ZAPYTANIE OFERTOWE NR 2/2014. z dnia 1/07/2014r.

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE NR 2/2014 z dnia 1/07/2014r. w związku z realizacją projektu pt.: Optymalizacja powiązań biznesowych między firmą VARIOSTEEL Sp. z. o.o. i partnerami poprzez system informatyczny B2B I. Zamawiający: VARIOSTEEL Sp. z o. o. ul. Abrahama Lębork realizowanego przez: VARIOSTEEL Sp. z o.o. w ramach działania 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ogłasza się nabór na: realizację zadań wchodzących w skład projektu, obejmujących dostawy oprogramowania wraz maintenance / subskrypcją na okres 3 lat oraz usług wdrożeniowych 1

2 II. Możliwość uzyskania szczegółowych informacji dot. zamówienia Osoba do kontaktu: Maciej Rzepa tel.: fax: adres: ul.abraham10, Lębork III. Tryb Zamówienia Zamawiający nie jest zobowiązany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, 984, 1047, 1473, z 2014 r. poz Dostawca zostanie wybrany w ramach konkursu ofert. IV. Opis przedmiotu zamówienia Lp. Nazwa Funkcjonalność Planowany termin realizacji 1. Baza danych MS SQL Server- 13 licencji Baza danych niezbędna do uruchomienia systemu B2B, EDI, SAP Business One oraz udostępnienie danych poprzez sieć komputerową dla użytkowników wewnętrznych i zewnętrznych. Licencje SQL Serwer w ilości 13 licencji zapewnią potrzebną ilość licencji dla systemów SAP Business ONE, EDI i systemu produkcyjnego (9 szt. dla SAP 4 szt. dla modułów dodatkowych). 2

3 2. System Informatycznego SAP Business One Professional do zarządzania przedsiębiorstwem - 9 licencji System stanowiący kompleksowe rozwiązanie o funkcjonalność niezbędną do prowadzenia całej firmy, zawierający zintegrowane funkcje zarządzania, obejmujące finanse, sprzedaż, obsługę klientów, handel elektroniczny, gospodarkę materiałową i działania operacyjne. Informacje biznesowe zarejestrowane w jednym systemie będą dostępne natychmiast w całej organizacji, co umożliwi wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania danych oraz związanych z tym błędów i kosztów. Wymagana funkcjonalność: Działania operacyjne i dystrybucja Sprzedaż i dostawa Odpowiadanie na zapytania cenowe, wprowadzanie zamówień klientów, organizacja dostaw, aktualizacja zapasów, raportowanie bieżących bilansów klientów oraz zarządzanie fakturami i płatnościami klientów. Zaopatrzenie Zarządzanie umowami ze sprzedawcami i transakcjami, włączając w to wystawianie zamówień zakupu, uaktualnianie stanów magazynowych, obliczanie wartości towarów importowanych, zwroty i udzielanie kredytów oraz obsługę płatności. Zarządzanie stanem magazynowym Obsługa stanów magazynowych, zarządzanie listami towarów i cen, przecenami, transferami pomiędzy magazynami i transakcjami magazynowymi wszystko całkowicie zintegrowane z systemami sprzedaży i zakupów. Planowanie produkcji Zarządzanie zapotrzebowaniami materiałowymi poprzez kreatory umożliwiające definiowanie scenariuszy w pięciu łatwych krokach oraz przewidywanie zapotrzebowania w oparciu o prognozy. Zarządzanie relacjami z klientami (CRM) 3

