Zakresy działania komórek Administracji Międzywydziałowej w Cieszynie. Główny Specjalista ds. Technicznych

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 62 Rektora UŚ z dnia r. Zakresy działania komórek Administracji Międzywydziałowej w Cieszynie Podstawowym przedmiotem działania Administracji Międzywydziałowej w Cieszynie jest obsługa wszystkich jednostek organizacyjnych zlokalizowanych w Cieszynie w zakresie ujętym w niniejszym załączniku, a w szczególności: 1. Wydziału Etnologii i Nauk o Edukacji, 2. Wydziału Artystycznego, 3. Studium Praktycznej Nauki Języków Obcych, 4. Studium Wychowania Fizycznego i Sportu, 5. Oddziału Biblioteki Uniwersytetu Śląskiego w Cieszynie, 6. Oddziału Cieszyńskiego Ośrodka Polskiego Komitetu Alliance Francaise, 7. Osiedla Akademickiego, 8. pracowników administracji centralnej, których miejscem wykonywania pracy jest Cieszyn. Główny Specjalista ds. Technicznych 1. Sprawowanie nadzoru technicznego nad wszystkimi obiektami UŚ w Cieszynie. 2. Zapewnienie stosowania obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności Prawa Budowlanego, przepisów BHP, ochrony p-poż. i pokrewnych oraz zasad zawartych w obowiązującej dokumentacji w obszarze przez siebie kierowanym oraz nadzorowanie i egzekwowanie ich stosowania przez pracowników i studentów UŚ w Cieszynie. 3. Sprawowanie nadzoru nad właściwym zabezpieczeniem mienia Uczelni przed zniszczeniem i kradzieżą. 4. Nadzorowanie i kontrolowanie właściwej eksploatacji oraz dokonywanie przeglądów technicznych administrowanych budynków. 5. Przygotowywanie wytycznych do specyfikacji istotnych warunków zamówienia w zakresie technicznym, zapotrzebowania na media itp. a dotyczących administrowanych nieruchomości wraz z prowadzeniem nadzoru nad realizacją zawartych w wyniku postępowania umów. 6. Opiniowanie dokumentacji w fazie koncepcji i projektu technicznego obiektów. 7. Przewodniczenie komisji odbioru prac inwestycyjnych i remontowych obiektów. 8. Nadzór nad pracą firm zewnętrznych świadczących usługi w zakresie ochrony, sprzątania, prania pościeli itp. 9. Nadzór nad właściwym użytkowaniem pomieszczeń i powierzchni użytkowanych przez najemców. 10. Nadzorowanie opracowywania danych do sprawozdań GUS, podatku od nieruchomości, ubezpieczeń, najmowanych powierzchni itp. 11. Nadzór nad opracowywaniem, rozliczaniem i przestrzeganiem norm zużycia środków czystości, odzieży i środków bhp, materiałów ciągłego użytku oraz opracowywaniem protokołów przerobu. 12. Współpraca z Zastępcą Kanclerza ds. Ogólnych i Studenckich w zakresie nadzoru nad Osiedlem Akademickim w Cieszynie. 1

2 Dział Administracji Międzywydziałowej I. W zakresie prawidłowego funkcjonowania obiektów: 1. Nadzór nad bezpiecznym i higienicznym stanem pomieszczeń, czystości wewnątrz i na zewnątrz obiektów, utrzymaniem terenów zielonych: a) dbałość o należyty stan dróg ewakuacyjnych oraz innych dróg i przejść, w sposób nie stwarzający zagrożeń dla użytkowników, b) kontrolowanie stanu czystości w obiektach sprzątanych przez firmę usługową, egzekwowanie warunków zawartej przez Uczelnię umowy, w tym wnioskowanie o nałożenie kar umownych na firmę świadczącą tę usługę, c) kontrola pracy pracowników odpowiedzialnych za porządek na zewnątrz budynków i za utrzymanie terenów zielonych. 2. Utrzymanie sprawności eksploatacyjnej obiektów oraz ciągłą dostawę nośników energetycznych: a) organizacja i kontrola pracy konserwatorów w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania urządzeń energetyki cieplnej, urządzeń elektrycznych, wentylacji, klimatyzacji, instalacji wod.