Poznań, dnia r. ZAPYTANIE OFERTOWE 1. Zamawiający

Transkrypt

1 Poznań, dnia r. ZAPYTANIE OFERTOWE 1. Zamawiający Firma i adres: SWS Kancelaria Prawna Strykowski Wachowiak Sp. K Poznań, ul. Libelta 26/2 Biura kancelarii: Warszawa, ul. Nowogrodzka Szczecin, ul. Plac Batorego 4/403 NIP: Regon: Tytuł projektu, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka działanie 8.2 Wdrożenie systemu B2B automatyzującego procesy biznesowe pomiędzy SWS Kancelaria Prawna Strykowski Wachowiak sp. k. i jej partnerami 3. Nazwa osi priorytetowej i działania w ramach których realizowany jest projekt 8 Oś priorytetowa: Społeczeństwo informacyjne-zwiększanie innowacyjności gospodarki Działanie 8.2 : Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B 4. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest: Zakup systemu informatycznego B2B (I,II,III transza) Oprogramowanie zakupionego systemu B2B będzie zawierało moduły: Moduł zarządzania kancelarią obejmujący: o Ewidencjonowanie spraw całej kancelarii w jednej spójnej bazie. o Szybkie wyszukiwanie spraw po wielu kryteriach wyszukiwania. o Sygnatury akt w ramach sprawy. o Rejestrowanie czynności wykonanych w ramach sprawy. o Ewidencjonowanie dokumentów w wersji elektronicznej w ramach sprawy. o Obsługa terminów i kalendarza sprawy. o Zarządzanie zadaniami w ramach sprawy. o Ewidencja czynności. o Podział czasu wykonania czynności na wewnętrzny (do rozliczenia pracowników) oraz zewnętrzny (do rozliczenia klienta). o Definiowanie słownika czynności standardowych. o Zatwierdzanie czynności do rozliczenia z klientem. o Dołączanie dokumentów do czynności. o Korygowanie czynności na potrzeby wystawienia faktury korekty. o Obsługa spraw jak i projektów po stronie SWS tj. automatyczne przyporządkowanie osoby odpowiedzialnej za obsługę danego projektu przekazanie zadania i stworzenie zadania na liście zadań do wykonania dla danego pracownika lub podwykonawcy. Ponadto pełen obieg zadania wśród pracowników i podwykonawców (jeśli zadanie wymaga pracy innych osób) oraz kontrola, weryfikacja i akceptacja zadań przez przełożonych. o Kontrola i monitorowanie czasu realizacji poszczególnych spraw jak i czynności w powiązaniu z czasami zawartymi w umowach z klientami tzw. Service Level Agreement (SLA).

2 o Rejestracja i kontrola czasu poświęconego na czynności i sprawy. o Ewidencja dokumentów wychodzących, przychodzących i wewnętrznych kancelarii. o Dołączanie dokumentów w postaci elektronicznej (załączniki). o Dekretacja dokumentów na sprawy i czynności. o Generowanie dziennika korespondencji. o Jeden spójny kalendarz dla całej kancelarii. o Zlecanie zadań i terminów przez przełożonych. o Akceptacja terminów i zadań. o Przypominanie o zbliżających się terminach wiadomościami . Moduł zarządzania projektami obejmujący: o Prognozowanie oraz planowanie projektów pomiędzy SWS a klientami i partnerami. o Realizację projektu (przydzielanie zasobów, harmonogramowanie zadań związanych z projektem, śledzenie historii zmian związanych z zadaniami projektu). o Komunikację z klientem proces akceptacji zmian w projekcie (koszty, terminy realizacji, zmiany w zakresie projektu itp.), zarządzanie dokumentacją projektową. o Rejestrację czasu poświęconego na dany projekt/zadania. o Kontrolę realizacji kontraktów i umów z klientami i partnerami status projektu, rozliczenie projektu, należności itp. Moduł pracy grupowej obejmujący: o Rejestrację spotkań oraz rezerwacja zasobów po stronie SWS oraz klientów i partnerów. o Tworzenie kontraktów, umów oraz innej dokumentacji. o Przydzielanie zadań i zasobów do zadań wraz z ich rozliczaniem i śledzeniem czasochłonności. Moduł baza wiedzy obejmujący: o Bazę wiedzy o wytworzonych dokumentach, jak i ich poszczególnych wersjach. o Bazę wiedzy o poszczególnych sprawach i czynnościach wykonywanych na zamówienie klienta. o Śledzenie, wyszukiwanie i udostępnianie dokumentów klientom i partnerom (umowy, protokoły, wytworzone dokumenty). Moduł rozliczeń obejmujący: o Zarządzanie (dodawanie, modyfikacja) pozycjami sprzedażowymi dla klientów i partnerów. o Przydział wymaganej minimalnej dziennej liczby godzin realizacji czynności dla pracowników. o Przyporządkowanie zadań do pozycji sprzedażowych. o Oznaczenie pozycji sprzedażowych do zafakturowania. o Raportowanie i zestawianie danych finansowych i opłacalności projektów, zestawień dla rozliczeń. o Wykaz czynności zatwierdzonych do rozliczenia z klientem. o Fakturowanie czynności zatwierdzonych. o Kontrola płatności. o Raport czynności dla klienta wykonanych w dowolnym okresie czasu.