4 Zarządzanie sprzedażą Obejmuje cały proces sprzedaży wraz ze wszystkimi jego fazami. Śledzenie działań powiązanych ze sprzedażą, ich analiza i przewidywanie potencjalnego przychodu. Monitorowanie i analiza działań powiązanych ze sprzedażą za pośrednictwem okien i raportów sprzedaży. Zarządzanie relacjami z klientami za pomocą strony internetowej Uzyskanie przez pracowników działu sprzedaży dostępu do danych klientów za pośrednictwem Internetu. Zapewnienie swoim klientom możliwości wprowadzania zapytań i sprawdzania stanu zamówień w czasie rzeczywistym za pośrednictwem strony internetowej. Integracja z Microsoft Outlook - Importowanie danych klientów z SAP Business One do listy kontaktowej Microsoft Outlook. Wpisy i zadania wprowadzone do kalendarza SAP Business One mogą być synchronizowane z listą zadań Microsoft Outlook. Obsługa i wsparcie klienta Umożliwienie działowi obsługi i wsparcia klienta administrowania gwarancjami, umowami serwisowymi, rozmowami telefonicznymi oraz śledzenia wszystkich interakcji z klientami. Zarządzanie kontaktami z partnerami biznesowymi Zarządzanie danymi resellerów i partnerów w celu śledzenia działań przedsprzedażowych, włączając w to profile, podsumowania kontaktów, bilanse i analizę sprzedaży. Księgowość i finanse Księgowość Obsługa wszystkich transakcji finansowych, włączając w to księgę główną, wpisy do księgi przychodów/rozchodów, tworzenie budżetu oraz zakładanie i obsługa rachunków za pośrednictwem jednego systemu zawierającego wszechstronne narzędzia i raporty. Budżet Obsługa tworzenia budżetu, alokacji i dystrybucji. Obejmuje śledzenie budżetu, raportowanie i alerty powiadamiające odpowiednich użytkowników, jeżeli transakcja przekracza miesięczny lub roczny limit budżetowy. Operacje bankowe Śledzenie wszystkich procesów bankowych, takich jak wpływ gotówki, wystawianie czeków, płatności z wyprzedzeniem, płatności kartą kredytową i uzgadnianie stanu kont. Raportowanie finansowe Łatwe w użyciu raporty finansowe, obejmujące bilanse, raporty zysków i strat, analizę przepływów gotówkowych, raporty transakcyjne, zestawienia okresowe oraz raporty budżetowe. 4

5 Administracja i raportowanie Zasoby ludzkie Przechowywanie informacji o każdym pracowniku umożliwiające zarządzanie danymi pracowników. Automatyczne alerty Definiowanie własnych alertów i unikalnych procesów obiegu informacji poprzez ustanowienie zatwierdzeń, procedur i kroków automatycznie wykonywanych przy zajściu określonego wydarzenia. Okna i raporty Tworzenie intuicyjnych raportów i okien dla każdego aspektu działalności firmy, włączając w to klientów i dostawców, sprzedaż, obieg gotówki, księgowość, stany magazynowe, raporty finansowe, cenniki oraz działania klientów. Przeciągnij i skojarz - Podgląd istotnych związków pomiędzy danymi poprzez przeciąganie danych, o których chce się otrzymać więcej wiadomości, ustawianie ich ponad innymi danymi i wyciąganie z nich więcej szczegółów. Indywidualne dostosowywanie i integracja - Umożliwienie użytkownikom łatwego dodawania pól, zmian form oraz indywidualnego dostosowywania kwerend i raportów. Standardowy zestaw do tworzenia oprogramowania (SDK) składający się z obiektów biznesowych wielokrotnego użytku i narzędzi do indywidualnego dostosowywania interfejsu użytkownika umożliwia dopasowanie SAP Business One do specyficznych potrzeb danej gałęzi przemysłu i firmy. 3. Pakietu praw pośrednich do SAP Business One 4 licencje Podłączenie zewnętrznego oprogramowania do SAP Business ONE - przygotowanie połączenia systemów PDM i systemu zliczania pracy na stanowiskach produkcyjnych. Wymagana ilość - 4 licencje: 1 x EDI, 1 x połączenie Solid Work, 1 x Autodesk Design, 1 x system produkcyjny 5

