Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 57 Rektora UŚ z dnia 24 września 2007r.

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 57 Rektora UŚ z dnia 24 września 2007r. A. Zakres Zadań Administracji Międzywydziałowej w Cieszynie Dział Administracji Międzywydziałowej I. W zakresie prawidłowego funkcjonowania obiektów: 1. Zapewnienie bezpiecznego i higienicznego stanu pomieszczeń, czystości wewnątrz i na zewnątrz obiektów oraz utrzymania terenów zielonych, a w szczególności dbałość o naleŝyty stan dróg ewakuacyjnych oraz innych dróg i przejść, w sposób nie stwarzający zagroŝeń dla uŝytkowników. 2. Kontrolowanie stanu czystości w obiektach sprzątanych przez firmę usługową oraz egzekwowanie warunków zawartej przez Uczelnię umowy. 3. Utrzymanie sprawności eksploatacyjnej obiektów, instalacji i innego wyposaŝenia technicznego: a) organizacja i kontrola pracy konserwatorów w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania urządzeń energetyki cieplnej, urządzeń elektrycznych, wentylacji, klimatyzacji, instalacji wod.-kan., instalacji gazowej i innych, b) kontrola poprawności funkcjonowania umów z firmami zewnętrznymi na konserwację eksploatowanych urządzeń wymagających profesjonalnego serwisu, c) zapewnienie wykonywania zaleceń pokontrolnych uprawnionych podmiotów kontrolujących sprawność eksploatacyjną obiektów (UDT, PIP, Sanepid itp.), d) realizacja prac naprawczych i konserwatorskich, niezwłoczne usuwanie awarii i likwidacja stanów zagroŝenia. 4. Zabezpieczenie obiektów i mienia przed kradzieŝą i w zakresie bhp i op. 5. Zaopatrzenie w materiały, sprzęt i inne wyposaŝenie niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania działu oraz zgłaszanie potrzeb w zakresie doposaŝenia obiektów w celu właściwego organizowania warunków nauki i pracy studentom oraz pracownikom. 6. Realizacja zamówień dostaw i usług dla jednostek, prowadzenie magazynu podręcznego. 7. Wnioskowanie o zawarcie umów serwisowych na wszelkie inne usługi niezbędne dla prawidłowego wykonywania zadań działu. 8. Dekorowanie administrowanych obiektów z okazji uroczystości państwowych i okolicznościowych. 1

2 9. Udział w okresowych przeglądach stanu technicznego obiektów, prowadzenie ksiąŝek obiektów oraz ewidencji budynków i lokali. 10. Opracowywanie w oparciu o wyniki przeglądów technicznych oraz uzasadnione wnioski remontowe i adaptacyjne uŝytkowników obiektów planów remontowych dla administrowanych obiektów. 11. Współudział w organizowaniu i nadzorze nad realizacją procesów remontowych obiektów, koordynacja pracy firm zewnętrznych oraz własnych słuŝb. 12. Kontrola ilości i jakości materiałów uzyskanych z rozbiórki i sposobu ich wykorzystania. 13. Udział w komisjach odbioru obiektów lub robót i odbiór ich do uŝytku. 14. Sporządzanie oraz ewidencjonowanie umów najmu dla jednostek zlokalizowanych w Cieszynie z wyjątkiem Osiedla Akademickiego. 15. Przygotowywanie i bieŝące aktualizowanie deklaracji podatku od nieruchomości dla Urzędu Miejskiego w Cieszynie. II. W zakresie obsługi kancelaryjnej: 1. Zapewnienie sprawnego i prawidłowego obiegu dokumentów między wszystkimi jednostkami organizacyjnymi w Cieszynie. 2. Wykonywanie czynności kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi przepisami (dziennik korespondencji, ksiąŝka podawcza itp.). 3. Prowadzenie ewidencji opłat pocztowych dla jednostek w Cieszynie. 4. Obsługa sekretarska administracji międzywydziałowej w Cieszynie. 5. Prowadzenie obsługi informacyjnej dotyczącej korzystania z Funduszu Socjalnego przez osoby uprawnione. 6. Pośredniczenie w wydawaniu i zbieraniu wniosków w zakresie spraw socjalnych. III. W zakresie obsługi obiektów sportowych: 1. Prowadzenie działań marketingowych mających na celu optymalne wykorzystanie obiektów sportowych, przyjmowanie zleceń oraz sporządzanie harmonogramu korzystania z obiektów. 2. Kontrola przestrzegania regulaminu obiektów sportowych, zapewnienie bezpieczeństwa osób korzystających z basenu oraz udzielanie w razie potrzeby pierwszej pomocy. 3. Kontrola i zabezpieczenie obsługi w zakresie jakości wody w basenie oraz czystości obiektów, utrzymanie we właściwym stanie technicznym sprzętu ratowniczego. 4. Obsługa systemu sterowania instalacji centralnego ogrzewania i ciepłej wody. 2

