WYJAZDY INDYWIDUALNE UCZNIÓW. Program COMENIUS

Transkrypt

1 Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie WYJAZDY INDYWIDUALNE UCZNIÓW Program COMENIUS KONTRAKTOWANIE UMOWA FINANSOWA ZARZĄDZANIE DOFINANSOWANIEM

2 Kontraktowanie FORMULARZ DANYCH DO UMOWY FINANSOWEJ pismo powiadamiające o wynikach konkursu i akceptacji projektu do finansowania przez Narodową Agencję FORMULARZ DANYCH DO UMOWY FINANSOWEJ dokument niezbędny do przygotowania umowy finansowej i budżetu projektu zawiera 1. Dane Beneficjenta (szkoły) 2. Dane rachunku bankowego Organu Prowadzącego 3. Wniosek o dofinansowanie (budżet wnioskowany projektu) 4. Uzasadnienie dofinansowania na przygotowanie językowe i/lub specjalnych potrzeb 5. Klauzula o ochronie danych 6. Inne wymagania (Porozumienie o programie zajęć + Formularz zgody rodziców/opiekunów + ubezpieczenie uczniów) 7. Dane Organu Prowadzącego i jego reprezentacji prawnej 8. Wykaz dodatkowych dokumentów niezbędnych do sporządzenia umowy 9. Podpis prawnego przedstawiciela instytucji Beneficjenta 10. Tabela Excel z danymi

3 Umowa finansowa NA REALIZACJĘ PROJEKTU (1) pismo powiadamiające o przygotowaniu przez NA umowy finansowej w systemie Finera do wydrukowania i podpisania przez Beneficjenta hasło do systemu Finera + instrukcja logowania w systemie zawarta zawiera UMOWA FINANSOWA pomiędzy FRSE (NA Programu LLP) a Beneficjentem Warunki Szczególne i Załączniki określa 1. zakres obowiązków NA i Beneficjenta wynikających z postanowień umowy 2. cel finansowania + wysokość ostatecznej przyznanej kwoty dofinansowania 3. okres kwalifikowalności kosztów + czas realizacji działania 4. wysokość płatności zaliczkowej 5. termin złożenia raportu końcowego z realizacji projektu 6. dane o rachunku bankowym Organu Prowadzącego 7. kwestie związane z monitoringiem, ewaluacją i kontrolą 8. kwestie związane ze zmianami umowy, jej zawieszeniem i wypowiedzeniem 9. formularze/dokumenty, które należy stosować przy realizacji projektu 10. podpisy reprezentantów prawnych Beneficjenta i NA

4 Umowa finansowa WARUNKI SZCZEGÓLNE (najważniejsze postanowienia) (2) Warunki Szczególne mają pierwszeństwo przed pozostałymi częściami Umowy działanie: realizacja projektu akcji Wyjazdy Indywidualne Uczniów Comeniusa okres obowiązywania Umowy: czas realizacji działania = okres kwalifikowalności kosztów: ponoszenie kosztów związanych z przygotowaniem językowym uczniów: od finansowanie działania: (zawiera kwoty w EUR w poszczególnych kategoriach budżetu oraz kryteria ich naliczenia) 1. łączna liczba zatwierdzonych do wyjazdów uczniów 2. łączna całkowita kwota przyznanego dofinansowania (100% przyznanego dofinansowania) a) łączna kwota na administrację projektu (szkoła wysyłająca) ryczałt b) łączna kwota na przygotowanie pobytu uczniów (szkoła przyjmująca) ryczałt c) łączna kwota kieszonkowego dla uczniów ryczałt d) koszty podróży dla uczniów na podstawie kosztów rzeczywistych e) łączna kwota na przygotowanie językowe uczniów ryczałt f) koszty dodatkowego dofinansowania (specjalne potrzeby uczniów/opiekunów) jeśli dotyczy

