A. Zakres zadań Administracji Międzywydziałowej w Cieszynie

Transkrypt

1 Załącznik nr 4 do zarządzenia nr 117 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 29 lipca 2014 r. Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 57 Rektora UŚ z dnia 24 września 2007 r. A. Zakres zadań Administracji Międzywydziałowej w Cieszynie Dział Administracyjno-Gospodarczy Kampusu Cieszyńskiego I. W zakresie prawidłowego funkcjonowania obiektów: 1. Zapewnienie bezpiecznego i higienicznego stanu pomieszczeń, czystości wewnątrz i na zewnątrz obiektów oraz utrzymania terenów zielonych, a w szczególności dbałość o należyty stan dróg ewakuacyjnych oraz innych dróg i przejść, w sposób nie stwarzający zagrożeń dla użytkowników. 2. Kontrolowanie stanu czystości w obiektach sprzątanych przez firmę usługową oraz egzekwowanie warunków zawartej przez Uczelnię umowy. 3. Utrzymanie sprawności eksploatacyjnej obiektów, instalacji i innego wyposażenia technicznego: 1) organizacja i kontrola pracy konserwatorów w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania urządzeń energetyki cieplnej, urządzeń elektrycznych, wentylacji, klimatyzacji, instalacji wod.-kan., instalacji gazowej i innych; 2) kontrola poprawności funkcjonowania umów z firmami zewnętrznymi na konserwację eksploatowanych urządzeń wymagających profesjonalnego serwisu; 3) zapewnienie wykonywania zaleceń pokontrolnych uprawnionych podmiotów kontrolujących sprawność eksploatacyjną obiektów (UDT, PIP, Sanepid itp.); 4) realizacja prac naprawczych i konserwatorskich, niezwłoczne usuwanie awarii i likwidacja stanów zagrożenia. 4. Zabezpieczenie obiektów i mienia przed kradzieżą i w zakresie bhp i op. 5. Zaopatrzenie w materiały, sprzęt i inne wyposażenie niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania działu oraz zgłaszanie potrzeb w zakresie doposażenia obiektów w celu właściwego organizowania warunków nauki i pracy studentom oraz pracownikom (z wyjątkiem pracowników Osiedla Akademickiego). 6. Realizacja zamówień dostaw i usług dla jednostek, prowadzenie magazynu podręcznego (z wyjątkiem pracowników Osiedla Akademickiego). 1

2 7. Wnioskowanie o zawarcie umów serwisowych na wszelkie inne usługi niezbędne dla prawidłowego wykonywania zadań działu. 8. Dekorowanie administrowanych obiektów z okazji uroczystości państwowych i okolicznościowych. 9. Udział w okresowych przeglądach stanu technicznego obiektów, prowadzenie książek obiektów oraz ewidencji budynków i lokali. 10. Opracowywanie, w oparciu o wyniki przeglądów technicznych oraz uzasadnione wnioski remontowe i adaptacyjne użytkowników obiektów, planów remontowych dla administrowanych obiektów. 11. Współudział w organizowaniu i nadzorze nad realizacją procesów remontowych obiektów, koordynacja pracy firm zewnętrznych oraz własnych służb. 12. Kontrola ilości i jakości materiałów uzyskanych z rozbiórki i sposobu ich wykorzystania. 13. Udział w komisjach odbioru obiektów lub robót i odbiór ich do użytku. 14. Sporządzanie oraz ewidencjonowanie umów najmu dla jednostek zlokalizowanych w Cieszynie (z wyjątkiem pracowników Osiedla Akademickiego). 15. Przygotowywanie i bieżące aktualizowanie deklaracji podatku od nieruchomości dla Urzędu Miejskiego w Cieszynie. II. W zakresie obsługi kancelaryjnej: 1. Zapewnienie sprawnego i prawidłowego obiegu dokumentów między wszystkimi jednostkami organizacyjnymi w Cieszynie. 2. Wykonywanie czynności kancelaryjnych, zgodnie z Instrukcją kancelaryjną Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach. 3. Prowadzenie ewidencji opłat pocztowych dla jednostek w Cieszynie. 4. Prowadzenie obsługi informacyjnej dotyczącej korzystania z Funduszu Socjalnego przez osoby uprawnione. 5. Pośredniczenie w wydawaniu i zbieraniu wniosków w zakresie spraw socjalnych. III. W zakresie obsługi obiektów sportowych: 1. Prowadzenie działań marketingowych, mających na celu optymalne wykorzystanie obiektów sportowych, przyjmowanie zleceń oraz sporządzanie harmonogramu korzystania z obiektów. 2. Kontrola przestrzegania regulaminu obiektów sportowych, zapewnienie bezpieczeństwa osób korzystających z basenu oraz udzielanie w razie potrzeby pierwszej pomocy. 2