6 4. Usługi wdrożeniowe systemu informatycznego Sap Business One Professional do zarządzania przedsiębiorstwem 5. Platforma EDI + Professional wraz z podpisem elektronicznym na dowolną ilość użytkowników 1 licencja Wdrożenie, instalacja i konfiguracja systemu informatycznego SAP Business One Professional do zarządzania przedsiębiorstwem. Oferta powinna wskazywać ilość roboczogodzin przewidzianych przez Oferenta na realizację usługi oraz stawkę za roboczogodzinę. Import/eksport dokumentów w formie elektronicznej z/do systemu VARIOSTEEL. Założeniem jej funkcjonowania jest translacja dokumentów utworzonych w systemie informatycznym partnerów biznesowych VARIOSTEEL na format właściwy dla VARIOSTEEL i odwrotnie. Automatyczna wymiana informacji, odbieranie i wysyłanie różnego rodzaju dokumentów w komunikacji z partnerami handlowymi, np. raportów magazynowych, zamówień, faktur, zleceń dostaw, raportów sprzedaży, potwierdzeń dokumentów. Oprogramowanie powinno zawierać obsługę podpisu elektronicznego. 6. Maintenance dla Systemu SAP Business oraz EDI dla SAP Businnes One na okres 3 lat 7. Systemu B1 Usability Planowany termin realizacji: do r. 6

7 Packege wraz z rozwiązaniem produkcyjnym Kontrolowanie procesu produkcji poprzez planowanie obłożenia pracy maszyn oraz pracowników produkcyjnych. Możliwość rozliczenie kosztów materiałowych jak i pracowniczych. Wymagana funkcjonalność i ułatwienia funkcjonalne: Planowanie produkcji w tym: o Obłożenia pracowników o Obłożenie gniazd produkcyjnych o Obłożenie maszyn Kontrola kosztów powstałych podczas procesu produkcyjnego: o Kontrola gospodarki materiałowej o Kontrola kosztów przezbrajania maszyn o Kontrola kosztów pracowniczych Przeglądy techniczne i okresowe Moduł kontroli jakości Funkcje przycisków: możliwość umieszczenie niestandardowych przycisków w każdym z okien w Sap Business One i połączenie jej z funkcją formatowanego wyszukiwania lub jedną z funkcji specjalnych, między innymi wyrzutnią danych, która pozwali na uruchamianie innych programów z argumentami danych z Sap Business One. Pola obowiązkowe: możliwość zaznaczenia dowolnego pola jako obowiązkowego co pozwali na zagwarantowanie jakości danych. Narzędzie rozmieszczania: pozwali na zmianę układu każdego okna w SBO, umożliwi również ukrycie nieużywanych pól i umieszczenie zdefiniowanych przez użytkownika pól z UDF w głównym oknie. Dodaj i edytuj menu: umożliwi utworzenie własnego menu lub zmianę nazwy istniejącego. 7

8 Kontrola Tab: pozwali zmienić i edytować nawigację po systemie SAP Business One. Dane Domyślnie: umożliwi ustawienie danych domyślnych dla partnera biznesowego i/lub danych podstawowych materiału celem przyspieszenia procesu tworzenia nowych danych podstawowych. System szablonów: umożliwi tworzenie migawek aktualnych danych dla każdego okna i zapisanie ich jako szablony do łatwego tworzenia danych podstawowych i wykonywania raportów. Szybkie Create: pozwali utworzyć nowy towar lub partnera biznesowego w locie w prostej formie. Towar niekatywny: pozwoli na definiowanie towarów, które są tylko do odczytu dla każdego okna w SAP Business One. Rozszerzenia PLD: import i eksport layoutów raportów do formatu XML. B1 Szukaj: funkcja szukaj w danych podobnie jak wyszukiwarka Google Index. Scalanie danych: scalanie danych partnerów handlowych z szablonami programu Microsoft Word celem poprawy obsługi klienta. Kursy walut: aktualizacja kursów walut za pośrednictwem EBC (Europejskiego Banku Centralnego). Saldo konta: Tworzenie raportów saldo rachunku dla klientów / dostawców w PDFie. 8. Usługi wdrożeniowe Systemu B1 Usability Packege - Enterprise do 20 stanowisk z systemem produkcyjnym Wdrożenie, instalacja i konfiguracja System B1 Usability Packege - Enterprise z systemem produkcyjnym. Oferta powinna wskazywać ilość roboczogodzin przewidzianych przez Oferenta na realizację usługi oraz stawkę za roboczogodzinę. 8

