Zapytanie ofertowe nr 1

Transkrypt

1 Kancelaria Podatkowo-Prawna Rzeszów, MicraMET Sp. z o.o. Ul. Hetmańska 40a/6a Rzeszów Zapytanie ofertowe nr 1 na Opracowanie projektu techniczno-funkcjonalnego całego rozwiązania informatycznego w ramach projektu: pn. Wdrożenie systemu klasy B2B umożliwiającego automatyzację procesów w zakresie obsługi finansowo księgowej, nr WND-POIG /14 1. ZAMAWIAJĄCY Kancelaria Podatkowo-Prawna MicraMET Sp. z o.o. Ul. Hetmańska 40a/6a Rzeszów POSTANOWIENIA OGÓLNE 2.1.Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego zaproszenia do upływu terminu składania ofert. Jeśli zmiany będą mogły mieć wpływ na treść składanych w postępowaniu ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. Dokonane zmiany przekazuje się niezwłocznie wszystkim oferentom, do których zostało wystosowane zaproszenie ofertowe i jest ono dla nich wiążące Zamawiający nie dopuszcza możliwość składania ofert częściowych Zamawiający nie dopuszcza możliwość składania ofert wariantowych. 3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 3.1 Przedmiotem zamówienia jest Opracowanie projektu techniczno-funkcjonalnego całego rozwiązania informatycznego w postaci systemu B2B, który umożliwi automatyzację procesów finansowo księgowych. System B2B będzie składał się z następujących modułów: Moduł Centralny Moduł Integracyjny - WEB EDI Moduł Prezentacji danych i analiz finansowych Moduł Zarządzanie Zasobami Ludzkimi Moduł Aplikacji Mobilnej Moduł do fakturowania Moduł automatycznego wprowadzania danych oraz importowania wyciągów bankowych 4 Interfejsy do systemów księgowych

2 3.2 Wszelkie dodatkowe dane zawarte są w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania oraz w dokumentacji projektowej wnioskodawcy udostępnionej w siedzibie firmy. 4. WARUNKI WYMAGANE OD WYKONAWCÓW O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: - są uprawnieni do występowania w obrocie prawnym zgodnie z wymogami ustawowymi, - posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia, - nie podlegają wykluczeniu z postępowania. 5. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA 5.1 Oferty w języku polskim, należy złożyć w terminie do dnia do godz w siedzibie firmy. 5.2 Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 5.3 Oferty powinny zostać złożone w formie pisemnej pod rygorem nieważności według wzoru oferty będącego załącznikiem do niniejszego zapytania w terminie do dnia Termin realizacji zamówienia to OCENA I WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY 6.1 W przypadku złożenia oferty przez więcej niż jednego Wykonawcę Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie poniżej przedstawionych kryteriów oceny: - cena oferowana max. 100 pkt. 6.2 Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby pkt. max. 100 wyliczonych w oparciu o powyższe kryteria. 6.3 Rozpatrzenie ofert nastąpi w dniu w siedzibie firmy Kancelaria Podatkowo- Prawna MicraMET Sp. z o.o. przy ul. Ul. Hetmańskiej 40a/6a, , w Rzeszowie. 6.4 Wykonawcy, którzy złożą oferty w niniejszym postępowaniu zostaną powiadomieni o wyborze najkorzystniejszej oferty. Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, zostanie powiadomiony odrębnie o formalnościach niezbędnych do zawarcia umowy. 6.5 Z tytułu odrzucenia ofert oferentom nie przysługuje żadne roszczenie wobec Zamawiającego. 6.6 Wszelkie koszty sporządzenia i przedłożenia oferty ponosi oferent, bez możliwości ich refundacji. 6.7 Wszelkie koszty uczestnictwa w spotkaniach przedofertowych i wizjach lokalnych ponosi oferent. 6.8 Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany lub odwołania warunków zapytania ofertowego. 6.9 Zamawiający zastrzega sobie prawo do: - przeprowadzenia dodatkowej negocjacji; - odrzucenia wszystkich złożonych ofert bez podania przyczyny. 7. WARUNKI PŁATNOŚCI Podstawą zapłaty wynagrodzenia Wykonawcy będzie protokół odbioru oraz faktura Wykonawcy wystawiona Zamawiającemu po podpisaniu protokołu odbioru.

