BZP JS Wrocław, dnia 18 października 2012 r.

Transkrypt

1 BZP JS Wrocław, dnia 18 października 2012 r. INFORMACJA NR 2 DLA WYKONAWCÓW Dotyczy: Postępowania nr BZP JS prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na realizację zadania pod nazwą: Dostawa i wdrożenie zintegrowanego systemu kadrowo-płacowego wraz z niezbędną infrastrukturą. Uniwersytet Wrocławski informuje, że do przedmiotowego postępowania wpłynęło zapytanie dotyczące wyjaśnienia treści SIWZ. W oparciu o artykuł 38 ust. 1, 2 i 4 ustawy Prawo zamówień publicznych Zamawiający udziela odpowiedzi na pytania poniżej. Pytanie 10 W punkcie II.2 SIWZ Zamawiający wskazał iż przedmiotem zamówienia jest m.in. przeprowadzenie szkoleń użytkowników (w tym administratorów) dotyczących obsługi Oprogramowania. W załączniku nr 2 do SIWZ Zamawiający wskazał następujące ilości użytkowników: Przewidywana liczba użytkowników końcowych stanowisk, a tym samym liczba niezbędnych licencji, wynosi 50 (pięćdziesiąt). Nielimitowana liczba użytkowników (licencji) mających dostęp do portalu samoobsługi pracowniczej. Pytanie: Czy przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie szkoleń wyłącznie dla 50ciu użytkowników końcowych? Czy też przedmiotem zamówienia jest również przeprowadzenie szkoleń użytkowników mających dostęp do portalu samoobsługi pracowniczej? Jeśli tak to dla ilu takich użytkowników czy też ilu grup takich użytkowników? Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie szkoleń wyłącznie dla 50 wskazanych przez zamawiającego użytkowników (osób). Z uwagi na to, że zakres szkolenia powinien obejmować całość ZSKP, szkolenie tych osób powinno dotyczyć także portalu samoobsługi pracowniczej. Pytanie 11 W punkcie V pkt 6 SIWZ Zamawiający wskazał W zakresie potwierdzenia, że oferowana dostawa odpowiada wymaganiom określonym przez Zamawiającego należy przedłożyć potwierdzony opis urządzeń technicznych stanowiący załącznik nr 2 do SIWZ (Opis przedmiotu zamówienia). Co oznacza pojęcie urządzenia techniczne? Czy przez to Zamawiający rozumie opis Infrastruktury Dodatkowej, co do której wytyczne Zamawiający podał w punkcie 5 załącznika nr 2 do SIWZ? Co Zamawiający rozumie poprzez potwierdzony opis (przez kogo np. powinien być potwierdzony?) Zgodnie z zapisem w rozdz. V pkt 6 SIWZ w celu potwierdzenia, że oferowana dostawa odpowiada wymaganiom Zamawiającego należy przedłożyć cały (40 stron) załącznik nr 2 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia, potwierdzony czyli podpisany przez osoby/ę upoważnione/ą do reprezentowania Wykonawcy. Pytanie 31

2 Załącznik nr 2 do SIWZ str. 11 Pkt. 59 Możliwość wyprowadzenia wskazanych danych w zadanym zakresie do arkusza kalkulacyjnego (konkretne pola bazy danych w ustalonym przez użytkownika zakresie). Analogicznie wyprowadzanie wskazanych dokumentów do edytora tekstowego. Pytanie: Czy to wymaganie możemy rozumieć jako, import określonych danych do sytemu z arkusza kalkulacyjnego lub edytora tekstowego np. zaczytanie określonych składników wynagrodzeń pracownika? Zamawiającemu chodzi o eksport (wyprowadzenie) z Systemu do arkusza kalkulacyjnego lub edytora tekstu określonych pól baz danych oraz dokumentów (raportów). Zamawiający uznaje również za niezbędną możliwość importu (wprowadzenia) określonych danych z arkusza kalkulacyjnego