- kan., instalacji gazowej i innych, b) zabezpieczenie niezbędnych i spełniających wymogi bhp narzędzi oraz materiałów w celu zapewnienia prawidłowej pracy konserwatorów, c) kontrola poprawności funkcjonowania umów z firmami zewnętrznymi na konserwację eksploatowanych urządzeń wymagających profesjonalnego serwisu oraz wymagane prawem budowlanym i energetycznym okresowe przeglądy instalacji elektrycznej, gazowej oraz przewodów dymowych, spalinowych i wentylacyjnych, d) zapewnienie wykonywania zaleceń pokontrolnych Urzędu Dozoru Technicznego i innych uprawnionych podmiotów kontrolujących sprawność eksploatacyjną obiektów, e) szybkie usuwanie awarii i likwidacja stanów zagrożenia. 3. Zgłaszanie potrzeb w zakresie zaopatrzenia w materiały, sprzęt biurowy, komputerowy i inne wyposażenie niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania działu oraz w zakresie doposażenia obiektów w celu właściwego organizowania warunków nauki i pracy studentom oraz pracownikom naukowo- dydaktycznym. 4. Wnioskowanie o zapewnienie funkcjonowania umów serwisowych na wszelkie inne usługi niezbędne dla prawidłowego wykonywania zadań działu. 5. Dekorowanie administrowanych obiektów z okazji uroczystości państwowych i okolicznościowych. II. W zakresie zabezpieczenia mienia przed pożarem i kradzieżą: 1. Zabezpieczenie mienia przed pożarem (ścisła współpraca z służbą BHP i OP): a) wyposażenie obiektów w odpowiedni sprzęt gaśniczy, b) właściwe oznakowanie głównych wyłączników prądu, gazu oraz dróg ewakuacyjnych, c) zapewnienie planów ewakuacyjnych budynków i umieszczenie ich w widocznych miejscach, d) utrzymanie w należytym stanie dróg ewakuacyjnych wewnętrznych i zewnętrznych. 2. Zabezpieczenie mienia przed kradzieżą i włamaniem (ścisła współpraca z specjalistą ds. ochrony mienia w Uczelni): a) prowadzenie stałej analizy potrzeb w zakresie technicznego zabezpieczenia budynków przed włamaniem i kradzieżą, wnioskowanie o poprawę stanu zabezpieczeń oraz zapoznawanie się ze sposobami zabezpieczeń, b) współpraca z firmą prowadzącą usługi portierskie, ochrony wewnętrznej i zewnętrznej w zakresie obowiązków jej pracowników w obliczu występujących zagrożeń, egzekwowanie warunków zawartej przez Uczelnię umowy, wnioskowanie w uzasadnionych przypadkach o nałożenie na firmę kar umownych, kontrola znajomości przez pracowników firmy instrukcji postępowania w wypadku zaistnienia zdarzeń, 2

3 III. c) zapewnienie właściwego funkcjonowania systemów zabezpieczeń elektronicznych budynków, oraz umów na ich konserwację. W zakresie gospodarki powierzonym mieniem: 1. Prowadzenie ewidencji inwentarzowej w administrowanych obiektach oraz znakowanie numerami inwentarzowymi środków trwałych i wyposażenia obiektów. 2. Przygotowanie warunków do sprawnego przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych, spisów z natury oraz uczestnictwo w spisach z natury. 3. Składanie wniosków o przeprowadzenie inwentaryzacji składników majątkowych w przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie za powierzone mienie. 4. Wyjaśnianie różnic inwentaryzacyjnych składników majątkowych ogólnodostępnych. 5. Wnioskowanie do Komisji Kasacyjnej o likwidację zniszczonych środków trwałych, przygotowanie sprzętu do kasacji wraz z ekspertyzami, realizacja wniosków zawartych w protokołach kasacji. 6. Prowadzenie rozliczenia przy kasacji poprzez składnicę złomu surowców wtórnych. IV. W zakresie realizacji obowiązujących zasad gospodarki finansowej. 1. Opracowywanie prowizorium budżetowego oraz planu rzeczowo finansowego dla jednostek administracji międzywydziałowej oraz bieżąca kontrola ich realizacji. 2. Prawidłowy rozdział kosztów funkcjonowania obiektów ścisłe przestrzeganie obowiązujących procedur kontroli funkcjonalnej pionowej: a) kontrola prawidłowości odczytów i zużyć wszystkich nośników energetycznych i wody, b) nadzór nad oszczędnym i prawidłowym zużywaniem w Dziale materiałów, narzędzi i sprzętu, c) sprawdzanie pobieranych z działu księgowości wydruków dotyczących kosztów jednostki, zgłaszanie do korekty błędnych zapisów, d) analiza odchyleń wykonania kosztów w poszczególnych jednostkach organizacyjnych w stosunku do planu jak i do wykonania poprzednich miesięcy, e) przygotowanie sprawozdań dla jednostek nadrzędnych w zakresie kosztów. 