Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Program Leonardo da Vinci

Transkrypt

1 Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Program Leonardo da Vinci Zarządzanie finansami w projekcie UMOWY IVT, PLM, VETPRO 2013

2 SPIS TREŚCI: 1. Ogólne zasady finansowe 2. Polityka kursowa 3. Typy podstawowych kontroli 4. Dokumentacja projektu 5. Najczęstsze wady raportów

3 OGÓLNE ZASADY FINANSOWE uprawnionymi wydatkami są tylko te, poniesione w okresie określonym w umowie finansowej, zalecane jest ekonomiczne i gospodarne wydatkowanie środków, zalecane jest prowadzenie np. w systemie księgowym wydzielonych kont analitycznych, bądź innego, odpowiedniego systemu ewidencjonowania wewnętrznego, umożliwiającego identyfikację źródła finansowania projektu oraz wydatków związanych z realizacją projektu w okresie obowiązywania umowy, brak wymogu zwrotu odsetek od środków finansowanych z Programu LdV, ewentualnego zwrotu niewykorzystanych środków na konto LdV należy dokonać na wezwanie Narodowej Agencji.

4 KOSZTY NIEUPRAWNIONE OGÓLNE ZASADY FINANSOWE VAT jeśli instytucja Beneficjenta może go odliczyć, straty związane z różnicami kursowymi, koszty nie związane z realizowanym projektem, koszty przejazdu taksówką.

5 POLITYKA KURSOWA Zasady polityki kursowej odnoszą się do wydatków poniesionych w trakcie działania w przypadku dofinansowania udzielonego na podstawie kosztów rzeczywistych np. koszty podróży przy stażach/wymianach trwających do 12 tygodni włącznie. Dla wydatków poniesionych w ramach dofinansowania udzielonego w kategoriach: zarządzanie, przygotowanie oraz utrzymanie według stawki zryczałtowanej dla skali kosztów jednostkowych poniższe wytyczne nie mają zastosowania; beneficjent może jednak ją stosować dla własnych wewnętrznych potrzeb rozliczeniowych.

6 POLITYKA KURSOWA c.d. Zarówno płatności zaliczkowe jak i końcowe mogą być przekazane przez NA w PLN lub EUR w zależności od waluty konta wskazanego przez beneficjenta w umowie finansowej. Zgodnie z umową finansową wszelkie kwoty w raporcie końcowym należy wykazać w euro.

7 POLITYKA KURSOWA c.d. UWAGA: Podstawą do przeliczenia kosztu jest waluta danego dowodu finansowego, a nie waluta w jakiej dokonano za niego zapłaty. Dokument wystawiony w walucie EUR Dowody finansowe wystawione w walucie EUR nie podlegają przewalutowaniu, niezależnie w jakiej dokonano za niego zapłaty. Np. w przypadku biletu lotniczego wystawionego w EUR, gdzie płatność została dokonana kartą kredytową w PLN, podstawą jest kwota wynikająca z biletu, tj. w EUR. Dokument wystawiony w walutach innych niż EUR Dowody finansowe wystawione w walucie innej niż EUR podlegają przewalutowaniu na EUR, przy czym jako wydatek należy traktować kwotę wynikającą z dowodu finansowego a nie kwotę zapłaty, jeśli była ona ponoszona w innej walucie niż waluta dowodu.

8 POLITYKA KURSOWA c.d. Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w PLN oraz EUR Do przeliczania wydatków poniesionych w walutach innych niż EUR należy stosować: miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez Narodową Agencję na rzecz beneficjenta Narodowa Agencja poinformuje beneficjenta w formie pisemnej o dacie przekazania płatności.

9 POLITYKA KURSOWA c.d. Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w PLN oraz EUR c.d. Gdy umowa finansowa narzuca stosowanie dwóch lub więcej kursów: Kurs ten należy stosować do przeliczenia wszelkich poniesionych wydatków w okresie od dnia dokonania danej płatności zaliczkowej do dnia poprzedzającego następną płatność zaliczkową. Oznacza to, iż kurs pierwszej zaliczki należy stosować do przeliczania wszystkich poniesionych wydatków w okresie od dnia kwalifikowalności kosztów (pierwszy dzień obowiązywania umowy finansowej) do dnia poprzedzającego wypłatę drugiej zaliczki. Natomiast kurs ostatniej zaliczki należy stosować do przeliczania wszystkich wydatków w okresie od dnia jej wypłaty do końca okresu kwalifikowalności kosztów (ostatni dzień obowiązywania umowy finansowej). UWAGA: Punktem odniesienia jest data wystawienia dowodu finansowego a nie data faktycznej zapłaty zobowiązania.

10 TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI: Podstawowe kontrole mogą mieć miejsce: podczas realizacji projektu tzw. on-the-spot w siedzibie beneficjenta po zakończeniu działania tzw. desk check - w siedzibie Narodowej Agencji

11 TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI c.d.: Kontrola na miejscu podczas realizacji projektu on-the-spot cel: zapewnienie, że samo działanie jest zgodne z wnioskiem o dofinansowanie, umową o dofinansowanie oraz wymogami formalnymi, takimi jak instrukcje dla uczestników, zaproszenie do składania wniosków, itd.

12 TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI c.d.: Kontrola po zakończeniu działania desk check zza biurka cel: określenie końcowej kwoty dofinansowania oraz upewnienie się, że udzielone i wypłacone dofinansowanie nie jest obarczone poważnymi lub powtarzającymi się błędami.

