INSTRUKCJA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA INSTRUKCJA PLANOWANIA, REALIZACJI I NADZORU NAD USŁUGĄ IS-07/01/III

Transkrypt

1 Opracował: Sprawdził: Zatwierdził: I Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS Bożena Puss Dyrektor operacyjny Marcin Biskup Prezes Zarządu Jan Woźniak Podpisy: Strona 1 z 6 Data: r Dokument zatwierdzony Zarządzeniem Wewnętrznym Prezesa Zarządu SPIS TREŚCI 1. Cel instrukcji 2 2. Przedmiot instrukcji 2 3. Zakres obowiązywania 2 4. Terminologia i skróty 2 5. Odpowiedzialność i uprawnienia 2 6. Opis procesu Start projektu Realizacja i nadzór nad świadczoną usługą Kontrola jakości Sterowanie operacyjne aspektami środowiskowymi - odpady 5 7. Dokumenty związane 6 8. Załączniki 6 9. Historia zmian 6 Rodzaj egzemplarza: Wewnętrzny Informacyjny Egzemplarz nadzorowany nr: 1 Adresat: Wszystkie Komórki Organizacyjne Spółki UWAGA: Wszelkie prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian treści dokumentu, a także kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Prezesa Zarządu firmy Engie Services Sp. z o.o.

2 1. Cel instrukcji Strona 2 z 6 Celem instrukcji jest określenie sposobu planowania nowego projektu i nadzorowania prowadzonych usług z uwzględnieniem wymagań jakościowych, środowiskowych i bhp. 2. Przedmiot instrukcji Instrukcja określa tryb postępowania przy planowaniu i uruchamianiu nowego projektu oraz zasady bieżącego nadzoru oraz dokumentowania i raportowania wyników. 3. Zakres obowiązywania Niniejsza instrukcja obowiązuje w komórkach organizacyjnych Engie Services Sp. z o.o. objętych Zintegrowanym Systemem Zarządzania wskazanych w rozdzielniku ze strony pierwszej niniejszej instrukcji. 4. Terminologia i skróty Pełny katalog pojęć i skrótów funkcjonujących w Zintegrowanym Systemie Zarządzania określa załącznik nr 1 do Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania. 5. Odpowiedzialność i uprawnienia Za bieżące stosowanie niniejszej instrukcji odpowiadają bezpośrednio pracownicy, którzy realizują czynności wynikające z jej zapisów, a pośrednio Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS, który prowadzi nadzór nad realizacją działań Odpowiedzialność za nadzór nad kluczowymi elementami instrukcji określa poniższa tabela: Lp. Zakres odpowiedzialności Odpowiedzialny 1. - Formalne wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za Prezes Zarządu prowadzenie nowego projektu 2. - Nadzór nad Działem Operacyjnym Dyrektor Operacyjny 3. - Uruchomienie nowego projektu, 6. Opis procesu 6.1 Start projektu - Bieżący nadzór nad realizacją usługi, - Nadzorowanie podwykonawców, - Raportowanie wyników prowadzonego projektu, - Sterowanie operacyjne aspektami środowiskowymi. Osoba Prowadząca Projekt Po podpisaniu umowy Prezes Zarządu zobowiązany jest do formalnego i udokumentowanego wyznaczenia Osoby Odpowiedzialnej za realizację Usługi tzw. PM. Dopuszcza się wyznaczenie ww. osoby w formie informacji przesłanej em do zainteresowanych stron PM odpowiedzialny za dany projekt kompletuje zespół personelu dedykowanego do danego projektu. W przypadku gdy ze względu na charakter projektu wymaganym jest pozyskanie nowego personelu lub podwykonawcy mają zastosowanie odpowiednio wymagania:

3 Strona 3 z 6 - Procedury P-01/01 Komunikacja, Kompetencje i Szkolenia Personelu, - Instrukcji IS-10/03 Instrukcja Kwalifikacji Dostawców i Realizacji Zakupów PM lub SM wyznaczony do bezpośredniego nadzoru nad uruchomieniem i prowadzeniem nowego projektu zobowiązany jest do formalnego i technicznego przygotowania obiektu/instalacji do świadczenia usługi. Tzw. start projektu wykonywany jest w oparciu o ramowe zagadnienia określone w Karcie Startu Nowego Projektu (F-07/01), które obejmują między innymi kwestie formalno-prawne, inżynieryjno-techniczne, bhp, środowiskowe. W obszarze wymagań BHP i Ochrony Środowiska Osoba Prowadząca Projekt współpracuje odpowiednio z Pracownikiem Służby BHP oraz Specjalistą ds. Ochrony Środowiska. Dokumentacja, w tym techniczna, odbiorowa itp pozyskana od Klienta stanowi własność Klienta i podlega właściwej ochronie, zgodnie z wymaganiami określonymi w Umowie przez Klienta. W przypadku braku specyficznych i jednoznacznych wymagań Klienta dotyczących postępowania z dokumentacją przyjmuje się zasady podstawowe tzn. dokumentacja podlega identyfikacji, przechowywaniu, zabezpieczeniu przed utratą, zniszczeniem, zagubieniem zgodnie wymaganiami procedury P-03/01 Nadzór Nad Dokumentami i Zapisami. Dokumentacja Klienta nie może być, bez zgody Klienta wykorzystana w innym celu niż do realizacji przedmiotowej usługi Wymagania się, aby w ramach prowadzonej Karty Startu Projektu osoba odpowiedzialna bieżąco dokumentowała status realizowanych działań w danym zakresie oraz poziom zawansowania. W przypadku gdy, ze względu na charakter zleconych usług, ich złożoność oraz zakres rzeczowy istnieją realne problemy związane z terminowym przejęciem obiektu/instalacji osoba prowadząca zobowiązana jest formalnie informować o tym fakcie PM oraz jeśli to zasadne Dyrektora Operacyjnego, którzy podejmują dodatkowe uzgodnienia z Klientem W przypadku, gdy zakres usług tego wymaga, a otrzymana od Klienta dokumentacja nie obejmuje dokumentacji projektowej (zgodnie z ustaleniami zawartymi w umowie z Klientem) osoba prowadząca w porozumieniu z PM podejmuje działania celem podzlecenia prac projektowych do wyspecjalizowanej i zakwalifikowanej firmy projektowej zgodnie z wymaganiami Instrukcji Zlecania Prac Projektowych Do Podwykonawcy (IS-09/01). 6.2 Realizacja i nadzór nad świadczoną usługą Podstawą do realizacji i nadzoru nad świadczoną usługą jest: - umowa od Klienta, - dokumentacja pozyskana od Klienta, na etapie tzw. Startu Projektu, - Dane wprowadzone do Systemu TMO, Otrzymana dokumentacja przechowywana jest i nadzorowana zgodnie z zapisami procedury P-03/01 Nadzór Nad Dokumentami i Zapisami.

4 Strona 4 z Bezpośredni nadzór nad poprawnością realizowanych działań w ramach świadczonej usługi sprawuje wyznaczony SM lub PM i obejmuje on między innymi nadzór nad: - dochowania wymagań zawartej umowy, - zgodnością wykorzystywanych materiałów, surowców itp., - nadzór pod względem technicznym, jakościowym, ilościowym prac wykonywanych przez podwykonawców oraz zgodność procesu ich realizacji z wymaganiami BHP i Ochrony Środowiska, - nadzór nad jakością i kompletnością sporządzanej dokumentacji odbiorowej, - nadzór nad kompletnością i zgodnością danych wprowadzanych do systemu TMO. W przypadku, gdy w ramach świadczonej usługi zatrudniani są podwykonawcy, Osoba Prowadząca Projekt zobowiązana jest do formalnej weryfikacji zdolności podwykonawcy do wykonania prac zgodnie z wymaganiami jakościowymi, środowiskowymi i BHP. Wprowadzani podwykonawcy i ich pracownicy podlegają formalnemu dopuszczeniu zgodnie z wymaganiami instrukcji IS-10/02 Instrukcja Dopuszczania Firm Obcych do Pracy. 6.3 Kontrola jakości Przyjęty system kontroli wykonywanych usług obowiązuje w Engie Services Sp. z o.o. niezależnie od faktu, czy prace wykonywane są przez pracowników firmy, czy dany zakres prac jest podzlecony do wykonania przez specjalistyczną firmę zewnętrzną Kontrola jakości jest realizowana jako: - Kontrola jakości materiałów/towarów wykorzystywanych w procesach realizacji usług tzw. kontrola dostaw, - Odbiory częściowe prac wykonywanych przez podwykonawców zakończone pisemnym protokołem odbioru, - Kontrola ostateczna końcowy odbiór techniczny wykonywany przez SM w obecności Klienta (dla prac o charakterze inwestycyjnym) lub w przypadku prac polegających na bieżącym nadzorze stanu techniczne weryfikacja prowadzona jest przez pracowników dedykowanych do danego projektu, a wyniki, w tym statusy realizacji działań raportowane są Klientowi w systemie miesięcznym na portalu e- engie Proces kontroli jakości prowadzony jest w oparciu o: - Wymagania zawarte w Umowie Klienta, - Wymagania zawarte w ddokumentacji technicznej, - Normy techniczne (jeśli wymagane), - Warunki Urzędu Dozoru Technicznego (dla urządzeń ciśnieniowych), - tzw. uznane praktyki inżynierskie Wyniki prowadzonych kontroli w zależności od zakresu prac poświadczane są w: - Protokołach odbioru robót, - Dokumentacji technicznej maszyn/urządzeń/instalacji,

