Wizyty studyjne w programie Uczenie się przez całe życie

Transkrypt

1 Wizyty Studyjne dla kadry zarządzającej, decydentów i specjalistów z zakresu edukacji oraz kształcenia i doskonalenia zawodowego Warszawa, 24 stycznia 2014

2 1. Wymagania formalne związane z podpisaniem umowy, otrzymaniem dofinansowania i rozliczeniem umowy, 2. Przygotowanie merytoryczne do udziału w wizycie studyjnej, 3. Udział w wizycie studyjnej.

3 WYMAGANIA FORMALNE Przed wizytą należy: zapoznać się ze stroną internetową - Informacje dla Beneficjentów, a szczególnie z: zasadami dofinansowania udziału w wizycie studyjnej w roku 2013/2014 poradnikiem dla uczestnika zainstalować przeglądarkę FIREFOX-OnLine FRSE wypełnić ankietę Beneficjenta w Systemie Dokumentów OnLine FRSE podpisać umowę finansową

4 Przed wyjazdem uczestnik powinien podpisać umowę na dofinansowanie udziału w wizycie studyjnej. Umowa musi zostać podpisana przez obie strony do 2 kwietnia Przed podpisaniem umowy uczestnik zobowiązany jest wypełnić ankietę i przesłać jej wersję papierową identyczną z wersją online, wydrukowaną i podpisaną we wskazanym miejscu na adres Narodowej Agencji. Na jej podstawie tworzona jest umowa, o której informujemy drogą mailową.

5 System dokumentów OnLine FRSE Logowanie do systemu dokumentów OnLine FRSE z podaniem adresu na stronie Należy wybrać Wizyty Studyjne-Program Międzysektorowy Służy do składania i odbierania dokumentów od FRSE na potrzeby realizacji projektu, np: - Ankieta Beneficjenta Umowy; - Umowa finansowa (wystawiana przez opiekuna projektu); Ankietę należy wypełnić i przesłać najpóźniej do 6 lutego 2014

6

7

8 System dokumentów OnLine FRSE

9

10 Dokumenty niezbędne do wystawienia umowy o dofinansowanie: 1. Ankieta ( wypełniona data i podpis ) identyczna z wersją online 2. Czytelna kopia dowodu osobistego poświadczona przez Państwa za zgodność z oryginałem

11 W umowie wymieniony jest numer katalogowy wizyty oraz wysokość dofinansowania. Jeżeli uczestnik zmieni grupę w wyniku zdarzeń losowych należy podpisać nową umowę lub aneks do umowy. Okres uprawniony do ponoszenia kosztów jest podany w umowie (Art.2.2). Koszty uprawnione dla osób wyjeżdżających w II semestrze : od 2 stycznia 2014 Wydatki poniesione przed lub/i po terminie określonym w umowie są nieuprawnione.

12 Po podpisaniu umowy przez obie strony następuje przekazanie I raty w wysokości 80% dofinansowania na konto podane w umowie (jest to konto uczestnika wizyty studyjnej, które wskazał w ankiecie) w ciągu 30 dni od podpisania umowy przez obie strony. Po odbyciu wizyty i przesłaniu do Narodowej Agencji wymaganych dokumentów Beneficjent otrzymuje ratę końcową w wysokości do 20% kwoty zapisanej w umowie.

13 W przypadku gdy kwota stanowiąca sumę kosztów podróży, zakwaterowania i utrzymania przekroczy przyznaną kwotę dofinansowania - określoną w umowie, uczestnik pokrywa dodatkowe wydatki z innych źródeł.

14 Wybrane terytoria zamorskie: (wyszczególnione w Przewodniku LLP na 2013 rok) Grenlandia Polinezja Francuska Kajmany Falklandy wyspa Reunion

15 Krok po kroku: 1. Pismo-> prośba o wypełnienie ankiety wraz z hasłem weryfikacyjnym (instrukcje ) 2.Podpisana ankieta ( identyczna z wersją online ) wraz z kopią dowodu osobistego poświadczoną za zgodność z oryginałem (przesłana na adres NA). 3. Narodowa Agencja wystawia umowę i informuje o dostępie do niej drogą mailową prosząc o podpisanie w odpowiedni sposób 2 egzemplarzy i przesłanie tradycyjną pocztą na adres NA.

