Microsoft Excel 2007 KM 1

Transkrypt

1 Formuły Tablicowe Tablice są to zbiory komórek lub wartości, na których można wykonywać operacje grupowe. Tablica może być zapisana w komórkach lub może przyjąć postać stałej zawierającej wiele elementów. Do operowania na tablicach używamy formuł tablicowych. Wprowadzanie formuły tablicowej zakończone będzie zawsze naciśnięciem klawiszy Ctrl+Shift+Enter. Formułę tablicową odróżnia się od zwykłej po nawiasach klamrowych. 1. Skonstruujmy formułę tablicową mnożącą dwa 5-elementowe pionowe tablice i umieszczającą w trzeciej 5-elementowej tablicy pionowej wynik składający się z iloczynów poszczególnych odpowiadających sobie elementów. Wprowadź dane do kolumn A i B jak na rysunku, zaznacz obszar C1:C5, wpisz formułę =A1:A5*B1:B5, następnie naciśnij Ctrl+Shift+Enter aby określić tablicowy charakter tej formuły. Oczywiście w tym przypadku to samo mogłeś otrzymać wpisując do C1 formułę =A1*B1 i kopiując ją potem do komórek C2,C3,C4,C5. Zauważ, że nie możesz zmienić zawartości żadnej z pojedynczych komórek obszaru, który zawiera formułę tablicową. Aby zmienić formułę tablicową musisz najpierw zaznaczyć cały obszar, w którym wpisałeś formułę tablicową, następnie uaktywnić pasek formuł, wprowadzić zmiany i nacisnąć kombinację Ctrl+Shift+Enter. 2. W nowym arkuszu wstaw następujące wartości do komórek : A1-4, A2 9, A3 16, A4-25. Zaznacz obszar B1:B4. Wpisz PIERWIASTEK(A1:A4), naciśnij Ctrl+Shift+Enter. W kolumnie B otrzymasz wartości pierwiastków dla składowych z kolumny A. Teraz oblicz te pierwiastki nie używając formuł tablicowych. 3. Tabela z lewej strony używa standardowych metod do wyliczenia tego jak zmieniała się średnia wyników dwóch testów przeprowadzonych wśród studentów. W tym celu korzysta z dodatkowej kolumny Zmiana zawierającej różnicę pomiędzy testem2 a testem1. Tabela z prawej strony wylicza tę samą wartość przy pomocy formuły tablicowej. W tym przypadku umieszczona jest ona tylko w jednej komórce, ponieważ wynik jest pojedynczą wartością. Przy pomocy formuły tablicowej możemy obliczyć także minimalną i maksymalną zmianę ({=MIN(H3:H9-G3:G9)}, {=MAX(H3:H9-G3:G9)}). 4. Aby sprawdzić czy dana pozycja znajduje się w danym obszarze, możesz użyć polecenia Narzędzia głóne Edycja Znajdź i zaznacz lub formuły tablicowej. Do kolumny A wprowadź dane jak na rysunku i następnie nadaj komórkom A3:A8 nazwę meble. Formuła tablicowa wpisana do komórki D5 sprawdza nazwę wpisaną do komórki D3 o nazwie szukany i jeżeli taki mebel jest wśród naszych mebli wypisuje Tak jest, w przeciwnym razie Niestety nie ma. Funkcja LUB zastosowana w formule tablicowej zwraca wynik dla całego obszaru. KM 1