5 Umowa finansowa WARUNKI SZCZEGÓLNE (najważniejsze postanowienia) (3) Zaliczka płatność zaliczkowa w wysokości 90% przyznanego dofinansowania zostanie przekazana na konto OP wskazane w Umowie przez NA w ciągu 45 dni od podpisania umowy OP musi przekazać otrzymane środki bezzwłocznie na konto Beneficjenta OP musi zabezpieczyć w swoim budżecie (stosowna uchwała) pozostałe 10% środków i przekazać je na konto beneficjenta w okresie realizacji projektu NA powiadomi Beneficjenta na piśmie o kursie przeliczeniowym na potrzeby rozliczenia końcowego projektu (kurs EUR - PLN dla konta w PLN) Przekazywanie środków Beneficjent zobowiązany jest do przekazania niezbędnych środków finansowych zgodnie z zasadami zawartymi w Załączniku III: a) szkole przyjmującej (kwota na administrację projektu) b) wyjeżdżającym uczniom lub ich rodzicom/opiekunom (miesięczne kieszonkowe )

6 Umowa finansowa WARUNKI SZCZEGÓLNE (najważniejsze postanowienia) (4) Raport końcowy termin przesłania raportu końcowego do NA: do wniosek Beneficjenta o płatność końcową (maks. do 10% przyznanego dofinansowania) do raportu końcowego należy dołączyć dodatkowe dokumenty (kopie podpisanych formularzy) zgodnie z Załącznikiem VI do Umowy: Płatność końcowa Porozumienie o programie zajęć Raport o porozumieniu o programie zajęć Formularz zgody rodziców/opiekunów Karta rodziny goszczącej Potwierdzenie otrzymanych płatności przez szkołę przyjmującą płatność końcowa w wysokości do 10% przyznanego dofinansowania (na konto OP wskazane w Umowie) w ciągu 45 od daty zatwierdzenia raportu końcowego przez NA wezwanie Beneficjenta do zwrotu niewykorzystanej płatności zaliczkowej (w przypadku, gdy w raporcie końcowym wykazane zostanie wydatkowanie mniejszej kwoty niż 90%)

7 Umowa finansowa WARUNKI SZCZEGÓLNE (najważniejsze postanowienia) (5) Dokumentowanie kosztów dla kwot ryczałtowych (na potrzeby NA) NA po otrzymaniu raportu końcowego, może zażądać na osobny wniosek oryginałów następujących dokumentów dla kategorii budżetu: a) koszty administracyjne/organizacji wyjazdu przez szkołę wysyłającą i koszty administracyjne/organizacji pobytu przez szkołę przyjmującą: lista uczniów przyjeżdżających do szkoły przyjmującej Potwierdzenie otrzymanych płatności przez szkołę przyjmującą (podpisane przez szkołę przyjmującą) b) miesięczne kieszonkowe dla wyjeżdżających uczniów: Raport o porozumieniu o programie zajęć (podpisany przez dyrektora szkoły przyjmującej) zawierający imiona i nazwiska uczniów, dane adresowe szkoły przyjmującej i daty rozpoczęcia i zakończenia wyjazdu c) Przygotowanie językowe uczniów: Oświadczenie w sprawie przygotowania językowego ucznia przeprowadzonego przez szkołę wysyłającą podpisane przez każdego ucznia i dyrektora szkoły d) Koszty podróży dokument potwierdzający dokonanie płatności za każdego wyjeżdżającego ucznia w postaci faktur, rachunków, wykorzystanych biletów na podróż, fotokopia wizy, karty pokładowe

8 DOKUMENTACJA WYDATKÓW (KOSZTÓW) O CZYM NALEŻY PAMIĘTAĆ środki finansowe otrzymane na realizację projektu są środkami publicznymi Organ Prowadzący zobowiązany jest zgodnie z umową finansową do zaliczkowego przekazania 10% przyznanego dofinansowania w okresie obowiązywania umowy beneficjent zobowiązany jest do dokumentowania (we własnym zakresie lub z pomocą OP) poniesionych na realizację projektu wydatków zgodnie z zapisami umowy finansowej oraz przepisami i zasadami obowiązującymi w instytucji beneficjenta i OP (przepisy prawa krajowego, ustawa o finansach publicznych, ustawa o rachunkowości, przepisy dotyczące kontroli podatkowej i skarbowej) Dokument pomocniczy: Wytyczne do raportów końcowych w ramach Programu Uczenie się przez całe życie dla umów finansowych zawieranych w roku 2012 opublikowany na stronie (zakładka Wyjazdy Indywidualne Uczniów/dokumenty)

