OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU. dotyczące wykonania innowacyjnego systemu informatycznego wspierającego proces zarządzania multiagencją

Transkrypt

1 1 S t r o n a Centrum Szkoleń i Ubezpieczeń ALFA Sp. z o.o. ul. Kijowska 9, Katowice Biuro obsługi: ul. Rolna 43 c lok Katowice Katowice, 03 stycznia 2013 r. OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU dotyczące wykonania innowacyjnego systemu informatycznego wspierającego proces zarządzania multiagencją W związku z realizacją projektu pt. Podniesienie konkurencyjności CSU Alfa poprzez wdrożenie innowacyjnego systemu informatycznego wspierającego proces zarządzania multiagencją wniosek o dofinansowanie (Nr WND-RPSL D84/11-01) ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata , Poddziałanie Mikro, Małe i Średnie Przedsiębiorstwa zapraszamy Państwa do złożenia oferty na wykonanie informatycznego systemu do zarządzania multiagencją. Wybór firmy (dostawcy) dla przedmiotu niniejszego zapytania dokonany zostanie w oparciu o najbardziej korzystną ofertę, z zachowaniem zasad jawności, przejrzystości i uczciwej konkurencji. Centrum Szkoleń i Ubezpieczeń ALFA Sp. z o.o. zobowiązuje się dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności w wypełnianiu funkcji podmiotu objętego wnioskiem o dofinansowanie ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata I. Informacje ogólne o projekcie. Głównym celem strategicznym projektu jest podniesienie innowacyjności i konkurencyjności firmy Alfa. Cel ten jest zbieżny z założeniami Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata Przedmiotem projektu jest: - zakup oprogramowania dedykowanego w postaci informatycznego systemu zarządzania multiagencją (moduł bazowy, moduł obsługi ubezpieczeń grupowych oraz polis majątkowych, moduł rozliczania prowizji, moduł dedykowany agentom), - ograniczenie kosztów administracyjnych związanych z obsługą agentów,

2 2 S t r o n a - automatyzacja naliczania prowizji skutkująca: możliwością znacznego powiększenia liczby agentów i wprowadzeniem nowego produktu (IKZE), eliminacją błędu ludzkiego w naliczaniu prowizji i wystawianiu dokumentów księgowych, zmniejszeniem czasu prac administracyjnych, - poprawa komunikacji na linii multiagencja-agent poprzez zapewnienie agentom dostępu do bieżącej informacji o statusie zawieranych umów i należnych prowizjach. II. Przedmiot zamówienia. Przedmiotem zamówienia jest zakup wykonanie oprogramowania składającego się z następujących modułów: 1. Moduł bazowy Powinna być to aplikacja służąca do obsługi ubezpieczeń na życie mająca na celu wymianę istniejących rejestrów opartych o arkusze kalkulacyjne. Wskazanym jest aby program oparty był o jedną bazę danych, co umożliwi równoległą pracę kilku pracownikom administracyjnym. 2. Moduł obsługi ubezpieczeń grupowych oraz polis majątkowych Obsługa ubezpieczeń grupowych oraz majątkowych znacząco różni się od polis życiowych. Prowizje za umowy grupowe negocjowane są indywidualnie dla każdej polisy, co uniemożliwia przypisanie agentowi stałej stawki prowizyjnej dla tego produktu. Każdej podpisanej polisie grupowej towarzyszy konieczność zdefiniowania stawek dla agenta podpisującego oraz jego przełożonych w strukturze multiagencji. W polisach majątkowych pod jedną polisą (numerem polisy) może kryć się kilka produktów (np. OC, AC, NNW). Konieczne jest zatem odnotowywanie sprzedaży grupy produktów pod jednym numerem polisy oraz rozliczanie prowizji za wszystkie produkty na podstawie jednego numeru, co ma umożliwić moduł obsługi ubezpieczeń grupowych oraz polis majątkowych. 3. Moduł rozliczania prowizji Wszystkie towarzystwa ubezpieczeniowe mają swoje systemy informatyczne generujące noty prowizyjne dla współpracujących z nimi multiagencji. Każde z tych towarzystw posiada zupełnie inne oprogramowanie, a co za tym idzie każde towarzystwo dostarcza noty prowizyjne w innym formacie pliku (łącznie 16 odmiennych końcówek informatycznych). Omawiane rozwiązanie musi zatem umożliwić automatyczny import danych do systemu z pominięciem ręcznego kopiowania. 4. Moduł dedykowany agentom Moduł ten powinien posiadać formę aplikacji webowej, która będzie zsynchronizowana z pozostałymi modułami aplikacji. Agent po zalogowaniu do witryny będzie miał dostęp do następującego zestawu narzędzi:

3 3 S t r o n a - lista kontaktów, - monitorowanie statusu prowizji należnej od podpisanych z klientami umów, - automatyczne generowanie not prowizyjnych oraz rachunku zawierającego wynagrodzenie agenta, - statystyki, - wgląd w strukturę hierarchiczną multiagencji i obserwacja swojego położenia w niej. III. Informacje szczegółowe dotyczące modułów oprogramowania. 1. Moduł bazowy System bazowy umożliwi obsługę prowizji pochodzących z polis życiowych oraz umożliwi zastąpienie arkusza kalkulacyjnego jako narzędzia, przy pomocy którego naliczane są prowizje. Jest to pierwszy etap budowy zintegrowanego systemu zarządzania multiagencją. Program ma za zadanie rozdzielanie prowizji pomiędzy agentów współpracujących z multiagencją w oparciu o hierarchiczny system prowizyjny. Pracownik multiagencji definiuje drzewiaste struktury agencyjne składające się z agentów wraz z przypisanymi im typami agenta. Drzewo może zmieniać swoją budowę na przestrzeni czasu, tzn. składająca się na niego grupa agentów może się powiększać. Przy pomocy drzewa naliczane są prowizje za sprzedaż polis życiowych. Za każdy sprzedany produkt agent otrzymuje prowizję, której wysokość zdefiniował pracownik multiagencji podczas budowania drzewa. Jeżeli w momencie sprzedaży agent posiada w drzewie rodzica, to rodzic otrzyma za tą sprzedaż prowizję będącą różnicą pomiędzy jego stawkami prowizyjnymi za ten produkt oraz tymi zdefiniowanymi dla agenta. Ta procedura jest powtarzana dla kolejnych rodziców, aż do osiągnięcia korzenia drzewa. Program na podstawie wprowadzonych danych (produkcji, wpływów prowizji) automatycznie rozdzieli prowizję pomiędzy agentów i obliczy wartość prowizji, która pozostała w multiagencji. Zakres funkcjonalności aplikacji: - wprowadzanie / edycja danych agentów, - przypisywanie agentów do poszczególnych zespołów w wybrane miejsce w strukturze multiagencji, - definiowanie stawek prowizyjnych agentów, - odnotowywanie produkcji agentów poprzez wprowadzanie do systemu sprzedanych przez nich polis życiowych, - monitorowanie cyklu uprawomocniania się polis życiowych, - wyliczanie prowizji na podstawie danych zawartych na notach prowizyjnych otrzymanych z towarzystw ubezpieczeniowych oraz na podstawie miejsca agenta (który dokonał sprzedaży) w strukturze multiagencji.

