Kompleksowe zarządzanie treścią z ELO i SAP

Transkrypt

1 Na najwyższym poziomie Certyfikowany dla SAP system Enterprise-Content-Management (ECM) łączy się bez problemu w pełnym zakresie do usług SAP ArchiveLink. W pełni zintegrowany z SAP system dostarcza dla każdej branży i przedsiębiorstwa każdej wielkości odpowiednie rozwiązanie do optymalizacji procesów opartych na dokumentach. Obsługiwane są wszystkie scenariusze rejestracji przewidziane przez SAP. Jako Klient skorzystasz z przejrzystej prezentacji swoich procesów biznesowych, szybkiej dostępności informacji z całego systemu, zabezpieczenie przed modyfikacją zarchiwizowanych dokumentów i redukcji kosztów operacyjnych. Dzięki i SAP osiągnie się maksymalizację korzyści na najwyższym poziomie. Enterprise-Content-Management I Zarządzanie Dokumentami I Archiwizowanie I Obieg Dokumentów I

2 i SAP: symbioza przynosząca zyski udostępnia platformie SAP pełen zakres funkcjonalności ECM w formie centralnych usług na bazie architektury zorientowanej na usługi (SOA). Pozwala to uniknąć problemów z interfejsem, które mogą wystąpić zwłaszcza przy zmianach wersji. Całościowe podejście W wszystkie dokumenty istotne dla działalności firmy są centralnie obsługiwane i dzielą się w zależności od branży na kartoteki dostaw, teczki klientów, rejestracji zakupu lub teczki produkcji. Użytkownicy mogą uzyskać dostęp bezpośrednio przez SAP lub inną aplikację biznesową do kompletnych danych projektu. Połączenie -SAP gwarantuje szybką i pełną dostępność informacji niezbędnych do podjęcia właściwych decyzji biznesowych. Podstawowa architektura: automatyzacja oszczędza czas i pieniądze Duży potencjał efektywności dotyczy przetwarzania dokumentów przychodzących, które w praktyce rozwiązania SAP jest często hamowane przez zbyt wiele czynności manualnych. W oparciu o specyficzne wymagania klienta można tu zmapować za pomocą i SAP odpowiednie scenariusze dla firmy.

3 Wczesne lub późne skanowanie Zeskanowane i inne dokumenty są w odniesieniu do procesów włączane przez wczesne lub późne przyjmowanie w procesie SAP. W przypadku późnej rejestracji dokument przechodzi przez proces pracy zazwyczaj jeszcze w formie papierowej. Powiązanie dokumentu z księgowaniem SAP odbywa się za pośrednictwem naniesionego kodu kreskowego, przez który po przetworzeniu następuje w pełni automatyczne archiwizowanie w. W przypadku wcześniejszego przyjmowania skanowanie odbywa się już na wejściu poczty, dzięki czemu dokumenty dla całego procesu przetwarzania przechodzą przez firmę w formie cyfrowej. Istniejąca funkcja przepływu pracy w pozwala na wprowadzenie docelowego obiegu dokumentów. SAP-Baza danych Skanowanie Archiwizowanie+ Klasyfikacja Księgowanie w SAP Obieg Dokumentów Przychodzące faktury są skanowane Faktura jest archiwizowana w i klasyfikowana np. za pomocą DocXtractor. DocXtractor przeprowadza jeszcze badanie wiarygodności z bazą danych SAP. automatycznie generuje prawidłowy przebieg procesu i kontroluje przez obieg zatwierdzenie faktury. Faktura jest księgowana po zatwierdzeniu w SAP, a następnie w pełni automatycznie archiwizowana w. Rysunek przedstawia: możliwy scenariusz -SAP do archiwizacji przy wczesnym skanowaniu Nasza innowacyjność - Państwa wzrost 3