9 Umowa finansowa WARUNKI SZCZEGÓLNE (najważniejsze postanowienia) (6) Pozostałe zapisy Umowy finansowej rachunek bankowy (zawsze musi zostać wskazane konto OP) upublicznianie informacji monitoring, ewaluacja i kontrola odpowiedzialność prawo właściwe i jurysdykcja sądu zmiany umowy Beneficjent przesyła do NA wniosek najpóźniej 60 dni przed datą określoną w Art. 2.3 Umowy ( ) zmiany w stosunku do wniosku + Formularza Danych do Umowy Finansowej = jedynie za pisemną zgodą NA zawieszenie Umowy wypowiedzenie Umowy ochrona danych pozostałe warunki szczególne podpisy Załącznik III Zasady zarządzania dofinansowaniem

10 Umowa finansowa WARUNKI SZCZEGÓLNE (najważniejsze postanowienia) (7) Pozostałe warunki szczególne obowiązek stosowania przez Beneficjenta wymagań /wytycznych i formularzy zawartych w Przewodniku do akcji Wyjazdy Indywidualne Uczniów Comeniusa 2012 Załącznik V Porozumienie o programie zajęć + Formularz zgody rodziców/opiekunów muszą być wypełnione i podpisane przez wszystkie strony najpóźniej na 1 dzień przed wyjazdem ucznia Porozumienie o programie zajęć + Formularz zgody rodziców/opiekunów muszą być wysłane do NA najpóźniej w ciągu 14 dni po ich podpisaniu UBEZPIECZENIE obowiązkowa rejestracja przez Beneficjenta (nauczyciela kontaktowego) każdego wyjeżdżającego ucznia w Europejskim Systemie Ubezpieczeń Grupowych Comeniusa rejestracja ucznia najpóźniej na jeden miesiąc przed rozpoczęciem wyjazdu ucznia (uczeń musi posiadać polisę ubezpieczeniową przed wyjazdem (pozostałe strony jej kopię)

11 Umowa finansowa ZAŁĄCZNIKI (8) Załączniki do Umowy stanowią jej integralną część wersje papierowe załączników Załącznik I Załącznik II Załącznik III Wniosek o dofinansowanie (kopia) Formularz Danych do Umowy Finansowej (kopia) Zasady zarządzania dofinansowaniem wersje elektroniczne załączników (dostępne na stronie w zakładce dokumenty) Załącznik IV Formularz zgody rodziców/opiekunów Załącznik V Przewodnik do akcji Wyjazdy Indywidualne Uczniów Comeniusa 2012 Załącznik VI Formularz raportu końcowego zawierający na etapie składania do NA kopie podpisanych formularzy: - Porozumienie o programie zajęć - Raport o porozumieniu o programie zajęć - Formularz zgody rodziców/opiekunów - Karta rodziny goszczącej - Potwierdzenie otrzymanych płatności przez szkołę przyjmującą Załącznik VII Wzór potwierdzenia otrzymanych przez Beneficjenta środków finansowych przekazanych przez NA Załącznik VIII Przewodnik po Programie Uczenie się przez całe życie 2012

