ELO Digital Office Sp. z o. o. ELO ECM Suite 9

Transkrypt

1 ELO Digital Office Sp. z o. o. ELO ECM Suite 9 System

2 Firma (prawie) bez papierów? Enterprise Content Management ELO ECM Suite

3 Firma (prawie) bez papierów? Enterprise Content Management ELO ECM Suite

4 ELO co to oznacza Elektronischer Leitz Ordner Elektroniczny Leitz Segregator ELO Elektroniczny Segregator Leitz Enterprise Content Management ELO ECM Suite

5 ELO DIGITAL OFFICE (Enterprise Content Management) Na rynku od1996 Centrala w Stuttgart (Niemcy) Ca. 480, z tego ca. 250 w Niemczech 750,000 licencje na rynku 52 mil. EUR (2015) Stabilny wzrost o minimum 10% co roku ELO 24

6 EUROPE NORTH AMERICA USA Belgium Denmark Germany France Great Britain Italy Luxembourg Netherlands Moldavia Austria Poland Portugal Romania Switzerland Serbia Slovakia Spain Czech Republic Turkey Hungary SOUTH AMERICA Brazil Peru AFRICA Egypt Cameroon Mauritania MIDDLE EAST Qatar Oman Saudi Arabia ASIA Hong Kong Indonesia Malaysia Singapore Sri Lanka Philippines. Nigeria South Africa Tanzania 25

7 O nas - Innowacja z tradycją Louis Leitz założył swoją pierwszą firmę Pierwszy Elektroniczny Segregator Leitz (ELOoffice) Powstanie ELO Digital Office GmbH Wprowadzenie ELOprofessional Wprowadzenie ELOenterprise Nowa strona web, ELOoffice 8 ELOprofessional i ELOenterprise 7 ELOoffice 9 ELOprofessional/enterprise 2011 (ELO 8) ELOoffice 10 ELOprofessional/enterprise 9 ELOoffice 10.5 ELO ECM Suite 10 Enterprise Content Management ELO ECM Suite

8 Enterprise Content Management ELO ECM Suite

9 O nas Partnerzy technologiczne Enterprise Content Management ELO ECM Suite

10 Jak (tradycyjnie) wygląda praca? Wydział, Oddział Supervisor Poczta wejście Otwarcie Rejestracja Sortowanie Dystrybucja Specjalista Specjalista Poczta wyjście Często bałagan, wolne tempo załatwiania spraw!! Szef wydziału Drugi podpis 1.2 Enterprise Content Management ELO ECM Suite

11 Jak może wyglądać praca pod ELO? Skanowanie Dodawanie słów kluczowych Szef działu Do archiwizacji Specjalista Poczta wyjście Wszystkie dokumenty pod ręką, szybkie tempo załatwiania spraw. Enterprise Content Management ELO ECM Suite

12 Jak może wyglądać praca pod ELO w przyszłości? Szef działu Skanowanie Dodawanie Słów kluczowych Specjalista Poczta wyjście Do archiwizacji, a w przyszłości bezpośrednio do niszczarki Wszystkie dokumenty pod ręką, szybkie tempo załatwiania spraw. Enterprise Content Management ELO ECM Suite

13 Zarządzanie dokumentami z ELO Archiwizowanie Fileserver Papier faks Aplikacje ERP, CRM, CAD, Dicom Pracownik Pracownik Pracownik Enterprise Content Management ELO ECM Suite

14 ECM z ELO wyzwania aktualne Cloud Outsourcing, ASP Pliki-Archiwum Fileserver Papier Fax Aplikacje biznesowe ERP, CRM, CAD ELO klient mobil Office / ERP Enterprise Content Management ELO ECM Suite

15 ECM w MSP - Bitkom 2015 Działy w firmie, które pracują w ECM Księgowość Cała firma 46% 42% średnia wielkość instalacji (ilość miejsc pracy ECM) 128,4 Zakupy Sprzedaż 33% 33% Zarząd HR 23% 23% 70,5 Obsługa klientów 21% 32,8 Dział techniczny Produkcja Logistyka 11% 11% 10% 15, zatrudnionych zatrudnionych zatrudnionych zatrudnionych Nauka i rozwój 2% Enterprise Content Management ELO ECM Suite