9 9. Maitenance dla B1 Usability Packege wraz z rozwiązaniem produkcyjnym na okres 3 lat 10. Moduł do zliczania ilości pracy/materiałów na stanowiskach produkcyjnych 1 licencja Planowany termin realizacji: do r. Moduł współpracujący z B1 Usability Packege dzięki któremu pracownicy produkcyjni będą potwierdzali ilości wypracowanych roboczogodzin przy danym procesie produkcyjnym. 11. Autodesk Product Design Suite Przygotowanie dokumentacji projektowej dla kontrahentów VARIOSTEEL w formie elektronicznej. Wraz z łącznikiem do SAP oraz samym SAP Busienss ONE powinien stanowić kompletne rozwiązanie do przygotowania wycen dla kontrahentów, eliminując podwójne wprowadzanie danych materiałowych dla wyrobów. 12. Subskrypcja programu Autodesk Product Design 9

10 Suite na okres 3 lat Szczegółowy harmonogram realizacji zostanie uzgodniony z wybranym dostawcą przed podpisaniem umowy. Treść wniosku i biznes planu złożonego w ramach konkursu zawierające szczegółowy planowanej funkcjonalności oprogramowania oraz jego przeznaczenie w obsłudze budowanego przez VARIOSTEEL Sp. z o.o. systemu B2B dostępne w siedzibie Zamawiającego. V. Kryteria oceny ofert: 1. Zamawiający zweryfikuje prawidłowość sporządzenia oferty cenowej oraz jej zgodność z opisem zawartym w niniejszym dokumencie. 2. Przy wyborze ofert, Zamawiający kierować się będzie następującym kryterium: cena 100%. 3. Realizacja zamówienia zostanie powierzona Wykonawcy, który zaoferuje dostawę oprogramowania o funkcjonalności nie niższej niż wskazana powyżej w najniższej cenie. VI. Miejsce i termin składania ofert: Siedziba firmy: VARIOSTEEL Sp. z o. o., ul. Abrahama 10, Lębork Oferty należy składać zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania. Oferty można składać w formie pisemnej osobiście lub drogą pocztową w terminie 21 dni kalendarzowych od daty ukazania się niniejszego ogłoszenia, tj r., przyjmowane będą również scany ofert przesyłane drogą mailową. Do wskazanego powyżej formularza ofertowego Oferent może załączyć opis i prezentację proponowanych rozwiązań oraz prezentację samego Oferenta jego doświadczenia i rekomendacje w realizowanych projektach o zakresie rzeczowym związanym z zapytaniem. 10

11 O terminie złożenia oferty decyduje data wpływu oferty do VARIOSTEEL Sp. z o.o. VII. Pozostałe informacje: 1. Dodatkowe wymagania formalne: - data wystawienia oferty, - okres ważności oferty nie krótszy niż 30 dni, - czytelny podpis (lub pieczątka imienna i parafka) oraz pieczęć firmowa oferenta, - wartość netto i brutto przedmiotu oferty, - oferta musi być przygotowana w języku polskim w formie zapewniającej pełną czytelność jej treści. 2. Złożenie oferty jest jednoznaczne z tym, że Oferent zapoznał się z warunkami ogłoszenia oraz jest związany ofertą do końca terminu jej ważności. Oferent jest zobowiązany do podpisania umowy w wypadku wyboru jego oferty w wyniku niniejszego postępowania. 3. Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę. 4. Oferent może przed upływem terminu składnia ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 5. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 6. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 7. Wybór dostawcy przez powołany zespół nastąpi w oparciu o kryterium wskazane w pkt. V. Począwszy od momentu gdy zaczną spływać oferty Zamawiający zastrzega sobie dodatkowo prawo zaproszenia Oferentów do swojej siedziby, celem przedstawienia parametrów technicznych. Załącznik: Załącznik nr 1 wzór formularza ofertowego 11