12 ZAŁĄCZNIK III do Umowy ZASADY ZARZĄDZANIA DOFINANSOWANIEM (1) Beneficjent (szkoła wysyłająca) + nauczyciel kontaktowy jest odpowiedzialny za zarządzanie i dystrybucję dofinansowania przekaże dofinansowanie szkole przyjmującej na organizację pobytu uczniów (500 EUR na każdego wyjeżdżającego ucznia) przekaże miesięczne kieszonkowe wyjeżdżającym uczniom lub ich rodzicom/opiekunom (według stawek w zależności od kraju przyjmującego tabela stawek kieszonkowego dla uczniów) jest odpowiedzialny za organizację przygotowania językowego uczniów (opcja: wspólnie ze szkołą przyjmującą) jest odpowiedzialny za zaplanowanie, przygotowanie oraz uzgodnienie szczegółów podróży ucznia ze szkołą przyjmującą (w obie strony) oraz zakup biletów na każdy etap podróży zbiera i prowadzi pełną dokumentację finansową projektu (rachunki, faktury, oświadczenia) zgodnie z zasadami obowiązującymi w instytucji Beneficjenta Koszty przekazywania środków finansowych (do szkoły przyjmującej + kieszonkowego ) mogą być pokrywane w ramach zryczałtowanej kwoty na administrację projektu przyznanej szkole wysyłającej

13 ZAŁĄCZNIK III do Umowy ZASADY ZARZĄDZANIA DOFINANSOWANIEM (2) Przekazywanie środków finansowych a) do szkoły przyjmującej - ryczałt 500 EUR na każdego wyjeżdżającego ucznia na pokrycie kosztów organizacji pobytu uczniów - przekazanie środków finansowych musi nastąpić natychmiast po przyjeździe ucznia/uczniów do szkoły przyjmującej na podstawie Wniosku o płatność otrzymanego ze szkoły przyjmującej - otrzymanie ze szkoły przyjmującej Potwierdzenia otrzymania płatności przez szkołę przyjmującą (po dokonaniu płatności przez szkołę wysyłającą) - jeśli obie szkoły pełnią funkcje szkoły wysyłającej i przyjmującej nie muszą one przekazywać sobie wzajemnie zryczałtowanej kwoty na organizację pobytu uczniów. W tym przypadku obie muszą podpisać Potwierdzenie otrzymania płatności przez szkołę przyjmującą i przekazać go szkole partnerskiej b) uczniom lub rodzicom/opiekunom miesięcznych stawek kieszonkowego - bezpośrednio na konto ucznia (jeśli jest pełnoletni i posiada konto bankowe) - rodzicom/opiekunom (jeśli uczeń jest niepełnoletni), którzy następnie przekażą je uczniowi - forma przekazu: do wyboru przez Beneficjenta 1) na początku każdego miesiąca 2) na początku każdego kwartału sumy trzymiesięcznej stawki 3) na początku pobytu ucznia w całości obejmującego pełny okres pobytu ucznia za granicą - przyjęcie kieszonkowego musi być przez ucznia potwierdzone w jego raporcie końcowym c) przekazanie zakupionego biletu/biletów na podróż ucznia - bezpośrednio uczniowi - rodzicom/opiekunom, którzy przekażą bilet/bilety uczniowi

14 ZAŁĄCZNIK III do Umowy ZASADY ZARZĄDZANIA DOFINANSOWANIEM (3) Przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetu po uzgodnieniu ze szkołą przyjmującą nie będą miały wpływu na realizację działania nie będą większe niż 10% wartości każdej kategorii budżetu dla której przesunięcie jest planowane przesunięcie powyżej 10% wartości każdej kategorii budżetu za zgodą NA niedopuszczalne przesunięcia kategorii budżetu ustalone w Art. 3.1 a) i b) Przesunięcia dopuszczalne z kategorii budżetu administracja projektu/organizacja wyjazdu (szkoła wysyłająca) koszty podróży przygotowanie językowe specjalne potrzeby miesięczne stawki kieszonkowe koszty podróży przygotowanie językowe specjalne potrzeby do kategorii budżetu Przesunięcia niedopuszczalne pomiędzy wszystkimi kategoriami budżetu (od a do f, Art. 3.1 Umowy finansowej) do kategorii budżetu administracja projektu/organizacja wyjazdu (szkoła wysyłająca) administracja projektu/organizacja pobytu (szkoła przyjmująca)