3 8. KONTAKT 8.1 Ze strony Zamawiającego uprawnionym do udzielania wyjaśnień jest Danuta Jucha, adres mailowy: tel: Informacja zostanie udzielona w terminie 3 dni roboczych, chyba, że pytanie wykonawcy nie ma w ocenie Zamawiającego wpływu na treść oferty. 8.2 Zamawiający jednocześnie przesyła treść odpowiedzi na pytania dotyczące zamówienia wszystkim wykonawcom, którym doręczono zapytanie ofertowe, bez ujawniania źródła zapytania. Załączniki: 1) Opis funkcjonalności modułów i interfejsów systemu B2B 2) Wzór wyceny projektu funkcjonalno technicznego. podpis i pieczątka osoby upoważnionej

4 Załącznik nr 1 Opis funkcjonalności modułów: 1. Licencja na Moduł Centralny: centralna część platformy B2B, będzie to oprogramowanie administrujące całą platformą, integrujące ze sobą wszystkie modułu systemu B2B. Moduł ten będzie zawierał główne mechanizmy, które umożliwią konfigurację ustawień systemowych tj. zarządzania użytkownikami, uprawnieniami i ogólnymi ustawieniami systemu, mechanizmy zarządzania transmisją i przechowywania plików. Dzięki tym funkcjonalnością każdy podmiot (potencjalny Partner Biznesowy) otrzyma login i hasło do systemu, przez co będzie miał dostęp do wszystkich modułów w dowolnym czasie przez platformę elektroniczną dostępną on-line. 2. Licencja na Moduł Integracyjny WEB EDI: Moduł umożliwi automatyczną wymianę dokumentów i danych pomiędzy Wnioskodawca i partnerami np. zamówień, faktur, raportów sprzedaży, w formie zgodnej z powszechnymi standardami dokumentu elektronicznego, ponieważ będzie zawierał mechanizmy integracyjne EDI. Przetwarzanie plików i prezentowanie informacji w ustandaryzowanej formie wyeliminuje obieg dokumentów w formie papierowej. Dokumenty finansowo księgowe partnerów nie będą musiały być drukowane i dowożone do wnioskodawcy, ale po wygenerowaniu odpowiadających im struktur danych, będą przesłane elektronicznie do systemu wnioskodawcy. W systemie zostaną przetworzone automatycznie, bez interwencji człowieka, dzięki funkcjonalnościom interpretującym otrzymane struktury danych. 3. Licencja na Moduł Prezentacji danych i analiz finansowych: moduł będzie posiadał specjalne algorytmy i na podstawie dostępnych danych finansowo księgowych system będzie obliczał i prezentował dla partnerów raporty i analizy finansowo księgowe (comiesięczny rachunek wyników, bilans, kluczowe wskaźniki finansowe), comiesięczne raporty VAT, raporty dot. sprzedaży i kosztów w różnych układach. System umożliwi generowanie i prezentowania klientom w formie cyfrowej i graficznej szeregu zestawień i raportów analitycznych, których obecnie poza standardowymi deklaracjami i listą płac. Moduł umożliwi prezentację danych w różnych formatach, od tabel, przez różne typy wykresów, map. W zależności od swoich potrzeb, partnerzy będą mogli łatwo modyfikować raporty wg potrzebnych danych lub sposobu prezentacji. 4. Licencja na Moduł Zarządzania Zasobami Ludzkimi: Moduł zarządzania zasobami ludzkimi będzie prezentował dla klientów dane dot. przebiegu zatrudnienia pracowników. W module tym będą dostępne dla partnerów wzory standardowych dokumentów kadrowo-płacowych związanych z zatrudnieniem i zwolnieniem pracownika, które po uzupełnieniu danych pracownika w momencie zatrudnienia, będą automatycznie generowane z systemu w zależności od zapotrzebowania na dany dokument. System umożliwi kontrolę oraz automatyczne wprowadzanie zmian on-line w ewidencji kadrowej (urlopy, szkolenia BHP, badania lekarskie) oraz systemie wynagrodzeń (informacje o premiach, delegacjach) wraz z obsługą ich skutków na liście płac. Przechowywanie informacji o pracownikach firmy na platformie B2B umożliwi łatwy dostęp do danych oraz pozwali klientom skoncentrować się na zarządzaniu kadrami, zamiast na prowadzeniu dokumentacji oraz pozwoli przenieść znaczną część dokumentacji papierowej do systemu B2B

