Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Program Leonardo da Vinci

Transkrypt

1 Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Program Leonardo da Vinci Zarządzanie finansami w projekcie UMOWY IVT, PLM, VETPRO 2012

2 SPIS TREŚCI: 1. Ogólne zasady finansowe 2. Polityka kursowa 3. Typy podstawowych kontroli 4. Dokumentacja projektu 5. Najczęstsze wady raportów

3 OGÓLNE ZASADY FINANSOWE uprawnionymi wydatkami są tylko te, poniesione w okresie określonym w umowie, zalecane jest ekonomiczne i gospodarne wydatkowanie środków, zalecane jest prowadzenie np. w systemie księgowym wydzielonych kont analitycznych, bądź innego, odpowiedniego systemu ewidencjonowania wewnętrznego, umożliwiającego identyfikację źródła finansowania projektu oraz wydatków związanych z realizacją projektu w okresie obowiązywania umowy, brak wymogu zwrotu odsetek od środków finansowanych z Programu LdV, ewentualnego zwrotu niewykorzystanych środków na konto LdV należy dokonać na wezwanie Narodowej Agencji.

4 KOSZTY NIEUPRAWNIONE OGÓLNE ZASADY FINANSOWE VAT jeśli instytucja Beneficjenta może go odliczyć straty związane z różnicami kursowymi nie są kosztem projektu koszty nie związane z realizowanym projektem

5 POLITYKA KURSOWA Zasady polityki kursowej odnoszą się do wydatków poniesionych w trakcie działania w przypadku dofinansowania udzielonego na podstawie kosztów rzeczywistych np. koszty podróży przy stażach/wymianach krótszych niż 12 tygodni. Dla wydatków poniesionych w ramach dofinansowania udzielonego w kategoriach: zarządzanie, przygotowanie oraz utrzymanie według stawki zryczałtowanej dla skali kosztów jednostkowych poniższe wytyczne nie mają zastosowania; beneficjent może jednak ją stosować dla własnych wewnętrznych potrzeb rozliczeniowych.

6 POLITYKA KURSOWA Zarówno płatności zaliczkowe jak i końcowe mogą być przekazane przez NA w PLN lub EUR w zależności od waluty konta wskazanego przez beneficjenta w umowie finansowej. Zgodnie z umową finansową wszelkie kwoty w raporcie końcowym powinny być wyrażone w euro. UWAGA: Wydatki poniesione w EUR nie podlegają przewalutowaniu.

7 POLITYKA KURSOWA c.d. I. Zaliczka/zaliczki przekazywane na rachunki Beneficjentów prowadzone w PLN W przypadku przekazania środków finansowych na rachunek bankowy prowadzony w PLN do przeliczania wszelkich poniesionych wydatków w PLN na EUR należy stosować rzeczywisty kurs banku Narodowej Agencji z dnia wykonania płatności zaliczkowej na rzecz beneficjenta. Narodowa Agencja wystosuje do beneficjenta pismo z informacją o wysokości tego kursu oraz z datą przekazania płatności już po przekazaniu zaliczki. W przypadku większej ilości płatności zaliczkowych, kurs ten będzie stosowany do przeliczenia wszelkich poniesionych wydatków w okresie od dnia dokonania danej płatności zaliczkowej 1 do dnia poprzedzającego następną płatność zaliczkową 2. 1 dla pierwszej płatności zaliczkowej: od pierwszego dnia okresu kwalifikowalności kosztów 2 dla ostatniej płatności zaliczkowej: do ostatniego dnia okresu kwalifikowalności kosztów

8 POLITYKA KURSOWA c.d. II. Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w EUR W przypadku przekazania środków finansowych na rachunek bankowy prowadzony w walucie EUR do przeliczania wydatków poniesionych w walutach innych niż EUR należy stosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez Narodową Agencję na rzecz beneficjenta Narodowa Agencja poinformuje beneficjenta w formie pisemnej o wysokości tego kursu oraz o dacie przekazania płatności po przekazaniu zaliczki.

9 POLITYKA KURSOWA c.d. II. Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w EUR c.d. Dla potrzeb przeliczenia wydatków poniesionych ze środków własnych, a podlegających zwrotowi na rzecz Beneficjenta w wyniku końcowego rozliczenia działania (płatność końcowa - maksymalnie do 20% przyznanych środków finansowych) proszę zastosować: miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez Narodową Agencję na rzecz beneficjenta.

10 POLITYKA KURSOWA c.d. W przypadku wydatków poniesionych w innej walucie niż PLN i EUR do przeliczeń na EUR należy stosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez Narodową Agencję na rzecz beneficjenta &Delim=,&Language=en

11 TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI: Podstawowe kontrole mogą mieć miejsce: podczas realizacji projektu tzw. on-the-spot w siedzibie beneficjenta po zakończeniu działania tzw. desk check - w siedzibie Narodowej Agencji

12 TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI c.d.: Kontrola na miejscu podczas realizacji projektu on-the-spot cel: zapewnienie, że samo działanie jest zgodne z wnioskiem o dofinansowanie, umową o dofinansowanie oraz wymogami formalnymi, takimi jak instrukcje dla uczestników, zaproszenie do składania wniosków, itd.

13 TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI c.d.: Kontrola po zakończeniu działania desk check zza biurka cel: określenie końcowej kwoty dofinansowania oraz upewnienie się, że udzielone i wypłacone dofinansowanie nie jest obarczone poważnymi lub powtarzającymi się błędami.