16 ECM w MSP - Bitkom 2015 Obszary / Zadania w firmie pod ECM Zarządzanie dokumentami 60% Archiwizowanie 54% Zarządzanie Input 39% Obróbka faktur 39% Management 26% Business Process Management 23% Zarządzanie Output 23% Zarządzanie wiedzą 14% Callaboration Management 13% Web-Content-Managment 8% Enterprise Content Management ELO ECM Suite

17 Typy dokumentów w ECM 89% 82% 72% 57% 46% 46% 31% 8% 7% PDF Dokumenty papierowe Dokumenty Office e Zdjęcia Stare teczki paierowe Rysunki techniczne Wideo Pliki Audio Żródło: Bitkom, ECM im Mittelstand 2015 Enterprise Content Management ELO ECM Suite

18 Możliwość oszczędzania przy DMS Papier Archiwum elektroniczny Struktura Informacje z Hierarchiczne, przeważnie chronologicznie Mogą trwać, wypożyczenie, kopiowanie, zwrócenie Pełność Czy jest naprawdę wszystko, co z mailami, Bezpieczeństwo Koszty kartek 25 segregatorów (regał) Koszty Archiwizowania 100 kartek 25 segregatorów Relatywny, nie można wszystkiego zabezpieczyć 75 euro 70 euro 1 godzina godz Struktura na podstawie bazy danych, równoległe według tematu Natychmiast w sekundach, bez sortowania Pełny, nie ma dublowania, każdy ma dostęp według uprawnień Nie można przesuwać czy usuwać 5 euro 0,5 GB na dysku 1 godzina ręcznie 5min automat Czas wyszukiwania na cykl życia 7-10 min Maks. 30 s Enterprise Content Management ELO ECM Suite

19 ECM / DMS ERP CRM ERP CRM ELO Enterprise Content Management ELO ECM Suite

20 ECM / DMS ERP CRM ERP CRM ELO Enterprise Content Management ELO ECM Suite

21 ELO Linie produktowe Produkt of the DB Access (Jet Engine) Fileserver Architecture Maks.10 miejsc prac w sieci maks dokumenty / Archiwum 4 Archiwa, Fulltext zawarte Analiza OCR synchroniczny Rozpoznanie Barcode VB Script jako interfejs programistyczny Tylko do Windows Client-/Server- Architektura MS SQL, Oracle, IBM DB2, PostgreSQL Maks dok. /Archiwum Architektura modularna All-in-One 1-Server-Solution Java-Technology (J2EE) Analiza OCR asynchroniczny Workflow zawarte Java Scripting na Klienta Automation Server zawarte Strategia multiclient Serwer tylko pod Windows Jak ELOprofessional, ale Wysoko skalowalnyy Accessmanager-y clustrach Maks dok. /Archiwum MS SQL / Oracle / IBM DB2 PostgreSQL migracja Enterprise Content Management ELO ECM Suite

22 ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu Windows Klient Enterprise Content Management ELO ECM Suite

23 ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient Enterprise Content Management ELO ECM Suite

24 ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient Enterprise Content Management ELO ECM Suite

25 ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu ELO Filesystem Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient Enterprise Content Management ELO ECM Suite

26 ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu Outlook Klient ELO Filesystem Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient Enterprise Content Management ELO ECM Suite

27 ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu Microsoft Office Klient Outlook Klient ELO Filesystem Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient Enterprise Content Management ELO ECM Suite

28 ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu Microsoft SharePoint Microsoft Office Klient Outlook Klient ELO Filesystem Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient Enterprise Content Management ELO ECM Suite

29 ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu ELO for Lotus Notes Microsoft SharePoint Microsoft Office Klient Outlook Klient ELO Filesystem Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient Enterprise Content Management ELO ECM Suite

