Zarządzenie Nr 662/AT/2018 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 30 maja 2018 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 662/AT/2018 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 30 maja 2018 r. w sprawie ustalenia regulaminu wewnętrznego Wydziału Administracyjno-Technicznego Urzędu Miejskiego w Słupsku. Na podstawie 2 ust. 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Słupsku, ustalonego zarządzeniem Nr 1274/OU/2017 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 29 listopada 2017 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Słupsku, z późn. zm. zarządzam, co następuje: 1. Ustalam regulamin wewnętrzny Wydziału Administracyjno-Technicznego Urzędu Miejskiego w Słupsku, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Traci moc zarządzenie Nr 453/OU/2018 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 9 kwietnia 2018 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Wewnętrznego Wydziału Organizacji Urzędu Urzędu Miejskiego w Słupsku. Wykonanie zarządzenia powierzam Dyrektorowi Wydziału Administracyjno-Technicznego Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1czerwca 2018 r.. wz. PREZYDENTA Miasta Słupska Krystyna Danilecka-Wojewódzka ZASTĘPCA PREZYDENTA

2 Uzasadnienie: Konieczność zmiany regulaminu wynika z podziału Wydziału Organizacji Urzędu na dwa Wydziały: Wydział Administracyjno-Techniczny i Wydział Organizacji Urzędu.

3 Załącznik do Zarządzenia Nr 662/at/2018 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 30 maja 2018 r. REGULAMIN WEWNĘTRZNY WYDZIAŁU Rozdział I. ADMINISTRACYJNO- Postanowienia ogólne TECHNICZNEGO

4 Rozdział I. Postanowienia ogólne 1. Regulamin wewnętrzny, zwany dalej regulaminem, określa: 1) strukturę organizacyjną Wydziału Administracyjno-Technicznego z nazwami stanowisk, ich oznaczeniami literowymi i numerami; 2) zadania Wydziału Administracyjno-Technicznego ze wskazaniem aktów prawnych regulujących wykonywane zadania; 3) zasady podpisywania pism i decyzji; 4) schemat organizacyjny Wydziału Administracyjno-Technicznego. Rozdział II. Struktura organizacyjna Wydziału Administracyjno-Technicznego z nazwami stanowisk, ich oznaczeniami literowymi i numerami Całokształtem pracy Wydziału kieruje Dyrektor Wydziału Administracyjno-Technicznego (AT-I) przy pomocy Kierownika Referatu Informatycznego (AT-RI-I) i Kierownika Referatu Administracyjno-Technicznego (AT-RAT-I). 2. W Wydziale Administracyjno-Technicznym tworzy się: 1) Referat Informatyczny; 2) Referat Administracyjno-Techniczny; 3) stanowisko ds. organizacyjno-finansowych (AT-II). 3. W Referacie Informatycznym tworzy się następujące stanowiska pracy: 1) Kierownik Referatu Informatycznego Administrator Systemów Informatycznych (AT- RI-I); 2) stanowisko ds. informatycznych-administrator systemów informatycznych (AT-RI-II); 3) stanowisko ds. informatycznych-administrator sieci informatycznych (AT-RI-III); 4) stanowisko ds. informatycznych-administrator sieci informatycznych (AT-RI-IV); 5) stanowisko ds. informatycznych-administrator systemów informatycznych (AT-RI-V); 6) stanowisko ds. informatycznych-administrator sieci informatycznych (AT-RI-VI) 7) stanowisko ds. informatycznych- administrator systemów informatycznych (AT-RI-VII). 4. W Referacie Administracyjno-Technicznym tworzy się następujące stanowiska pracy: 1) Kierownik Referatu Administracyjno-Technicznego (AT-RAT-I); 2) stanowisko ds. administracyjnych i gospodarki magazynowej (AT-RAT-II); 3) stanowisko ds. administracyjnych i środków trwałych (AT-RAT-III i VI); 4) stanowisko ds. administracyjno - technicznych (AT-RAT-IV); 5) stanowisko ds. środków trwałych (AT-RAT-V); 6) kierowca; 7) konserwator; 8) robotnik gospodarczy; 9) sprzątaczka.