4 Zalety automatycznego przetwarzania faktur przychodzących Uwarunkowany formą papierową, ręczny nakład pracy związany z przetwarzaniem mści się nie tylko poprzez utratę zniżek i błędy, ale również zwiększa w przypadku dużej liczby dokumentów koszty realizacji procesów biznesowych. Dzięki faktury przychodzące są skanowane w bezpośrednio po doręczeniu przez pocztę, a następnie odczytywane np. za pomocą DocXtractor (moduł automatycznej klasyfikacji). Dzięki digitalizacji dokumentów dane z ich treści są w całości przekazywane do wszystkich procesów przetwarzania. Informacje potrzebne do księgowania SAP, takie jak np. numer faktury, rachunku bankowego lub warunki płatności są wyodrębniane i udostępniane do następnej transakcji SAP. Aby uniknąć błędów, system - przed przekazaniem do systemu SAP przeprowadza jeszcze badanie wiarygodności z bazą danych SAP. Sprawdza przy tym, czy przyznanie numeru zamówienia lub rozpoznanie dostawcy jest prawidłowe, co dodatkowo zwiększa jakość i bezpieczeństwo transakcji. Wszystko to dzieje się w ułamku czasu, jaki byłby potrzebny przy przetwarzaniu ręcznym.

5 Szybki, centralny dostęp do informacji Następnym krokiem jest automatyczne archiwizowanie dokumentów przez słowa kluczowe pobrane z SAP. Użytkownicy uzyskują dostęp bezpośrednio przez SAP lub klienta ECM do kompletnych danych projektu. Zintegrowane z systemem SAP i zarządzanie wersjami gwarantuje przegląd w przypadku różnych wersji dokumentów. Ponadto zintegrowany Indexserver daje możliwość przeszukiwania zawartości dokumentów w celu wykorzystania archiwum w większym stopniu jako ogólnie dostępną bazę informacji. Integracja z portalami w sieci lub dostęp z przeglądarki i smartphone a umożliwiają mobilną pracę z dokumentami. Możliwe jest również przyznanie klientom poprzez portale dostępu do zarchiwizowanych ofert, zamówień lub faktur. Obieg a obieg SAP Każdy, kto chce uniknąć przekazania pomiędzy różnymi mediami, potrzebuje w pełni zintegrowanych procesów cyfrowych. W dostepne jest już w standardzie wydajny moduł Workflow. Dużą zaletą jest to, że mapuje proces biznesowy niezależnie od systemu i włącza do procesu również osoby, które nie dysponują miejscem pracy SAP. System automatycznie generuje prawidłowy przebieg procesu i przyporządkowuje danym osobom lub obszarom poszczególne zadania. Wszystkie istotne dla działalności firmy dowody i dokumenty są przy tym połączone z systemem SAP i przypisaną wewnętrzną księgowością poprzez standardowy interfejs ArchiveLink. Inne zalety obiegów to szybka implementacja i możliwość modelowania, mapowania i kontrolowania skomplikowanych procesów za pomocą graficznego edytora. Jeśli to konieczne, możliwa jest również praca mieszana z obiegiem SAP. Nasza innowacyjność - Państwa wzrost 5