3. Nadzór nad realizacją przychodów jednostki pochodzących z wynajmu pomieszczeń i wyposażenia: a) przygotowywanie danych niezbędnych do zawierania umów najmu, b) czuwanie nad prawidłowością przebiegu zawartych umów najmu, c) wnioskowanie o wypowiedzenie umów w przypadkach wystąpienia zaległości czynszowych lub braku realizacji przez najemców postanowień zapisanych w umowach. V. W zakresie technicznym: 1. Udział w okresowych przeglądach stanu technicznego obiektów, prowadzenie książek obiektów. 2. Opracowywanie w oparciu o wyniki przeglądów technicznych oraz uzasadnione wnioski remontowe i adaptacyjne użytkowników obiektów planów remontowych dla administrowanych obiektów. 3. Organizowanie i nadzór nad realizacją procesów remontowych obiektów w ramach wydzielonych funduszy na cele remontowe. 4. Zlecanie wykonywania opinii technicznych i ekspertyz. 5. Zabezpieczenie dokumentacji technicznych na planowane remonty. 6. Kontrolowanie przebiegu robót, udział w komisjach technicznych powoływanych w trakcie ich realizacji. 7. Sporządzanie protokołów konieczności dla robót dodatkowych oraz zamiennych. 8. Kontrola ilości i jakości materiałów uzyskanych z rozbiórki i sposobu ich wykorzystania. 9. Egzekwowanie kar umownych za nieterminową realizację robót. 10. Udział w komisjach odbioru obiektów lub robót i przekazanie ich do użytku. 3

4 11. Rozliczanie remontów pod względem finansowym i materiałowym z wykonawcami oraz egzekwowanie zaleceń komisji odbioru. 12. Analizowanie kosztów remontów obiektów. 13. Współpraca z wszystkimi jednostkami organizacyjnymi Uczelni i użytkownikami obiektów w miarę występowania potrzeb oraz współpraca z Inspektoratem BHP i OP w sprawie zapewnienia właściwych warunków pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy. VI. W zakresie spraw socjalnych: 1. Prowadzenie obsługi informacyjnej dotyczącej korzystania z funduszu socjalnego przez osoby uprawnione. 2. Pośredniczenie w wydawaniu i zbieraniu wniosków oraz doradztwo w zakresie spraw socjalnych. VII. W zakresie transportu: 1. Zapewnienie transportu w oparciu o jednostki Uczelni jak i obce. 3. Miesięczne rozliczenia zużycia paliwa dla kosiarek, traktorków itp. 4. Kontrola merytoryczna faktur dotyczących transportu. VIII. W zakresie obsługi kancelaryjnej: 1. Zapewnienie sprawnego i prawidłowego obiegu dokumentów między wszystkimi jednostkami organizacyjnymi UŚ w Cieszynie. 2. Wykonywanie czynności kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi przepisami (dziennik korespondencji, książka podawcza itp.). 3. Prowadzenie ewidencji opłat pocztowych dla jednostek UŚ w Cieszynie. 4. Obsługa sekretarska administracji międzywydziałowej w Cieszynie. IX. W zakresie obsługi Obiektów Sportowych: 1. Przyjmowanie zleceń oraz sporządzanie harmonogramu korzystania z obiektów sportowych. 2. Działania marketingowe mające na celu optymalne wykorzystanie obiektów sportowych. 3. Kontrola przestrzegania regulaminu obiektów sportowych. 4. Zapewnienie bezpieczeństwa osób korzystających z basenu oraz udzielanie w razie potrzeby pierwszej pomocy. 5. Kontrola i zabezpieczenie obsługi w zakresie jakości wody w basenie. 6. Nadzór nad utrzymaniem czystości obiektów sportowych. 7. Naprawa i konserwacja sprzętu pływackiego i ratowniczego. 8. Obsługa systemu sterowania instalacji c.o. i c.w. X. W zakresie obsługi Centrum Konferencyjnego: 1. Obsługa imprez na terenie UŚ w Cieszynie prowadzonych w Centrum Konferencyjnym i auli. 2. Przygotowanie organizacyjne zleconych imprez: przyjmowanie ofert, sporządzanie właściwej dokumentacji, sporządzanie zleceń dla jednostek świadczących usługi, zabezpieczenie dodatkowych zleceń kontrahentów (usługi telefoniczne, poligraficzne, medialne). 