3 IV. W zakresie obsługi Centrum Konferencyjnego: 1. Prowadzenie działań marketingowych mających na celu optymalne wykorzystanie Centrum Konferencyjnego i innych pomieszczeń, przyjmowanie zleceń oraz sporządzanie harmonogramu imprez. 2. Obsługa imprez prowadzonych w Centrum Konferencyjnym oraz kampusie cieszyńskim. 3. Zapewnienie właściwej obsługi sprzętu audiowizualnego dla prowadzonych zajęć dydaktycznych oraz imprez. V. W zakresie obsługi stacji badań zanieczyszczeń atmosfery: 1. Okresowe wykonywanie obserwacji meteorologicznych w zakresie pomiaru temperatury i wilgotności powietrza, kierunku i prędkości wiatru, wysokości opadów atmosferycznych. 2. Regularny pobór prób opadów, wykonywanie dla nich specjalistycznych oznaczeń i analizy właściwości fizykochemicznych. 3. Opracowywanie danych uzyskanych z obserwacji meteorologicznych i analiz chemicznych opadów, współpraca z instytucjami, dla których prowadzone są pomiary. VI. W zakresie gospodarki powierzonym mieniem: 1. Prowadzenie ewidencji inwentarzowej w administrowanych obiektach. 2. Przygotowanie warunków do sprawnego przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych, spisów z natury oraz uczestnictwo w spisach z natury. 3. Składanie wniosków o przeprowadzenie inwentaryzacji składników majątkowych w przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie za powierzone mienie. 4. Wyjaśnianie róŝnic inwentaryzacyjnych składników majątkowych ogólnodostępnych. 5. Wnioskowanie o likwidację zniszczonych środków trwałych, przygotowanie sprzętu do kasacji wraz z ekspertyzami, realizacja wniosków zawartych w protokołach kasacji. 6. Prowadzenie rozliczenia przy kasacji poprzez składnicę złomu surowców wtórnych. VII. W zakresie realizacji obowiązujących zasad gospodarki finansowej. 1. Współpraca przy opracowaniu prowizorium budŝetowego oraz planu rzeczowo finansowego dla administracji międzywydziałowej oraz bieŝąca kontrola ich realizacji. 2. Prawidłowy rozdział kosztów funkcjonowania obiektów ścisłe przestrzeganie obowiązujących procedur kontroli funkcjonalnej pionowej. 3. Nadzór nad realizacją przychodów jednostki pochodzących z wynajmu. 3

4 Dom Asystenta - Zajazd Academicus Zakres zadań Domu Asystenta określony jest w pkt. 12 załącznika nr 4 do Regulaminu Organizacyjnego Administracji Uniwersytetu Śląskiego. B. Zakres zadań realizowanych przez pracowników administracji ogólnouczelnianej, których miejscem wykonywania pracy jest Cieszyn. I. Stanowisko w Dziale Spraw Osobowych: 1. Prowadzenie akt osobowych pracowników zatrudnionych w Cieszynie. 2. Przygotowywanie dokumentów związanych z zatrudnianiem, zwalnianiem, zaszeregowaniem, awansowaniem pracowników. 3. Przygotowywanie wszelkich dokumentów związanych z przebiegiem zatrudnienia (urlopy macierzyńskie, wychowawcze, bezpłatne). 4. Przygotowywanie pism w zakresie wypłat nagród jubileuszowych oraz dodatków staŝowych. 5. Wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu, wystawanie delegacji słuŝbowych oraz ich rejestracja. 6. Rejestracja urlopów wypoczynkowych, zwolnień lekarskich, ewidencja czasu pracy pracowników niebędących nauczycielami akademickimi. 7. Prowadzenie ewidencji pracowników w podziale na jednostki organizacyjne. 8. Wystawianie skierowań na badania profilaktyczne: badania wstępne, kontrolne i okresowe. 9. Prowadzenie ewidencji oraz monitorowanie upływu terminów waŝności badań. II. Stanowisko w Inspektoracie BHP i PpoŜ.: 1. Kontrola warunków pracy oraz przestrzegania przepisów bhp. 2. Ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz chorób zawodowych. 3. Ocena ryzyka zawodowego oraz informowanie pracowników o ryzyku. 4. Organizowanie szkoleń w zakresie bhp dla pracowników i studentów. 5. Organizowanie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia. 6. Kontrola realizacji zaleceń, wystąpień i nakazów PIP, PIS i PSP. 7. Kontrola wydawania odzieŝy roboczej i ochronnej, list wypłat ekwiwalentu za pranie, naprawę odzieŝy roboczej i środków czystości. 4

