Macierz komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej w ENGIE Services Sp. z o.o.

Transkrypt

1 Macierz komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej w ENGIE Services Sp. z o.o. Komunikacja zewnętrzna kluczowe obszary komunikacji z zewnętrznymi stronami zainteresowanymi Ochrona środowiska/bhp Sprawozdawczość środowiskowa publicznej Formalna- sprawozdania środowiskowe Planowane zmiany w obszarze techniczno-technologicznym wymagające uzyskanie decyzji publicznej RDOŚ, ŚANEPID Społeczność lokalna Przed rozpoczęciem inwestycji Formalna w formie wniosku o wydanie decyzji o uwarunkowaniach środowiskowych wraz z KIP lub Raportem Oddziaływania Środowiskowego Planowane zmiany w obszarze techniczno-technologicznym wpływające na zmiany w wydanych dla spółki decyzjach środowiskowych publicznej Przed rozpoczęciem działań/ przed zmianą skali realizacji procesów itp. Formalna w formie wniosku o wydanie / zmianę decyzji Deklaracja Środowiskowa GDOŚ Cyklicznie raz do roku, po zatwierdzeniu zweryfikowanej deklaracji Formalna- publikacja zweryfikowanej deklaracji Informacje na temat statusu działań w obszarze ochrony środowiska publicznej W trakcie prowadzonych kontroli przez uprawnione organy kontroli Bezpośrednia rozmowy, oględziny, oceny ZSZ I EMAS Sprawozdawczość wypadkowa Główny Urząd Statystyczny Do 14 dni od sporządzenia protokołu wypadkowego Formalna za pośrednictwem portalu GUS Dział BHP Informowanie stron zainteresowanych w zakresie potencjalnych awarii np. pożar Straż Pożarna Przed organizowanymi ćwiczeniami ppoż Formalna pismo zawiadamiające Zarząd Macierz komunikacji zewnętrznej i wewnętrzne w ZSZ_ver.02/2018 Strona 1 z 6

2 Komunikacja zewnętrzna kluczowe obszary komunikacji z zewnętrznymi stronami zainteresowanymi Handlowy (Komunikacja z em) Zakupowy (komunikacja z dostawcami) Ekonomicznofinansowy Oferta firmy, w tym informacje związane z wyrobami Uzyskiwanie informacji zwrotnej od klienta związanej z usługami Uzyskiwanie informacji zwrotnej związanej wadliwością usług Postępowanie z własnością klienta lub nadzór nad nią; Ustalenie specyficznych wymagań dotyczących działań awaryjnych, jeżeli to właściwe. W procesie sprzedaży wyrobów/usług W procesie współpracy z klientem W procesie analizy i oceny zgłoszeń reklamacyjnych W procesie sprzedaży wyrobów/usług W procesie sprzedaży wyrobów/usług Wymagania do dostawców/kooperantów Dostawcy/kooperanci W procesie zawierania umów handlowych Wymagania i praktyki środowiskowe/bhp, w tym Polityka ZSZ Postępowanie z własnością Dostawcy lub nadzór nad nią Wymagania i praktyki środowiskowe/bhp, w tym Polityka ZSZ Sprawozdawczość finansowo-skarbowa Sprawozdawczość w zakresie importu/eksportu towarów Dostawcy / podwykonawcy Dostawcy/kooperanci Dostawcy / podwykonawcy skarbowej celnej W procesie dopuszczania firmy do pracy na terenie zakładu W procesie zawierania umów handlowych W procesie dopuszczania firmy do pracy na terenie zakładu Rozmowy, negocjacje handlowe Pomiar satysfakcji klienta Proces reklamacyjny W ramach zawartych umów handlowych z ami W ramach zawartych umów handlowych z ami Rozmowy, negocjacje handlowe Formalna karta oceny i dopuszczenia dostawcy/ Rozmowy, negocjacje handlowe, umowy/zamówienia Formalna karta oceny i dopuszczenia firmy zewnętrznej Formalna- deklaracje podatkowe/sprawozdania finansowe Formalna- deklaracje celne Osoba wprowadzająca firmę na teren zakładu Główna Księgowa Główna Księgowa Sprawozdawczość kadrowa ZUS Formalna- deklaracje Kierownik Działu Macierz komunikacji zewnętrznej i wewnętrzne w ZSZ_ver.02/2018 Strona 2 z 6

