Przykłady zastosowań funkcji tekstowych w arkuszu kalkulacyjnym

Transkrypt

1 S t r o n a 1 Bożena Ignatowska Przykłady zastosowań funkcji tekstowych w arkuszu kalkulacyjnym Wprowadzenie W artykule zostaną omówione zagadnienia związane z wykorzystaniem funkcji tekstowych w arkuszu kalkulacyjnym. Zadaniem artykułu jest nie tyle przedstawienie kompletnego kompendium funkcji co przykładów ich zastosowań. Artykuł zawiera przykłady możliwości wykorzystania dat w arkuszu kalkulacyjnym wersji MS Office Informacje podstawowe W arkuszu kalkulacyjnym można przechowywać kilka rodzajów danych do których zalicza się liczby (w tym daty), wartości logiczne oraz tekst. Tekst w arkuszu służy do opisu sytuacji, wartości, uwag, ale często jest również przedmiotem analizy lub konwersji. W przypadku dużych arkuszy przydatne są również funkcje służące do usuwania błędów, zmiany formatowania zawartości komórek. Życie/praktyka przynosi wiele ciekawych rozwiązań. Funkcje powinny poznać osoby, które w przyszłości planują zająć się analizą danych lub tworzeniem oprogramowania, ponieważ wiele z pokazanych funkcji ma podobne zastosowanie w innych programach. Co w arkuszu jest tekstem, a co tekstem nie jest? Do arkusza wprowadzamy dane w postaci liczb (w tym dat), wartości logicznych (prawda, fałsz) i tekstu. Czasami sposób wprowadzenia danych decyduje o tym, czy są one traktowane jak liczby (np. wpis zostanie potraktowane jako data), czy jako tekst (wpis zostanie potraktowany jako dana tekstowa). Można również wymusić aby dane zostały zapisane jako tekst w takim wypadku na początku każdej wartości wpisywanej do komórki trzeba wstawić apostrof, np. wpisanie zostanie potraktowane jako tekst. Podobnie jeśli wpiszemy 1000,00 zł program potraktuje wpisaną wartość jako liczbę, jeżeli jednak pomylimy się i wpiszemy zl program potraktuje nasz wpis jak tekst (Rysunek 1). Rysunek 1. Przykłady danych liczbowych i danych tekstowych Warto pamiętać, że standardowo (jeśli nie zmienimy wyrównania lub sposobu formatowania komórki) liczby wyrównane są do prawej krawędzi a tekst do lewej. Ma to istotne znaczenie, ponieważ na liczbach ( w tym na datach) możemy wykonywać obliczenia. Jeżeli chociaż jedna

2 S t r o n a 2 wartość z biorących udział w obliczeniach jest wpisana niepoprawnie, możemy otrzymać nieprawidłowy wynik. Zadanie 1 Poniżej (Rysunek 2) podano przykłady wartości tekstowych liczbowych i logicznych. Które z nich zostały w arkuszu potraktowane jako tekst? Rysunek 2. Przykłady wartości tekstowych, liczbowych i logicznych Przykłady zastosowania funkcji tekstowych Przykład 1. Zamiana nieprawidłowo wpisanej daty Funkcje tekstowe mogą być wykorzystane do tego aby zamienić dane wprowadzone nieprawidłowo tak, jak np. daty w kolumnie B (Rysunek 3), na poprawny format. Rysunek 3. Zamiana danych z kolumny B zapisanych nieprawidłowo na daty Wartości w kolumnie B, zostały potraktowane przez arkusz jako tekst, dlatego nie można na nich wykonywać obliczeń. Nie można na przykład obliczyć, ile czasu (dni) upłynęło od daty zawarcia umowy. Aby to zrobić musimy dane z postaci zamienić na postać daty np W tym celu z danych zawartych w kolumnie B wyciągamy szczegółowe informacje (Rysunek 4) dotyczące: roku (za pomocą funkcji PRAWY pobieramy 4 znaki z prawej strony tekstu znajdującego się w komórce B4), dnia (za pomocą funkcji LEWY pobieramy 2 znaki z prawej strony tekstu znajdującego się w komórce B4), miesiąca (za pomocą funkcji FRAGMENT.TEKSTU, zaczynając od czwartego znaku - kropkę pomijamy pobieramy 2 znaki).

