UKŁAD TREŚCI, FORMA GRAFICZNA

Transkrypt

1 Załącznik nr 6 do procedury QP/4.2.3/NJ INSTRUKCJA NR IO NJ 66-34/II Wyd.03 Egz. nr. UKŁAD TREŚCI, FORMA GRAFICZNA KSIĘGI SŁUŻBY Str./Na str. 1 / (data wydania) INSTRUKCJA NR. IO NJ 66-34/II UKŁAD TREŚCI, FORMA GRAFICZNA KSIĘGI SŁUŻBY Opracował Sprawdził Zatwierdził Stanowisko Imię i nazwisko Data Podpis

2 Zał. Nr 4 do Instrukcji Publikowania wewnętrznych aktów normatywnych UKŁAD TREŚCI, FORMA GRAFICZNA KSIĘGI SŁUŻBY / Nazwa dokumentacji/ IO NJ 66-34/II / Nr dokumentu/ Na ark. 6 Ark. Nr 2 ARKUSZ REJESTRACJI KART ZMIAN L.p. Nr Karty Zmian Nr Oper. Nr Ark. Data wprowadzenia Obowiązuje od dnia Nazwisko wprowadzającego Podpis i pieczątka Stanowisko Nazwisko Podpis Data Opracował Zmiana Nr zmiany Data Podpis

3 Załącznik nr 7 do procedury QP/4.2.3/NJ INSTRUKCJA NR IO NJ 66-34/II Wydanie 03/01/ (wyd.dok./wyd.str./data) UKŁAD TREŚCI, FORMA GRAFICZNA KSIĘGI SŁUŻBY Str. / Na str. 3 / 6 SPIS TREŚCI strona - Arkusz rejestracji kart zmian Spis treści Cel instrukcji Przedmiot instrukcji Zakres stosowania Odpowiedzialność Opis postępowania Zasady ogólne opracowania Księgi Służby Forma graficzna dokumentu Struktura dokumentu Strona tytułowa Strona spisu treści Strona opisu Zasady prowadzenia i aktualizacji Wykaz załączników Rozdzielnik... 6

4 Załącznik nr 7 do procedury QP/4.2.3/NJ INSTRUKCJA NR IO NJ 66-34/II Wydanie 03/01/ (wyd.dok./wyd.str./data) UKŁAD TREŚCI, FORMA GRAFICZNA KSIĘGI SŁUŻBY Str. / Na str. 4 / 6 1. CEL INSTRUKCJI Celem instrukcji jest podanie wytycznych do opracowania Księgi Służby dla uzyskania ujednoliconej formy dokumentu. 2. PRZEDMIOT INSTRUKCJI Poniższa instrukcja dotyczy: - zasad opracowania Księgi Służby ; - przedstawienia układu i treści dokumentu; - podania formy graficznej; - wskazania struktury dokumentu. 3. ZAKRES STOSOWANIA Instrukcja dotyczy wszystkich opracowywanych Ksiąg Służby w Zakładzie. 4. ODPOWIEDZIALNOŚĆ Odpowiedzialność za treść, formę i strukturę dokumentu ponoszą Szefowie/Kierownicy komórek organizacyjnych, którzy opracowują dokument. 5. OPIS POSTĘPOWANIA 5.1. Zasady ogólne opracowania Księgi Służby Księga Służby jest zbiorem dokumentów funkcjonujących w danej komórce organizacyjnej WZL-4 S.A. Należy jej nadać taką formę, która by sprzyjała zrozumieniu jej treści, była maksymalnie przejrzysta oraz użyteczna. Należy zwrócić uwagę na konkretność i komunikatywność tekstu, używać terminów jednoznacznych, zrozumiałych. Treść dokumentów powinna być podzielona na rozdziały, punkty, podpunkty odpowiednio oznaczona. Tytuł należy wyróżniać grubszą czcionką z zachowaniem odpowiednich odstępów między tytułem a opisem. Księgę Służby zatwierdza bezpośredni przełożony Szefa/Kierownika komórki organizacyjnej, którego jest ten dokument Forma graficzna dokumentu Każda kartka dokumentu powinna mieć format A4. Jeżeli zachodzi potrzeba wykonania np. rysunków na większych formatach, powinny one składać się na format A4.