lub edytora tekstowego, np. wczytanie określonych składników wynagrodzeń pracownika, danych z kart czasu pracy itp.) Pytanie 32 Załącznik nr 2 do SIWZ str. 20 Pkt. 137 Klasyfikacja urlopów pod kątem uprawnień pracowniczych (np. nagród jubileuszowych, dodatku za staż, okresów mianowania itp. )i automatyczne obliczanie tych uprawnień. Pytanie: Proszę o doprecyzowanie na czym ma polegać klasyfikacja urlopów pod kątem uprawnień pracowniczych? Czy chodzi o automatyczne wyliczanie prawa do nagrody jubileuszowej np. po pięciu latach pracownik nabywa prawo do nagrody jubileuszowej w wysokości 100%? System musi rozróżniać rodzaje urlopów i przeliczać staż pracy, prawo do nagrody jubileuszowej czy okresów zatrudnienia (mianowania) w zależności od urlopu. Na przykład przy urlopie bezpłatnym System musi automatycznie przeliczyć staż i prawo do nagrody. Pytanie 33 Załącznik nr 2 do SIWZ str. 20 Pkt. 138 Kontrola i blokowanie informacji sprzecznych o nieobecnościach. Pytanie: Proszę o doprecyzowanie na czym ma polegać kontrola i blokowanie informacji sprzecznych o nieobecnościach. Czy system ma kontrolować np. że pracownik w dniu, w którym wprowadzamy absencję ma już zaewidencjonowaną inną absencję, posiada w tym okresie zawieszenie, nie ma prawa do urlopu ponieważ wykorzystał już limit urlopu należnego z danego roku, nie nabył prawa do zasiłku i powinien mieć zastosowany okres oczekiwania itp. Tak, pytający właściwie interpretuje to wymaganie. Pytanie 34 Załącznik nr 2 do SIWZ str. 21 Pkt. 157 Rozliczenie pensum nauczycieli akademickich (współpraca z USOS). Pytanie: Czy przez rozliczenie pensum nauczycieli akademickich możemy rozumieć jako zaczytanie danych o godzinach dydaktycznych z systemu USOS na potrzeby rozliczenia wynagrodzeń, natomiast do systemu USOS będą przekazywane dane związane z

3 zatrudnieniem pracownika będącego nauczycielem (takie jak np. dane osobowe, informacje o zatrudnieniu, pełnionych funkcjach, informacje o wykształceniu, stopniach i tytułach naukowych, rozpoczętych przewodach, zgody Rektora na zatrudnienie w innej uczelni itp.)? Tak, pytający właściwie interpretuje to wymaganie. Pytanie 35 Załącznik nr 2 do SIWZ str. 23 Pkt. 183 Generowanie dokumentów dotyczących wypadków określonych przepisami. Pytanie: Czy przez ten wymóg można rozumieć że system ma umożliwiać wydruk statystycznej karty wypadku? Czy chodzi też o inne dokumenty, jeżeli tak to proszę o ich wymienienie? Tak, ZSKP ma umożliwiać wydruk statystycznej karty wypadku, inne dokumenty nie są wymagane. Pytanie 36 Załącznik nr 2 do SIWZ str. 23 Pkt. 189 Automatyczna zmiana składników wynagrodzeń na podstawie zatwierdzonych zasad waloryzacji i nowych tabel wynagrodzeń. Pytanie: Czy przez automatyczną zmianę wynagrodzeń możemy rozumieć, jako zaczytanie danych o nowych kwotach stawek lub dodatków do systemu z przygotowanych plików gdzie będzie się znajdował informacja o nowych stawkach wynagrodzeń, czy jako dodanie nowych stawek lub dodatków wykorzystując funkcje znajdujące się w systemie do grupowego wstawiania wartości dla określonych grup pracowników np. dodanie nowej stawki obowiązującej od dnia dla pracowników zatrudnionych na stanowisku Adiunkt w jednostce Zakład Filozofii Współczesnej w wysokości 3000,00 zł. Zamawiającemu chodzi o obydwa z wymienionych