Zarządzanie finansami w projektach

Transkrypt

1

2 Zarządzanie finansami w projektach Zagraniczna Mobilność Studentów Niepełnosprawnych oraz Znajdujących Się w Trudnej Sytuacji Materialnej finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER) 17 października 2016 r.

3 SPIS TREŚCI 1. Kategorie budżetowe w projekcie 2. Przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetu 3. Kwalifikowalność kosztów koszty nieuprawnione 4. Polityka kursowa 5. Typy podstawowych kontroli projektów 6. Dokumentacja projektu

4 KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE dzielimy na:

5 Koszty ryczałtowe Wsparcie indywidualne dla Uczestników Projektu ze Specjalnymi Potrzebami Wyjazdy na studia Wsparcie indywidualne dla Uczestników Projektu ze Specjalnymi Potrzebami Wyjazdy na praktyki Wsparcie indywidualne dla Uczestników Projektu Znajdujących się w Trudnej Sytuacji Materialnej Wyjazdy na studia

6 Koszty rzeczywiste Wsparcie uczestników projektu ze specjalnymi potrzebami

7 Koszty ryczałtowe WSPARCIE INDYWIDUALNE Koszty bezpośrednio związane z utrzymaniem studentów zawierające koszty podróży Do naliczenia liczby miesięcy i dni pobytu stosuje się kalkulator MT+ W przypadku niepełnego miesiąca, dofinansowanie będzie obliczone za pomocą iloczynu liczby dni niepełnego miesiąca i 1/30 (jednej trzydziestej) stawki kosztu jednostkowego, określonego dla pełnego miesiąca Zaleca się by Beneficjent przy wyliczaniu kwoty stypendiów stosował zaokrąglenia zgodne z kalkulatorem MT+, a więc wyliczał stypendium dla uczestnika z zaokrągleniem do pełnych złotych. power.frse.org.pl/edukacja-szkolna

8 Koszty ryczałtowe WSPARCIE INDYWIDUALNE 2015

9 Koszty ryczałtowe WSPARCIE INDYWIDUALNE 2015

10 Koszty rzeczywiste Wsparcie Uczestników Projektu ze Specjalnymi Potrzebami Dodatkowe dofinansowanie wynikające z potrzeb osoby niepełnosprawnej. Niepokryte udziałem ryczałtowym. Poniesione koszty muszą być zgodne z zatwierdzonym przez FRSE wnioskiem Dofinansowanie będzie dotyczyło refundacji kosztów obejmujących 100% kwalifikowanych kosztów rzeczywistych. Są rozliczane na podstawie dowodów finansowych.

11 Przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetu % Wsparcia Indywidualnego dla mobilności studentów posiadających prawo do stypendium socjalnego Wsparcie Indywidualne dla mobilności studentów niepełnosprawnych 100% Wsparcia Indywidualnego dla mobilności studentów niepełnosprawnych Wsparcie Indywidualne dla mobilności studentów posiadających prawo do stypendium socjalnego (wymagana zgoda FRSE)

12 KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE koszty kwalifikowane muszą być rzeczywiście poniesione w okresie trwania projektu, zgodnie z terminem podanym w Umowie finansowej, muszą być racjonalne, ekonomiczne oraz niezbędne dla realizacji Projektu lub muszą być przez niego wytworzone, muszą poddawać się identyfikacji i weryfikacji, w szczególności muszą być poparte odpowiednią ewidencją, tj. zapisem w systemie księgowym i dokumentacją źródłową, wyszczególnioną w Umowie finansowej, poniesione zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów podatkowych i składek na ubezpieczenia społeczne, w zakresie którym będzie ich dotyczył.

