Akcja 2 Partnerstwa strategiczne na rzecz edukacji dorosłych

Transkrypt

1 Akcja 2 Partnerstwa strategiczne na rzecz edukacji dorosłych Zarządzanie finansami UMOWY 2014, 2015, 2016 Warszawa,

2 Przewodnik po programie Erasmus+ Warunki szczególne umowy finansowej Warunki ogólne umowy finansowej Załącznik III: zasady finansowe i umowne Załącznik IV: stawki mające zastosowanie w umowie (umowy 2016) Najczęściej zadawane pytania

3 Dokumenty potwierdzające koszty ryczałtowe Zarządzanie projektem i jego wdrażanie (PMI) raport końcowym z opisem zrealizowanych działań i wytworzonych rezultatów. Międzynarodowe spotkania projektowe (TPM) zaświadczenie podpisane przez organizację przyjmującą (imię i nazwisko uczestnika, cel, daty rozpoczęcia i zakończenia); w przypadku podróży z/do innego miejsca niż organizacja wysyłająca/przyjmująca bilety podróżne lub faktury/rachunki potwierdzające trasę przejazdu (2015, tylko gdy zmiana ma wpływ na zmianę stawki). dla kontraktu 2016: dodatkowo lista uczestników podpisana przez uczestników i organizację przyjmującą zawierająca nazwę, datę, miejsce spotkania, imię, nazwisko, adres uczestnika, nazwę i adres organizacji wysyłającej; szczegółowy program spotkania i inne dokumenty udostępnione podczas spotkania Rezultaty pracy intelektualnej (IO) ewidencja czasu pracy pracownika ze wskazaniem stanowiska, dat i łącznej liczby dni przeznaczonych na wytworzenie intelektualnych rezultatów; potwierdzenie rodzaju formalnego powiązania pomiędzy pracownikiem a instytucją tj. forma jego zatrudnienia, rodzaju umowy o pracę, wolontariat, na podstawie oficjalnej ewidencji zatrudnienia w organizacji; potwierdzenie wytworzonych rezultatów intelektualnych.

4 Dokumenty potwierdzające koszty ryczałtowe Wydarzenia upowszechniające rezultaty (ME) opis wydarzenia w raporcie końcowym, program wydarzenia; lista uczestników (nazwa, data i miejsce wydarzenia, imię i nazwisko uczestnika, jego adres i podpis oraz nazwa i adres organizacji wysyłającej). Działania związane z uczeniem się (LTT) zaświadczenie podpisane przez organizację przyjmującą (imię i nazwisko uczestnika, cel, daty rozpoczęcia i zakończenia, dla kontraktu 2016: adres uczestnika); w przypadku podróży z/do innego miejsca niż organizacja wysyłająca/przyjmująca bilety podróżne lub faktury/rachunki potwierdzające trasę przejazdu - tylko gdy zmiana ma wpływ na zmianę stawki.

5 Dokumenty potwierdzające koszty rzeczywiste Wsparcie uczestników ze specjalnymi potrzebami (SN) faktury/rachunki (nazwa i adres wystawcy, data wystawienia, kwota i waluta) z dowodem zapłaty. Koszty nadzwyczajne (EC) Podwykonawstwo - faktury/rachunki (nazwa i adres wystawcy, data wystawienia, kwota i waluta) z dowodem zapłaty; Amortyzacja sprzętu - dowód zakupu, najmu lub leasingu sprzętu (faktury/rachunki). Kwoty do rozliczenia musza być zgodne z zasadami amortyzacji sprzętu; Gwarancja finansowa potwierdzenie poniesionych kosztów (nazwa i adres podmiotu udzielającego gwarancji, kwota, waluta, data i podpis reprezentanta prawnego instytucji udzielającej gwarancji); Tylko 2016: Koszty podróży uczestników z najbardziej oddalonych regionów oraz krajów i terytoriów zamorskich - faktury/rachunki (nazwa i adres wystawcy, data wystawienia, kwota i waluta) z dowodem zapłaty;

6 Dobre rady TPM i LTT ryczałt na spotkanie międzynarodowe (co najmniej dwa kraje) w tym samym kraju jest możliwy dla dystansu podróży powyżej 100 km; LTT wsparcie indywidualne możliwość doliczenia dwóch dni na podróż; IO raportujemy tylko pełne dni pracy; IO w kategorii osób zarządzających i pracowników administracyjnych NIE MOŻNA przekraczać planowanych dni pracy; IO karty czasu pracy muszą być podpisane przez pracownika i zaakceptowane przez przełożonego; ME - organizacja wydarzenia tylko w kraju koordynatora lub partnera; ME stawka WYŁĄCZNIE dla uczestników spoza organizacji partnerskich; SN koszty dotyczące uczestników dowolnego z działań projektowych; EC kwota w budżecie to możliwa kwota dofinansowania (75% poniesionych kosztów); EC - daty wystawienia dokumentów i ich zapłaty muszą mieścić się w okresie raportowania