wariantów. ZSKP powinien po zmianie składników wynagrodzeń automatycznie wygenerować także pisma indywidualne i listę zbiorczą. Pytanie 37 Załącznik nr 2 do SIWZ str. 23 Pkt. 190 Obliczenie skutków waloryzacji w podziale na jednostki organizacyjne oraz przekazanie środków do jednostek organizacyjnych (odpowiednie zwiększenie ich budżetów). Pytanie: Proszę o doprecyzowanie na czym ma polegać przekazanie środków do jednostek organizacyjnych. Zamawiającemu chodzi o uzyskanie wyłącznie informacji (raportu) o tym, jak waloryzacja wynagrodzeń wpłynie m. in. na zmianę budżetów poszczególnych jednostek organizacyjnych, stąd wymaganie, aby skutki waloryzacji były podane w podziale na jednostki. Wyniki tych obliczeń nie powinny być automatycznie zapisywane w bazie danych. Pytanie 38 Załącznik nr 2 do SIWZ str. 23 Pkt. 194

4 Obliczenie limitów podwyżek w rozbiciu na poszczególne jednostki organizacyjne. Pytanie: Czy to wymaganie możemy rozumieć jako przygotowanie zestawienia z danych wprowadzonych do systemu, na którym będą wyliczone wartości wynikające ze zmiany stawek lub dodatków w podziale na jednostki organizacyjne? Tak, pytający właściwie interpretuje to wymaganie. Pytanie 39 Załącznik nr 2 do SIWZ str. 39 Pkt. 344 Dostęp do kart charakterystyki substancji niebezpiecznych. Prosimy o wykreślenie tego wymagania, wydaje się nam że system Kadrowo/Płacowy nie jest odpowiednim miejscem do przechowywania takich formularzy. Nie, zamawiający pozostawia to wymaganie. Zapis znajduje się w module Ocena ryzyka zawodowego a to niewątpliwie jest odpowiednie miejsce dla takiego wymagania. Zamawiający nie wymaga, żeby karty charakterystyki substancji niebezpiecznych były przechowywane bezpośrednio w ZSKP, a jedynie, aby był możliwy dostęp do nich z poziomu Systemu. W ZSKP mogą być przechowywane np. tylko URL (łącza) do zasobów w LAN zamawiającego lub nawet w Internecie. Pytanie 40 Załącznik nr 2 do SIWZ str. 28 Pkt. 249 Możliwość dopisania tego samego pracownika równocześnie do kilku (niezamkniętych) list dodatkowych. Prosimy o wykreślenie tego wymagania. Możliwość liczenia w tym samym czasie kilku list dla tego samego pracownika, gdzie listy te nie są zamknięte może skutkować powstawaniem błędów w wyliczeniach (np. użytkownik liczy dwie listy dla pracownika, na pierwszej liście zostały policzone składki emerytalne i rentowe, na drugiej liście z powodu przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek składki te nie zostały policzone, z jakiś przyczyn użytkownik kasuje pierwszą listę ale nie przelicza drugiej w tym momencie mamy błędnie policzoną listę brakuje policzonych składek emerytalnej i rentowej). Nie, zamawiający odmawia wykreślenia tego wymagania. ZSKP powinien automatycznie wykrywać sytuacje, gdy zamknięta została lista zawierająca wynagrodzenie pracownika, który znajduje się na innych listach i wymuszać ponowne przeliczenie tych list przed ich zamknięciem. Pytanie 41 Prosimy o podanie szacunkowej liczby osób korzystających z portalu samoobsługi pracowniczej. Jest to niezbędna informacja do wyskalowania platformy sprzętowej. Około 3500 osób. Pytanie 42 Prosimy o wyjaśnienie czy system będzie wdrażany w kilku lokalizacjach? - a jeśli tak, prosimy o podanie liczby lokalizacji objętych wdrożeniem i liczby Użytkowników w poszczególnych lokalizacjach.