5 8. Współdziałanie przy wyposaŝeniu obiektów w podręczny sprzęt gaśniczy, w oznakowaniu dróg ewakuacyjnych, organizowaniu konserwacji sprzętu gaśniczego. 9. Współdziałanie z komórkami organizacyjnymi w sprawie gospodarki odpadami i nadzorowanie odbiorów. III. Stanowisko w Dziale Spraw Obronnych i Ochrony: 1. Nadzorowanie obiegu i zwrotu dokumentów niejawnych do kancelarii tajnej. 2. Kontrola realizacji Planów ewakuacji z zagroŝonych obiektów i Instrukcji alarmowania i ostrzegania. 3. Nadzorowanie i kontrolowanie zasad postępowania przy przetwarzaniu danych osobowych. 4. Współpraca z Gminnym Centrum Reagowania i Obrony Cywilnej w Cieszynie. 5. Prowadzenie ankiet personalnych (bazy danych) pracowników. 6. Prowadzenie archiwum, przyjmowanie, brakowanie i udostępnianie akt. IV. Stanowisko w Dziale Transportu: 1. Zapewnienie transportu jednostkom w Cieszynie, Jastrzębiu Zdroju i Rybniku. 2. Dostawa materiałów pobranych z magazynów centralnych oraz realizacja pozostałych zamówień. V. Stanowisko w Dziale Inwentaryzacji: 1. Opracowywanie pól spisowych dla Cieszyna dla potrzeb inwentaryzacji. 2. Opracowywanie propozycji planów inwentaryzacji w Cieszynie. 3. Udział w zespołach spisowych przy sporządzaniu spisów z natury oraz zespołach kasacyjnych. 4. Dokonywanie spisów dodatkowych i kontrolnych. 5. Sporządzenie dokumentacji poinwentaryzacyjnej. 6. Uczestnictwo w wyjaśnianiu niedoborów i nadwyŝek. 7. Ocena przydatności gospodarczej składników majątku objętych spisem. 8. Pośrednictwo w przekazywaniu wniosków kasacyjnych oraz opinii technicznych. VI. Stanowisko w Samodzielnej Sekcji Teletechnicznej: 1. Prace konserwacyjne i naprawcze sieci telefonicznej, centrali lokalnej oraz urządzeń końcowych. 5

6 2. Podłączanie nowych abonentów i nadawanie numerów wewnętrznych. 3. Sporządzanie bilingów rozmów abonentów centrali lokalnej w Cieszynie. 4. Współpraca ze słuŝbami serwisowymi operatora oraz centrali. 5. Udział w pracach związanych z rozbudową Uczelnianej sieci telekomunikacyjnej. VII. Stanowiska w Dziale Portalu i Serwisu WWW: 1. Administrowanie lokalnymi sieciami LAN obu Wydziałów, administracji i domów studenckich w tym prowadzenie skutecznej polityki bezpieczeństwa sieciowego (ochrona przed włamaniami do systemu, ochrona antywirusowa, itp.). 2. Obsługa dostępu do Internetu dla wszystkich pracowników i studentów. 3. Nadzór nad prawidłowym działaniem usług sieciowych. 4. Aktualizacja oprogramowania systemowego, antywirusowego, dziekanatowego i systemów zarządzania na wszystkich stacjach roboczych. 5. Konsultacje i szeroko rozumiane wsparcie informatyczne dla pracowników naukowodydaktycznych i administracyjnych. 6. Udział w tworzeniu serwisu WWW uczelni. VIII. Stanowisko w Dziale Płac: 1. Przygotowywanie dokumentacji płacowej do ZUS dla osób wnioskujących o emeryturę lub rentę oraz dokumentacji dla celów naliczenia kapitału początkowego. 2. Sporządzanie zaświadczeń o wysokości wynagrodzenia. 3. Przygotowywanie korekt deklaracji rozliczeniowych z ZUS oraz raportów imiennych dla osób ubezpieczonych za lata Przygotowywanie osobowej dokumentacji płacowej pracowników. 5. Kontrola wniosków premiowych dla pracowników uczelni zatrudnionych w Cieszynie. 6. Wydawanie wydruków odcinka płacowego. 7. Opracowywanie wniosków o poŝyczkę z PKZP. IX. Stanowiska w Dziale Finansowym: 1. Obsługa kasowa Uniwersytetu w zakresie wpłat i wypłat wszystkich rodzajów wynagrodzeń, stypendiów, innych naleŝności i zobowiązań Uniwersytetu, prowadzenie dokumentacji obrotu kasowego. 2. Obsługa bankowa Uniwersytetu w zakresie sporządzania przelewów w systemie Multi Cash, bieŝąca kontrola dokumentacji bankowej, zakładanie lokat. 6

7 3. Kontrola dokumentów wynikających z zobowiązań Uniwersytetu i realizacja ich płatności. 4. Kontrola formalna i rachunkowa wszelkich dowodów źródłowych oraz przygotowanie do wypłaty przelewem lub gotówką zobowiązań z tytułu rozliczeń wyjazdów słuŝbowych i pozostałych rozliczeń. 5. Wystawianie faktur sprzedaŝy wg wpływów na rachunek. 6. Ewidencja i kontrola druków ścisłego zarachowania. 7. Analiza rozrachunków z zakresie delegacji słuŝbowych, zaliczek. 8. Sporządzanie sprawozdań z zakresu pracy Działu Finansowego oraz raportowanie danych. 7