7 Dobre rady Beneficjent może na bieżąco uzupełniać dane w systemie Mobility Tool, w trakcie trwania projektu; Jeżeli w budżecie wykazano koszty nadzwyczajne, to w zakładce z podsumowaniem budżetu należy zamieścić komentarz w odniesieniu do wszystkich kosztów nadzwyczajnych tj. informację nt. kwalifikowalności podatku VAT, zasad amortyzacji, wartość zastosowanego kursu do przeliczenia wydatków w innej walucie na EUR; Decyzję odnośnie niewykorzystanych środków z ryczałtów pozostawiamy beneficjentowi. Można sfinansować z nich wszystko, co jest niezbędne do właściwej realizacji projektu.

8 Rozporządzenie Ministra Finansów z r.: Zarządza się zaniechanie poboru podatku dochodowego od osób fizycznych od dochodów osób fizycznych z tytułu stypendiów otrzymywanych w ramach programu Erasmus+ ( ). Zaniechanie ( ) ma zastosowanie do dochodów (przychodów) uzyskanych od dnia 1 stycznia 2017 r. do dnia 31 grudnia 2018 r.

9 Przesunięcia pomiędzy kategoriami 1. Zwiększenie do 20% kategorii TPM, IO, ME, LTT (przesunięcia z każdej kategorii za wyjątkiem SN). 2. Pomniejszenie kategorii, z której dokonywane jest przesunięcie, o maksymalnie 20%. 3. Dowolne przesunięcia z każdej kategorii do kategorii SN, nawet jeśli żadne środki w tej kategorii nie były planowane. 4. Dowolne przesunięcie z każdej kategorii (poza SN) do EC WYŁĄCZNIE na pokrycie kosztów wystawienia gwarancji finansowej wymaganej przez NA. 5. Przesunięcia wykraczające poza powyższe zasady możliwe są po uzyskaniu zgody NA i podpisaniu aneksu do umowy.

10 Polityka kursowa Dotyczy kategorii kosztów rzeczywistych: 2014 dzienny kurs wymiany Europejskiego Banku Centralnego 2015, 2016 miesięczny kursu wymiany Komisji Europejskiej (InforEuro) na dzień podpisania umowy przez ostatnią z dwóch stron. Do kosztów w kategoriach ryczałtowych beneficjent może stosować inną politykę kursową, zgodną z zasadami przyjętymi w swojej instytucji.

11 KONTROLE FINANSOWE PROJEKTÓW Kontrola raportu postępu/przejściowego: weryfikacja części finansowej raportu w Excelu wraz z dokumentacją potwierdzającą do kategorii EC. Kontrola raportu końcowego: weryfikacja części finansowej raportu składanego w systemie Mobility Tool wraz z dokumentacją potwierdzającą do kategorii EC (skan dokumentów załączony do raportu). możliwość obniżenie dofinansowania z uwagi na niską jakość o 25% (40-49 punktów), 50% (25-39 punktów) lub 75% (0-24 punktów). Kontrola szczegółowa tzw. kontrola zza biurka: dotyczy wylosowanych umów; ma miejsce po zakończeniu kontroli rutynowej raportu końcowego; obejmuje analizę raportu końcowego wraz z kopiami dokumentacji potwierdzającej poniesienie kosztów w ramach wszystkich kategorii.

12 KONTROLE W SIEDZIBIE BENEFICJENTA Kontrola na miejscu podczas działania: dotyczy wylosowanych umów; ma na celu sprawdzenie realności i poprawności realizacji działań; Kontrola na miejscu po zakończeniu działania: dotyczy wylosowanych umów; ma na celu ustalenie wysokości ostatecznego dofinansowania oraz płatności bilansującej oraz upewnienie się, że kwoty przestawione w raporcie końcowym mają pokrycie w dokumentacji źródłowej; obejmuje raport końcowy wraz z dokumentacją potwierdzającą poniesienie kosztów w ramach wszystkich kategorii budżetowych (oryginały beneficjenta i kopie partnerów), a także ewidencję księgowa beneficjenta oraz partnerów dot. realizacji projektu. NA i KE mają prawo przeprowadzić dodatkowe kontrole i audyty.

13 Wytyczne NA, odnoszące się do specyfiki dofinansowania programu Erasmus+ nie zwalniają z obowiązku stosowania przepisów prawa krajowego, ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości czy przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej i skarbowej.

14 Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Al.. Jerozolimskie 142A, Warszawa tel.: Rozliczenia Finansowe Projektów Partnerskich: Sylwia Stanios tel , Marcin Żółcik tel , Izabela Lubiak Belter tel , Joanna Kaszewska tel , Anna Myrcha tel , Małgorzata Sztarbała tel ,