5 5. Podczas nieobecności Dyrektora Wydziału Administracyjno-Technicznego zastępstwo sprawuje Kierownik Referatu Administracyjno-Technicznego. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Prezydent Miasta Słupska może wyznaczyć inną osobę zastępującą dyrektora. 9. Pracownicy Wydziału Administracyjno-Technicznego zastępują się wzajemnie zgodnie z ustaleniami zawartymi w osobowych zakresach czynności. 10. Dyrektor Wydziału Administracyjno-Technicznego może ustalić doraźne zastępstwo niezależnie od ustaleń zawartych w ustępie 9. Rozdział III. Zadania Wydziału Administracyjno-Technicznego ze wskazaniem aktów prawnych regulujących wykonywane zadania 3. Wydział realizuje następujące zadania własne: 1) w zakresie funkcjonowania systemu informatycznego i teleinformatycznego: a) zapewnienie właściwego funkcjonowania systemu informatycznego i teleinformatycznego na potrzeby Urzędu, a w szczególności: przygotowywanie stosownych umów przy udziale dyrektorów merytorycznych wydziałów, bieżące monitorowanie zapisów umów i wspólnie z dyrektorami merytorycznych wydziałów dokonywanie zmian w zależności od potrzeb, monitorowanie terminów obowiązywania umów i powiadamianie Sekretarza Miasta oraz dyrektora merytorycznych wydziałów o kończących się terminach umów, z wyprzedzeniem 3 miesięcznym przy umowach jednorocznych, 6 miesięcznym przy umowach wieloletnich celem podjęcia stosowanych kroków, planowanie oraz zabezpieczanie środków w budżecie na okres obowiązywania umów, b) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania sprzętu komputerowego, urządzeń peryferyjnych, oprogramowania na stanowiskach pracy Urzędu Miejskiego w Słupsku, c) administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Słupsku, d) nadzór techniczny nad funkcjonowaniem stron internetowych administrowanych przez Urząd Miejski w Słupsku, e)projektowanie, tworzenie, modernizacja, wdrażanie oraz administrowanie systemami informatycznymi i teleinformatycznymi w Urzędzie Miejskim w Słupsku, f) opracowywanie i wdrażanie nowych rozwiązań i technologii informatycznych w Urzędzie Miejskim w Słupsku, g) pomoc i doradztwo w zakresie systemów informatycznych oraz planowanych wdrożeń dla wydziałów merytorycznych, h) analiza potrzeb oraz opracowywanie koncepcji i planowanie rozwoju systemów informatycznych i teleinformatycznych w Urzędzie Miejskim w Słupsku, i) identyfikacja potrzeb pracowników w zakresie wyposażenia stanowisk pracowniczych oraz proponowanie i opiniowanie zakupów sprzętu i oprogramowania, sukcesywna wymiana zużytych i przestarzałych składników wyposażenia, j) utrzymywanie systemów informatycznych i teleinformatycznych w stałej sprawności poprzez: określanie właściwych warunków eksploatacji i racjonalnego wykorzystania sprzętu komputerowego oraz urządzeń peryferyjnych w Urzędzie Miejskim w Słupsku, - zarządzanie i administrowanie serwerami i zasobami sieciowymi Urzędu Miejskiego w Słupsku, - określanie reguł pracy przy użyciu sprzętu komputerowego oraz nadzór nad bezpieczeństwem informatycznym oraz prawidłowym korzystaniem ze sprzętu i oprogramowania,