2 5. Teraz policzymy ilość znaków w jakimś obszarze. Do komórek A1:A12 wprowadź nazwy miesięcy (zastosuj wypełnienie). Nadaj im następnie nazwę Rok. Do B1 wprowadź formułę {=SUMA(DŁ(Rok))}. Formuła ta tworzy tablicę zawierającą długości wszystkich wyrazów z obszaru Rok, a następnie funkcja SUMA liczy sumę wszystkich elementów stworzonej tablicy. Używanie komendy Filtruj Filtrów używa się w celu wyodrębnienia tylko określonych elementów z pewnego zbioru. Komenda Excela Filtruj pozwala na filtrowanie listy w taki sposób abyś widział te informacje, które w danej chwili cię interesują. (Lista jest nazwaną serią wierszy zawierających podobne informacje np. 100 wierszy zawierających informacje o płacach pracowników). Filtrowanie względem jednej kolumny Wykorzystajmy komendę Filtruj do wyświetlenia tylko tych wierszy arkusza, które zawierają informacje dotyczące pracowników określonego oddziału: Otwórzmy teraz plik Filtr.xls zawierający listę płac. Zaznacz dowolną komórkę znajdującą się w obrębie listy. Kiedy używasz komendy Filtruj jest rzeczą ważną, aby twoja lista zawierała etykiety kolumn; pamiętaj o tym, gdy będziesz projektował swoje arkusze. Wybierz Dane Sortowanie i filtrowanie Filtruj, aby przełączyć arkusz w tryb filtrowania. Obok każdej etykiety kolumny znajdują się teraz strzałki list rozwijalnych. Kliknij strzałkę listy rozwijalnej znajdującej się po prawej stronie kolumny ODDZIAŁ w celu wyświetlenia listy wartości zawartych w tej kolumnie. Możesz wybrać jedną z tych wartości, aby wyświetlić tylko wiersze zawierające tę wartość. Zaznacz Niemcy, aby wyświetlić tylko wiersze zawierające wartość Niemcy w kolumnie ODDZIAŁ. Kiedy filtrujesz listę, wiersze nie spełniające warunku filtrowania zostają ukryte (u nas osoby pracujące w oddziałach w krajach innych niż Niemcy). Filtrowany rząd ma kolor niebieski. Możesz również zobaczyć na pasku statusu u dołu ekranu liczbę wierszy spełniających kryteria (u nas 27 spośród 94 zawiera Niemcy w kolumnie ODDZIAŁ) Wybierz Dane Sortowanie i filtrowanie Wyczyść, aby ponownie wyświetlić całą listę. Arkusz nadal znajduje się w trybie filtrowania. Odznacz Dane Sortowanie i filtrowanie Filtruj w celu wyłączenia trybu filtrowania. Strzałki list rozwijalnych znajdujących się obok etykiet znikną. Filtrowanie względem dwóch kolumn w celu stworzenia warunku i. Przefiltrujmy teraz naszą listę w taki sposób, aby wyświetlić tylko pracowników oddziałów w Niemczech, zatrudnionych w departamencie Pokazy: 1. Zaznacz dowolną komórkę znajdującą się w obrębie listy. Wybierz Dane Sortowanie i filtrowanie Filtruj,, aby przełączyć arkusz w tryb filtrowania. 2. Z listy rozwijalnej ODDZIAŁ wybierz Niemcy, aby wyświetlić tylko pracowników zatrudnionych w oddziałach niemieckich. Strzałka listy rozwijalnej, znajdująca się obok etykiety kolumny, zmienia się na wskazując, iż filtr jest aktywny w tej kolumnie. 3. Z list rozwijalnej DEPART wybierz Pokazy. Teraz wszystkie widoczne wiersze danych zawierają wartość Niemcy w kolumnie ODDZIAŁ i Pokazy w kolumnie DEPART. KM 2