5 - Dokumentach urzędowych np. Książki obiektów. Strona 5 z 6 Niezależnie od wpisów do dokumentów źródłowych o których mowa powyżej Osoba Prowadząca Projekt zobowiązana do bieżącego prowadzenia wpisów w systemie TMO W przypadku, gdy w ramach bieżącego nadzoru nad prowadzonymi działaniami lub w związku z formalną reklamacją Klienta została zidentyfikowana niezgodność w zakresie świadczonej usługi osoba prowadząca projekt zobowiązana jest podjąć niezwłoczne działania celem usunięcia niezgodności zgodnie z wymaganiami określonymi w procedurze P-03/04 Nadzór nad Usługą Niezgodną 6.4 Sterowanie operacyjne aspektami środowiskowymi - odpady Powstające, w trakcie realizacji procesu odpady powstają należy zakwalifikować do jednej z grup odpadów określonych w Decyzji środowiskowej nr 186/12/PŚ.O z dnia r wydanej przez Marszałka Województwa Mazowieckiego. Ww. decyzja stanowi podstawowe źródło informacji dotyczące klasyfikowania odpadów Pracownicy uczestniczący w procesie zobowiązani są do selektywnego gromadzenia odpadów wytwarzanych w trakcie realizacji procesu poprzez ich umieszczanie w odpowiednich pojemnikach na odpady (opisanych kodem i nazwą odpadów). W przypadku, gdy nie potrafisz zakwalifikować danego odpadu do grupy wskazanej w ww. decyzji środowiskowej lub, gdy w trakcie nietypowych prac zostanie wytworzony odpad inny niż wskazany ww. decyzji środowiskowej, skontaktuj się w tej sprawie bezpośrednim przełożonym lub Pełnomocnikiem ds. ZSZ i EMAS, który udzieli dodatkowych wytycznych! Odpady komunalne mają być gromadzone w pojemnikach na odpady komunalne, a następnie przekazywane są podmiotom wyspecjalizowanym na podstawie zawartej umowy dotyczącej odbioru odpadów komunalnych W zależności od rodzaju - odpady: - są przekazywane podmiotom specjalistycznym posiadającym pozwolenia na zbieranie, transport i unieszkodliwianie odpadów, - przekazywane są do pojemników/kontenerów Klienta zgodnie z lokalnymi warunkami na danym obiekcie Postępuj zgodnie z wymaganiami danego obiektu oraz warunkami zawartej umowy! W przypadku wątpliwości zapytaj bezpośredniego przełożonego! Wszystkie pozyskane Karty Przekazania Odpadów bieżąco przekazywane są do Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS! W przypadku, gdy w związku z zakresem wykonywanych prac istnieje ryzyko wystąpienia uwolnień zanieczyszczeń do środowiska wszyscy pracownicy zobowiązani są do działań prewencyjnych.

6 Strona 6 z W przypadku wystąpienia awarii środowiskowej należy postępować zgodnie z instrukcją (IS-03/05) Gotowość Reagowanie na Awarie i Zdarzenia Awaryjne. 7. Dokumenty związane - Procedura: Nadzór nad Dokumentami i Zapisami (P-03/02), - Procedura: Nadzór nad Usługą Niezgodną (P-03/04), - Procedura: Komunikacja, Kompetencje i Szkolenia Personelu (P-01/01), - Instrukcja Dopuszczania firm Obcych do Pracy (IS-10/02), - Instrukcja Kwalifikacji Dostawców i Realizacji Zakupów (IS-10/03), 8. Załączniki - Załącznik nr 1 Karta Monitorowania Procesu Realizacja Usługi 9. Historia zmian Wydanie Data wydania Wprowadzona zmiana Kto opracował I/ Nowy dokument Bożena Puss II/ III/ Nowe wydanie wynikające z wdrożenia SZŚ wg EN ISO 14001/EMAS i jego integracji z obowiązującym systemem jakości. Nowe wydanie wynikające z wdrożenia SZBHP wg PN-N i jego integracji z obowiązującym systemem jakości, zmiana nazwy spółki na ENGIE Services Sp. z o.o. Bożena Puss Bożena Puss