DOKUMENTACJA SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ SKOK KWIATKOWSKIEGO. Obsługa klienta Dyrektor ds. produktów i ryzyka. Uzyskanie i obsługa członkostwa

Transkrypt

1 PR- II/QP-I Uzyskanie i obsługa w SKOK Kwiatkowskiego wydanie IV str. 1/5 Proces: KWIATKOWSKIEGO Właściciel procesu: DOKUMENTACJA SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ SKOK KWIATKOWSKIEGO Obsługa klienta Dyrektor ds. produktów i ryzyka ISO 9001:2000 Nr procesu: II Nr procedury: PR-II/QP-I Wydanie V Uzyskanie i obsługa Spis treści: 1. Cel procedury Przedmiot i zakres procedury Definicje Odpowiedzialność Opis postępowania Uzyskanie w SKOK Kwiatkowskiego Obowiązkowe wpłaty na rzecz SKOK Kwiatkowskiego Zmiany danych członkowskich w SKOK Kwiatkowskiego Ustanie w SKOK Kwiatkowskiego Dokumenty związane Formularze Załączniki... 4 Opracował: Dyrektor ds. produktów i ryzyka Zatwierdził: Prezes Zarządu Data: Data: Podpis: Podpis: Procedura PR- II/QP-I Uzyskanie i obsługa wydanie V obowiązuje od r.

2 PR- II/QP-I Uzyskanie i obsługa w SKOK Kwiatkowskiego wydanie V str. 2/5 1. Cel procedury Celem procedury jest zapewnienie jednolitych działań związanych z uzyskaniem i obsługą w SKOK Kwiatkowskiego. 2. Przedmiot i zakres procedury Przedmiotem procedury jest tryb postępowania: - przy uzyskaniu w SKOK, - z obowiązkowymi wpłatami członkowskimi (wpisowe, udział, wkłady, obowiązkowe rachunki członkowskie), - przy ustaniu w Kasie. 3. Definicje Brak 4. Odpowiedzialność Za całość działań ujętych w procedurze odpowiada Kierownik Oddziału. Zadania, uprawnienia i odpowiedzialność poszczególnych pracowników zostały określone w załączniku nr Opis postępowania 5.1 Uzyskanie w SKOK Kwiatkowskiego Każda osoba, która chce korzystać z usług finansowych oferowanych przez SKOK Kwiatkowskiego musi zostać przyjęta w poczet członków SKOK. Ponadto osoba składająca deklarację członkowską musi być członkiem Stowarzyszenia Economicus. SKOK (na podstawie porozumienia ze Stowarzyszeniem) prowadzi obsługę członków Stowarzyszenia w zakresie przyjmowania deklaracji członkowskich do Stowarzyszenia oraz wpłat i wypłat członków Stowarzyszenia. Doradca/Kasjer/dysponent jest zobowiązany do przedstawienia podstawowych informacji na temat warunków przyjęcia w poczet członków Stowarzyszenia i SKOK, praw i obowiązków z tym związanych (w oparciu o Statut SKOK Kwiatkowskiego i Statut Stowarzyszenia Economicus) oraz zasad funkcjonowania i przedmiotu działalności SKOK (usługi, aktualne oferty) i Stowarzyszenia. Wszystkie osoby, które chcą zostać członkiem Kasy muszą wypełnić Deklarację członkowską (formularz PR- II/QP-I/F-1) oraz złożyć ją w oddziale SKOK. Dane do deklaracji wprowadzane są do systemu przez pracownika na podstawie dowodu osobistego, a następnie deklaracja jest drukowana, uzupełniania pozostałymi danymi przez klienta i podpisywana przez niego. Dodatkowo drukowana jest deklaracja członkowska dla Stowarzyszenia Economicus. Dowód osobisty podlega skserowaniu, na podstawie pisemnej zgody członka SKOK wyrażonej wykonanej na kopii dokumentu. Skopiowanie dowodu osobistego służy weryfikacji poprawności danych wprowadzonych do systemu SKOK, jak również może być przydatne w procesie identyfikacji wyłudzeń oraz przestępstwa prania pieniędzy. W przypadku, gdy członek SKOK pracuje w zakładzie pracy, który realizuje potrącenia transferowe i zakład ten wymaga dostarczenia takiego dokumentu członek SKOK wypełnia również Oświadczenie (formularz PR- II/QP-I/F-6). Oświadczenie to Kierownik oddziału przesyła do danego zakładu pracy. Doradca/Kasjer/dysponent przyjmując dokumenty zobowiązany jest do sprawdzenia czy informacje w nich zawarte zgadzają się z danymi z dowodu osobistego i czy wszystkie rubryki formularzy zostały wypełnione. Następnie nadaje na deklaracji kolejny numer członkowski. Przyjęte deklaracje członkowskie są oznaczane numerem kolejnym członka i przechowywane w układzie narastającym w osobnych segregatorach wraz z deklaracjami Stowarzyszenia Economicus, zaświadczeniami o zarobkach, decyzjami o przyznaniu renty lub świadczenia przedemerytalnego, odcinkami ze świadczeń, kopiami dowodów osobistych. Członkostwo w SKOK zatwierdza Zarząd Kasy w trybie i na zasadach określonych w Statucie, tzn. klient staje się członkiem po podjęciu uchwały o przyjęciu go w poczet członków. Doradca/Kasjer/dysponent wręcza członkowi Regulamin Indywidualnych Kont Spółdzielczych Standard wraz ze wzorcem Umowy o prowadzenie Indywidualnego Konta Spółdzielczego Standard, a następnie sporządza w dwóch egzemplarzach Umowę o prowadzenie Indywidualnego Konta Spółdzielczego Standard, która podpisywana jest przez członka SKOK oraz dwóch pełnomocników ze strony SKOK. Jeden egzemplarz wydawany jest członkowi SKOK, drugi przechowywany jest segregatorze z umowa rachunków IKS.

3 PR- II/QP-I Uzyskanie i obsługa w SKOK Kwiatkowskiego wydanie V str. 3/5 Każdy członek SKOK zobowiązany jest do wpłaty wpisowego, wkładu, co najmniej dwóch udziałów w wysokości określonej Statutem. 5.2 Obowiązkowe wpłaty na rzecz SKOK Kwiatkowskiego Członkowie SKOK w czasie trwania zobowiązani są do wpłat na obowiązkowe rachunki członkowskie. Rodzaj rachunków oraz wysokość wpłat określa Statut oraz Regulamin Indywidualnych Kont Spółdzielczych. Wpłaty na te rachunki mogą być dokonywane gotówką, przelewem na rachunek bankowy lub poprzez potrącenia z wynagrodzenia. Terminy wypłat z obowiązkowych rachunków członkowskich ustala Zarząd SKOK zgodnie z Regulaminami rachunków. Wypłaty z tych rachunków mogą być dokonywane w formie określonej Regulaminami tych rachunków. 5.3 Zmiany danych członkowskich w SKOK Kwiatkowskiego Każdy członek SKOK obowiązany jest zgłaszać wszelkie zmiany danych wpisanych do Deklaracji członkowskiej. Zmienione lub nowe dane wprowadzane są przez pracownika do systemu SkokCom na podstawie dowodu osobistego jeśli zmiana danych spowodowała zmianę dokumentu tożsamości lub na podstawie ustnego oświadczenia np. dla danych kontaktowych (telefon, ), a następnie drukowany jest Formularz zmiany danych osobowych (formularz PR-II/QP-I/F-4), który po weryfikacji jest podpisywany przez członka SKOK. Zmieniony dowód osobisty podlega skserowaniu, na podstawie pisemnej zgody członka SKOK wyrażonej wykonanej na kopii dokumentu. Formularz wraz z kopią dokumentu przechowywany jest razem z Deklaracją członkowską. 5.4 Ustanie w SKOK Kwiatkowskiego Członek może w każdym czasie wystąpić z Kasy oraz Stowarzyszenia składając w oddziale SKOK Deklarację wystąpienia (formularz PR-II/QP-I/F-2) oraz Deklarację wystąpienia ze Stowarzyszenia. Obie deklaracje należy przechowywać razem z deklaracją członkowską instrukcja robocza PR-II/QP- I/IR-I. Kierownik oddziału jest zobowiązany do rejestrowania deklaracji wystąpienia. Wnioski muszą być zarejestrowane do końca danego miesiąca na formularzu Rejestr deklaracji wystąpienia (formularz PR-II/QP-I/F-3). Ustanie może nastąpić również na skutek wykluczenia, wykreślenia lub śmierci członka. Zasady i tryb zatwierdzania ustania określa Statut. Po ustaniu następuje zgodnie ze Statutem wypłata wkładu i udziału. Wypłata wkładu i udziału może być dokonana gotówką lub przelewem na rachunek bankowy. 6. Dokumenty związane Lp. Rodzaj Nazwa dokumentu Oznaczenie 1. procedura Zakładanie i obsługa rachunków terminowych PR-II/QP-II i oszczędnościowych w SKOK Kwiatkowskiego 2. procedura Udzielanie i obsługa kredytów w SKOK Kwiatkowskiego PR-II/QP-III 3. instrukcja robocza Ewidencja i przechowywanie deklaracji członkowskich PR-II/QP-I/IR-I 4. instrukcja Ewidencja i przechowywanie wniosków o ustanie PR-II/QP-I/IR-II robocza 5. Statut Statut Spółdzielczej Kasy Oszczędnościowo-Kredytowej im. Eugeniusza Kwiatkowskiego 6. regulamin Regulamin Indywidualnych Kont Spółdzielczych Standard

4 PR- II/QP-I Uzyskanie i obsługa w SKOK Kwiatkowskiego wydanie V str. 4/5 7. Formularze Lp. Nazwa formularza Oznaczenie 1. Deklaracja członkowska PR-II/QP-I/F-1 2. Deklaracja wystąpienia PR-II/QP-I/F-2 3. Rejestr deklaracji wystąpienia PR-II/QP-I/F-3 4. Formularz zmiany danych osobowych PR-II/QP-I/F-4 5. Umowa o prowadzenie Indywidualnego Konta Spółdzielczego Standard PR-II/QP-I/F-5 6. Oświadczenie PR-II/QP-I/F-6 8. Załączniki Zadania / uprawnienia / odpowiedzialność Zarząd SKOK Zadania Uprawnienia Odpowiedzialność Zatwierdzenie w SKOK Ustalenie terminu wypłat z obowiązkowych rachunków członkowskich Za zatwierdzenie w SKOK zgodnie ze Statutem Za ustalenie terminu wypłat z IKS zgodnie ze Statutem i Regulaminem IKS Księgowy / uprawniony pracownik początkowych przelewem rachunki członkowskie przelewem Wypłata wkładów i udziału przelewem z wkładów i udziału przelewem po ustaniu początkowych zgodnie z dokumentem księgowym (wyciąg bankowy, lista transferowa), zaksięgowanie w systemie członkowskich zgodnie z dokumentem księgowym (wyciąg bankowy, lista transferowa), zaksięgowanie w systemie Za dokonanie wypłaty w wkładu i udziałów przelewem po ustaniu zgodnie ze Statutem, za wypełnienie polecenia przelewu zgodnie z instrukcją roboczą PR-III/QP-III/IR-I Kierownik Oddziału Ewidencja deklaracji członkowskich Ewidencja deklaracji wystąpienia do ewidencji deklaracji członkowskich do ewidencji deklaracji wystąpienia Za ewidencję deklaracji członkowskich zgodnie z instrukcją nr PR-II/QP-I/IR-I, uzupełnienie numeru członkowskiego po potwierdzeniu w systemie SkokCom Za ewidencję Deklaracji wystąpienia zgodnie z instrukcją nr PR-II/QP-I/IR-II

5 PR- II/QP-I Uzyskanie i obsługa w SKOK Kwiatkowskiego wydanie V str. 5/5 Doradca klienta/kasjer/dysponent Przedstawienie informacji o SKOK Rzetelne informowanie o działalności, usługach SKOK, warunków uzyskania, prawach i obowiązkach (Statut) Przyjęcie deklaracji członkowskiej do przyjęcia deklaracji Za przyjęcie deklaracji i sprawdzenie zgodności Rejestracja deklaracji członkowskiej Zawarcie umowy o prowadzenie IKS Standard początkowych gotówką początkowych przelewem rachunki członkowskie gotówką rachunki członkowskie przelewem Wypłaty z obowiązkowych rachunków członkowskich gotówką Przyjęcie deklaracji wystąpienia Wypłata z IKS, wkładów i udziału gotówką. Wypłata wkładów i udziału przelewem do rejestracji komputerowej deklaracji członkowskiej do zawarcia wraz z drugim pełnomocnikiem umowy rachunku do dokonywania wypłaty w terminie ustalonym przez Zarząd SKOK do przyjęcia deklaracji wystąpienia z IKS, wkładów i udziału gotówką po ustaniu z IKS, wkładów i udziału przelewem po ustaniu wpisanych danych z Dowodem Osobistym Za rejestrację w systemie danych zgodnie z dowodem osobistym oraz deklaracją członkowską i instrukcją obsługi programu SkokCom. Za zawarcie wraz z drugim pełnomocnikiem umowy o prowadzenie IKS Standard zgodnie z Regulaminem IKS Standard początkowych gotówką, zaksięgowanie w systemie początkowych zgodnie z dokumentem księgowym (lista transferowa), zaksięgowanie w systemie członkowskich gotówką, zaksięgowanie w systemie członkowskich zgodnie z dokumentem księgowym (lista transferowa), zaksięgowanie w systemie Za wypłatę z obowiązkowych rachunków członkowskich gotówką w terminie ustalonym przez Zarząd SKOK w wysokości ustalonej Regulaminem IKS Za przyjęcie Deklaracji wystąpienia zgodnie ze Statutem, wprowadzenie tej inf. do systemu SkokCom oraz do rejestru deklaracji Za dokonanie wypłaty IKS, wkładu i udziałów gotówką po ustaniu zgodnie ze Statutem Za dokonanie wypłaty wkładu i udziałów przelewem po ustaniu zgodnie ze Statutem, Za wypełnienie polecenia przelewu zgodnie z instrukcją roboczą PR-III/QP-III/IR-I