Spis treści. 6 Trzy wyjątkowe cechy ELO Professional 7 Archiwum ELO. W każdym miejscu i o każdej porze. Zawsze pod ręką - ELO

Transkrypt

1

2

3 Spis treści 3 Profil firm IDEE Spółka Jawna ELO Digital Office GmbH 4 Wprowadzenie Czym jest ELO Professional? 5 DMS Document Management System 6 8 Wizualizacja 6 Trzy wyjątkowe cechy ELO Professional 7 Archiwum ELO Dostępność W każdym miejscu i o każdej porze. Zawsze pod ręką - ELO 9 Funkcje ELO Professional 9 Efektywność pracy, słowa kluczowe 10 OCR i wyszukiwanie 11 Zarządzanie dostępem 12 Obieg dokumentów 13 Adnotacje 14 Mechanizm zastępstw 15 System kontroli wersji 16 Wdrożenia IDEE Nasze rozwiązania przy współpracy z ELO 17 Integracje IDEE Nasze rozwiązania przy współpracy z ELO

4

5 IDEE Spółka Jawna Firma IDEE jest wieloletnim, doświadczonym partnerem biznesowym ELO Digital Office. Przez wiele lat przygotowaliśmy szeroką ofertę rozwiązań. Nasze wdrożenia opierają się głównie na wspomaganiu procesów biznesowych, zwiększając ich efektywność. ELO Digital Office GmbH ELO Digital Office tworzy i dostarcza wysokowydajne produkty i rozwiązania w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentami, archiwizowania oraz obiegu dokumentów. Przedsiębiorstwo ma charakter międzynarodowy i oprócz głównej siedziby w Stuttgarcie posiada również oddziały rozlokowane na całym świecie.

6 Wprowadzenie CZYM JEST ELO PROFESSIONAL? Charakterystyka ELO Professional to prosta i intuicyjna platforma stanowiąca doskonałe narzędzie do archiwizacji i obiegu dokumentów. Najlepszym tego dowodem są liczni klienci, którzy z satysfakcją korzystają z proponowanego rozwiązania w branżach informatycznych, finansowych a także budowlanych, medycznych oraz wielu innych. Wieloletnie doświadczenie firmy IDEE jest w stanie zagwarantować pełną dostosowanie programu ELO do Państwa potrzeb. ELO Professional 9 Narzędzie ELO znalazło zastosowanie w wielu branżach na całym świecie. WPROWADZENIE Finanse Logistyka Transport Użyteczność publiczna Rolnictwo Branża portowa Informatyka Służba zdrowia Budownictwo Strona 4 IDEE Spółka Jawna

7 DMS DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM Założenia klasy DMS W ramach platformy ELO spełnione są wszystkie założenia klasy DMS: ARCHIWIZACJA NANOSZENIE OPISÓW ZARZĄDZANIE DOSTĘPEM WIZUALIZACJA DMS OBIEG DOKUMENTÓW SYSTEM KONTROLI WERSJI ZABEZPIECZENIA INDEKSOWANIE WYSZUKIWANIE Zarządzanie dostępem - system uprawnień pozwalający określać dostępność poszczególnych funkcjonalności dla każdego użytkownika Archiwizacja - pozwala na przechowywanie dowolnych danych w systemie System kontroli wersji - umożliwia przechowywanie, przywracanie i edycję poszczególnych wersji danych Klasyfikacja - daje możliwość określenia kategorii pliku, rodzaju procesu itp., np. faktura, umowa itd. Indeksowanie - nadawanie domyślnych atrybutów konkretnej kategorii danych np. pola daty wystawienia w fakturach Wizualizacja - graficzny interfejs systemu i danych w nim zawartych ROZPROSZENIE KLASYFIKACJA POWIADOMIENIA INTEGRACJA Rozproszenie - dostęp do systemu niezależnie od czasu, miejsca i użytkowanej platformy Obieg dokumentów - narzędzie do p r oj e k t owa n i a i z a r ządzania procesami biznesowymi firmy Integracja - m e c h a n i z m pozwalający na przystosowanie narzędzia ELO do środowiska pracy użytkownika Strona 5 DMS