14 KONTROLA FINANSOWA PROJEKTÓW Podstawą do analizy finansowej jest część finansowa raportu końcowego, co oznacza, iż beneficjent nie przesyła wraz z raportem końcowym żadnej dokumentacji finansowej (np. listy dowodów księgowych, oryginałów dowodów księgowych). Narodowa Agencja po otrzymaniu raportu końcowego, zgodnego ze wzorem, może wnioskować, w oparciu o roczny plan kontroli NA, o dosłanie przez Beneficjenta stosownej dokumentacji finansowej potwierdzającej fakt poniesienia kosztów. Beneficjent na osobny wniosek Narodowej Agencji będzie zobowiązany dołączyć oryginały następujących dokumentów (na potrzeby kontroli typu desk check - w siedzibie NA):

15 DOKUMENTACJA PROJEKTU 1. Rzeczywiste koszty podróży należy udokumentować w następujący sposób: podróż samolotem wymagane jest przedstawienie biletów lotniczych (tradycyjnych lub internetowych), kart pokładowych oraz ewentualnie faktury VAT jeżeli na biletach nie ma widocznej ceny; podróż autobusem wymagane jest przedstawienie faktury oraz dołączenie informacji na temat trasy podróży, daty podróży, uczestników jeżeli nie wynika to z faktury; podróż koleją - wymagane jest przedstawienie biletów oraz ewentualnie faktury VAT jeżeli na biletach nie ma widocznej ceny;

16 DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d. podróż samochodem prywatnym lub firmowym w zależności od tego, który wariant jest najtańszy: - przy zastosowaniu stawki za kilometr zgodnie z wewnętrznymi zasadami danej organizacji, przy czym zgodnie z 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.) stawka nie może być wyższa niż kwota ustalona w tym rozporządzeniu (kwota ta zmieniana jest w drodze nowelizacji rozporządzenia, stosownie do zmian cen) i nie wyższa niż 0,22 EUR - wg kursu wskazanego przez Narodową Agencję do przeliczania wydatków w PLN na EUR. - lub na podstawie ceny biletu kolejowego w drugiej klasie - na trasie przejazdu samochodu. Zostanie zwrócona równowartość tylko jednego biletu, niezależnie od tego, ile osób podróżuje w tym samym pojeździe (w przypadku braku połączenia kolejowego na danej trasie, na podstawie ceny biletu autokarowego lub lotniczego w zależności, który wariant jest najtańszy). Do dokumentacji beneficjent powinien zachować swoje oświadczenie o odbyciu podroży samochodem osobowym wraz z podaniem liczby przejechanych kilometrów oraz otrzymane z PKP oświadczenie o wysokości ceny ww. biletu, ewentualnie wydruk ze strony internetowej. O wystawienie oświadczenia do PKP występuje sam beneficjent.

17 DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d. 2. W przypadku kosztów utrzymania: potwierdzenie uczestnictwa w działaniu zaświadczenie o uczestnictwie określające datę rozpoczęcia i zakończenia działania, podpisane przez przedstawiciela prawnego organizacji przyjmującej i/lub inne odpowiednie dokumenty potwierdzające okres pobytu za granicą. 3. W przypadku kosztów przygotowania pedagogicznego, kulturowego i językowego: kompletną listę uczestników i potwierdzenie realizacji działań (lub uczestnictwa w działaniach) przygotowawczych podpisana przez uczestników. 4. W przypadku kosztów organizacji mobilności: listę i rzeczywistą liczbę uczestników (z wyłączeniem osób towarzyszących).

18 Załączniki - Dowody księgowe Prawidłowo opisany dokument musi na odwrocie zawierać zapisy: zapis o sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, opis jaka kwota została rozliczona ze środków LdV w ramach projektu nr oraz w ramach jakiej linii budżetowej, krótki opis czego dotyczy, dekrety, oznaczenie, zgodne z listą dowodów księgowych (B.1.1, B.1.2, itd.), zamieszczoną na stronie internetowej ułożone zgodnie z listą dowodów księgowych (faktura + wyciąg/dowód kasowy). Opis wymagany jest dla kosztów rzeczywistych, natomiast zalecany przy pozostałych kosztach

19 Załączniki - Dowody księgowe c.d. Do każdego przesłanego dowodu księgowego dotyczącego projektu należy dołączyć dokument potwierdzający dokonanie płatności, zgodnie z poniższą zasadą: w przypadku płatności gotówkowej - dowodem jest faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z adnotacją, że zapłacono gotówką lub inny dokument potwierdzający rozchód z kasy beneficjenta; w przypadku płatności przelewem - dokumenty potwierdzające dokonanie przelewu np. wyciąg bankowy.

20 Wytyczne do raportów końcowych w ramach Programu Uczenie się przez całe Życie : Wytyczne NA, odnoszące się do specyfiki dofinansowania programu Uczenie się przez całe życie Leonardo da Vinci nie zwalniają z obowiązku stosowania przepisów prawa krajowego, ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości czy przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej i skarbowej; zawierają jedynie wskazówki, które mogą być pomocne przy sporządzaniu raportów końcowych w ramach Programu Uczenie się przez całe życie Leonardo da Vinci.

21 Najczęstsze wady raportów: KONTROLA RUTYNOWA: brak wymaganych załączników (raport końcowy z realizacji projektu część VI Załączone dokumenty ), niezgodność danych m.in. z informacjami zawartymi we wniosku, KONTROLA DESK CHECK: nieuporządkowana dokumentacja, błędy rachunkowe, zastosowane do przeliczeń błędne kursy wymiany walut, niezgodność danych finansowych prezentowanych w poszczególnych tabelach finansowych.

22 Kontakt Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji ul. Mokotowska 43, Warszawa tel.: (22) , fax: (22) Zespół Rozliczeń Finansowych dla LdV: Izabela Lubiak tel. (22) , Anna Myrcha tel. (22)