3 S t r o n a 3 Rysunek 4. Funkcje tekstowe LEWY, PRAWY i FRAGMENT.TEKSTU wykorzystane do uzyskania informacji o roku, dniu i miesiącu zawarcia umowy Następnie na podstawie uzyskanych informacji tworzymy datę w odpowiednim formacie. W tym celu za pomocą funkcji DATA (Rysunek 5) łączymy dane o roku (komórka C4), miesiącu (komórka D4) i numerze dnia w miesiącu (komórka E4). Rysunek 5. Działanie funkcji DATA Na prawidłowo zapisanych datach możemy wykonywać obliczenia i wykorzystywać różne sposoby formatowania. Rysunek 6 pokazuje w kolumnach G i H formuły wykorzystane do obliczeń w czasie. Formuła w kolumnie G będzie zwracała każdego dnia inny wynik i będzie pokazywała aktualną liczbę dni jaka upłynęła od zawarcia umowy. Formuła w kolumnie H liczy liczbę dni jaka upłynęła od zawarcia umowy do 15 czerwca 2012 roku. Rysunek 6. Tworzenie daty i obliczanie ile dni minęło od zawarcia umowy Przykład 2. Dzielenie informacji Podobny jak w przykładzie 1 sposób zastosowania funkcji tekstowych ilustruje Rysunek 7. Numer umowy zawiera oprócz numeru właściwego informacje o roku. Na potrzeby analizy należy informacje o roku podpisania umowy uzyskać w oddzielnej kolumnie. Numer (właściwy) umowy może składać się z różnej liczby znaków, np. 1/09, 10/09, 100/ /09. Stąd nie wystarczy funkcja Rysunek 7. Uzyskujemy szczegółowe informacje z numeru umowy

4 S t r o n a 4 LEWY aby uzyskać określoną liczbę znaków trzeba najpierw sprawdzić ile znaków potrzebujemy. Aby to policzyć sprawdzamy, na której pozycji jest slash / i pobieramy na tej podstawie odpowiednią liczbę znaków (Rysunek 8). Miejsce (nr pozycji) slasha obliczamy za pomocą funkcji ZNAJDŹ, ponieważ sam slash nie jest nam potrzebny, za pomocą funkcji LEWY pobieramy o 1 znak mniej. Dla ułatwienia zrozumienia przykładu formuła, która sprawdza pozycję slasha została pokazana dodatkowo w kolumnie pomocniczej K. Pełna, poprawna formuła do wyliczania numeru znajduje się w kolumnie L. Rysunek 8. Wykorzystanie funkcji ZNAJDŹ i FRAGMENT.TEKSTU Sposób wstawiania funkcji FRAGMENT.TEKSTU za pomocą kreatora ilustruje Rysunek 9. Rysunek 9. Wstawianie funkcji FRAGMENT.TEKSTU za pomocą kreatora Pozostało nam uzyskanie informacji o roku zawarcia umowy na podstawie jej numeru. W tym celu: pobieramy z numeru umowy dwie ostatnie cyfry np. za pomocą funkcji PRAWY, dodajemy 20 (dwa i zero) jako tekst pamiętamy o apostrofie przed liczbą 20, łączymy oba powyższe teksty w jeden np. za pomocą funkcji ZŁĄCZ.TEKSTY, zamieniamy otrzymany tekst na wartość za pomocą funkcji WARTOŚĆ zamianę na wartość wykonujemy na wypadek, gdybyśmy chcieli sporządzić jakieś obliczenia, podsumowania, czy dodatkowe analizy. Zastosowane formuły i fragment arkusza z rozwiązaniem pokazują Rysunek 10 oraz Rysunek 11.