8 Wizualizacja PRZEDSTAWIENIE INTERFEJSU Pasek menu wzorowany na aplikacjach pakietu MS Office Dostęp do najważniejszych funkcji z menu głównego Intuicyjny widok archiwum w postaci drzewa plików Trzy wyjątkowe cechy interfejsu ELO Professional Cały interfejs ELO Professional jest wzorowany na wyglądzie aplikacji pakietu MS Office dzięki czemu jest jeszcze bardziej przejrzysty i intuicyjny. Szafy, segregatory, teczki, foldery, koszulki - program ELO odwzorowuje klasyczny system segregowania dokumentów, który pozwala na łatwe korzystanie z archiwum. Istnieje też możliwość zmiany kolorów czcionki oraz poszczególnych szaf, teczek w celu poprawienia przejrzystości archiwum. Dzięki szeroko znanym mechanizmom takim jak kopiuj-wklej, przeciągnij-upuść nawet najtrudniejsze zadania nie sprawiają problemu użytkownikowi systemu. ELO Professional zapewnia płynne przejście pomiędzy interfejsem aplikacji, a systemem operacyjnym komputera. WIZUALIZACJA Strona 6

9 Podgląd zawartości aktualnie przeglądanego pliku/folderu Sekcja czatu dedykowana dla poszczególnych elementów archiwum Archiwum ELO Archiwum w ELO Professional jest bardzo rozbudowane i posiada wiele funkcjonalności. ELO Professional zastępuje dziesiątki programów i sam umożliwia pracę nad ponad 300-ma rodzajami plików. Dokumenty mogą być dołączane do archiwum bezpośrednio z poczty elektronicznej oraz przy użyciu skanera. ELO Professional potrafi również przesłać plik do druku. Przy logowaniu do systemu ELO użytkownik może wybrać jedną z wielu wersji językowych Strona 7 WIZUALIZACJA

10 Dostępność W KAŻDYM MIEJSCU I O KAŻDEJ PORZE. ZAWSZE POD RĘKĄ - ELO Wieloplatformowość Jedną z wielu zalet narzędzia ELO Professional jest kompatybilność z licznymi platformami sprzętowymi. Oprócz standardowego klienta przeznaczonego dla systemu Windows, dostęp do programu uzyskamy również poprzez przeglądarkę internetową, aplikację Outlook lub mobilne systemy operacyjne. Windows Mac Linux ios Android BlackBerry Windows Phone* Przeglądarka internetowa Outlook Ponadto dostęp do platformy ELO zapewniony jest przez: API Java klienta JNLP API.NET klienta WCM Windows Phone* - dostępne poprzez przeglądarkę internetową DOSTĘPNOŚĆ Strona 8

11 Funkcje ELO Professional PRZEGLĄD MOŻLIWOŚCI Efektywność pracy Już od pierwszego uruchomienia ELO Professional użytkownik ma do dyspozycji szereg użytecznych funkcji. Ponadto, dzięki praktycznie nieograniczonym możliwościom personalizacji, program jest w stanie zapewnić szybką i efektywną pracę każdemu pracownikowi, niezależnie od wykonywanych zadań. Słowa kluczowe Podstawową funkcjonalnością narzędzia ELO Professional jest możliwość tworzenia własnych, spersonalizowanych formularzy - kategorii, w których każdy rodzaj dokumentu może posiadać autonomiczny zestaw atrybutów i elementów Wybranie odpowiedniej kategorii danych sprowadza się do zaznaczenia typu wprowadzanego pliku. Program automatycznie wyświetli atrybuty zdefiniowane dla konkretnego formularza. Na przykład dla faktury jest możliwość zdefiniowania wymaganych do wypełnienia pól takich jak data wystawienia czy kwota netto. Umożliwia to sprawne umieszczanie dokumentów w systemie i sprowadzenie ryzyka popełnienia błędu do minimum. Strona 9 FUNKCJE ELO PROFESSIONAL

