Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego ZAPYTANIE OFERTOWE. realizowane w ramach projektu:

Transkrypt

1 Bydgoszcz, 10 września 2013 r. ZAPYTANIE OFERTOWE NR /5/2013/DKE FZZ realizowane w ramach projektu: Z DIALOGIEM KU EUROPIE realizowanego przez Forum Związków Zawodowych Szanowni Państwo, W związku z realizacją przez Forum Związków Zawodowych projektu Z dialogiem ku Europie współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Priorytetu V. Dobre rządzenie, Działania 5.5 Rozwój dialogu społecznego, Poddziałania Wzmocnienie uczestników dialogu społecznego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, zapraszamy do złożenia oferty polegającej na dostarczeniu usług, związanych z: przygotowaniem i realizacją seminariów CPV przygotowaniem i realizacją szkoleń CPV przygotowaniem i realizacją spotkań - CPV przygotowaniem i realizacją konferencji CPV Niniejsze zapytanie ofertowe dotyczy zamówienia na które Zamawiający zamierza przeznaczyć łączną kwotę przekraczającą wartość Euro [ustaloną zgodnie ze średnim kursem złotego w stosunku do euro, o którym mowa w art. 35 ust. 3 ustawy o z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 z późniejszymi zmianami)] i kierowane jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Zasadach finansowania POKL (dostępne na stronie W niniejszym postępowaniu Zamawiający dopuszcza możliwość częściowej realizacji zamówienia i wyboru kilku wykonawców. I. ZAMAWIAJĄCY Forum Związków Zawodowych Ul. Plac Teatralny 4, Bydgoszcz NIP: REGON: KRS Wydział XII KRS Sąd Rejonowy w Bydgoszczy

2 II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiot zamówienia stanowi dostarczenie Zamawiającemu usług, związanych z: organizacją poniższych części zamówienia w zakresie: 1. SEMINARIA PROJEKTOWE - PN. CPV W ramach realizacji niniejszej usługi zaplanowano organizację 96 spotkań o charakterze seminariów, obejmujących 16 województw w kraju, po 6 spotkań w każdym województwie (16 osób/spotkanie), z zastrzeżeniem, że seminaria odbywać się powinny w następujących miastach (dwa spotkania w każdej wskazanej poniżej miejscowości): dolnośląskie: Dzierżoniów, Bogatynia, Wałbrzych; kujawsko-pomorskie: Toruń, Włocławek, Inowrocław; lubelskie: Lublin, Chełm, Zamość lubuskie: Krosno Odrzańskie, Gorzów Wielkopolski, Zbąszynek łódzkie: Łódź, Bełchatów, Spała małopolskie: Kraków, Zakopane, Bochnia mazowieckie: Warszawa, Siedlce, Płock opolskie: Kędzierzyn Koźle, Opole, Namysłów podkarpackie: Rzeszów, Sanok, Stalowa Wola podlaskie: Białystok, Suwałki; Łomża pomorskie: Gdańsk, Gdynia, Lębork śląskie: Szczyrk, Wisła, Katowice świętokrzyskie: Końskie, Pińczów, Sandomierz warmińsko-mazurskie: Olsztyn Bartoszyce, Elbląg wielkopolskie: Poznań, Gniezno, Konin zachodniopomorskie: Kołobrzeg, Międzywodzie, Szczecin Organizacja 1 spotkania obejmuje w szczególności: 6 godzin spotkania (potencjalnych trenerów lub prelegentów zapewnia Zamawiający) udział śr. 16 osób zapewnienie sali zapewnienie co najmniej 1 przerwy kawowej (kawa, herbata, wraz z dodatkami: cukier/mleko/cytryna), woda mineralna, soki, ciastka, owoce zapewnienie obiadu składającego się z dwóch dań (zupa, danie mięsne z dodatkami), deseru i soku oraz wody; zapewnienie obsługi na seminarium min. 1 osoba zapewnienie prawidłowej oprawy wizualizacyjnej i logistycznej spotkań (przygotowanej według uzgodnień z Zamawiającym, z wykorzystaniem materiałów przez niego udostępnionych) Ośrodek organizujący każde ze spotkań, zapewni korzystanie z bezpłatnego parkingu.