5 Załącznik nr 7 do procedury QP/4.2.3/NJ INSTRUKCJA NR IO NJ 66-34/II Wydanie 03/01/ (wyd.dok./wyd.str./data) UKŁAD TREŚCI, FORMA GRAFICZNA KSIĘGI SŁUŻBY Str. / Na str. 5 / Struktura dokumentu. Każda Księga Służby powinna zawierać co najmniej: - stronę tytułową, - stronę spisu treści, - cele jakościowe komórki organizacyjnej - schemat organizacyjny komórki, - karta służby komórki, - karta służby pracownika, - karta ewidencji szkoleń pracownika, - wzory podpisów i pieczątek, - plan harmonogram szkoleń, - plan harmonogram kontroli, - wykaz dokumentów i dokumentów zbiorczych, - wykaz pracowników posiadających uprawnienia. Zezwala się na dołączanie do niej innych dokumentów uznanych przez prowadzącego Księgę Służby za niezbędne do właściwego funkcjonowania danej komórki organizacyjnej, bez konieczności uzupełniania spisu treści Strona tytułowa Księgi Służby Strona tytułowa musi zawierać: - nazwę zakładu (możliwy jest skrót WZL-4 S.A.), - nazwę - dokumentacja systemowa, - Zatwierdzam (Szef Komórki), - tytuł dokumentu Księga Służby, - nazwę komórki organizacyjnej; - stanowisko, nazwisko, datę i podpis opracowującego dokument, - stanowisko, nazwisko, datę i podpis sprawdzającego dokument. Wzór strony tytułowej stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszej instrukcji Strona spisu treści Strona spisu treści musi posiadać nagłówek zawierający: - nazwę zakładu, - tytuł dokumentu - stanowisko, nazwisko, datę i podpis opracowującego dokument, - stanowisko, nazwisko, datę i podpis sprawdzającego dokument. Wzór strony spisu treści Księgi Służby stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszej instrukcji Strona opisu Według załączonych Załączników od Nr 3 do 12.

6 Załącznik nr 7 do procedury QP/4.2.3/NJ INSTRUKCJA NR IO NJ 66-34/II Wydanie 03/02/ (wyd.dok./wyd.str./data) UKŁAD TREŚCI, FORMA GRAFICZNA KSIĘGI SŁUŻBY Str. / Na str. 6 / Zasady prowadzenia i aktualizacji Księga służby jest prowadzona, aktualizowana i przechowywana przez Szefa/ Kierownika danej komórki organizacyjnej. Zezwala się na odręcznie uzupełnianie, wprowadzanie poprawek lub zmian do poszczególnych dokumentów w sposób trwały, tuszem lub atramentem poprzez przekreślenie błędnego bądź zmienianego zapisu i wpisanie nad nim zapisu właściwego. Każdą zmianę, poprawkę należy autoryzować złożonym obok niej podpisem. Powyższy tok postępowania nie dotyczy Karty służby pracownika, która w przypadku dokonywania zmian, poprawek powinna być sporządzona w trzech egzemplarzach podpisana i zatwierdzona przez właściwego przełożonego. Pracownik, dla którego przeznaczony jest ten dokument podpisuje wszystkie egzemplarze. Jeden egzemplarz należy wręczyć pracownikowi, drugi zdać do Działu Spraw Osobowych trzeci wymienić w Księdze służby ( nieaktualny zniszczyć). Dokumenty: - karta służby pracownika, - karta ewidencji szkoleń pracownika, w przypadku ubycia pracownika zniszczyć. Dokumenty: - cele jakościowe komórki organizacyjnej, - plan harmonogram szkoleń, - plan harmonogram kontroli, po utracie przez nie aktualności przechowywać w Księdze służby minimum jeden rok. 6. Wykaz załączników Załącznik Nr 1 wzór strony tytułowej Księgi Służby Załącznik Nr 2 wzór strony spisu treści Załącznik Nr 3 wzór strony cele jakościowe komórki organizacyjnej Załącznik Nr 4 wzór strony schemat organizacyjny komórki Załącznik Nr 5 wzór strony Karta służby komórki Załącznik Nr 6 wzór strony Karta służby pracownika Załącznik Nr 7 wzór strony Karta ewidencji szkoleń pracownika Załącznik Nr 8 wzór strony Wzory podpisów i pieczątek Załącznik Nr 9 wzór strony Plan harmonogram szkolenia pracowników... Załącznik Nr 10 wzór strony Plan harmonogram (kontrole profilaktyczne) Załącznik Nr 11 wzór strony Wykaz dokumentów i dokumentów zbiorczych Załącznik Nr 12 wzór strony Wykaz pracowników posiadających uprawnienia 7. Rozdzielnik NP, NE, NT, NO, NH, NK, NJ, P-1, P-2, P-2A, P-3, P-4, P-5, P-6, P-6A, KP-1,2; KP-3; KP-4,5; KP-6; KP-6A; TG; HZ; HM; KJL; NS; TP

7 zał. nr 1 do instrukcji IO NJ 66-34/II DOKUMENTACJA SYSTEMOWA ZATWIERDZAM... KSIĘGA SŁUŻBY... (NAZWA KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ) Stanowisko Nazwisko Podpis Data Zmiana Nr zm. Data Podpis