12 Funkcje ELO Professional PRZEGLĄD MOŻLIWOŚCI OCR i wyszukiwanie OCR (Optical Character Regognition) - narzędzie umożliwiające odczytywanie tekstu z zeskanowanych dokumentów i późniejsze jego użycie Wyszukiwanie w ELO Professional odbywa się w sposób intuicyjny. Program samodzielnie przeszukuje zeskanowane dokumenty pod kątem pożądanej frazy. Nie trzeba także obawiać się ewentualnych błędów w pisowni, gdyż aplikacja bierze pod uwagę wyrazy podobnie brzmiące (funkcjonalność ta działa również w językach obcych). Dzięki wykorzystaniu silnika OCR wyszukiwanie danych zawartych w dokumentach jest w dużej mierze zautomatyzowane. OCR odczytuje i zamienia treść zeskanowanych danych z postaci graficznej na tekstową. FUNKCJE ELO PROFESSIONAL Strona 10 IDEE Spółka Jawna

13 Zarządzanie dostępem Niezmiernie ważne dla funkcjonowania firmy jest bezpieczeństwo danych. ELO Professional zapewnia system nadawania uprawnień dla poszczególnych stanowisk, grup oraz działów. 1 Każdy obiekt w programie ELO może mieć nadane indywidualne uprawnienia, którymi można zarządzać przy użyciu czytelnego i wygodnego interfejsu. Uprawnienia mogą być nadane poszczególnym osobom lub całym grupom. 2 3 Po uprzedniej edycji uprawnień dostęp do bieżących danych ma zgodnie z oknem Nadane uprawnienia Administrator, Dział Księgowości i Anna Kowalska. Strona 11 FUNKCJE ELO PROFESSIONAL

14 Funkcje ELO Professional PRZEGLĄD MOŻLIWOŚCI NARZĘDZIA Obieg dokumentów ELO Professional to nie tylko inteligentne archiwum, ale także centrum zarządzania firmą. Dzięki wbudowanemu w system modułowi obiegu dokumentów jesteśmy w stanie odwzorować proces biznesowy wraz z udostępnieniem określonym pracownikom dedykowanych zadań. Na przykład księgowy otrzymujący fakturę ma dwie możliwości: zatwierdzenie dokumentu i przekazanie go do dalszej akceptacji lub odesłanie do poprawy. Pracownik podejmuje decyzję i kilkoma kliknięciami wykonuje daną akcję. Na bazie aktualnie trwającego obiegu są tworzone indywidualne zadania dla każdego z uczestników procesu, dzięki czemu żaden etap w przepływie dokumentu nie zostanie pominięty. Lista aktualnych zadań Przykładowy schemat obiegu d o k u m e n t ó w w y k o n a n y w programie ELO. Każdy element jest p r z e d s t a w i o n y w p r z e j r z y s t y i cz ytelny sposób, a kierunek przepływu danych wskazują strzałki. FUNKCJE ELO PROFESSIONAL Strona 12 IDEE Spółka Jawna

15 Adnotacje Pracując z tradyc yjnymi dokumentami jesteśmy przyzwyczajeni do możliwości dodawania swoich własnych adnotacji czy podkreślania istotnych danych. Wychodząc naprzeciw tym potrzebom system ELO Professional umożliwia dodawanie notatek, karteczek oraz zakreśleń na dokumencie elektronicznym. Proszę o uzupełnienie brakujących pól w dokumencie Notatki są umieszczane na plakietkach. Zróżnicowane kolory pomagają w hierarchizacji adnotacji. W menu dostępnych jest wiele narzędzi wyróżniania tekstu i dodawania adnotacji. Słownie: osiem tysięcy czterysta pięćdziesiąt złotych zero groszy Dzięki możliwości zakreślania tekstu jesteśmy w stanie wyróżnić konkretne fragmenty - dokładnie tak samo jak przy fizycznym dokumencie. Aby zachować jak najbardziej przyjazne środowisko pracy program ELO Professional przenosi stemple i pieczątki do archiwum cyfrowego w wygodnej i przejrzystej postaci. Strona 13 FUNKCJE ELO PROFESSIONAL