3 3. Kontrola i zabezpieczenie obsługi w zakresie jakości wody w basenie oraz czystości obiektów, utrzymanie we właściwym stanie technicznym sprzętu ratowniczego. 4. Obsługa systemu sterowania instalacji centralnego ogrzewania i ciepłej wody. IV. W zakresie obsługi Centrum Konferencyjnego: 1. Prowadzenie działań marketingowych, mających na celu optymalne wykorzystanie Centrum Konferencyjnego i innych pomieszczeń, przyjmowanie zleceń oraz sporządzanie harmonogramu imprez. 2. Obsługa imprez prowadzonych w Centrum Konferencyjnym oraz Kampusie Cieszyńskim. 3. Zapewnienie właściwej obsługi sprzętu audiowizualnego dla prowadzonych zajęć dydaktycznych oraz imprez. V. W zakresie gospodarki powierzonym mieniem: 1. Prowadzenie ewidencji inwentarzowej w administrowanych obiektach. 2. Przygotowanie warunków do sprawnego przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych, spisów z natury oraz uczestnictwo w spisach z natury. 3. Składanie wniosków o przeprowadzenie inwentaryzacji składników majątkowych, w przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie za powierzone mienie. 4. Wyjaśnianie różnic inwentaryzacyjnych składników majątkowych ogólnodostępnych. 5. Wnioskowanie o likwidację zniszczonych środków trwałych, przygotowywanie sprzętu do kasacji wraz z ekspertyzami, realizacja wniosków zawartych w protokołach kasacji. 6. Prowadzenie rozliczenia przy kasacji poprzez składnicę złomu surowców wtórnych. VI. W zakresie realizacji obowiązujących zasad gospodarki finansowej: 1. Współpraca przy opracowaniu prowizorium budżetowego oraz planu rzeczowo finansowego dla Działu Administracyjno-Gospodarczego Kampusu Cieszyńskiego oraz bieżąca kontrola ich realizacji. 2. Prawidłowy rozdział kosztów funkcjonowania obiektów ścisłe przestrzeganie obowiązujących procedur kontroli funkcjonalnej pionowej. 3. Nadzór nad realizacją przychodów jednostki pochodzących z wynajmu. 3

4 VII. W zakresie administrowania i obsługi lokalnych sieci komputerowych oraz systemów informatycznych w administrowanych obiektach: 1. Administrowanie lokalnymi sieciami LAN obu wydziałów, administracji i domów studenckich, w tym prowadzenie skutecznej polityki bezpieczeństwa sieciowego (ochrona przed włamaniami do systemu, ochrona antywirusowa, itp.). 2. Obsługa dostępu do Internetu dla wszystkich pracowników i studentów. 3. Nadzór nad prawidłowym działaniem usług sieciowych. 4. Aktualizacja oprogramowania systemowego, antywirusowego, dziekanatowego i systemów zarządzania na wszystkich stacjach roboczych. 5. Konsultacje i szeroko rozumiane wsparcie informatyczne dla nauczycieli akademickich i pracowników administracyjnych. 6. Udział w tworzeniu serwisu WWW jednostek organizacyjnych w Cieszynie. B. Zakres zadań realizowanych przez pracowników jednostek administracji ogólnouczelnianej, których miejscem wykonywania pracy jest Cieszyn I. Stanowisko w Dziale Spraw Osobowych i Socjalnych: 1. Prowadzenie akt osobowych pracowników zatrudnionych w Cieszynie. 2. Przygotowywanie dokumentów związanych z zatrudnianiem, zwalnianiem, zaszeregowaniem, awansowaniem pracowników. 3. Przygotowywanie wszelkich dokumentów związanych z przebiegiem zatrudnienia (urlopy macierzyńskie, wychowawcze, bezpłatne). 4. Przygotowywanie pism w zakresie wypłat nagród jubileuszowych oraz dodatków stażowych. 5. Wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu, wystawianie delegacji służbowych oraz ich rejestracja. 6. Rejestracja urlopów wypoczynkowych, zwolnień lekarskich, ewidencja czasu pracy pracowników niebędących nauczycielami akademickimi. 7. Prowadzenie ewidencji pracowników w podziale na jednostki organizacyjne. 8. Wystawianie skierowań na badania profilaktyczne: badania wstępne, kontrolne i okresowe. 9. Prowadzenie ewidencji oraz monitorowanie upływu terminów ważności badań. 4