30 ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu SmartPhone, Tablet, iphone, ipad ELO for Lotus Notes Microsoft SharePoint Microsoft Office Klient Outlook Klient ELO Filesystem Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient Enterprise Content Management ELO ECM Suite

31 Z listy klientów w Polsce PKP Cargo PGE Rzeszów NFZ Szczecin Powiatowy Urząd Pracy w Stargardzie Szczecinskim Eurobank Bank Spółdzielczy w Skierniewicach Zarząd Morskich Portów Szczecin i Świnoujście S.A. Muzeum historyczne m.st. Warszawy Zarząd portu Gdańsk Bertelsmann Arvato Workservice S.A. Centrum Nauki Kopernik w Warszawie Marvipol S.A. Schindler Polska Sp. z o.o. Robert Bosch Sp. z o.o. Getin Noble Bank Global Cosmed Spółdzielnia Pracy Specjalistów Rentgenologów im. Prof. Witolda Zawadzkiego Enterprise Content Management ELO ECM Suite

32 Enterprise Content Management ELO ECM Suite

33 Zarządzanie Dokumentami z ELO Live Demo Enterprise Content Management ELO ECM Suite

34 ITPP3/443-51/13/MD - Możliwość archiwizowania faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej (skanów zapisanych na serwerze..) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy - 3 kwietnia 2013 r..procedura przechowywania faktur VAT będzie przebiegała w następujący sposób: kontrahent wysyłał będzie fakturę VAT w formie papierowej na adres Spółki, oryginalna faktura VAT (otrzymana w formie papierowej) skanowana będzie w dniu otrzymania jej przez Spółkę, skan faktury potwierdzany będzie za zgodność z wersją papierową przez zarząd lub osobę upoważnioną, przy użyciu podpisu elektronicznego oraz znacznika czasu, wersja elektroniczna (skan) przechowywana będzie na serwerze, kolokowanym w zewnętrznej firmie, z którą Spółka posiada podpisana umową dotyczącą kolokowania serwera, po wprowadzeniu faktury VAT na serwer, faktura VAT w formie papierowej nie będzie przechowywana i zostanie zniszczona. Wszystkie zeskanowane faktury VAT przechowywane będą w opisany sposób, przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur VAT przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania. Na tym tle Spółka powzięła wątpliwość dotyczącą możliwości archiwizowania faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej (skanów zapisanych na serwerze podmiotu trzeciego) w kontekście prawa do odliczenia podatku naliczonego. Mając na uwadze przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe oraz powołane regulacje z zakresu podatku od towarów i usług potwierdzić należy, że Spółka będzie mogła przechowywać faktury otrzymane w formie papierowej tylko w postaci elektronicznej (skany zapisane na serwerze podmiotu trzeciego), pod warunkiem: zagwarantowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia przez kontrahentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych. Potwierdzeniem powyższego jest fakt, że krajowy ustawodawca nie skorzystał z opcji zawartej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy, tj. ustanowienia wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione.. Tym samym Spółka będzie mogła dokonywać odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur VAT otrzymanych w formie papierowej, ale przechowywanych w formie elektronicznej, w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są (będą) wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy. Enterprise Content Management ELO ECM Suite

