAV 35

29 Dostęp do ELO poprzez Windows Fullklient 36

30 Dostęp do ELO poprzez JavaClient (Windows, Linux, Mac, Webstart) 37

31 Dostęp do ELO poprzez InternetGateway 38

32 Dostęp do ELO poprzez Eksplorer 39

33 Dostęp do ELO poprzez Outlook 40

34 ELO iphone Integracja 41

35 ELO iphone Integracja 42

36 ELO for Smartphone 2010 Blackberry Edition 43

37 Obieg w ELO 45

38 Uprawnienia do dokumentów i elementów struktury (folderów) Pan Kowalski Pan Schmidt Księgowość, Dział Kadrowy Księgowość Podanie o prace Zarobki Potw. dostawy Zamówienia Faktury Potw. dostawy Zamówienia Faktury 46

39 Argumentacja pożyteczności: Rachunek 6-minutowy Przy założeniu iż przy codziennej pracy : 6 minut/godzinę każdy pracownik zajmuje się szukaniem, archiwizowaniem, uporządkowaniem,.. To jest : 10% czasu pracy!!! Każdy pracownik kosztuje bez uwzględnienia kosztów miejsce pracy PLN/rok 10% z tego są PLN!!! 47

40 Porównanie objętości archiwów Archiwum papierowe 1 segregator = 500 arkuszy 1 metr półki = 12 segregatorów = arkuszy 6 metrowych półek do wysokości 1,80 m = 1 metr regału 1 metr regału = 70 segregatorów = arkuszy Archiwum elektroniczne ELO 1 dokument = ca. 60 KB 1 dyskietka = 1,4 MB = ca. 28 dokumentów 1 CD-ROM = 650 MB = dokumentów = 26 segregatorów 1 Hard Disk = 20 GB = dokumentów = 800 segregatorów = 66,67 metry półek = 11,1 m Regału 48

41 ELOprofessional 7 Pokaz systemu 50

42 Co należy robić? Bezpośredni kontakt do ELO Strona webowawww.elo.com Tel. +48 (95) Kontakt z jednym z naszych Partnerów Biznesowych Odwiedzić ELO na różnych targach w Europie Test ELO poprzez wersję Demo zawarta w materiałach Możliwość ustalenia terminu prezentacji w Państwa firmie pod konkretne potrzeby e.schoenemann@elo-digital.pl 61

43 ELO Digital Office Sp. z o. o. Dziękujemy za uwagę.. Pytania? Elke Schönemann ELO Digital Office Sp. z o. o. Sales & Marketing Manager e.schoenemann@elo-digital.pl 09 Luty 2011 Warszawa 26. Januar 2011 Courtyard Stuttgart, Marriott Schwabenlandhalle Airport