3 o Kontrola pracowników pod względem wypracowania minimalnej dziennej liczby godzin. o Rejestracja wykonanych czynności przez pracowników kancelarii. o Raport czynności wykonanych przez pracownika w dowolnym okresie czasu. Moduł administracji systemem obejmujący narzędzia pozwalające na administracje systemem. Moduł podpisu elektronicznego obejmujący mechanizm integracji podpisu elektronicznego z modułami: zarządzania kancelarią, zarządzania projektami oraz rozliczeń. Wszystkie moduły zostaną ze sobą powiązane obiegiem zadań i dokumentów (worfklow). Dzięki temu wszelkie informacje, dane i dokumenty dotyczące klientów oraz partnerów firmy, dane i dokumenty dotyczące spraw, zadań, prowadzonych projektów, czasu pracy, wiadomości itp. będą mogły krążyć w uporządkowany sposób zarówno pomiędzy pracownikami Kancelarii SWS, jak również samymi klientami i partnerami. Wdrożenie podpisu elektronicznego w procesach obsługi kancelarii, zarządzania projektami, rozliczeń projektów, pozwoli zastąpić tradycyjny (papierowy) obieg dokumentów, obiegiem elektronicznym. Wyeliminowane zostaną między innymi problemy takie jak powstawanie kilku wersji tych samych dokumentów czy też dzięki wprowadzeniu wspólnego repozytorium danych poszukiwanie informacji w kilkunastu miejscach w firmie. Ponadto zostanie wprowadzony porządek w komunikacji pomiędzy aktorami systemu, co przełoży się na ich większą efektywność w działaniu i większe zadowolenie klientów z pracy Kancelarii. Dzięki powiązaniu wszystkich głównych modułów i spięciu ich elementem raportowania i controlingu, Kancelaria będzie dokładnie wiedziała ile czasu poświęcone zostało na realizacje zadań w danym projekcie. Wspólnicy Zarządzający będą otrzymywali na pulpicie informacje dotyczące wyników finansowych w rozbiciu na poszczególne projekty, co ułatwi podejmowanie decyzji o kontynuacji prowadzenia danego projektu czy np. przesunięcia zasobów. Zadaniem rozwiązań informatycznych stworzonych w ramach projektu będzie automatyzacja wyżej wymienionych procesów biznesowych. System B2B zostanie również dostosowany do obsługi partnerów zagranicznych, w całości będzie przetłumaczony na język angielski. W powyższym opisie przedmiotu zamówienia występują nazwy i określenia, które zostały stworzone przez Zamawiającego na potrzeby realizacji projektu. Ponadto, nazwy, określenia systemów i urządzeń użyte w opisie są podane przykładowo i określają jedynie minimalne oczekiwane parametry jakościowe oraz wymagany standard. Jeśli w opisie zostały wskazane znaki towarowe, czy patenty należy je traktować jako propozycje Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza zastosowanie równoważnych systemów, rozwiązań, czy urządzeń z zachowaniem tych samych lub lepszych standardów technicznych, technologicznych i jakościowych.

4 5. Opis sposobu obliczania punktów Jedynym kryterium wyboru jest cena kryterium C - cena najniższa cena ilość pkt. dla kryterium C = x 100% x 100 rozpatrywana cena a) Zamawiający przyjmie do oceny podaną przez Wykonawców cenę brutto w złotych. b) Zamawiający zastosuje zaokrąglenie wyników do dwóch miejsc po przecinku. c) Za najkorzystniejszą ofertę uważa się tę, która uzyskała najwyższą liczbę punktów przyznawanych wg opisanego kryterium. 6. Opis kryteriów, którymi Beneficjent będzie kierował się przy wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z podaniem znaczenia kryteriów C cena (ranga kryterium 100%) 7. Termin wykonania zamówienia Preferowany termin wykonania zamówienia to r. Oferty w których termin realizacji zamówienia będzie przekraczał powyższą datę nie będą rozpatrywane. 8. Opis sposobu przygotowania ofert, miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert 1. Zapytanie ofertowe dostępne jest w wersji elektronicznej na stronie oraz w wersji papierowej w siedzibie firmy: Poznań, ul. Libelta 26/2 2. Oferty należy składać na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 w formie elektronicznej na adres kancelaria@sws.com.pl lub w formie pisemnej w siedzibie zamawiającego: Poznań, ul. Libelta 26/2. W przypadku składania oferty za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie plików załączonych do korespondencji, pliki powinny być zapisane w formacie umożliwiającym odczytanie ich treści np. PDF. 3. Termin składania ofert upływa w dniu r. 4. Powiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty ukaże się na stronie internetowej oraz w siedzibie firmy Poznań, ul. Libelta 26/2 w dniu r. 9. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 1) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonywania zamówienia, 2) dysponują niezbędnym potencjałem technicznym do wykonywania zamówienia lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia, 3) dysponują osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia, 4) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, 5) nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.

5 Przesłanie oferty w odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe jest jednoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że oferent spełnia powyższe kryteria. 10. Zastrzeżenia 1) W uzasadnionych przypadkach Zamawiający dopuszcza unieważnienie postępowania. 2) Zamawiający zastrzega możliwość zakończenia postępowania bez dokonania wyboru Wykonawcy, bez podania przyczyny. 3) Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 4) Oferta złożona po terminie składania ofert nie będzie rozpatrywana. 5) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 6) Zamawiający dopuszcza możliwość odrzucenia ofert, których zakres merytoryczny lub rażąco niska cena w stosunku do przedmiotu zamówienia, będą budziły wątpliwości. 11. Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa.