Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe Ŝycie Program Leonardo da Vinci projekty staŝy IVT & PLM

Transkrypt

1 Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe Ŝycie Program Leonardo da Vinci projekty staŝy IVT & PLM Sprawozdawczość Konkurs 2011

2 Sprawozdawczość Raportowanie działań Raporty cząstkowe - projekty długoterminowe (+18 mies.), projekty na kwotę powyŝej euro oraz projekty z zabezpieczeniem finansowym (płatności w mniejszych ratach) Raporty końcowe obowiązkowe dla wszystkich beneficjentów Raporty uczestników staŝy wypełniane indywidualnie po odbyciu wyjazdu SZCZEGÓŁOWE ZAPISY DOTYCZĄCE SPRAWOZDAWCZOŚCI DLA KAśDEGO PROJEKTU ZNAJDUJĄ SIĘ W UMOWIE FINANSOWEJ

3 Raportowanie: System Mobility Tool nowe wytyczne Komisji Europejskiej odnośnie przygotowywania raportów E-form wspólny plik dla części opisowej i finansowej raportu końcowego

4

5 PAKIET RAPORTU CZĄSTKOWEGO Warunek przekazania kolejnej zaliczki (wniosek o płatność) Po wydatkowaniu min. 70% przekazanych środków finansowych Maksymalny termin określony w umowie finansowej

6 Raport cząstkowy CZĘŚĆ OPISOWA Podsumowanie stanu realizacji projektu (opis zakończonych, planowanych i trwających działań, ewentualne przeszkody, problemy) Opis ewentualnych zmian z uzasadnieniem (uczestnicy, terminy etc.) Stan realizacji projektu CZĘŚĆ FINANSOWA Informacje o partnerach Informacja o uczestnikach Uproszczona lista dowodów księgowych (do pobrania ze strony programu)

7 Raport końcowy Część opisowa wersja papierowa i elektroniczna ( lub płyta CD) Część finansowa (zestawienie kosztów poniesionych w poszczególnych kategoriach, informacje o uczestnikach i partnerach) Załączniki (zgodnie z aktualnymi wytycznymi NA)

8 Streszczenie projektu: W języku roboczym UE angielski, francuski, niemiecki Zwięzły opis projektu (cele, rezultaty, korzyści w odniesieniu do wniosku projektowego) MoŜe zostać uŝyte przez Komisję Europejską lub Narodową Agencję waŝna jakość tekstu

9 Raport końcowy, część opisowa działania: rekrutacja (załoŝenia, kryteria, komisja, wybrani uczestnicy) partnerstwo (dobór i role partnerów, zaangaŝowanie, negocjacje) administracja/logistyka (podróŝ, zakwaterowanie, ubezpieczenie) przygotowanie pedagogiczne/językowe/kulturowe (program, przebieg) indywidualne ustalenia programu (zmiany/oczekiwania uczestników) wdraŝanie projektu (szczegóły: gdzie? kiedy? Ile tygodni? program pobytu?) nadzór merytoryczny/opieka nad uczestnikami walidacja/certyfikacja/uznawanie umiejętności (certyfikaty, przydatność) upowszechnianie rezultatów (efekt materialny, dystrybucja, przekazywanie wiedzy, ewaluacja trwałości, sukcesy poziomie promocji i wdraŝania rezultatów) problemy/trudności

10 Raport końcowy, część opisowa rezultaty: Doskonalenie umiejętności uczestników (w tym: zawodowych, językowych, społecznych, interkulturowych, adaptacyjnych) Zagadnienia horyzontalne (jeśli dotyczy: integracja społeczna, poznanie nowych technologii) Korzyści partnerów projektu (np. wzmocnienie instytucjonalne, podniesienie jakości szkoleń zawodowych) Oddziaływanie na poziomie regionu/sektora (w tym: promowanie współpracy z innymi instytucjami na poziomie lokalnym/regionalnym w obszarze projektu)

11 Raport końcowy, część finansowa Pakiet podstawowy Zestawienie kosztów wypełnione w formularzu raportu końcowego Pakiet rozszerzony Podstawowy komplet dokumentów Zestaw na Ŝyczenie NA (wg. wskazówek Działu Rozliczeń) Lista dowodów księgowych Dowody księgowe

12 Raport końcowy - załączniki Umowa dwustronna przykładowy egzemplarz (dla kaŝdej grupy) wraz z oświadczeniem o zawarciu umowy ze wszystkimi uczestnikami Raporty indywidualne uczestników (kopia za zgodność z oryginałem) - przykładowy egzemplarz (dla kaŝdej grupy) wraz z oświadczeniem o wydaniu certyfikatów wszystkim uczestnikom Certyfikat lub zaświadczenie ze staŝu dla uczestnika (kopia za zgodność z oryginałem) - przykładowy egzemplarz (dla kaŝdej grupy) wraz z oświadczeniem o wydaniu certyfikatów wszystkim uczestnikom Certyfikat EUROPASS MOBILNOŚĆ Oświadczenie o kursie zastosowanym przez beneficjenta do przeliczenia kosztów rzeczywistych na EUR Materiały upowszechniające Uwaga na aktualizacje! NaleŜy monitorować stronę internetową!

13 Załączniki -Certyfikaty Od organizacji przyjmującej: przygotowane na papierze firmowym lub zawierające pieczęć instytucji konieczny podpis osoby upowaŝnionej dane uczestnika uczestnika/rzeczywiste daty staŝu/tytuł projektu Z Krajowego Centrum Europass: zawierające pieczęć Beneficjenta, Partnera, Krajowego Centrum Europass wniosek do Krajowego Centrum Europass informacja z KC Europass dla NA o wystawieniu dokumentów (nie trzeba przesyłać wszystkich kopii)

14 PROCEDURA OCENY RAPORTU KOŃCOWEGO ZłoŜenie raportu końcowego do NA Analiza merytoryczna raportu przez NA Analiza finansowa raportu przez NA Zatwierdzenie raportu końcowego przez NA Pismo NA powiadamiające o zakończeniu projektu Wypłata II transzy do wysokości 20% grantu / wezwanie do zwrotu

15 JAK NAPISAĆ DOBRY RAPORT? Rzetelne gromadzenie i opisywanie dokumentów BieŜąca ewaluacja działań BieŜący monitoring rezultatów Projekt nastawiony na rezultat/nie na wyjazd Realizacja działań zgodnie z planem (załoŝenia we wniosku) Terminowość BieŜący monitoring wytycznych Agencji

16 KONTAKT Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji ul. Mokotowska Warszawa tel / , fax