15 ZAŁĄCZNIK III do Umowy ZASADY ZARZĄDZANIA DOFINANSOWANIEM (4) Nadzór nad zadaniami i obowiązkami stron Szkoła wysyłająca musi podjąć niezbędne działania w celu zagwarantowania: i) wypełnienia zadań i obowiązków ustalonych w Załączniku V do Umowy finansowej, Przewodnik do akcji Wyjazdy Indywidualne Uczniów Comeniusa 2012, w szczególności część: 2 - Role i obowiązki, 3 - Terminy, których należy przestrzegać, 4 - Wytyczne dla szkół wysyłających, 8 - Wytyczne dla szkół wysyłających i przyjmujących dotyczące porozumienia o programie zajęć 9 - Wytyczne dotyczące radzenia sobie w sytuacjach kryzysowych, 10 - Wzory formularzy do wypełnienia ii) odpowiedniego poinformowania wyjeżdżającego/-cych ucznia/uczniów oraz rodziców/opiekunów o akcji Wyjazdy Indywidualne Uczniów Comeniusa, przekazania im Przewodnika do akcji Wyjazdy Indywidualne Uczniów Comeniusa 2012 w celu zaznajomienia się z jego treścią, w szczególności części 2 - Role i obowiązki, 5 - Wytyczne dla uczniów i ich rodziców/opiekunów, 7 - Wytyczne dla rodzin goszczących 8 - Wytyczne dla szkół wysyłających i przyjmujących dotyczące porozumienia o programie zajęć 9 - Wytyczne dotyczące radzenia sobie w sytuacjach kryzysowych, 10 - Wzory formularzy do wypełnienia iii) odpowiedniego poinformowania szkoły przyjmującej/szkół przyjmujących o akcji Wyjazdy Indywidualne Uczniów Comeniusa, przekazania im Przewodnika do akcji Wyjazdy Indywidualne Uczniów Comeniusa 2012 w celu zaznajomienia się z jego treścią, w szczególności części 2 - Role i obowiązki, 3 Terminy, których należy przestrzegać, 6 Wytyczne dla szkół przyjmujących, 7 - Wytyczne dla rodzin goszczących, 8 - Wytyczne dla szkół wysyłających i przyjmujących dotyczące porozumienia o programie zajęć 9 - Wytyczne dotyczące radzenia sobie w sytuacjach kryzysowych, 10 - Wzory formularzy do wypełnienia

16 ZAŁĄCZNIK III do Umowy ZASADY ZARZĄDZANIA DOFINANSOWANIEM (5) Przygotowanie językowe organizator: szkoła wysyłająca (opcjonalnie szkoła przyjmująca) stanowi uzupełnienie szkolnego programu nauczania, lub jest przygotowaniem językowym z języka nie nauczanego w szkole wysyłającej (przygotowanie zewnętrzne) odnosi się do języka komunikacji ucznia i/lub języka ojczystego kraju przyjmującego i/lub języka zajęć, które uczeń będzie absolwował zaświadczenie uczestnictwa w przygotowaniu językowym musi być podpisane przez dyrektora szkoły i ucznia (zaświadczenie zbiorcze lub indywidualne) zaświadczenie należy dołączyć do dokumentacji projektu (szkoła wysyłająca) wzór zaświadczenia na stronie zakładka Wyjazdy Indywidualne Uczniów/dokumenty możliwość przygotowania językowego w szkole przyjmującej (natychmiast po rozpoczęciu pobytu ucznia) przekazanie całości lub części dofinansowania na przygotowanie językowe szkole przyjmującej Zamiana ucznia możliwa za zgodą nowego ucznia, szkoły przyjmującej, rodziny goszczącej i NA wyjazd nowego ucznia na taki sam okres czasu i do tej samej szkoły przyjmującej Przedłużenie pobytu ucznia/zwiększenie liczby uczniów wyjeżdżających szkoła wysyłająca i szkoła przyjmująca muszą zawrzeć pisemne porozumienie o przedłużeniu pobytu ucznia lub o zmianie liczby uczniów zmiany za zgodą NA