4 4 S t r o n a 2. Moduł obsługi ubezpieczeń grupowych oraz polis majątkowych Moduł ten umożliwi obsługę umów grupowych oraz polis majątkowych charakteryzujących się inną niż w przypadku polis życiowych procedurą naliczania prowizji. Prowizje za umowy grupowe w większości negocjowane są indywidualnie dla każdej polisy, co uniemożliwia przypisanie agentowi stawki prowizyjnej dla tego produktu. Każdej podpisanej polisie grupowej towarzyszy konieczność zdefiniowania stawek dla agenta podpisującego oraz jego rodziców w strukturze drzewiastej. W Polisach majątkowych pod jedną polisą (numerem polisy) może kryć się kilka produktów (np. OC, AC, NNW). Konieczne jest odnotowywanie sprzedaży grupy produktów pod jednym numerem polisy oraz rozliczanie prowizji za wszystkie produkty na podstawie jednego numeru. Zakres funkcjonalności aplikacji: - integracja z aplikacją bazową obsługującą polisy życiowe, - grupowanie produktów majątkowych, - dodawanie / edycja nowych towarzystw ubezpieczeniowych oraz ich ubezpieczeń majątkowych, - odnotowywanie sprzedaży produktu majątkowego przez agenta, - definiowanie sposobu otrzymywania prowizji na etapie sprzedaży (polisy opłacane jednorazowo lub na raty), - odnotowanie wpływu prowizji za sprzedane polisy; program rozpozna po numerze polisy jakie produkty zostały sprzedane i kto dokonał sprzedaży, w celu obliczenia prowizji, - odnawianie ubezpieczeń majątkowych (przedłużenie polisy może wiązać się ze zmianą numeru polisy, sposobu płatności - np. z ratalnego na płatność jednorazową), - powiadamianie o wygasających polisach, - odnotowywanie sprzedaży produktów grupowych - konieczne jest zdefiniowanie kto dokonał sprzedaży oraz wprowadzenie wynegocjowanych stawek prowizyjnych dla multiagencji, sprzedającego i jego przełożonych, - odnotowywanie zerwania / wycofania się klienta z umowy, - powiadomienia o braku płatności za poszczególne polisy, - raportowanie sprzedaży, - uwzględnienie prowizji za produkty majątkowe i polisy grupowe w miesięcznych zestawieniach prowizyjnych agentów.

5 5 S t r o n a 3. Moduł rozliczania prowizji Oprogramowanie to umożliwi m.in. ujednolicenie formatów not prowizyjnych przysyłanych z poszczególnych towarzystw ubezpieczeniowych. System automatycznego zaczytywania not prowizyjnych będzie modułem systemu głównego udostępniającym ogólny interfejs komunikacji systemu z modułami obsługującego końcówki informatyczne poszczególnych towarzystw. Ponadto zaczytane dane będą widoczne z punktu widzenia systemu w taki sposób, jakby zostały ręcznie dodane przez pracownika wprowadzającego dane z not prowizyjnych. System podzieli zaczytywanie danych na dwie fazy. W pierwszej z nich system zaczytuje dane, waliduje je i wyświetla użytkownikowi odpowiedni raport. Dopiero gdy aplikacja oraz użytkownik stwierdzą, że dane są prawidłowe, program wprowadza je do bazy danych. Po zaczytaniu danych otrzymanych od wszystkich towarzystw, system umożliwi wygenerowanie zestawień prowizyjnych dla każdego agenta w postaci osobnych plików w formacie PDF lub Excel. Automatyczne zaczytywanie 16 różnych końcówek informatycznych następujących towarzystw ubezpieczeniowych: - PZU SA (zestawienie prowizyjne za ubezpieczenia majątkowe) - Towarzystwo Ubezpieczeń Wzajemnych TUZ (ubezpieczenia majątkowe) - WARTA - Towarzystwo Ubezpieczeń i Reasekuracji S.A. (ubezpieczenia majątkowe) - Generali TU S.A., Generali Życie TU S.A. (ubezpieczenia majątkowe, ubezpieczenia życiowe, ubezpieczenia grupowe) - UNIQA TU S.A., UNIQA TU na Życie S.A. (ubezpieczenia majątkowe, ubezpieczenia życiowe, ubezpieczenia grupowe) - SIGNAL IDUNA Polska TU S.A., SIGNAL IDUNA Życie Polska TU S.A. (ubezpieczenia majątkowe, ubezpieczenia życiowe i grupowe) - InterRisk TU S.A. Vienna Insurance Group (ubezpieczenia majątkowe, grupowe oraz życiowe) - Nordea Polska Towarzystwo Ubezpieczeń na Życie S.A. (ubezpieczenia życiowe) - Aviva Towarzystwo Ubezpieczeń na Życie S.A. (ubezpieczenia życiowe) - AXA Polska S.A. (ubezpieczenia życiowe) - MACIF Życie Towarzystwo Ubezpieczeń Wzajemnych (ubezpieczenia życiowe) 4. Moduł dedykowany agentom Oprogramowanie to pozwoli na wgląd każdego agenta w swój profil poprzez stronę internetową multiagencji. Dzięki temu agent będzie mógł m.in. monitorować status otrzymywanych prowizji oraz dostęp do bazy informacji o klientach, produktach, ubezpieczycielach itp.