13 KONTROLA FINANSOWA PROJEKTÓW Podstawą do analizy finansowej jest część finansowa raportu końcowego, co oznacza, iż beneficjent nie przesyła wraz z raportem końcowym żadnej dokumentacji finansowej (np. listy dowodów księgowych, oryginałów dowodów księgowych). Narodowa Agencja po otrzymaniu raportu końcowego, zgodnego ze wzorem, może wnioskować, w oparciu o roczny plan kontroli NA, o dosłanie przez Beneficjenta stosownej dokumentacji finansowej potwierdzającej fakt poniesienia kosztów. Beneficjent na osobny wniosek Narodowej Agencji będzie zobowiązany dołączyć oryginały następujących dokumentów (na potrzeby kontroli typu desk check - w siedzibie NA):

14 DOKUMENTACJA PROJEKTU 1. Rzeczywiste koszty podróży należy udokumentować w następujący sposób: podróż samolotem wymagane jest przedstawienie biletów lotniczych (tradycyjnych lub internetowych), kart pokładowych oraz ewentualnie faktury VAT jeżeli na biletach nie ma widocznej ceny; podróż autobusem wymagane jest przedstawienie biletów lub faktury VAT. W przypadku przedstawienia faktury należy opisać na odwrocie dokument podając trasę podróży, datę podróży, liczbę uczestników jeżeli nie wynika to z faktury; podróż koleją - wymagane jest przedstawienie biletów oraz ewentualnie faktury VAT jeżeli na biletach nie ma widocznej ceny;

15 DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d. podróż samochodem prywatnym lub firmowym w zależności od tego, który wariant jest najtańszy: - przy zastosowaniu stawki za kilometr zgodnie z wewnętrznymi zasadami danej organizacji, przy czym zgodnie z 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.) stawka nie może być wyższa niż kwota ustalona w tym rozporządzeniu (kwota ta zmieniana jest w drodze nowelizacji rozporządzenia, stosownie do zmian cen) i nie wyższa niż 0,22 EUR - wg kursu wskazanego przez Narodową Agencję do przeliczania wydatków w PLN na EUR. - lub na podstawie ceny biletu kolejowego w drugiej klasie, autokarowego lub lotniczego ekonomicznego - na trasie przejazdu samochodu, przy czym wskazany jest wybór najbardziej ekonomicznej opcji. Zostanie zwrócona równowartość tylko jednego biletu, niezależnie od tego, ile osób podróżuje w tym samym pojeździe. Do dokumentacji beneficjent powinien zachować swoje oświadczenie o odbyciu podróży samochodem osobowym wraz z podaniem liczby przejechanych kilometrów oraz otrzymane od przewoźnika (PKP/PKS/linie lotnicze) oświadczenie o wysokości ceny ww. biletu, ewentualnie wydruk ze strony internetowej. O wystawienie oświadczenia do przewoźnika występuje sam beneficjent.

16 DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d. 2. W przypadku kosztów utrzymania: potwierdzenie uczestnictwa w działaniu zaświadczenie o uczestnictwie określające datę rozpoczęcia i zakończenia działania, podpisane przez przedstawiciela prawnego organizacji przyjmującej i/lub inne odpowiednie dokumenty potwierdzające okres pobytu za granicą (dla uczestników oraz opiekunów). 3. W przypadku kosztów przygotowania pedagogicznego, kulturowego i językowego: kompletną listę uczestników i potwierdzenie realizacji przygotowania lub uczestnictwa w nim podpisane przez uczestników. 4. W przypadku kosztów organizacji mobilności (zarządzanie): listę i rzeczywistą liczbę uczestników (z wyłączeniem osób towarzyszących).

17 Załączniki - Dowody księgowe Wszystkie dokumenty finansowe muszą być właściwie opisane przez beneficjenta, tj. opis powinien zawierać: cel zakupu, kwotę i walutę dokumentu finansowego, źródło finansowania tj. informacja, iż dana kwota została rozliczona ze środków LdV w ramach projektu nr oraz w ramach jakiej linii budżetowej, zapis o sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, oznaczenie, zgodne z listą dowodów księgowych (B.1.1, B.1.2, itd.), zamieszczoną na stronie internetowej ułożone zgodnie z listą dowodów księgowych (faktura + wyciąg/dowód kasowy). Opis wymagany jest dla kosztów rzeczywistych, natomiast zalecany przy pozostałych kosztach.

18 Załączniki - Dowody księgowe c.d. Do każdego przesłanego dowodu księgowego dotyczącego projektu należy dołączyć dokument potwierdzający dokonanie płatności, zgodnie z poniższą zasadą: w przypadku płatności gotówkowej - dowodem jest faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z adnotacją, że zapłacono gotówką lub inny dokument potwierdzający rozchód z kasy beneficjenta; w przypadku płatności przelewem - dokumenty potwierdzające dokonanie przelewu np. wyciąg bankowy.

19 Wytyczne do raportów końcowych w ramach Programu Uczenie się przez całe Życie : Wytyczne NA, odnoszące się do specyfiki dofinansowania Programu Uczenie się przez całe życie Leonardo da Vinci nie zwalniają z obowiązku stosowania przepisów prawa krajowego, ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości czy przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej i skarbowej; zawierają jedynie wskazówki, które mogą być pomocne przy sporządzaniu raportów końcowych w ramach Programu Uczenie się przez całe życie Leonardo da Vinci.

20 Najczęstsze wady raportów: KONTROLA RUTYNOWA: brak wymaganych załączników (np. oświadczenia o zastosowanej polityce kursowej do kosztów rzeczywistych). KONTROLA DESK CHECK: nieuporządkowana dokumentacja, błędy rachunkowe, zastosowane do przeliczeń błędne kursy wymiany walut, niezgodność danych finansowych prezentowanych w poszczególnych tabelach finansowych.

21 Kontakt Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji ul. Mokotowska 43, Warszawa tel.: (22) , fax: (22) Zespół Rozliczeń Finansowych dla LdV: Izabela Lubiak tel. (22) , Anna Myrcha tel. (22)