5 5. Licencja na Moduł automatycznego wprowadzania danych i importowania wyciągów bankowych) - poprzez który partnerzy i klienci będą wprowadzali dane kadrowe oraz dane dotyczące dokumentów sprzedażowych i kosztowych wraz z skanem dokumentu, które zostaną wysłane do systemu B2B. Funkcjonalności modułu wyeliminują również ręczne wprowadzanie wyciągów bankowych dzięki ich automatycznemu importowaniu systemu. System B2B obsłuży najpopularniejsze formaty: TXT, CSV, XLS, XML, MT940 występujące w większości systemów bankowych 6. Licencja na moduł do fakturowania Partnerzy i kliencie nie posiadający systemów informatycznych z funkcjonalnością wystawiania FV, będą mogli skorzystać z modułu systemu do fakturowania. Moduł umożliwi w prosty i intuicyjny sposób umożliwi wystawianie różnych dokumentów tj. faktury sprzedaży, faktury zakupu, faktury krygującej, faktury wewnętrzne, korygujące, faktury zaliczkowej i proformy oraz paragonu. Utworzoną fakturę będzie można zapisać i wygenerować jako plik PDF. Dokumenty będą automatycznie rejestrowane systemie B2B, dodatkowo w przypadku każdej kolejnej FV dla danego podmiotu, dane do FV będą automatycznie wczytywane z bazy dotychczasowych kontrahentów. 7. Licencja na Aplikację mobilną, - Wnioskodawca zakłada przygotowanie aplikacji na urządzenia typu smartfon na Android, iphone. System B2B sam rozpozna model urządzenia mobilnego oraz na tej podstawie zaserwuje właściwy dla danego typu terminala plik. Aplikacja będzie działa w trybie online z opcjonalną możliwością pracy w trybie offline w sytuacji braku dostępu do Internetu. Aplikacja pozwali na szybszą i wydajniejszą pracę bez konieczności logowania się do portalu on-line.z poziomu aplikacji partnerzy uzyskają dostęp do wybranych funkcjonalności systemu. Moduł ten zawierać będzie główne mechanizmy systemu takie jak: graficzna prezentacja danych księgowych tj. przychody, sprzedaż, zakupy, obroty, należności i zobowiązań, na dany dzień w różnych formach (tabele, wykresy) i w różnych formatach, graficzna prezentacja kluczowych wskaźników finansowych na dany dzień, w różnych formach i formatach, obliczanie planowanego do zapłaty podatku VAT, CIT, PIT, symulacje dotyczące przychodów i kosztów, dostęp do list płac i dokumentów księgowych. 8. Licencje na interfejsy do systemów księgowych 4 szt.: oprogramowanie to zostanie wykorzystane do komunikacji wdrażanego u beneficjenta systemu B2B z systemami księgowymi partnerów. Na podstawie analizy systemów informatycznych partnerów, wnioskodawca zdecydował, że zrealizuje 4 interfejsy do najczęściej wykorzystywanych modułów systemów ERP tj. Symfonia, CDN, PC MARKET, Komasoft.. podpis i pieczątka osoby upoważnionej

6 Załącznik nr 2 Wycena projektu techniczno-funkcjonalnego systemu B2B automatyzującego procesy finansowo księgowe w ramach projektu: pn. Wdrożenie systemu klasy B2B umożliwiającego automatyzację procesów w zakresie obsługi finansowo księgowej, nr WND-POIG /14 W odpowiedzi na zapytanie ofertowe z dnia przedkładam ofertę na wykonanie następujących prac: WYKONAWCA. WYCENA PRAC Opis prac Projekt techniczno-funkcjonalny systemu B2B automatyzujący procesy finansowo księgowe SUMA Cena netto w zł Podane w ofercie cenny są cenami netto należy doliczyć do nich 23% podatek VAT. 2. Data ważności oferty: 30 dni. 3. Oświadczam, że zapoznałem się z warunkami określonymi w zapytaniu ofertowym i nie wnoszę do niego zastrzeżeń oraz uzyskałem konieczne informacje i wyjaśnienia niezbędne do przygotowania oferty. Jednocześnie oświadczam, że zapoznałem się z niezbędnymi opracowaniami technicznymi - aby należycie przygotować ofertę oraz wykonać umowę. 4. Zobowiązuje się w przypadku przyznania zamówienia naszej firmie, do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego. 5. Oświadczam, iż wszystkie informacje zamieszczone w ofercie są aktualne i prawdziwe. 6. Oświadczam, że posiadam uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności w zakresie odpowiadającym przedmiotowi zamówienia. 7. Oświadczam, że posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuję potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 8. Oświadczam, że nie jestem powiązany kapitałowo i/lub osobowo z Zamawiającym.. podpis i pieczątka osoby upoważnionej