6 6 S t r o n a Aplikacja webowa będzie zsynchronizowana z pozostałymi częściami aplikacji, co wydatnie poprawi efektywność zarządzania multiagencją. Dokumenty wygenerowane za pomocą aplikacji webowej (umowy, rachunki, faktury) po przesłaniu do siedziby multiagencji będą potwierdzane w systemie. Pracownik po wypłacie pieniędzy odnotuje ten fakt w aplikacji, co będzie widoczne w panelu agenta; w przypadku braku wypłaty pieniędzy w danym okresie rozliczeniowym, przechodzą one automatycznie na kolejny. Moduł dedykowany agentom będzie posiadał następujące funkcjonalności: - wgląd do produkcji własnej w bieżącym okresie rozliczeniowym, - wgląd do produkcji struktury agenta i agentów podległych mu w strukturze, - wgląd agenta do naliczonej prowizji za produkcję z poprzedniego okresu rozliczeniowego, - generowanie zestawienia prowizyjnego w formacie PDF, - generowanie umowy o dzieło/zlecenie za zamknięty okres rozliczeniowy - aplikacja automatycznie uzupełni pola o odpowiednie dane i kwoty, - wygenerowanie faktury za zamknięty okres rozliczeniowy, - połączenie do panelu administracyjnego będzie zaszyfrowane za pomocą protokołu SSL. IV. Termin realizacji zamówienia. 1. Moduł bazowy oraz moduł obsługi ubezpieczeń grupowych oraz polis majątkowych do 30 września 2013 r. 2. Moduł rozliczania prowizji oraz moduł dedykowany agentom do 31 grudnia 2013 r. V. Opis sposobu określenia ceny oferty Oferent zobowiązany jest podać cenę netto i cenę brutto (z VAT) dla każdego z wymienionych powyżej modułów oprogramowania oraz łączną cenę netto i łączną cenę brutto zamówienia. Podane ceny będą obejmować wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia. VI. Kryteria wyboru dostawcy. Przy wyborze dostawcy stosowane będą następujące kryteria oceny: 1. Cena - waga: 100% Punktacja w ramach kryterium cena (zakres: punktów) zostanie wyznaczona w następujący sposób: ilość punktów dla danej oferty = (łączna cena netto najkorzystniejszej oferty) / (łączna cena netto oferty ocenianej) x 100

7 7 S t r o n a VII. Warunki składania ofert. Przygotowana oferta powinna spełniać następujące wymagania: - Zgodność z definicją zawartą w art. 66 Kodeksu Cywilnego. - Okres ważności oferty: do 31 marca 2013 r. - Oferta powinna zawierać łączną cenę za wykonanie 4 wskazanych modułów oprogramowania. Oferty częściowe nie będą rozpatrywane. - Oferta powinna być przesłana w terminie do dnia 28 lutego 2013 r. na adres mailowy: biuro@ubezpieczenia-alfa.pl lub cezary.kula@ubezpieczenia-alfa.pl w formacie PDF lub pośrednictwem poczty /kuriera na adres biura (ul. Rolna 43c / , Katowice). - W przypadku wystąpienia wątpliwości wobec niniejszego postępowania prosimy przesyłać zapytania drogą mailową na adres: biuro@ubezpieczenia-alfa.pl lub cezary.kula@ubezpieczenia-alfa.pl VIII. Miejsce i termin otwarcia ofert i wyboru dostawcy Oferty zostaną otwarte w dniu 05 marca 2013 r. w biurze zamawiającego przy ul. Rolnej 43 c w Katowicach IX. Unieważnienie postępowania o zamówieniu CSU Alfa przewiduje możliwość unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata , które miały być przeznaczone na sfinansowanie części zamówienia. Z poważaniem Cezary Kula Prezes Zarządu