5 S t r o n a 5 Rysunek 10. Numer umowy i oddzielenie informacji o roku zastosowane formuły Rysunek 11. Numer umowy i oddzielenie informacji o roku fragment arkusza z rozwiązaniem Przykład 3. Łączenie danych za pomocą funkcji złącz.teksty oraz znaku & (ampersand) Funkcja ZŁĄCZ.TEKSTY umożliwia połączenie wielu ciągów tekstowych w jeden. Sposób zastosowania funkcji pokazano w przykładzie powyżej, w kolumnie O. Zastosowano tam formułę: =ZŁĄCZ.TEKSTY(N4;M4) Zamiast funkcji ZŁĄCZ.TEKSTY możemy użyć znaku &, analogiczna (dająca ten sam wynik) formuła wyglądałaby następująco: =N4 & M4 lub = 20 & M4 Pomiędzy znakiem & a innymi znakami w formule należy zostawić spację. Tekst (jak np. 20) wpisujemy w cudzysłowie. Praktyczne zastosowanie funkcji ZŁĄCZ.TEKSTY pokazuje Rysunek 12 i Rysunek 13. Rysunek 12. Łączenie zawartości różnych komórek arkusza (z uwzględnieniem spacji) Rysunek 13. Łączenie zawartości różnych komórek arkusza (niepoprawne bez spacji)

6 S t r o n a 6 Teksty możemy również łączyć za pomocą znaku &. Przykład ilustrują Rysunek 14 i Rysunek 15. Warto zwrócić uwagę na to że trzeba pamiętać o spacji, a ponieważ jest ona tekstem musi być umieszczona w cudzysłowie. Stąd formuła: =A4 & B4 & C4 zwróci tekst NowakAnnaMaria ( sklejając tekst bez oddzielania wyrazów). Jeżeli tekst ma przypominać imiona i nazwisko, poszczególne elementy należy oddzielić spacjami. W efekcie otrzymujemy formułę: =A4 & & B4 & & C4 Rysunek 14. Łączenie tekstu za pomocą znaku & tekst ze spacjami Rysunek 15. Łączenie tekstu za pomocą znaku & tekst bez spacji (rozwiązanie nieprawidłowe) Przykład 4. Łączenie tekstu i danych w zdefiniowanych formatach Na podstawie danych z kolumn R, S i T (Nr umowy, data, wartość), należy przygotować krótkie teksty typu (Rysunek 16): Wartość umowy wynosi., Umowa została zawarta dnia. Dzień zawarcia umowy.. Rysunek 16. Łączenie tekstu i danych w formatach zdefiniowanych za pomocą funkcji TEKST Z poprzednich przykładów już wiemy jak łączyć tekst z różnych komórek oraz jak dołączyć inny łańcuch znakowy na przykład spację. W tym przykładzie zobaczymy jak łączyć dane i jak je formatować aby były jak najbardziej czytelne. 1. Łączenie tekstu i liczb oraz formatowanie dołączanych liczb/kwot ilustruje Rysunek 17.

7 S t r o n a 7 Formatowanie liczb jest możliwe dzięki funkcji tekst, która zamienia zawartość komórki na tekst i pozwala na definiowanie sposobu formatowania dołączanych wartości. Rysunek 17. Łączenie tekstu i liczby oraz formatowanie liczby za pomocą funkcji TEKST Formuła z komórki U4 składa się z trzech łańcuchów tekstowych połączonych znakami &: = "Wartość:" & TEKST(T4 ; "# ###,00" ) & " PLN" Funkcja TEKST pozwala zdefiniować sposób formatowania dołączanej wartości. Sposób formatowania liczby drugi argument funkcji TEKST musi być również ujęty w cudzysłowie, stąd w pokazywanym przykładzie mamy "# ###,00". Szczegóły dotyczące symboli użytych jako drugi argument funkcji TEKST można znaleźć na stronie Microsoft Office, TEKST- funkcja, szczegóły dotyczące samego formatowania na tej samej stronie w zakładce Wskazówki dotyczące formatów liczbowych. 2. Łączenie tekstu i daty oraz formatowanie dołączanych dat ilustruje Rysunek 17. Rysunek 18. Łączenie tekstu i daty oraz formatowanie daty za pomocą funkcji TEKST Formuła z komórki V4 składa się z trzech łańcuchów tekstowych połączonych znakami &: = "Zawarta dnia: " & TEKST(S4 ; "dd-mm-rrrr" ) & " roku" Za sposób formatowania dołączonej daty odpowiada drugi argument funkcji TEKST "ddmm-rrrr" 3. Łączenie tekstu i daty oraz formatowanie dołączanych dat ilustruje również Rysunek 19. Rysunek 19. Łączenie tekstu i daty oraz formatowanie daty za pomocą funkcji TEKST