16 Funkcje ELO Professional PRZEGLĄD MOŻLIWOŚCI NARZĘDZIA Mechanizm zastępstw Niezwykle ważnym elementem przy funkcjonowaniu obiegu dokumentów jest mechanizm zastępstw. Jeśli użytkownik systemu nie jest w stanie wykonać przydzielonego mu zadania przejmuje je wcześniej zdefiniowany zastępca. Pozwala to na zredukowanie opóźnień w procesie obiegu danych. Każdy użytkownik ma możliwość wyznaczania swoich zastępców dzięki prostemu interfejsowi. Wyznaczony zastępca ma możliwość przejęcia zadań innego użytkownika bądź przekazania ich dalej, jeśli sam nie jest w stanie przejąć wyznaczonych obowiązków. FUNKCJE ELO PROFESSIONAL Strona 14

17 System kontroli wersji System ELO przechowuje pełną historię zmian pliku, dzięki czemu użytkownik nie musi sam zarządzać poszczególnymi wersjami. Wszystkie one stanowią odrębne dokumenty, które mogą zostać ze sobą porównane. Istnieje również możliwość porzucenia zmian i przywrócenia poprzedniego stanu pliku. 1 Wszystkie wersje konkretnego dokumentu są przechowywane w archiwum ELO. 1 4 W programie ELO można przełączać się pomiędzy wieloma wersjami dokumentu. 1 4 ELO Professional daje użytkownikowi możliwość porównywania poszczególnych wersji dokumentu. Strona 15 FUNKCJE ELO PROFESSIONAL

18 Wdrożenia IDEE NASZE ROZWIĄZANIA PRZY WSPÓŁPRACY Z ELO Centrum Nauki Kopernik ujednolicenie, zautomatyzowanie i kontrola jakości wewnętrznych procesów WDROŻENIA IDEE Zarząd Morskich Portów Szczecin i Świnoujście skrócenie czasu dostępu do informacji pełna integracja z systemami wewnętrznymi Narodowy Fundusz Zdrowia, Zachodniopomorski Oddział Wojewódzki w Szczecinie uporządkowanie dokumentacji Powiatowy Urząd Pracy w Stargardzie Szczecińskim skrócenie czasu oczekiwania petenta na sfinalizowanie sprawy błyskawiczny dostęp do teczek klientów WDROŻENIA IDEE Strona 16

19 Integracje IDEE NASZE ROZWIĄZANIA PRZY WSPÓŁPRACY Z ELO Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej Biuletyn Informacji Publicznej pobieranie i wysyłanie wiadomości ze skrzynek podawczych Firma IDEE przystosowała narzędzie ELO do współpracy z systemami ERP takimi jak m.in. SAGE, TETA, Marcologic czy SAP. publikowanie statusów prowadzonych spraw bezpośrednio z ELO GIS System Informacji Geograficznej wielopoziomowa integracja systemów mapowych z ELO Czytnik kodów kreskowych/qr oznaczanie i wyszukiwanie dokumentów Gospodarka magazynowa obrót magazynowy towarów generowanie dokumentacji Książki nadawcze Poczty Polskiej automatyczne generowanie dokumentów Strona 16 INTEGRACJE IDEE

20 IDEE Spółka Jawna ul. Welecka 22e Szczecin tel tel./fax Projekt i wykonanie: Jan Pęski i Marcel Szmeterowicz