35 ILPP4/ /14-4/BA Interpretacja indywidualna. Analogiczne stanowisko do przedstawionego zaprezentował również w szczególności: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie: w interpretacji z dnia 23 czerwca 2014 r. (nr IPPP1/ /14-2/MPe), w interpretacji z dnia 30 maja 2014 r. (nr IPPP3/ /14-2/IG), w interpretacji z dnia 8 maja 2014 r. (nr IPPPl/ /14-2/EK), w interpretacji z dnia 26 lutego 2014 r. (nr IPPP1/ /13-2/JL, interpretacji z dnia 18 grudnia 2013 r. (nr IPPP3/ /13-2/KT), w interpretacji z dnia 29 listopada 2013 r. (nr IPPP3/ /13-2/KB) w interpretacji z dnia 26 lipca 2013 r., (nrippp1/ /13-2/ap), w interpretacji z dnia 21 maja 2013 r. (nr IPPP1/ /13-3/IGo), w interpretacji z dnia 15 maja 2013 r. (nr IPPP2/ /13-2/AO), w interpretacji z dnia 15 maja 2013 r. (nr IPPP1/ /13-2/ISZ), w interpretacji z dnia 8 maja 2013 r. (nr IPPP1/ /13-2/MP) oraz w interpretacji z dnia 3 kwietnia 2013 r. (nr ITPP3/443-51/13/MD), Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi: w interpretacji z dnia 22 kwietnia 2013 r., (nr ITPP2/ /13-4/PR); Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z dnia 25 czerwca 2014 r. (nr ILPP4/ /14-4/BA), w interpretacji z dnia 13 maja 2014 r., (nr ILPP4/443-66/14-2/BA) oraz w interpretacji z dnia 20 listopada 2013 r., (nr ILPP4/ /13-2/EWW); Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z dnia 18 marca 2014 r., (nr ITPP3/ a/13/MD); Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z dnia 23 lipca 2013 r., (nr IBPP3/ /13/ASz). Enterprise Content Management ELO ECM Suite

36 ELO Digital Office sp. z o.o. Faktury kosztowe Enterprise Content Management

37 Faktury kosztowe Rozwiązanie Dokumenty-Papier Ręcznie Barcode półautomat OCR DocXtractor Dokumenty elektroniczne DocXtractor ELO XC ELO Notes PDF Wymiana danych elektr. XML EDI COLD BLP Skrzynka wejściowa ELO Archiwum SAP, Sage, Microsoft Dynamics, inforcom, ERP Enterprise Content Management ELO ECM Suite

38 Faktury kosztowe Przyjmowanie Dokumenty-Papier Ręcznie Barcode półautomat OCR DocXtractor Dokumenty elektroniczne DocXtractor ELO XC ELO Notes PDF Wymiana danych elektr. XML EDI COLD BLP Skanowanie lub przyjmowanie elektroniczne Opisanie: Ręcznie Rozpoznanie Barcode Click-OCR Automatyczne rozpoznanie dokumentów PDF/A i PDF/A-3 Rozszerzenie danych ze wczytaniem danych Enterprise Content Management ELO ECM Suite

39 Faktury Standard pod PDF/A-3 Enterprise Content Management ELO ECM Suite

40 ELO Digital Office sp. z o.o. Obiegi oparte na formularzach Enterprise Content Management

41 Obieg oparte na formularzach Wniosek urlopowy Enterprise Content Management ELO ECM Suite

42 ELO Digital Office sp. z o.o. Kancelaria Enterprise Content Management

43 Kancelaria Rozwiązanie Dokumenty-Papier Ręcznie Barcode półautomat OCR DocXtractor Dokumenty elektroniczne DocXtractor ELO XC ELO Notes PDF Wymiana danych elektr. XML EDI COLD BLP Skrzynka wejściowa ELO Archiwum SAP, Sage, Microsoft Dynamics, inforcom, ERP Enterprise Content Management ELO ECM Suite

44 ELO Digital Office Sp. z o.o. Zarządzanie aktami Enterprise Content Management

45 Zarządzanie Teczkami /Segregatorami Rozwiązanie Archiwum (Papier) Archiwum (ELO) Enterprise Content Management ELO ECM Suite

46 ELO Digital Office Sp. z o.o. Zarządzanie umowami Enterprise Content Management

47 Zarządzanie umowami Rozwiązanie (Przykład: Ponowne przełożenie przed terminem zakończenia) Archiwum Dane indeksowe #Ponowne przeł. = #Termin zakończ. = #Przedmiot umowy =. Enterprise Content Management ELO ECM Suite