5 II. Stanowisko w Inspektoracie BHP i OP: 1. Kontrola warunków pracy oraz przestrzegania przepisów bhp. 2. Ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz chorób zawodowych. 3. Ocena ryzyka zawodowego oraz informowanie pracowników o ryzyku. 4. Organizowanie szkoleń w zakresie bhp dla pracowników i studentów. 5. Organizowanie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia. 6. Kontrola realizacji zaleceń, wystąpień i nakazów PIP, PIS i PSP. 7. Kontrola wydawania odzieży roboczej i ochronnej, list wypłat ekwiwalentu za pranie, naprawę odzieży roboczej i środków czystości. 8. Współdziałanie przy wyposażeniu obiektów w podręczny sprzęt gaśniczy, w oznakowaniu dróg ewakuacyjnych, organizowaniu konserwacji sprzętu gaśniczego. 9. Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi w sprawie gospodarki odpadami i nadzorowanie odbiorów. III. Stanowisko w Dziale Spraw Obronnych i Ochrony: 1. Nadzorowanie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych, w tym obiegu i zwrotu dokumentów niejawnych do Kancelarii Niejawnej. 2. Kontrola realizacji Planów ewakuacji z zagrożonych obiektów i Instrukcji alarmowania i ostrzegania. 3. Nadzorowanie i kontrolowanie zasad postępowania przy przetwarzaniu danych osobowych. 4. Współpraca z Miejskim Centrum Zarządzania Kryzysowego w Cieszynie. 5. Prowadzenie ankiet personalnych (bazy danych) pracowników. 6. Nadzorowanie sposobu realizacji umowy zawartej w celu ochrony obiektów Uczelni z firmą ochrony oraz współpraca z kierownikami ochranianych obiektów w Cieszynie. IV. Stanowisko w Dziale Inwentaryzacji: 1. Opracowywanie pól spisowych dla Cieszyna dla potrzeb inwentaryzacji. 2. Opracowywanie propozycji planów inwentaryzacji w Cieszynie. 3. Udział w zespołach spisowych przy sporządzaniu spisów z natury oraz zespołach kasacyjnych. 4. Dokonywanie spisów dodatkowych i kontrolnych. 5. Sporządzanie dokumentacji poinwentaryzacyjnej. 6. Uczestnictwo w wyjaśnianiu niedoborów i nadwyżek. 5

6 7. Ocena przydatności gospodarczej składników majątku objętych spisem. 8. Pośrednictwo w przekazywaniu wniosków kasacyjnych oraz opinii technicznych. V. Stanowisko w Dziale Płac: 1. Obsługa płacowa pracowników zatrudnionych na Wydziale Artystycznym oraz Wydziale Etnologii i Nauk o Edukacji, a także pracowników niebędących nauczycielami akademickimi w Dziale Administracyjno-Gospodarczym Kampusu Cieszyńskiego. 2. Obsługa wniosków emerytalno-rentowych (RP-7) dla pracowników, o których mowa w ust. 1, wnioskujących o emeryturę lub rentę. 3. Sporządzanie zaświadczeń o wysokości wynagrodzenia dla pracowników, o których mowa w ust. 1. 6