3 Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany ilości uczestników spotkań uwzględniając konieczność zapewnienia wymaganej w ramach projektu ilości godzin seminaryjnych oraz uczestników. Oferent ma możliwość złożenia ofert dla poszczególnych miast. 2. SZKOLENIA - CPV W ramach realizacji niniejszej usługi zostaną zorganizowane 32 - trzydniowe edycje, obejmujące nie mniej niż 24 godziny szkoleniowe każda edycja. W każdym województwie zorganizowane zostaną po dwa szkolenia. Szkolenia odbywać się będą w sali szkoleniowej Oferenta, wyposażonej w profesjonalny sprzęt audiowizualny typu: rzutnik, ekran, mikrofon/y, głośniki etc. Organizacja 1 edycji szkolenia obejmuje w szczególności: 8 godzin szkoleniowych dziennie x 3 dni szkoleniowe (łącznie 24 h szkoleniowe) udział 15 osób (z terenu województwa, na terenie którego odbywa się szkolenie) zapewnienie uczestnikom szkolenia oraz trenerom (17 osób) zakwaterowania w hotelu min *** w pokojach 1 osobowych zapewnienie uczestnikom szkolenia oraz trenerom i obsłudze całodziennego wyżywienia: 3 obiady (podawane w miejscu szkolenia) składające się z dwóch dań, deseru i soku oraz wody. Posiłki będą takie same dla wszystkich uczestników przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich itp.), o których wykonawca zostanie poinformowany na dwa dni przed realizacją usługi. 2 kolacji (podawan ych w hotelu)- kolacja powinna składać się z dania ciepłego, zimnych przystawek, gorących napoi (kawa, herbata wraz z dodatkami: cytryna/cukier/mleko) oraz zimnych (soki, woda niezgazowana i gazowana) przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich itp.), o których wykonawca zostanie poinformowany na dwa dni przed realizacją usługi. 2 śniadania (podawane w hotelu)- zorganizowane w postaci szwedzkiego stołu wraz z gorącymi i zimnymi napojami (kawa, herbata, wraz z dodatkami: cukier/mleko/cytryna; soki, woda gazowana i niegazowana), przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich, itp.). 3 całodzienne przerwy kawowe (podawane w Sali szkoleniowej)- gorące napoje ( kawa, herbata, wraz z dodatkami: cukier/mleko/cytryna), woda mineralna, soki, ciastka, kanapki, słone przekąski, owoce.

4 Ośrodek organizujący każde ze spotkań, zapewni korzystanie z bezpłatnego parkingu. Zamawiający dopuszcza możliwość zwiększania/zmniejszania ilości osób podczas poszczególnych edycji szkoleń, uwzględniając konieczność zapewnienia wymaganej w ramach projektu ilości uczestników. 3. SPOTKANIA PROJEKTOWE CPV W ramach realizacji niniejszej usługi zaplanowano organizację 2-ch spotkań, odbywających się w siedzibie Zamawiającego, w Centrum Szkoleń i Konsultacji w Bydgoszczy przy ul. Plac Teatralny 4. Organizacja 1 spotkania obejmuje w szczególności: ok. 4 godziny spotkania (potencjalnych trenerów lub prelegentów zapewnia Zamawiający) udział śr. 20 osób zapewnienie cateringu, w tym m.in. co najmniej 1 przerwy kawowej (kawa, herbata, wraz z dodatkami: cukier/mleko/cytryna), woda mineralna, soki, ciastka, kanapki, słone przekąski, owoce oraz dwudaniowego obiadu wraz deserem oraz napojami ciepłymi i zimnymi) zapewnienie obsługi podczas spotkania min. 1 osoba 4. KONFERENCJA CPV Konferencja winna odbyć się w Warszawie lub w jej najbliższych okolicach (w promieniu ok. 15 km), w Sali konferencyjnej wyposażonej w profesjonalny sprzęt audiowizualny typu: rzutnik, ekran, mikrofon/y, głośniki etc. Organizacja konferencji obejmuje: 6 godzin konferencyjnych udział 85 osób, zapewnienie uczestnikom konferencji wyżywienia: obiad składający się z dwóch dań, deseru i soku oraz wody. Posiłki będą takie same dla wszystkich uczestników przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich itp.), o których wykonawca zostanie poinformowany na dwa dni przed realizacją usługi.

