praca zbiorowa pod kierunkiem EXCEL nowych punktów widzenia

Transkrypt

1 praca zbiorowa pod kierunkiem EXCEL 20 nowych punktów widzenia Mateusza Grabowskiego

2 1 EXCEL 20 nowych punktów widzenia praca zbiorowa pod kierunkiem Mateusza Grabowskiego

3 3 Cześć! To ja, Mateusz, pomysłodawca tej książki. Zajmuję się szkoleniami Excela od kilku lat. Jednak dopiero prowadzenie szkoleń on-line z Excela miało największy wpływ na mnie i na mój rozwój. Jadę rowerem myślę o nowych ćwiczeniach, jadę motocyklem myślę o nowych ćwiczeniach, jadę samochodem myślę o nowych ćwiczeniach, lecę na paralotni myślę o tym, żeby bezpiecznie wylądować. :) Mam nadzieję, że dołączysz do mojej platformy gdzie uczy się ponad 7000 osób. Pozdrawiam Mateusz Grabowski PS A wiesz, co jest czerwone i szkodzi na zęby? Nie? To musisz wpaść na moje szkolenia on line.

4 5 Zawartość: 1. Pomóż Excelowi wpisać funkcję 7 2. Poszukiwania pionowe i poziome, czyli o funkcjach wyszukiwania i adresu (NIE) logiczne funkcje logiczne Excel może zostać nawet redaktorem Nie czując dni, godzin i lat dowiedz się, jak Excel odczuwa czas Lista? Tabela? Baza danych! Wykresy takie cuda tylko w Excelu Czas wymienić filtry Co by tu poprzestawiać? Czyli o tabelach i wykresach przestawnych Jedenasty arkusz od lewej w szóstym pliku od prawej, czyli o konsolidacji danych w Excelu Myśl 2D formuły tablicowe w praktyce Bezpieczeństwo ponad wszystko Makro to nie tylko sklep Naucz się pytać, czyli Power Query jako język zapytań Jak oszczędzić na czasie, czyli o tworzeniu szablonów Narzędzia danych i Prognoza (nie tylko pogody) A może by tak pójść na skróty? Skróty klawiszowe w Microsoft Excel Gdzie są moje pieniądze czyli poznana wiedza w praktyce 231

5 Myśl 2D formuły tablicowe w praktyce 139 Myśl 2D formuły tablicowe w praktyce Mateusz Grabowski Ten rozdział dedykuję wszystkim osobom, którym nikt nigdy nie dedykował rozdziału. Autorzy książek dzielą się na dwie grupy: na tych, którzy nie mają wiedzy i piszą książkę, oraz na tych, którzy mają wiedzę i nie potrafią pisać. Mój rozdział więc to nie będą Sklepy cynamonowe, ale wiedza w książce ciekawa znajdować się będzie!

6 Excel - 20 nowych punktów widzenia 140 Czego nauczysz się w tym rozdziale? Dowiesz się, dlaczego warto znać formuły tablicowe. Dowiesz się, jak wyglądają takie formuły. Poznasz przykładowe ciekawe zagadnienia. Opanujesz triki związane z CSE.

7 Myśl 2D formuły tablicowe w praktyce Wstęp Większość osób, które przychodzą na moje szkolenie z formuł tablicowych, jest trochę sceptycznie nastawiona. Cóż to za dziwne klamry? Ktoś tego używa, skoro nawet na stronie Microsoftu nie ma dobrej dokumentacji? A może to jakaś przestarzała funkcjonalność Excela? Jednak po szkoleniu zazwyczaj słyszę: Jaaaaaaa, jak ja mogłem żyć bez znajomości tych formuł tablicowych? No jak?. Opanuj formuły tablicowe, a wejdziesz na wyższy poziom wtajemniczenia Excela. Dlaczego warto znać formuły tablicowe? Pierwszy i najprostszy powód jest taki, że istnieją funkcje w Excelu, które wykorzystują cechy formuł tablicowych. Bez znajomości sposobu wstawienia formuły tablicowej nie uda Ci się użyć tych funkcji, m.in. TRANSPONUJ czy MACIERZ.ILOCZYN. Wiem, wiem to nie są funkcje wstawiane codziennie, więc jest ważniejszy powód. Szybkość Szybkość! Stosowanie formuł tablicowych zmniejsza liczbę użytych funkcji, co wpływa na wielkość pliku, a to zaś przekłada się bezpośrednio na szybkość.! CIEKAWOSTKA: Wyobraź sobie, że masz plik w Excelu i posiadasz rekordów. Chcesz teraz przeprowadzić działania na jednej kolumnie, np. zliczyć długość nazwy. Musisz to wykonać dla wszystkich wierszy, czyli musisz użyć aż funkcji DŁ! W tej hipotetycznej sytuacji plik zwiększyłby się o kilkanaście MB a z użyciem formuły tablicowej? Nawet nie zauważysz Plik pierwotny: 24 MB. Plik z klasycznymi wyliczeniami: 32 MB. Plik z formułami tablicowymi: 24 MB. Rozwiązywanie problemów Formuły tablicowe potrafią zrobić coś magicznego rozwiązać problemy, których nie da się rozwiązać za pomocą zwykłych obliczeń. Przykład? Mam nadzieję, że znasz funkcję WYSZUKAJ.PIONOWO. Ta funkcja szuka danych zawsze (tylko i wyłącznie) w pierwszej zaznaczonej kolumnie. A gdybyś chciał szukać np. w trzeciej kolumnie? Nie da się. Dobra, da się, ale właśnie z użyciem formuł tablicowych. A więc do nauki! 141

8 Excel - 20 nowych punktów widzenia 142 Jak wyglądają formuły tablicowe? Charakterystyczne dla tych formuł są znaki nawiasów klamrowych { }. Wstawioną formułę lub funkcję zatwierdzamy klawiszami Ctrl+Shift+Enter (stąd też ich nazwa formuły CSE). Formuła tablicowa może wyglądać tak: {=SUMA(JEŻELI(C2:C12= ;1;0))}. Dzieje się tak po naciśnięciu kombinacji klawiszy Ctrl+Shift+Enter. Ręczne wstawienie nawiasów klamrowych w tym przypadku nic nie da. Nasza funkcja z elementami tablicowymi może też wyglądać trochę inaczej. W tym przypadku nawiasy klamrowe symbolizujące tablice zostały wstawiane ręcznie: =WYSZUKAJ.PIONOWO(E3;WYBIERZ({1\2\3};C2:C17;B2:B17;A2:A17);2;0). A więc czy naciskać kombinację CSE, czy ręcznie wpisywać? O tym w dalszej części rozdziału. Zrozumieć formuły tablicowe Nawet po obejrzeniu najlepszej lekcji, jak wstawiać formuły tablicowe, możesz zadać sobie pytanie: co to są właściwie te tablice? Reguła jest prosta zwykła formuła zwraca jeden wynik, np. jedną liczbę czy jakiś tekst. To rodzaj formuł, których dotychczas używasz, mam nadzieję, z powodzeniem. Formuła tablicowa robi coś innego zwraca kilka wyników, czyli tabelę. Wiem, może to nie do końca jasne. Przyjrzyjmy się, jak działa klasyczna funkcja tablicowa TRANSPONUJ. Wyobraź sobie, że nie znasz się na operacjach związanych z tablicami i spróbujesz użyć tej funkcji. Co ona robi? Transpozycję, czyli zamienia wiersze na kolumny albo na odwrót. Rys. 1. Funkcja TRANSPONUJ