5 System powinien być dostępny (użytkowany) w czterech lokalizacjach we Wrocławiu: 1. Gmach główny Uniwersytetu Wrocławskiego, pl. Uniwersytecki 1, przewidywana liczba użytkowników: 39; 2. Budynek przy ul. Kuźniczej 49/55, w odległości ok. 200 m od gmachu głównego, przewidywana liczba użytkowników: 6; 3. Budynek przy ul. Kuźniczej 34, w odległości ok. 50 m od gmachu głównego, przewidywana liczba użytkowników: Budynek przy pl. Maxa Borna 9, w odległości ok. 1 km od gmachu głównego, przewidywana liczba użytkowników: 4 (wyłącznie administratorzy). Wszystkie ww. lokalizacje połączone są siecią lokalną (LAN) Zamawiającego o parametrach podanych w załączniku nr 2 do SIWZ (Opisie Przedmiotu Zamówienia). Pytanie 43 Prosimy o wyjaśnienie czy system będzie wykorzystywany w wielu samodzielnych podmiotach prawnych (odrębny NIP, REGON, itp.) - a jeśli tak, prosimy o wyspecyfikowanie wszystkich podmiotów prawnych objętych wdrożeniem wraz ze wskazaniem liczby Użytkowników w poszczególnych podmiotach prawnych. Nie, System będzie wykorzystywany w jednym podmiocie prawnym. Pytanie 44 Prosimy o podanie: a) liczby pracowników w organizacji, b) średniej liczby składników płacowych dla jednego pracownika. Są to niezbędne informacje do wyskalowania platformy sprzętowej. a) Uniwersytet Wrocławski (zamawiający) zatrudnia obecnie: - ok osób na umowę o pracę i mianowanych otrzymujących przeciętnie 36 wypłat w roku każda, - ok osób na umowy cywilnoprawne (oprócz wymienionych powyżej) otrzymujących przeciętnie 8 wypłat w roku każda, - ok doktorantów otrzymujących przeciętnie 12 wypłat w roku każdy. b) Średnia liczba składników płacowych przypadająca na jednego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę wynosi 25. Pytanie 44a Prosimy o podanie: a) liczby Administratorów objętych szkoleniem z obsługi Systemu b) liczby Użytkowników objętych szkoleniem z obsługi systemu Kadrowo-Płacowego c) liczby Użytkowników objętych szkoleniem z portalu samoobsługi pracowniczej Przewidywane liczby użytkowników objętych szkoleniem: a) 4 administratorów objętych szkoleniem z obsługi Systemu (tj. administrowania Systemem); b) 50 użytkowników objętych szkoleniem z obsługi Zintegrowanego Systemu Kadrowo-Płacowego, w tym 4 administratorów wymienionych w punkcie a); c) 50 użytkowników objętych szkoleniem z portalu samoobsługi pracowniczej, tj. te same osoby, które obejmie szkolenie wymienione w punkcie b). Pytanie 45 Prosimy o wyjaśnienie,

6 a) jaki będzie zakres migracji? b) czy możliwie jest dostarczenie danych do migracji z aktualnie używanego systemu w uzgodnionym formacie? c) czy dokumentacja techniczna opisująca struktury danych w aktualnie użytkowanym systemie jest dostępna? d) czy posiadają Państwo wsparcie producenta aktualnego oprogramowania w celu przygotowania danych do migracji? a) Zakres migracji: - dane kadrowe - wszyscy pracujący z całą historią; - dane płacowe - wszystkie dane z okresu 5 lat sprzed wdrożenia ZSKP, a pozostałe dane (starsze) - w zakresie niezbędnym do ustalenia kapitału początkowego (sporządzenia informacji Rp-7). b) Tak, możliwe jest dostarczenie danych dostępnych w aktualnie używanych systemach w formacie uzgodnionym przez obie strony. c) Nie istnieje dokumentacja techniczna opisująca struktury danych w użytkowanych obecnie systemach. d) Wsparcie producentów (autorów) obecnie użytkowanych przez UWr systemów, z których nastąpi migracja danych, będzie zapewnione. Pytanie 46 Prosimy o wyjaśnienie czy zamawiany system ma zostać zintegrowany z innymi systemami dziedzinowymi?, a jeśli tak prosimy o wyspecyfikowanie systemów dziedzinowych, z którymi ma zostać zintegrowany system oraz prosimy o podanie zakresu integracji. Systemy, z którymi zamawiany System ma zostać zintegrowany, wymienione są w punktach 62 do 68 Rozdz. 