5 całodzienną przerwę kawową (podawane w miejscu organizacji konferencji)- gorące napoje (kawa, herbata, wraz z dodatkami: cukier/mleko/cytryna), woda mineralna, soki, ciastka, kanapki, słone przekąski, owoce, ciasto. Ośrodek organizujący każde ze spotkań, zapewni korzystanie z bezpłatnego parkingu. III. WYMAGANIA OGÓLNE I FORMALNE W ZAKRESIE REALIZACJI ZAMÓWIENIA: 1. W związku ze współfinansowaniem obowiązków powierzonych wykonawcy niniejszej umowy ze środków UE w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego ( EFS ), umowa na realizację przedmiotu zamówienia zostanie poddana szczególnym rygorom m.in. w zakresie dokumentowania, rozliczeń oraz przetwarzania danych osobowych. Szczegółowy zakres i warunki współpracy w ramach realizacji zamówienia zostaną doprecyzowanie w umowie pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. 2. Warunkiem koniecznym jest wykonanie przez Oferenta przedmiotu zamówienia osobiście bez możliwości podwykonawstwa do czego Oferent zobowiązuje się składając oświadczenie stanowiące załącznik do niniejszego zapytania. 3. Pod pojęciem osobiste wykonanie przedmiotu zamówienia bez możliwości podwykonawstwa, o którym mowa w pkt 2 rozumie się wykonanie przedmiotu zamówienia w miejscach (hotelach, ośrodkach itp.) co do których Oferent posiada jakikolwiek tytuł prawny tzn. posiada tytuł własności lub prowadzi w nim działalność na innej podstawie prawnej. IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA 1. Oferent zobowiązuje się zrealizować przedmiot zamówienia, stanowiący punkt II niniejszego zapytania ofertowego, według następującego harmonogramu: ORGANIZACJA SEMINARIÓW II 2014 r. IX.2014 r. ORGANIZACJA SZKOLEŃ IX.2013 r. XII.2014 r. SPOTKANIA PROJEKTOWE X.2013 r. i V.2014 r. KONFERENCJA XI lub XII 2014 r. 2. Dokładne terminy wykonania przedmiotu zamówienia zostaną określone po podpisaniu umowy przez Zamawiającego z Oferentem. V. MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA 1. Przedmiot zamówienia wskazany w punkcie 3 przedmiotu zamówienia, realizowany będzie w siedzibie Forum Związków Zawodowych w Bydgoszczy przy ul. Plac Teatralny 4.

6 2. Przedmiot zamówienia wskazany w punktach 1, 2 i 4 uzależniony będzie od wyboru oferenta na podstawie najkorzystniejszej oferty. VI. OCENA OFERTY Zamawiający dokona oceny oferty na podstawie poniżej przedstawionego kryterium: 1. dla każdej części przedmiotu zamówienia ocena dokonywana będzie osobno 2. cena usługi brutto w odniesieniu dla każdej części przedmiotu zamówienia wartość kryterium 100%. 3. Sposób przyznawania punktacji: KRYTERIUM Cena CENA BRUTTO ZA USŁUGĘ OFERTY NAJTAŃSZEJ * SPOSÓB PRZYZNAWANIA PUNKTACJI X 100 = ILOŚĆ PUNKTÓW CENA BRUTTO OFERTY BADANEJ Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 100 pkt Zamawiający udzieli zamówienia temu wykonawcy, który uzyska najwyższą liczbę punktów w oparciu o ustalone powyżej kryteria. * W ODNIESIENIU DO CZĘŚCI 1 CENA ZA USŁUGĘ OFERTY NAJTAŃSZEJ W DANYM MIEŚCIE. W ODNIESIENIU DO CZĘŚCI 2 CENA ZA USŁUGĘ OFERTY NAJTAŃSZEJ W DANYM WOJEWÓDZTWIE VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1) Ofertę podpisaną osobiście przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentowania Oferenta, przygotowaną zgodnie z zapytaniem ofertowym na załączonym formularzu, należy złożyć: - osobiście w Biurze Forum Związków Zawodowych lub drogą pocztową (adres: Forum Związków Zawodowych, Plac Teatralny 4, Bydgoszcz), - w zamkniętej kopercie z dopiskiem: OFERTA W ODPOWIEDZI NA ZAPYTANIE OFERTOWE NR 5/2013/DKE FZZ, - w terminie do dnia 25 września 2013 r. do godz ) Cenę oferty przedstawionej jako cenę brutto; cena brutto zawierać powinna podatek VAT obliczony zgodnie z obowiązującymi przepisami. Ponadto, cena uwzględniać powinna wykonanie wszystkich prac i czynności i zawierać wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia. Cena winna być wyrażona w PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Cena oferty obowiązuje przez cały okres trwania umowy 3) Oferty złożone po terminie zostaną odrzucone i/lub zwrócone Oferentom bez rozpatrzenia. 4) Oferent przed upływem terminu składania ofert, może ofertę zmienić lub też ją wycofać.

7 5) W niniejszym postępowaniu Zamawiający dopuszcza możliwości składania ofert częściowych, osobno na poszczególne części przedmiotu zamówienia. W przypadku punktu 1 i 2, Oferent ma możliwość złożenia ofert w odniesieniu do poszczególnych miast. VIII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY 1. Komisyjne otwarcie kopert nastąpi w dniu 25 września 2013r. o godz w siedzibie Forum Związków Zawodowych, Bydgoszcz, Plac Teatralny 4 sala konferencyjna. 2. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi do dnia 26 września br. do godz z zastrzeżeniem pkt 4 3. Informacja o wyborze oferty zostanie zamieszczona na stronie internetowej FZZ ( niezwłocznie po zakończeniu postępowania ofertowego 4. Zamawiającemu przysługuje prawo niewyłonienia oferty bez podawania przyczyny, jeśli uzna, że żadna ze złożonych ofert nie daje rękojmi rzetelnej realizacji zamówienia lub że ceny zaoferowane przez Oferentów są wyższe niż rynkowa wartość przedmiotowej usługi lub też przewyższa możliwości budżetu Projektu o którym mowa w preambule, a także gdy oferta/y zostanie/ą złożona/e niezgodnie z zapytaniem lub zaistnieją jakiekolwiek przesłanki, uniemożliwiające zawarcie umowy 5. W przypadku zaistnienia sytuacji wskazanych w pkt 4 Zamawiający dopuszcza możliwość ponownego rozpoczęcia procedury zapytania ofertowego. 6. W toku badania i oceny oferty Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. IX. DODATKOWE INFORMACJE Dodatkowe informacje udzielane będą przez Natalię Wośko lub Katarzynę Szmigiero pod numerem tel X. ZAŁĄCZNIKI Załącznik do niniejszego zapytania ofertowego stanowi: Załącznik nr 1 - wzór formularza ofertowego; Załącznik nr 2 oświadczenie podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zamówienia dot. braku powiązań kapitałowo-osobowych; Załącznik nr 3 - oświadczenie podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zamówienia dot. braku podwykonawstwa.

8 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego NR 5/2013/DKE FZZ Formularz oferty (dotyczy projektu realizowanego przez Forum Związków Zawodowych) FORMULARZ OFERTY DO: Forum Związków Zawodowych Ul. Plac Teatralny 4, Bydgoszcz NIP: REGON: DANE WYKONAWCY Nazwa Oferenta:. Adres Oferenta (wraz z kodem):.. tel.: fax.: www: REGON: NIP:. W nawiązaniu do Zapytania Ofertowego z dnia 6 września 2013 r. wykonania usług związanych z: dotyczącego Część 1 SEMINARIA PROJEKTOWE, Oferujemy wykonanie części przedmiotu zamówienia (tj. 1 spotkanie - 16 osób) zgodnie z punktem II.1. zapytania ofertowego w cenie:.. (słownie:.) zł brutto Miejsca wykonania zamówienia ze wskazaniem województwa, którego oferta dotyczy: Część 2 SZKOLENIA, Oferujemy wykonanie części przedmiotu zamówienia (tj. 32 szkolenia - 17 osób każde) zgodnie z punktem II.2. zapytania ofertowego w cenie:.. (słownie:..) zł brutto Miejsca wykonania zamówienia ze wskazaniem województwa, którego oferta dotyczy:

9 . Część 3 SPOTKANIA PROJEKTOWE Oferujemy wykonanie części przedmiotu zamówienia zgodnie z punktem II.3 zapytania ofertowego w cenie:... (słownie:.) zł brutto Część 4 KONFERENCJA Oferujemy wykonanie części przedmiotu zamówienia zgodnie z punktem II.4 zapytania ofertowego w cenie:...(słownie:...) zł brutto., dn. (podpis/podpisy)

10 Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego NR 5/2013/DKE FZZ OŚWIADCZENIE PODMIOTU UBIEGAJĄCEGO SIĘ O UZYSKANIE ZAMÓWIENIA W RAMACH ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR 5/2013/DKE FZZ WG KODU CPV Dla projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Priorytetu Dobre rządzenie, Działanie 5.5. Rozwój dialogu społecznego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Oświadczamy, iż dla złożonej oferty nie występują powiązania kapitałowe lub osobowe między Forum Związków Zawodowych lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Forum Związków Zawodowych lub osobami wykonującymi w imieniu Forum Związków Zawodowych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy.. Pieczęć podmiotu Data i podpis osoby upoważnionej do składania oferty

11 Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego NR 5/2013/DKE FZZ OŚWIADCZENIE PODMIOTU UBIEGAJĄCEGO SIĘ O UZYSKANIE ZAMÓWIENIA W RAMACH ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR 5/2013/DKE FZZ WG KODU CPV Dla projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Priorytetu Dobre rządzenie, Działanie 5.5. Rozwój dialogu społecznego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Oświadczamy, iż przedmiot zamówienia według złożonej oferty zostanie w całości wykonany osobiście w ramach prowadzonej działalności gospodarczej i bez jakiegokolwiek podwykonawstwa.. Pieczęć podmiotu Data i podpis osoby upoważnionej do składania oferty