48 ELO Digital Office Sp. z o.o. Zarządzanie ami Enterprise Content Management

49 Management Rozwiązanie Możliwe szenariusze: Po stronie klienta (Mailbox) Po stronie serwera (Mailbox) Dziennik Mailboks Gateway Mailboksy Archiwum Mailserwer Enterprise Content Management ELO ECM Suite

50 Uprawnienia do dokumentów i elementów struktury (folderów) Pan Kowalski Pan Schmidt Księgowość, Dział Kadrowy Księgowość Podanie o prace Potw. dostawy Zamówienia Zarobki Faktury Potw. dostawy Zamówienia Faktury Enterprise Content Management ELO ECM Suite

51 Argumentacja pożyteczności: Rachunek 6-minutowy Przy założeniu iż przy codziennej pracy : 6 minut/godzinę każdy pracownik zajmuje się szukaniem, archiwizowaniem, uporządkowaniem,.. To jest : 10% czasu pracy!!! Każdy pracownik kosztuje bez uwzględnienia kosztów miejsce pracy PLN/rok 10% z tego są PLN!!! Enterprise Content Management ELO ECM Suite

52 Wybrane nowe Referencje Enterprise Content Management ELO ECM Suite

53 Z listy klientów w Polsce PKP Cargo PGE Rzeszów NFZ Szczecin Powiatowy Urząd Pracy w Stargardzie Szczecinskim Eurobank Bank Spółdzielczy w Skierniewicach Zarząd Morskich Portów Szczecin i Świnoujście S.A. Muzeum historyczne m.st. Warszawy Zarząd portu Gdańsk Bertelsmann Arvato Workservice S.A. Centrum Nauki Kopernik w Warszawie Marvipol S.A. Schindler Polska Sp. z o.o. Robert Bosch Sp. z o.o. Getin Noble Bank Global Cosmed Spółdzielnia Pracy Specjalistów Rentgenologów im. Prof. Witolda Zawadzkiego Enterprise Content Management ELO ECM Suite

54 Pytania & Odpowiedzi Dziękujemy za uwagę Enterprise Content Management ELO ECM Suite

55 ELO Digital Office GmbH, Tübinger Str. D Stuttgart ELO Digital Office Sp. z o.o., ul. Kombatantów 34, PL Gorzów Wlkp. Strona webowa pod ELO Digital Office, ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional i ELOenterprise są znakami towarowymi ELO Digital Office GmbH w Niemczech i / lub w innych krajach. Microsoft, MS, Windows, Word i Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision są zarejestrowanymi znakami towarowymi Microsoft Corporation w USA i / lub w innych krajach. Inne nazwy firmy, produktów i usług mogą być znakami towarowymi innych producentów. Niniejsza publikacja stanowi jedynie niewiążącą informację ogólną i nie zastępuje szczegółowej porady indywidualnej. Informacje zawarte w niniejszej publikacji mogą zostać zmienione w dowolnym momencie, również bez uprzedzenia. W szczególności właściwości techniczne i funkcje mogą się różnić w zależności od kraju, w którym nasze produkty są oferowane. Aktualne informacje na temat produktów ELO, warunków umowy i cen otrzymają Państwo w poszczególnych spółkach ELO oraz u Partnerów Biznesowych ELO i / lub u Partnerów Handlowych ELO. Informacje o pro- duktach są zgodne z aktualnym stanem. Przedmiot i zakres usług są określane wyłącznie przez odpowiednie umowy. Firma ELO nie gwarantuje, że jej produkty lub inne usługi zapewniają zgodność z określonymi przepisami prawnymi. Klient jest odpowiedzialny za przestrzeganie obowiązujących przepisów bezpieczeństwa oraz innych przepisów prawa krajowego i międzynarodowego. Zmiany, pomyłki i błędy w druku pozostają zastrzeżone. Przedruk i powielanie, również fragmentaryczne, jest możliwe tylko po uzyskaniu pisemnej zgody ELO Digital Office GmbH, bądź spółek powiązanych. Copyright ELO Digital Office GmbH Wszelkie prawa zastrzeżone Enterprise Content Management ELO ECM Suite