6 Automatyczne spełnienie wymogów podatkowych archiwizuje zgodnie z prawem wszystkie dokumenty księgowe istotne pod względem podatkowym. Zaletą jest również trwałe odciążenie produktywnej bazy danych SAP w celu poprawy wydajności systemu. Dodatkowe atuty są widoczne podczas przejścia z jednej wersji na drugą, gdy w systemie SAP są przechowywane tylko te dane, które są potrzebne w trybie online. W przypadku późniejszego dostępu (np. do analizy) dane te są zawsze dostępne. System ECM zarządza dokumentami w celu zapewnienia długotrwałej, zabezpieczonej przed modyfikacją archiwizowaniu na niezawodnych systemach RAID lub układach optycznych jukebox. Ponadto wszystkie dokumenty, które zostały utworzone na przykład przez Collaboration Teamroom w portalu SAP są zgodnie z compliance przechowywane w archiwum. Powody, dla których warto korzystać z ECM i SAP: Oszczędność kosztów poprzez długoterminową archiwizację dzięki przechowywaniu danych w archiwum ECM Zgodność z wymogami prawnymi przy archiwizowaniu dokumentów (compliance) Scentralizowany i związany z procesem dostęp do pełnej dokumentacji (poczty elektronicznej, zamówień, ofert, faktur itp.) Znaczące oszczędności przez zapewnienie rabatów dzięki elektronicznie sterowanym procesom Lepsza dokumentacja dzięki pełnej przejrzystości procesów przetwarzania Oszczędność czasu dzięki automatycznej rejestracji i ograniczeniu obróbki ręcznej Wysoka jakość danych dzięki automatycznemu przyjmowaniu (klasyfikacji) i ograniczeniu prac związanych z późniejszą obróbką

7 Oszczędność czasu i pieniędzy Największe oszczędności przedsiębiorstwo osiąga wtedy, gdy w opisany sposób automatyzuje swoje procesy. Im większe ilości dokumentów wymagających obróbki, tym większy jest również potencjał oszczędzania. Dzięki i SAP powstała kombinacja, która jest otwarta i wystarczająco wydajna, aby sprostać obecnym i przyszłym potrzebom. Wiedza rozproszona po całej firmie jest scentralizowana, dzięki czemu wszyscy pracownicy mogą szybko, łatwo i w uporządkowany sposób pobrać odpowiednie dane. Więcej infomacji na temat modułów, takich jak DocXtractor lub Barcode, można znaleść na naszej stronie internetowej Nasza innowacyjność - Państwa wzrost 7

8 Kompleksowe zarządzanie treścią z z SAP do nabycia u naszych Partnerów: Digital Office GmbH DE - Stuttgart info@elo.com Digital Office Sp. z o.o. PL - Gorzów Wlkp. gorzow@elo-digital.pl Nr art. A000-SAP-PL Digital Office, Logo, elo.com, office, professional i enterprise są znakami towarowymi Digital Office GmbH w Niemczech i / lub w innych krajach. Microsoft, MS, Windows, Word i Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision są zarejestrowanymi znakami towarowymi Microsoft Corporation w USA i / lub w innych krajach. Inne nazwy firmy, produktów i usług mogą być znakami towarowymi innych producentów. Niniejsza publikacja stanowi jedynie niewiążącą informację ogólną i nie zastępuje szczegółowej porady indywidualnej. Informacje zawarte w niniejszej publikacji mogą zostać zmienione w dowolnym momencie, również bez uprzedzenia. W szczególności właściwości techniczne i funkcje mogą się różnić w zależności od kraju, w którym nasze produkty są oferowane. Aktualne informacje na temat produktów, warunków umowy i cen otrzymają Państwo w poszczególnych spółkach oraz u Partnerów Biznesowych i / lub u Partnerów Handlowych. Informacje o produktach są zgodne z aktualnym stanem. Przedmiot i zakres usług są określane wyłącznie przez odpowiednie umowy. Firma nie gwarantuje, że jej produkty lub inne usługi zapewniają zgodność z określonymi przepisami prawnymi. Klient jest odpowiedzialny za przestrzeganie obowiązujących przepisów bezpieczeństwa oraz innych przepisów prawa krajowego i międzynarodowego. Zmiany, pomyłki i błędy w druku pozostają zastrzeżone. Przedruk i powielanie, również fragmentaryczne, jest możliwe tylko po uzyskaniu pisemnej zgody Digital Office GmbH, bądź spółek powiązanych. Copyright Digital Office GmbH Wszelkie prawa zastrzeżone.yright Digital Office GmbH Wszelkie prawa zastrzeżone. Enterprise-Content-Management I Zarządzanie Dokumentami I Archiwizowanie I Obieg Dokumentów I