3. Pozyskiwanie kontrahentów dla zapewnienia opłacalności funkcjonowania Centrum Konferencyjnego i auli uniwersyteckiej, prowadzenie działalności marketingowej. 4. Współudział w organizacji imprez uczelnianych takich jak: inauguracja roku akademickiego, targi edukacyjne, Cieszynalia, itp. 5. Prowadzenie działalności popularyzatorskiej, informującej o Uniwersytecie Śląskim oraz koordynacja działań promocyjnych w jednostkach UŚ w Cieszynie. 4

5 6. Obsługa prasowa jednostek UŚ w Cieszynie, w tym selekcjonowanie, gromadzenie i analiza materiałów prasowych i wydawnictw ich dotyczących. 7. Współredagowanie stron serwisu www. 8. Koordynacja prac dotyczących identyfikacji wizualnej jednostek UŚ w Cieszynie. I. W zakresie ogólnym: Dział Teleinformatyki: 1. Planowanie komputeryzacji i informatyzacji Wydziału Artystycznego, Wydziału Etnologii i Nauk o Edukacji (w skrócie Wydziałów) oraz administracji międzywydziałowej we współpracy z odpowiednimi jednostkami zajmującymi się informatyzacją w Uczelni. 2. Nadzorowanie inwestycji informatycznych na Wydziałach i w administracji. 3. Współuczestniczenie w przygotowywaniu wniosków dotyczących środków na informatyzację Wydziałów i administracji (KBN, fundusze unijne itp.). 4. Udział w pracach komisji przetargowych dotyczących informatyzacji Wydziałów i administracji. 5. Współpraca z Głównym Informatykiem Uczelni oraz Centrum Technik Informatycznych UŚ w celu koordynacji działań dotyczących informatyki a obejmujących całą Uczelnię. 6. Współtworzenie zapotrzebowań dotyczących sprzętu komputerowego, oprogramowania oraz infrastruktury sieciowej. 7. Udzielanie konsultacji pracownikom uczelni dotyczących zagadnień informatycznych. 8. Wdrażanie nowych systemów informatycznych oraz szkolenie użytkowników. 9. Nadzór nad legalnością oprogramowania. 10. Prowadzenie w trybie ciągłym bazy danych sprzętu informatycznego i oprogramowań wykorzystywanych na Wydziałach i w administracji. 11. Tworzenie kopii bezpieczeństwa systemu informatycznego. 12. Współtworzenie oraz aktualizacja własnych stron www. II. W zakresie nadzoru technicznego nad siecią oraz sprzętem i oprogramowaniem komputerowym: 1. Zapewnienie właściwej obsługi stanowisk komputerowych użytkowników wraz z oprogramowaniem. 2. Instalacja nowego sprzętu komputerowego oraz oprogramowania. 3. Bieżąca naprawa istniejącego sprzętu komputerowego. 4. Budowa (rozbudowa, przebudowa) infrastruktury sieci komputerowej, telefonicznej, strukturalnej. 5. Instalowanie specjalistycznego sprzętu sieciowego (routery, switche, huby, etc.). 6. Utrzymywanie bezawaryjnej pracy serwerowni. III. W zakresie administrowania siecią lokalną: 1. Utrzymywanie w prawidłowym działaniu infrastruktury sieciowej LAN. 2. Przydział adresów IP i nazw domen dla komputerów pracujących w sieci (w uzgodnieniu z administratorem sieci uczelnianej). 3. Zakładanie kont oraz nadzór nad poprawną pracą systemu poczty elektronicznej. 4. Obsługa dostępu do Internetu przez użytkowników. 5. Nadzór nad prawidłowym działaniem innych usług sieciowych (DNS, DHCP, HTTP, FTP). 6. Prowadzenie skutecznej polityki bezpieczeństwa sieciowego (ochrona przed włamaniami do systemu, ochrona antywirusowa itp.). 7. Monitoring ruchu sieciowego wraz z wykrywaniem słabych punktów oraz wąskich gardeł w sieci. 5