13 Koszty nieuprawnione Dodatkowo, do wszelkich innych kosztów, które nie spełniają warunków ustalonych dla kategorii kosztów ryczałtowych i rzeczywistych, następujące koszty będą uznane za niekwalifikowalne: zwroty z kapitału; długi i opłaty z nimi związane; rezerwy na straty lub długi; odsetki dłużne; wątpliwe do odzyskania długi; straty kursowe; koszty otwarcia i prowadzenia rachunków bankowych Beneficjenta, włącznie z kosztami za przelewy bankowe z/do NA, za które bank obciążył wskazany w Umowie rachunek bankowy Beneficjenta;

14 Koszty nieuprawnione koszty sprawozdane przez Beneficjenta w ramach innego projektu, który otrzymał dofinansowanie z budżetu UE, włącznie z dofinansowaniem przyznanym przez kraje członkowskie UE pochodzącym z budżetu UE i dofinansowaniem przyznanym przez organizacje inne niż KE w celach związanych z realizacja budżetu UE; w szczególności koszty pośrednie uznane za niekwalifikowalne w ramach przyznanego przez NA dofinansowania projektu Beneficjenta, w przypadku gdy ten ostatni otrzymał dofinansowanie budżetu operacyjnego z funduszy budżetu UE, realizowanego w okresie wdrażania projektu; koszt wykupu na koniec okresu leasingu lub najmu, w przypadku zastosowania leasingu lub najmu; wkład rzeczowy otrzymany od stron trzecich; koszty wydatków nadmiernych i lekkomyślnych; VAT, jeśli Beneficjent jest płatnikiem VAT zarejestrowanym w urzędzie skarbowym i może go odliczyć, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego w tym zakresie.

15 Polityka kursowa Budżet projektu w umowie finansowej został określony w PLN z zastosowaniem kursu 1 Euro = 4,1942 PLN Wszystkie płatności FRSE na rzecz Beneficjenta będą dokonane w walucie PLN. Sprawozdanie finansowe będzie przedstawiane w walucie PLN.

16 Polityka kursowa 2015 Do przeliczenia na walutę PLN kosztów rzeczywistych poniesionych w innych walutach należy stosować: w przypadku wydatków w EUR kurs 1 Euro = 4,1942 PLN w przypadku walut innych niż PLN i Euro miesięczny kurs wymiany Komisji Europejskiej, dostępny na stronie internetowej: euro_en.cfm na dzień podpisania Umowy przez ostatnią z dwóch jej stron.

17 Typy podstawowych kontroli Analiza raportu końcowego Kontrola w siedzibie FRSE tzw. kontrola zza biurka Kontrola systemowa Kontrola specjalna

18 DOKUMENTACJA PROJEKTU podlegająca analizie Wsparcie indywidualne Potwierdzenie uczestnictwa w działaniu za granicą: Wykaz zaliczeń (dotyczy wyjazdu na studia) Zaświadczenie o odbyciu praktyki (dotyczy wyjazdu na praktykę) Długość trwania pobytu nie zawiera dat podróży

19 Imię i nazwisko uczestnika Podpis organizacji przyjmującej Zaświadczenie o długości trwania pobytu Cel działania Data rozpoczęcia i zakończenia działania

20 DOKUMENTACJA PROJEKTU podlegająca w analizie Rzeczywiste koszty Wsparcia Uczestników Projektu ze Specjalnymi Potrzebami Faktury/rachunki dokumentujące poniesione koszty rzeczywiste, z podaniem nazwy i adresu podmiotu wystawiającego oraz kwoty, waluty oraz daty wystawienia.