8 S t r o n a 8 Przykład 5. Zmiana sposobu formatowania za pomocą funkcji Z.WIELKIEJ.LITERY Zastosowanie funkcji Z.WIELKIEJ.LITERY przydaje się do zamiany nazw własnych, imion i nazwisk, które zostały wpisane w pośpiechu i z małej litery. Przykład zastosowania funkcji pokazuje Rysunek 20. Rysunek 20. Przykład wykorzystania funkcji Z.WIELKIEJ.LITERY do poprawy formatowania/treści arkusza Przykład 6. Usuwanie niepotrzebnych spacji za pomocą funkcji USUŃ. ZBĘDNE.ODSTĘPY Przykład usuwania zbędnych spacji ilustruje Rysunek 21. Rysunek 21.Przykład wykorzystania funkcji do usunięcia zbędnych spacji Przykład 7. Sprawdzanie długości łańcucha tekstowego za pomocą funkcji DŁ (długość) Przykład zastosowania funkcji DŁ do policzenia liczby znaków w tekście ilustruje Rysunek 22. Rysunek 22. Zastosowanie funkcji DŁ do policzenia liczby znaków w komórce/tekście Zadania do samodzielnego wykonania Zadanie 1 Do dokumentacji projektu potrzebne jest pole Nazwisko i imiona a do wystawienia certyfikatów Imiona i nazwisko. Napisz odpowiednie formuły. A B C D 1 Nazwisko Imię 1 Imię 2 Nazwisko i imiona 2 Abacki Adam Adam 3 Babaczuk Bogdan Bogdan Do komórki D2 wstawiono formułę... lub... Zadanie 2 Do dokumentacji projektu potrzebne jest pole Nazwisko i imiona a do wystawienia certyfikatów Imiona i nazwisko. Napisz odpowiednie formuły. A B C D E 1 Nazwisko Imię 1 Imię 2 Imiona i nazwisko 2 Abacki Adam Adam 3 Babaczuk Bogdan Bogdan

9 S t r o n a 9 Do komórki E2 wstawiono formułę.. lub.. Zadanie 3 W dokumentacji wymagane jest pole, które będzie zawierało adres i telefon, tymczasem w bazie danych te informacje są w oddzielnych polach (komórkach). Jaką formułę wstawiono do komórki D2? Do komórki E2 wstawiono formułę:.. A B C D 1 Ulica Kod i poczta Telefon Adres zamieszkania i telefon 2 ul.krótka Markowo ul.krótka 1; Markowo; ul.krótka Maćkowo ul.krótka Markowo ul.krótka Markowo Zadanie 4 Do wystawienia certyfikatów (korespondencja seryjna) potrzebne są numery certyfikatów. Przyjęto, że numer certyfikatu będzie zawierał: nazwę grupy (wielkimi literami), numer kolejny, nr działania (2.1) oraz rok wydania (2012). Jak utworzyć pełny numer certyfikatu? A B C 1 Typ Nr kolejny certyfikatu Pełny numer certyfikatu 2 iso2 128 ISO2/128/2.1/ iso kp kp1 133 Podsumowanie Niniejsze opracowanie pokazuje tylko przykłady zastosowania funkcji tekstowych. Zachęcam do szukania inspiracji i ciekawych rozwiązań w pomocy do Excela i w Internecie Bibliografia 1. Matthew MacDonald: Excel. Nieoficjalny podręcznik, Helion 2005/ Matthew MacDonald: Office 2010 PL. Nieoficjalny podręcznik, Helion 2011/05. Netografia 1. Funkcje tekstowe, Strona Microsoft Office,

10 S t r o n a Excel: łączymy różne dane w jednej komórce, Komputer Świat, %C2%A0jednej-komorce.aspx 3. TEKST- funkcja, Strona Microsoft Office, Dodatki Arkusze z przykładami omówionymi w artykule.