6 - sprawowanie nadzoru nad sprawnością techniczną i eksploatacyjną sprzętu komputerowego, a w szczególności jego bieżące serwisowanie i naprawa, - prowadzenie szkoleń i instruktażu pracowników Urzędu Miejskiego w Słupsku w zakresie obsługi sprzętu komputerowego, aplikacji biurowych i wdrażanych systemów, k) nadzór nad eksploatacją Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów oraz innych systemów informatycznych eksploatowanych przez pracowników Urzędu Miejskiego w Słupsku, l) nadzór nad wykonywaniem usług gwarancyjnych oraz serwisu pogwarancyjnego sprzętu komputerowego oraz oprogramowania, ł) monitorowanie rynku IT pod kątem zastosowania najlepszych rozwiązań z tej dziedziny w Urzędzie Miejskim w Słupsku, m) koordynacja i prowadzenie obsługi informatycznej wyborów, n) zabezpieczenie obsługi sesji Rady Miejskiej w zakresie transmisji na żywo audio-video oraz możliwości odtwarzania zapisów archiwalnych, o) prowadzenie ewidencji i bieżące monitorowanie ważności podpisów kwalifikowanych pracowników urzędu oraz ich zakup, p) koordynacja informatyzacji jednostek organizacyjnych miasta, w tym optymalizacja sprzętu i oprogramowania; 2) w zakresie bezpieczeństwa teleinformatycznego: a) stosowanie rozwiązań technicznych wynikających z przepisów związanych z ochroną danych osobowych oraz z ochroną informacji niejawnych w zakresie obsługi informatycznej, b) projektowanie i wdrażanie rozwiązań informatycznych mających na celu podnoszenie: poziomu zabezpieczeń serwerów oraz danych będących w posiadaniu Urzędu Miejskiego w Słupsku, bezpieczeństwa teleinformatycznego w Urzędzie Miejskim w Słupsku, c) nadzór nad bezpieczeństwem teleinformatycznym Urzędu Miejskiego w Słupsku, d) bieżące monitorowanie zmian w przepisach w zakresie bezpieczeństwa IT, e) monitoring oprogramowania instalowanego na komputerach w Urzędzie Miejskim w Słupsku, f) określanie reguł pracy przy użyciu sprzętu komputerowego, g) sprawowanie nadzoru nad: używaniem programów posiadających licencję, zabezpieczaniem danych, w tym informacji niejawnych w eksploatowanych systemach informatycznych, przestrzeganiem stosowania identyfikatorów haseł dostępu w eksploatowanych systemach informatycznych, utrzymaniem baz danych w stałej sprawności i ich archiwizowanie, - konfigurowaniem i administrowaniem oprogramowaniem systemowym i siecią komputerową w stopniu umożliwiającym zabezpieczenie danych osobowych przed nieupoważnionym dostępem, prowadzeniem kontroli antywirusowych oprogramowania, archiwizacją danych, odzyskiwaniem utraconych danych; h)dokonywanie na bieżąco inwentaryzacji zasobów serwerowo-sieciowych. i) prowadzenie bazy danych wszystkich komponentów i ich konfiguracji, aktualizowanie przez wprowadzanie informacji o każdej zmianie, rejestrowanie wszystkich awarii wraz z ich opisem i sposobem naprawy; 3) w zakresie zabezpieczenia urzędu: a) zabezpieczenie i rozliczanie usług oraz dostaw związanych z utrzymaniem obiektów Urzędu Miejskiego w Słupsku, b) wykonywanie czynności związanych z utrzymaniem technicznym obiektów Urzędu Miejskiego w Słupsku, c) prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia,