21 DOKUMENTACJA PROJEKTU podlegająca w analizie Podróż niepełnosprawnego uczestnika mobilności lub osoby towarzyszącej: imienny bilet z ceną i datą przejazdu; jeżeli na bilecie imiennym nie ma ceny bilet i faktura; jeżeli bilet nie jest imienny (np. w przypadku przejazdu koleją i autobusem) bilet razem z oświadczeniem, że podróż miała związek z daną mobilnością; w przypadku podróży samochodem zgodnie z wymogami obowiązującymi na uczelni; jeżeli uczestnik i osoba towarzysząca podróżują razem zwrot kosztów podróży przysługuje jednej osobie

22 DOKUMENTACJA PROJEKTU podlegająca w analizie Pobyt osoby towarzyszącej Pobyt krótkotrwały (do 60 dni naliczenie zgodnie z kalkulatorem MT+): zakwaterowanie rachunek/faktura; inne koszty utrzymania związane z pobytem - rachunek/faktura, paragony potwierdzające poniesienie wydatków do wysokości liczby dni i kwoty określonej jako dieta przy wyjeździe do danego kraju w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługującej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013, poz.167). Pobyt długotrwały (60 dni i więcej naliczenie zgodnie z kalkulatorem MT+): zakwaterowanie i inne koszty związane z pobytem - rachunek/faktura, paragony potwierdzające poniesienie wydatków do wysokości miesięcznego wsparcia indywidualnego przysługującego stypendyście niepełnosprawnemu. * Pobyt osoby towarzyszącej wyklucza możliwość zatrudnienia profesjonalnego opiekuna miejscowego

23 DOKUMENTACJA PROJEKTU podlegająca w analizie Rachunek lub faktura: Profesjonalny opiekun miejscowy Specjalne materiały dydaktyczne jeśli nie są zapewnione przez uczelnię przyjmującą Specjalna opieka medyczna dla uczestnika mobilności, w tym rehabilitacja, zakup leków Specjalne ubezpieczenie dla uczestnika mobilności

24 DOKUMENTACJA PROJEKTU podlegająca w analizie Uczelnia wysyłająca, zgodnie z zasadami rachunkowości, powinna określić, czy faktura lub rachunek powinien być wystawiony na uczelnię, czy na uczestnika mobilności.

25 PORÓWNANIE Umowa 2015 Umowa 2016 Struktura uczestników 3 kategorie Przesunięcia budżetowe Wymagana zgoda FRSE Kurs dot. kosztów rzeczywistych 1 Euro = 4,1942 PLN Struktura uczestników 4 kategorie Dowolne przesunięcia między kategoriami Kurs dot. kosztów rzeczywistych 1 Euro = 4,2356 Warunki ogólne Warunki ogólne (m.in. koszty niekwalifikowane)

26 O czym należy pamiętać? Równe traktowanie uczestników: Zaokrąglenia stawek Wypłata pełnych kwalifikowanych stawek ryczałtowych Liczba dni mobilności w raporcie końcowym powinna być zgodna z naliczeniem w kalkulatorze MT+ Uczestnicy, którzy otrzymali dofinansowanie ze środków POWER w raporcie z programu Erasmus+ muszą zostać wykazani z dofinansowaniem zerowym Przed złożeniem raportu należy zweryfikować poprawność grupy kraju mobilności Raport postępu: Raport pełnych kwalifikowanych lub planowanych stawek ryczałtowych

27 Wytyczne FRSE, odnoszące się do specyfiki dofinansowania projektów PO WER HE nie zwalniają Beneficjenta z obowiązku stosowania przepisów prawa krajowego, ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości czy przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej i skarbowej; zawierają jedynie wskazówki, które mogą być pomocne przy sporządzaniu raportów końcowych. Beneficjent będzie przechowywał wszystkie oryginalne dokumenty przez okres pięciu lat, licząc od dnia dokonania przez Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji płatności końcowej lub zwrotu przez Beneficjenta kwoty należnej FRSE, jeśli przepisy prawa krajowego nie wymagają dłuższego okresu przechowywania.

28 KONTAKT Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji ul. Mokotowska 43, Warszawa Rozliczenia Finansowe Projektów Mobilnościowych Zastępca Głównej Księgowej: Małgorzata Sztarbała tel Małgorzata Lipska - tel mlipska@frse.org.pl Adam Wierzchowski tel awierzchowski@frse.org.pl

29 Dziękujemy za uwagę!