16 Krok po kroku: 4. Po podpisaniu przez FRSE 1 egzemplarz odsyłamy i wypłacona zostaje 1 rata (80 % dofinansowania zawartego w umowie) 5. Po wizycie studyjnej (do 30 dni ) wypełnić należy raport indywidualny w systemie OnLine FRSE. Następnie podpisany wraz kopią certyfikatu (poświadczoną za zgodność z oryginałem) i raportem grupowym przesłać na adres NA tradycyjną pocztą. 6. Rozliczenie. Pismo końcowe. (ewentualnie prośba o oryginały dokumentów w razie wylosowania do kontroli)

17 PRZED WIZYTĄ: -organizator wizyty studyjnej oraz wszyscy uczestnicy otrzymują z CEDEFOP dostęp do bazy OLIVE, gdzie znajdują się dane kontaktowe. - organizator jest zobowiązany przesłać każdemu uczestnikowi swojej grupy program wizyty oraz informacje o rekomendowanym hotelu nie później 4 tygodnie przed rozpoczęciem wizyty, - uczestnik wizyty powinien skontaktować się z organizatorem i potwierdzić swój udział w wizycie (adres podany w Katalogu wizyt studyjnych na rok 2013/2014 ).

18 PRZED WIZYTĄ STUDYJNĄ NALEŻY : - przeczytać dokumenty dotyczące programu Uczenie się przez całę życie, w tym programu Wizyty Studyjne zamieszczone na stronie Dokumenty zapoznać się z informacjami na stronie internetowej CEDEFOP - przeczytać The participant s companion - nawiązać kontakt z innymi uczestnikami grupy - przygotować prezentację zgodnie ze wskazówkami organizatora - przygotować materiały informacyjne o swojej instytucji, regionie, Polsce, itp. - poćwiczyć komunikowanie się w języku obcym W przypadku rezygnacji należy niezwłocznie powiadomić Narodową Agencję!

19 PRZED WIZYTĄ STUDYJNĄ NALEŻY : zaktualizować swoją wiedzę na temat systemu edukacji obowiązującego w Polsce poszerzyć wiedzę na tematy związane z wizytą studyjną: strona internetowa ministerstw: strona internetowa CEDEFOP strona internetowa Eurydice: współtworzyć program wizyty studyjnej zgłaszać swoje oczekiwania i zagadnienia do dyskusji

20 PRZED WIZYTĄ STUDYJNĄ NALEŻY : - zarezerwować hotel w porozumieniu z organizatorem - zaplanować podróż Podróż powinna rozpocząć się 1 dzień przed i zakończyć 1 dzień po wizycie studyjnej terminy związane z wizytą ( działaniem ) są zapisane w umowie o dofinansowanie - ewentualnie wykupić dodatkowe ubezpieczenie - informal meeting w dniu poprzedzającym rozpoczęcie wizyty studyjnej

21 W TRAKCIE WIZYTY STUDYJNEJ NALEŻY: - aktywnie uczestniczyć we wszystkich zajęciach merytorycznych proponowanych przez organizatora dzień roboczy składa się z zajęć przedpołudniowych i popołudniowych program kulturalny i zwiedzanie zabytków nie są częścią programu wizyty - przygotować raport grupowy wraz z innymi uczestnikami grupy - wykorzystać udział w wizycie do nawiązania nowych kontaktów zawodowych przydatnych do realizacji kolejnych projektów.

22 PO WIZYCIE STUDYJNEJ NALEŻY: - poinformować kolegów i przełożonych o rezultatach wizyty - rozpowszechnić informacje o wizycie - podjąć próbę poinformowania decydentów o ciekawych rozwiązaniach i przykładach dobrych praktyk - utrzymywać kontakt z uczestnikami wizyty/wykorzystać kontakty np. do przygotowania kolejnych projektów - wprowadzić ciekawe rozwiązania do swojej codziennej pracy zawodowej.

23 Kontakt: Wizyty Studyjne: Anna Dębska, koordynator Tel Marcin Żółcik Tel Dział finansowy: Katarzyna Markowska Tel