3 ubezpieczeniowe itp. Komunikacja zewnętrzna kluczowe obszary komunikacji z zewnętrznymi stronami zainteresowanymi CD. Ekonomicznofinansowy Zintegrowanego Systemu Zarządzania Sprawozdawczość statystyczna Sprawozdawczość finansowa/ubezpieczeniowa Sprawozdawczość zarządcza Polityka ZSZ Informacja na temat zakresu działań ENGIE Services, w tym oddziaływanie środowiskowe Informacje na temat statusu działań w obszarze ZSZ GUS Instytucje finansujące np. banki, jednostki udzielające dotacji, ubezpieczalnie Udziałowcy/ Sąd rejestrowy Zewnętrzne strony zainteresowane Zewnętrzne strony zainteresowane Auditorzy Zewnętrznej Jednostki Certyfikacyjnej, Weryfikator EMAS lub na żądanie GUS umów kredytowych, umów dofinansowania, umów ubezpieczeniowych itp. Bieżąco w sposób ciągły Cyklicznie raz do roku, po zatwierdzeniu zweryfikowanej deklaracji W trakcie prowadzonych auditów przez Auditorów Formalna- sprawozdania statystyczne Formalnapismo/sprawozdanie Formalna- sprawozdania z działalności spółki Udostępnienie Polityki na stronie www Spółki Wywieszenie w kluczowych miejscach organizacji Formalna- publikacja zweryfikowanej deklaracji Bezpośrednia rozmowy, oględziny, oceny Kadr Dział Księgowości Główna Księgowa Zarząd, Macierz komunikacji zewnętrznej i wewnętrzne w ZSZ_ver.02/2018 Strona 3 z 6

4 Komunikacja wewnętrzna kluczowe obszary komunikacji wewnętrznej Ochrona środowiska Wymagania BHP Wymagania wynikające z decyzji środowiskowych wydanych dla zakładu, nakazów i zaleceń organów kontroli Wymagania dotyczące sterowania operacyjnego aspektami środowiskowymi, postępowania na wypadek awarii środowiskowych Wymagania wynikające z przepisów prawnych, nakazów i zaleceń organów kontroli BHP, wymagania wewnętrzne bhp. Dział BHP Macierz komunikacji zewnętrznej i wewnętrzne w ZSZ_ver.02/2018 Strona 4 z 6

5 Komunikacja wewnętrzna kluczowe obszary komunikacji wewnętrznej Zarządzania kadrami Działalność operacyjna spółki Zintegrowanego Systemu Zarządzania Wymagania wynikające z kodeksu pracy, w tym dotyczące warunków pracy i płacy Sprawozdawczość zarządcza na podstawie ustanowionych kryteriów monitorowania i pomiaru procesów Wymagania ZSZ obowiązujące w spółce Widza organizacyjna Kluczowe aspekty funkcjonowania ZSZ, w tym dotyczące: polityki zintegrowanego systemu zarządzania istotnych celów ZSZ; znaczących aspektów środowiskowych i związanych z nimi rzeczywistych lub potencjalnych wpływów na środowisko związanych z ich pracą swojego wkładu w skuteczność Zarząd Miesięcznie, kwartalnie, rocznie - za poprzedni okres W trakcie procesu przyjęcia pracownika do pracy, zmianie treści polityki i innych kluczowych dokumentów ZSZ, stosowania, Formalna w formie przesyłanego raportu z działalności operacyjnej Wg wymagań określonych w Macierzy Zarządzania Wiedzą organizacyjną Formalna karta szkolenia wstępnego, Okresowe szkolenia personelu w zakresie ZSZ Dział Kadr Właściciele procesów ZSZ Dział Kadr Macierz komunikacji zewnętrznej i wewnętrzne w ZSZ_ver.02/2018 Strona 5 z 6

6 zintegrowanego systemu zarządzania, w tym korzyści z doskonalenia efektów działania; konsekwencji niezgodności z wymaganiami zintegrowanego systemu zarządzania Skuteczność ZSZ Prezes Zarządu 1 raz do roku w terminie ustalonym z Prezesem Zarządu Formalny przegląd, zakończony pisemnym raportem Właściciele procesów. Warszawa; r Opracował i zatwierdził: Bożena Puss Macierz komunikacji zewnętrznej i wewnętrzne w ZSZ_ver.02/2018 Strona 6 z 6