3 Usuwanie filtra kolumny Polecenie Dane Sortowanie i filtrowanie Wyczyść usuwa wszystkie filtry, które są aktualnie aktywne na twojej liście. Usuńmy jeden z dwóch filtrów aktualnie działających na naszej liście. Kliknij strzałkę listy rozwijalnej znajdującej się obok etykiety kolumny DEPART, a następnie z listy rozwijalnej wybierz polecenie Wyczyść filtr z DEPART. Wyszukiwanie komórek pustych bądź pełnych Kolumna KORZ naszego arkusza zawiera litery oznaczające, jakie korzyści przysługują danemu pracownikowi: (L-otrzymuje opiekę lekarską, S-otrzymuje opiekę stomatologiczną, E- uczestniczy w programie emerytalnym). Dokonajmy teraz filtrowania w taki sposób, aby znaleźć pracowników nieotrzymujących żadnych korzyści - z listy rozwijalnej KORZ wybierz (Puste). Wybierz Dane Sortowanie i filtrowanie Wyczyść, aby ponownie wyświetlić całą listę. Uwaga! Dla potrzeb filtrowania Excel przyjmuje komórkę zawierającą tylko spację za niepustą. Użycie opcji 10 pierwszych Tej opcji można używać do filtrowania danych numerycznych. Użyjemy tego filtru, aby znaleźć pracowników dostających najwyższe pensje. 1. Przesuń podgląd kolumn na kolumnę K (Płaca brutto). 2. Z listy rozwijalnej PŁACA BRUTTO wybierz Filtry liczb, a następnie 10 pierwszych, aby otworzyć okno dialogowe Autofiltr 10 pierwszych. 3. Sprawdź czy w ramce Autofiltr 10 pierwszych są ustawione następujące dane: Górne, 10, Elementy. 4. Kliknij OK. Zauważ, że dziesięć najwyższych wynagrodzeń mieści się w zakresie 860zł do zł. 5. Wybier Dane Sortowanie i filtrowanie Wyczyść, aby usunąć aktywne filtry z naszej listy. Używanie własnych kryteriów w celu stworzenia warunku LUB Kryteria własne pozwalają na filtrowanie kolumny na podstawie dwóch warunków lub na poszukiwanie wartości, które nie odpowiadają dokładnie pewnej wartości. Tworzenie warunku LUB oznacza znalezienie takich wierszy, które spełniają pierwszy warunek lub drugi. Wykorzystajmy własne kryteria w celu znalezienia pracowników pracujących w jednym z dwóch oddziałów: 1. Przełącz swoją listę w tryb filtrowania. Z listy rozwijalnej ODDZIAŁ wybierz Niemcy, a następnie Wlk. Brytania. Zauważ, że wybierając inną wartość z listy rozwijalnej danej kolumny, nowa wartość zastępuje aktualny filtr kolumny. 2. Aby stworzyć warunek LUB musimy skorzystać z kryteriów własnych. Z listy rozwijalnej ODDZIAŁ wybierz Filtry tekstu Filtr niestandardowy w celu wyświetlenia okienka dialogowego Autofiltr niestandardowy, które pozwala na połączenie dwóch kryteriów dla jednej kolumny. 3. Wypełnij pola zgodnie z rysunkiem. Kliknij OK. Ponownie wyświetl wszystkie wiersze tej listy. KM 3

4 Filtrowanie w celu znalezienia zakresu wartości Kryteria własne możesz także wykorzystać w celu znalezienia wartości, które są mniejsze lub większe od określonej wartości {porównywanie pól tekstowych odbywa się względem kolejności alfabetycznej}. Dokonaj filtrowania listy w celu znalezienia pracowników pracujących co najmniej 35 godzin tygodniowo: Z listy rozwijalnej GODZ wybierz Filtry liczb Większe niż lub równe. 1. Wybierz większe niż lub równe jako operator a 35.5 jako wartość dla pierwszego kryterium. Kliknij OK, aby przefiltrować listę. 2. Wybierz Dane Sortowanie i filtrowanie Wyczyść, aby ponownie wyświetlić całą listę. Zadania a. Dokonaj filtrowania listy w celu znalezienia pracowników, którzy zarabiają co najmniej 12,50 ale nie więcej niż 19,50 za godzinę (kryterium między ). b. Dokonaj filtrowania listy w celu znalezienia pracowników pracujących w oddziale w Australii i zostali zatrudnieni w latach 80-tych. c. Znajdź wszystkich, których nazwiska zaczynają się na M i uczestniczą w programie emerytalnym. d. Znajdź wszystkich, których nazwiska kończą się na "son" lub "l". Tabele przestawne Tabele przestawne pozwalają zestawiać dane zawarte w bazach danych przechowywanych w skoroszytach lub plikach zewnętrznych. Tabela przestawna jest dynamicznym zestawieniem danych zawartych w bazie danych. Przy tworzeniu tabel będziemy korzystać z bazy danych pliku tp_bank.xls. Ustaw się wewnątrz tabeli i wybierz Wstawianie Tabela Tabela przestawna. Jako zakres powinna zostać zaznaczona cała tabela, a tabelę przestawną wstawimy do nowego arkusza. Po zatwierdzeniu, po prawej stronie pojawi się okno Lista pól tabeli przestawnej. Definiowanie tabeli przestawnej. Przeciągamy przyciski pól w odpowiednie miejsca diagramu tabeli: Etykiety wierszy wartości w tym polu pojawiają się jako pozycje wierszy tabeli przestawnej. Etykiety kolumn - pozycje kolumn tabeli przestawnej. Wartości - pole podsumowane w tabeli. Filtr raportu kryterium filtrowania. Podczas przeciągania przycisku pola do obszaru danych, funkcja SUMA jest stosowana do pól o wartościach liczbowych, a funkcja Licznik w innych przypadkach. Jeśli przeciągniesz przycisk pola w nieodpowiednie miejsce wystarczy przeciągnąć go poza obszar okna. Zadanie Stwórz tabelę jak na rysunku. Tabela ta pokaże sumę pola Kwota w rozbiciu w wierszach na pole TypKonta i pole Klient w kolumnach, pole Oddział wyświetlone zostanie jako filtr raportu. Dane Kategorie KM 4