6 IV. W zakresie teletechnicznym: 1. Nadzór nad poprawnością działania sieci telefonicznej. 2. Budowa nowych sieci telefonicznych. 3. Bieżące usuwanie awarii i uszkodzeń sieci, centrali oraz aparatów telefonicznych; 4. Lokalizacje uszkodzeń na liniach telefonicznych. 5. Wymiana aparatów telefonicznych. 6. Konserwacja urządzeń teletechnicznych. 7. Współpraca z firmami zewnętrznymi w zakresie poprawnej eksploatacji centrali telefonicznej. 8. Współtworzenie nowych planów dotyczących telefonii. 9. Nadzór nad poprawnym działaniem systemu do rozliczeń rozmów telefonicznych. 10. Okresowe tworzenie zestawień i wydruków związanych z rozliczaniem rozmów telefonicznych. V. W zakresie obsługi audiowizualnej: 1. Zapewnienie obsługi sprzętu dla prowadzonych zajęć dydaktycznych oraz imprez. 2. Zapewnienie stałej sprawności technicznej zainstalowanej aparatury audiowizualnej. 3. Prowadzenie ewidencji posiadanej aparatury oraz jej wypożyczanie do zajęć dydaktycznych. 4. Opracowywanie niezbędnych instrukcji obsługi i eksploatacji zainstalowanych urządzeń oraz sprawdzanie przestrzegania ich przez obsługujących. 5. Udzielanie porad technicznych użytkownikom zainstalowanej aparatury. 6. Analizowanie potrzeb Uczelni w zakresie wyposażenia sal dydaktycznych w sprzęt audio-video. VI. W zakresie obsługi stacji badań zanieczyszczeń atmosfery: 1. Opieka nad sprzętem pomiarowym i aparaturą stacji. 2. Okresowe wykonywanie obserwacji meteorologicznych w zakresie pomiaru temperatury i wilgotności powietrza, kierunku i prędkości wiatru, wysokości opadów atmosferycznych. 3. Regularny pobór prób opadów i analiza ich właściwości fizykochemicznych. 4. Wykonywanie specjalistycznych oznaczeń w opadach atmosferycznych. 5. Opracowywanie danych uzyskanych z obserwacji meteorologicznych i analiz chemicznych opadów. 6. Współpraca z instytucjami, dla których prowadzone są pomiary. Sekcja Zaopatrzenia 1. Prowadzenie spraw związanych z udzielaniem zamówień publicznych przez jednostki UŚ w Cieszynie w zakresie przewidzianym w Regulaminie udzielania zamówień publicznych w Uniwersytecie Śląskim oraz obowiązujących zarządzeniach. 2. Pośredniczenie w sprawach zamówień publicznych między jednostkami UŚ w Cieszynie a Działem Zamówień Publicznych i Działem Aparatury i Zaopatrzenia w Katowicach. 3. Prowadzenie przewidzianych w zarządzeniach rejestrów zamówień. 4. Udzielanie informacji i doradztwo wszystkim zainteresowanym pracownikom z zakresu stosowania Prawa o zamówieniach publicznych i przepisów wewnątrzuczelnianych. 5. Konsultacja w sprawach dotyczących dostępności oraz formalnej możliwości pobrania towarów z magazynów dla jednostek UŚ w Cieszynie. 6. Realizacja dostaw z magazynów (Rw), prowadzenie magazynu podręcznego. Sekcja Poligraficzna 1. Współpraca z Wydawnictwem UŚ w Katowicach. 2. Realizacja zleceń Wydawnictwa oraz innych jednostek UŚ w zakresie: a) wykonywanie składu typograficznego publikacji zwartych i druków akcydensowych, 6

7 b) wykonywanie montażu arkuszowego i naświetlenie płyt offsetowych, wykonywanie druku offsetowego, c) wykonywanie druku offsetowego i innych prac poligraficznych. 3. Koordynacja zleceń na zewnątrz usług związanych z realizowanymi publikacjami (naświetlenie, oprawa introligatorska, cięcie papieru). 4. Sporządzanie kalkulacji na wykonywane usługi poligraficzne. Hotel Asystencki - Zajazd Academicus 1. Administrowanie oraz nadzór nad właściwym użytkowaniem obiektu. 2. Realizowanie planu zakwaterowania oraz kwaterowanie na podstawie dodatkowych skierowań z Działu Spraw Socjalnych, a także kwaterowanie osób bezpośrednio dokonujących rezerwacji. 3. Prowadzenie ewidencji mieszkańców, załatwianie spraw meldunkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami. 4. Pobieranie opłat za pobyt, nadzór nad terminowym ich uiszczaniem, prowadzenie ich ewidencji. 5. Prowadzenie administracji hotelu asystenckiego oraz rozliczeń za korzystanie z pomieszczeń. 6. Zapewnienie wszystkim mieszkańcom możliwości zapoznania się z obowiązującymi regulaminami i przepisami wewnętrznymi; nadzorowanie, kontrolowanie i egzekwowanie ich przestrzegania. 7. Ustalanie szkód i braków w obiektach oraz obciążenie nimi osób, które je spowodowały. 7