8 zał. nr 2 do instrukcji IO NJ 66-34/II DOKUMENTACJA SYSTEMOWA SPIS TREŚCI Stanowisko Nazwisko Podpis Data Zmiana Nr zm. Data Podpis

9 CELE JAKOŚCIOWE (podać nazwę komórki) zał. nr 3 do instrukcji IO NJ 66-34/II

10 SCHEMAT ORGANIZACYJNY. (podać nazwę komórki) zał. nr 4 do instrukcji IO NJ 66-34/II

11 K A R T A S Ł U Ż B Y K O M Ó R K I zał. nr 5 do instrukcji IO NJ 66-34/II NAZWA KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ SYMBOL SYMBOL KOMÓRKI NADRZĘDNEJ 1. RAMOWE ZADANIA KOMÓRKI: 2. OBOWIĄZUJĄCE WAŻNIEJSZE WEWNĘTRZNE AKTY NORMATYWNE:

12 zał. nr 6 do instrukcji IO NJ 66-34/II ZATWIERDZAM... KARTA SŁUŻBY PRACOWNIKA KOMÓRKA PODLEGAJĄCA DN DZIAŁ/ WYDZIAŁ KOMÓRKA ORGANIZACYJNA SEKCJA STANOWISKO IMIĘ I NAZWISKO PODLEGŁOŚĆ S Y M B O L K O M Ó R K I 1. Kieruje: 2. Zastępstwa: 2.1. Zastępuje: 2.2. Jest zastępowany przez: 3. Współdziała w zakresie podstawowych obowiązków:... Zakres obowiązków, odpowiedzialności, uprawnień wynika z obowiązujących przepisów, w tym m.in.: - Kodeksu pracy; - Regulaminu pracy; - Układu Zbiorowego Pracy: - Zakładowych aktów prawnych - zarządzeń, regulaminów, instrukcji, przepisów szczególnych; - Księgi Jakości; - Ramowy zbiór wymagań techniczno-organizacyjnych... nr arch. US 7951 (jeżeli dotyczy). 4. Uprawnienia: 5. Obowiązki i odpowiedzialność:

13 6. Ponadto do obowiązków pracownika na stanowisku określonym na wstępie niniejszego zakresu czynności należy w szczególności: Warszawa, dnia (podpis bezpośredniego przełożonego) Jeden egzemplarz niniejszej Karty otrzymałem dnia... Treść niniejszej Karty przyjmuję do wiadomości. Zobowiązuję się do ścisłego przestrzegania zawartych w niej postanowień. Warszawa, dnia ( Podpis pracownika )

14 zał. nr 7 do instrukcji IO NJ 66-34/II K A R T A E W I D E N C J I S Z K O L E Ń P R A C O W N I K A Imię i nazwisko Nr karty Stanowisko Wydział / Dział Lp. Rodzaj szkolenia Data zakończenia Dokument Termin wznowienia szkolenia Potwierdzenie działu spraw osobowych

15 zał. nr 8 do instrukcji IO NJ 66-34/II WZORY PODPISÓW I PIECZĄTEK LP. NAZWISKO I IMIĘ ODCISK PIECZĘCI (STEMPLA) PODPIS I DATA ZWROT U W A G I

16 Z A T W I E R D Z A M zał. nr 9 do instrukcji IO NJ 66-34/II.. PLAN - HARMONOGRAM SZKOLENIA PRACOWNIKÓW... na rok... LP NAZWA SZKOLENIA ODPOWIEDZIAL NY UCZESTNICY MIEJSCE TERMIN REALIZACJI I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII UWA GI Legenda: X - planowane - zrealizowane... (stanowisko) Warszawa, dn (imię i nazwisko, podpis )

17 Z A T W I E R D Z A M PLAN - HARMONOGRAM... (kontrole profilaktyczne) zał. nr 10 do instrukcji IO NJ 66-34/II na rok... UWA ODPOWIEDZIAL TERMIN REALIZACJI LP. TEMAT KONTROLI PROF. UCZESTNICY MIEJSCE GI NY I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII Legenda: X - planowane - zrealizowane... (stanowisko) Warszawa, dn (imię i nazwisko, podpis)

18 zał. nr 11 do instrukcji IO NJ 66-34/II WYKAZ DOKUMENTÓW I DOKUMENTÓW ZBIORCZYCH LP TYTUŁ DOKUMENTU NUMER DOKUM. UWAGI

19 zał. nr 12 do instrukcji IO NJ 66-34/II WYKAZ PRACOWNIKÓW POSIADAJĄCYCH UPRAWNIENIA /Egzamin kwalifik., SKJ, uprawnienia państwowe, inne/ LP. IMIĘ I NAZWISKO RODZAJ UPRAWNIENIA OKRES WAŻNOŚCI UWAGI