5 Odświeżanie tabeli przestawnej. Excel przelicza tabelę za każdym razem gdy dokonujemy w niej zmian, ale zmiany w danych źródłowych nie są automatycznie nanoszone. Należy więc odświeżać dane: Dane Połączenia Odśwież wszystko. Grupowanie pozycji w tabeli przestawnej. Utwórz tabelę jak na rysunku. Prezentuje ona sumy kwot znajdującyh się na różnych kontach wg typu konta {pole kolumny}oraz wg oddziału {pole wiersza}. Porównajmy teraz oddział Centralny z dwoma pozostałymi potraktowanymi łącznie. Aby utworzyć grupę zaznacz komórki, które maja być zgrupowane: A6:A7 i wybierz polecenie Opcje Dane Grupowanie Grupuj zaznaczenie {lub przycisk Grupuj z menu podręcznego}. Excel tworzy nowe pole Oddział2 zawiera ono 2 pozycje: Centralny i Grupuj1. Możemy teraz usunąć pole Oddział i zmienić nazwy odpowiednich pól i ich pozycji {nazwa nie może pokrywać się z żadną z już istniejących}. Jeżeli pozycje grupowane nie znajdują się obok siebie możesz przytrzymując klawisz CTRL dokonać wielokrotnego zaznaczenia. Sięganie do danych źródłowych. Dwukrotne kliknięcie komórki obszaru danych tabeli przestawnej powoduje otwarcie nowego arkusza, który będzie zawierał dane źródłowe, odpowiedzialne za takie, a nie inne wartości sumaryczne w tabeli. KM 5

6 Wstawianie do tabeli pól obliczeniowych. Do tabeli nie można wstawiać nowych wierszy i kolumn, nie można też wstawiać formuł, ale można to obejść wstawiając pole obliczeniowe, zawierające formułę działającą na podstawie danych tabeli. Pola te muszą być umieszczane w obszarze danych tabeli. Utwórzmy pole zawierające dane z pola Kwota pomnożone przez 1,15 {co oznacza wzrost o 15% depozytów}. Przesuń wskaźnik komórki w dowolne miejsce tabeli przestawnej i wybierz polecenie Opcje Narzędzia Formuły Pole obliczeniowe. Wyświetlone zostanie okno dialogowe. Wpisz opisową nazwę pola Planowane i formułę =Kwota*1,15, kliknij przycisk Dodaj, aby dodać nowe pole. Powróć do poprzednich ustawień. Wstawianie do tabeli elementów obliczeniowych. Excel umożliwia tworzenie nowych pozycji dla pól tabeli. Przesuń wskaźnik komórki do jednego z pól wierszy lub kolumn. Wybierz Opcje Narzędzia Formuły Element obliczeniowy. Wpisz nazwę elementu i określ formułę jak na rysunku. W formule można używać pozycji z innych pól, ale nie można korzystać z funkcji arkuszowych. Kliknij Dodaj {możesz teraz dodawać następne elementy obliczeniowe}. Kliknij OK. Utworzony element pojawi się w tabeli. KM 6