Wizyty Studyjne. Zasady udziału w wizytach studyjnych w roku szkolnym 2013/2014

Transkrypt

1 Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Wizyty Studyjne Zasady udziału w wizytach studyjnych w roku szkolnym 2013/2014 1

2 Spis treści: Finansowanie działania-kategorie budżetowe Koszty podróży Koszty utrzymania Okres wydatkowania kosztów Polityka kursowa Płatności na rzecz beneficjenta Rozliczenie dofinansowania Pytania i odpowiedzi 2

3 FINANSOWANIE DZIAŁANIA Środki przyznane przez Narodową Agencję w ramach wizyty studyjnej obejmują: koszty utrzymania z uwzględnieniem ubezpieczenia podróżnego, koszty podróży i koszty wizy wjazdowej/wyjazdowej, ewentualne koszty uczestnictwa osób ze specjalnymi potrzebami/osób towarzyszących. 3

4 KOSZTY PODRÓŻY Dofinansowanie obejmuje koszty podróży w obie strony (z miejsca zamieszkania do miejsca, w którym odbywa się wizyta i z powrotem). Wysokość dofinansowania w ramach tej kategorii przyznana jest w zależności do jakiego kraju odbywa się wizyta. 4

5 KOSZTY PODRÓŻY c.d. Uczestnik może podróżować: samolotem bilet w klasie ekonomicznej; pociągiem bilet w drugiej klasie; autobusem, promem, statkiem; samochodem. 5

6 KOSZTY PODRÓŻY c.d. W przypadku podróży samochodem osobowym uprawniona kwota stanowi równowartość kosztu jednego biletu kolejowego w drugiej klasie, autokarowego lub lotniczego ekonomicznego - na trasie przejazdu samochodu, przy czym wskazany jest wybór najbardziej ekonomicznej opcji. Jako dokumentację kosztów podróży samochodem należy zachować: oświadczenie, o fakcie odbycia podróży samochodem, zaświadczenie z PKP lub PKS/linii lotniczych o wysokości ceny biletu, ewentualnie wydruk ze strony internetowej. 6

7 KOSZTY PODRÓŻY c.d. Koszty przejazdu taksówką są nieuprawnione w ramach dofinansowania. Jedynie wyjątkowych przypadkach, po przesłaniu stosownego wyjaśnienia, NA może uznać ten wydatek. 7

8 KOSZTY UTRZYMANIA Koszty utrzymania przeznaczone są na pokrycie kosztów wyżywienia, noclegu, przejazdów lokalnych i ubezpieczenia Dofinansowanie to przyznawane jest w formie ryczałtu, czyli beneficjent nie jest zobowiązany do przedstawienia wysokości poniesionych wydatków. 8

9 KOSZTY UTRZYMANIA c.d. Dla kontraktu 2013 Polska Narodowa Agencja przyjęła 100% stawek zaproponowanych przez Komisję Europejską. Koszt utrzymania jest indywidualnie wyliczany dla każdego Uczestnika. Ilość stawek ryczałtowych (naliczonych) dla wizyt wynosi od 3 do 5 w zależności od czasu trwania wizyty plus 1 dzienna stawka ryczałtowa na czas odbywania podróży. 9

10 Nie ma możliwości dokonywania przesunięć pomiędzy kategoriami kosztów. 10

11 OKRES OBOWIĄZYWANIA Okres kwalifikowalności kosztów = okres obowiązywania zgodnie z Umową Finansową (art. 2.2). Wydatki poniesione przed lub/i po terminie określonym w umowie są nieuprawnione i traktowane jako koszt niekwalifikowany. 11

12 OKRES OBOWIĄZYWANIA c.d. Okres działania art.2.3 Umowy Finansowej: działanie rozpocznie się najwcześniej.. zakończy się nie później niż.. Działanie zrealizowane poza okresem wskazanym w Umowie Finansowej, może skutkować nie uznaniem kosztów poniesionych w ramach kosztów podróży. 12

13 POLITYKA KURSOWA Wszelkie kwoty w raporcie końcowym powinny być wyrażone w euro. W tym celu Beneficjent dokona przeliczenia wszelkich poniesionych wydatków na euro. 13

14 POLITYKA KURSOWA Do przeliczania wydatków poniesionych w walutach innych niż EUR należy stosować zgodnie z Umową Finansową: o miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na jej stronie internetowej na dzień dokonania płatności zaliczkowej przez Narodową Agencję na rzecz beneficjenta Narodowa Agencja poinformuje beneficjenta w formie pisemnej o dacie przekazania płatności. 14

15 POLITYKA KURSOWA c.d. Koszty różnic kursowych oraz straty powstałe na operacjach walutowych, na przestrzeni całego okresu obowiązywania umowy, są kosztami nieuprawnionymi. 15

16 ROZLICZENIE DOFINANSOWANIA Obowiązkowe dokumenty: końcowy raport ewaluacyjny (wydrukowany i podpisany) z wypełnioną częścią merytoryczna oraz finansową. raport grupowy (dostępny na stronie internetowej) 16

17 ROZLICZENIE DOFINANSOWANIA c.d. Rozliczenie finansowe wizyty studyjnej polega na wypełnieniu tabeli raportu finansowego zgodnie z wzorem zawartym w raporcie końcowym. Beneficjent na tym etapie nie jest proszony o dosłanie żadnej dokumentacji finansowej. Narodowa Agencja sprawdza 100% przesłanych raportów. 17

18 ROZLICZENIE DOFINANSOWANIA c.d. Dokumentacja dodatkowa na wniosek Narodowej Agencji Oryginały dokumentów dotyczących podróży Oryginał zaświadczenia o uczestnictwie w wizycie studyjnej Dotyczy to tylko wybranych beneficjentów. 18

19 ROZLICZENIE DOFINANSOWANIA c.d. Opis dokumentacji finansowej Przykład opisu: Kwota. została pokryta ze środków programu Uczenie się przez całe życie (umowa finansowa nr. ) w ramach kosztów podróży dotyczących przejazdu na trasie.. data i podpis 19

20 ROZLICZENIE DOFINANSOWANIA c.d. W przypadku, gdy kwota stanowiąca sumę uprawnionych kosztów podróży oraz uprawnionych kosztów utrzymania przekroczy przyznaną kwotę dofinansowania - określoną w umowie, uczestnik pokrywa dodatkowe wydatki z innych źródeł. Natomiast w przypadku, gdy koszt wizyty Beneficjenta okaże się, po rozliczeniu, niższy niż przyznana kwota I raty, Narodowa Agencja wezwie Beneficjenta do zwrotu niewykorzystanych środków lub wykorzystanych niewłaściwie. 20

21 Pytania i odpowiedzi 21

22 Dziękujemy za uwagę. 22

23 KONTAKT: Zespół Rozliczeń Finansowych Katarzyna Markowska Sylwia Stanios