7 d) przygotowywanie zużytych środków trwałych i wyposażenia do likwidacji, e) ubezpieczenie majątku będącego na stanie Urzędu Miejskiego w Słupsku, f) zabezpieczenie i rozliczenie dostaw energii elektrycznej, energii cieplnej, wody i ścieków, g) prowadzenie książki obiektów Urzędu Miejskiego w Słupsku i dokonywanie obowiązkowych przeglądów, nadzór nad ich wykonaniem oraz ustalanie na tej podstawie zakresu remontów i bieżących napraw, h) nadzór nad zapewnieniem łączności oraz komunikacji w Urzędzie Miejskim w Słupsku, i) rozliczanie rozmów telefonicznych (stacjonarne i komórkowe), j) przeprowadzanie i rozliczanie konserwacji systemu p.poż, klimatyzacji, urządzeń dźwigowych, sygnalizacji włamania, napadu i zalania, sieci telefonicznej, termowentylacji SCOPIES, k) zabezpieczenie i utrzymanie czystości w pomieszczeniach budynków Urzędu Miejskiego w Słupsku, l) wynajem parkingów będących w dyspozycji Urzędu, ł) zabezpieczenie urzędu w niezbędne materiały biurowe, eksploatacyjne i artykuły higieniczne, m) zakup odzieży ochronnej dla pracowników Urzędu, n) wykonywanie usług poligraficznych dla wydziałów takich jak duże ilości druków, budżet, strategia, druki wielkoformatowe (ksero, bindowanie, laminowanie, drukowanie, itp.), o) prowadzenie gospodarki magazynowej, p) wystawianie faktur VAT z zakresu działania wydziału oraz działania innych wydziałów na podstawie wniosków dyrektorów wydziałów merytorycznych, r) zapewnienie właściwej informacji wizualnej w Urzędzie, s) przeprowadzenie procesu utylizacji sprzętu i urządzeń, t) publikacja ogłoszeń w prasie o zasięgu lokalnym i krajowym, u) zabezpieczenie dozoru budynków urzędu, w) administrowanie budynkami i lokalami Urzędu, x) zabezpieczenie zbytów ruchomych w Urzędzie, y) prowadzenie spraw remontów, przebudów i bieżących napraw w budynkach będących siedzibami Urzędu. 4. Zadania wykonywane przez Wydział wynikają w szczególności z następujących aktów prawnych: 1) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1875); 2) ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym ( Dz. U. z 2017 r. poz. 1868); 3) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 902, z późn. zm.); 4) ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2017 r. poz. 570); 5) ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1579); 6) ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1764); 7) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922); 8) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz z, późn. zm.); 9) ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U z 2017 r. poz. 1311); 10) ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1523); 11) ustawy z dnia 24 sierpnia 1994r. o ochronie przeciwpożarowej (Dz. U. z 2017 r. poz. 736 z, późn. zm.);

8 12) ustawy z dnia 22 maja 2003 roku o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1170, z późn. zm.); 13) ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2017 r. poz. 1257); 14) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz ); 19) ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2017 r. poz. 459, z późn. zm.); 20) aktów wykonawczych do ww ustaw oraz obowiązujących w Urzędzie Miejskim w Słupsku wewnętrznych przepisów prawnych. Rozdział IV. Zasady podpisywania pism i decyzji Pisma w sprawach dotyczących działania Wydziału Administracyjno-Technicznego, za wyjątkiem pism zastrzeżonych do podpisu przez osoby wymienione w zarządzeniu Prezydenta Miasta Słupska w sprawie zasad podpisywania pism, podpisuje dyrektor na podstawie upoważnienia udzielonego przez Prezydenta Miasta Słupska. 2. Pisma i decyzje nie zastrzeżone do podpisu prezydenta, zastępców prezydenta, sekretarza i skarbnika podpisują, zgodnie z zakresem działania Wydziału, pracownicy na podstawie upoważnienia prezydenta. 3. Pisma i decyzje przedstawione do podpisu prezydentowi, zastępcom prezydenta, sekretarzowi i skarbnikowi powinny być uprzednio podpisane przez dyrektora zgodnie z zarządzeniem Prezydenta Miasta Słupska w sprawie zasad podpisywania pism. 4. Pracownik przygotowujący projekt pisma lub decyzji podpisuje jego kopię z lewej dolnej strony tekstu. 5. Do osobistej aprobaty Dyrektora Wydziału zastrzeżono: 1) sprawy kadrowe wydziału; 2) przedkładanie prezydentowi wszelkich materiałów przewidzianych do skierowania pod obrady Rady Miejskiej; 3) odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne; 4) wystąpienia i pisma kierowane na zewnątrz. Rozdział V. Schemat organizacyjny 7. Schemat organizacyjny Wydziału Administracyjno-Technicznego określa załącznik do niniejszego regulaminu. wz. PREZYDENTA Miasta Słupska Krystyna Danilecka-Wojewódzka ZASTĘPCA PREZYDENTA