4 załącznika nr 2 do SIWZ (Opisu Przedmiotu Zamówienia). Pytanie 47 Dotyczy zapisu: Kopia zapasowa. Wykonawca dostarczy kompletny system archiwizacji taśmowej (sterownik, oprogramowanie, nośniki) zgodny z posiadaną przez Zamawiającego infrastrukturą. Liczba i pojemność nośników powinna być wystarczająca do bezpiecznej archiwizacji i odtwarzania całych środowisk (oprogramowania i danych) niezbędnych do funkcjonowania ZSKP. oraz 96 Umowy. Wykonawca zainstaluje i skonfiguruje oprogramowanie w zakresie niezbędnym do realizacji Umowy, wraz z instalacją oprogramowania antywirusowego oraz konfiguracją systemu backup-ów będącego w posiadaniu Zamawiającego. Z powyższego wynika, jakoby Zamawiający posiadał infrastrukturę sprzętową dla potrzeb backup. Z kolei z zapisu OPZ ze str. 5 Uczelnia nie posiada w szczególności (w celu wykorzystania przez ZSKP): - systemu archiwizacji taśmowej. Można zrozumieć, że brak jest takiej infrastruktury. Prosimy o doprecyzowanie czy Zamawiający posiada bibliotekę taśmową bądź inne rządzenie taśmowe, na którym może być wykonywany backup. Jeżeli tak, to prosimy o podanie modelu i P/N urządzenia oraz nazwy systemu backup, do którego można dołączyć oferowane urządzania poprzez dokupienie stosownych licencji.

7 Zamawiający nie posiada biblioteki taśmowej bądź innych urządzeń, na których może być wykonywany backup ZSKP. Pytanie 48 Dotyczy macierzy IBM Storewize V7000. Prosimy o podanie P/N urządzenia oraz informacji dotyczącej możliwości rozbudowy przedmiotowej macierzy. Prosimy o podanie ilości półek, w która jest wyposażona macierz obecnie. Zamawiający posiada macierz IBM Storwize v7000 Serial Number = 78N1811, półka na 24 dyski SSD/SAS z kontrolerami obsadzona 6 dyskami SAS oraz półka na 12 dysków SATA w pełni obsadzona. Pytanie 49 Dotyczy możliwości rozbudowy klatki blade typu H. Czy Oferent dobrze zrozumiał intencję Zamawiającego, że należy dostarczyć maksymalnie 4 serwery, z których 1 ma pełnić funkcję serwera rezerwowego. Czyli w klatce H mają pozostać jeszcze 2 wolne miejsca na przyszłą rozbudowę? Jeżeli nie to prosimy o wyjaśnienie. W związku z zadanym pytaniem zamawiający zmienia zapisy załącznika nr 2 do SIWZ (Opisu Przedmiotu Zamówienia) w ten sposób, że: W Rozdziale 3 pkt 2 tiret pierwsze zmienia treść na następującą: - serwer typu Blade klatka H z 2 (dwoma) wolnymi gniazdami na moduły serwerowe produkcji IBM;. W Rozdziale 5 pkt 2 tabeli zmienia treść na następującą: Jeżeli liczba modułów serwerów przekroczy wolną liczbę gniazd w posiadanych przez Zamawiającego chassis, tj. liczbę 2, to Wykonawca dostarczy dodatkowe chassis z niezbędnym oprzyrządowaniem i oprogramowaniem oraz zamontuje i uruchomi w nim nadmiarowe moduły. Na przykład, jeśli Wykonawca uzna, że dla potrzeb jego oprogramowania, żeby spełnić wymagania Zamawiającego odnośnie liczby środowisk (produkcyjne, testowe i szkoleniowe), wystarczą 2 moduły serwera blade, wówczas Wykonawca dostarcza trzy moduły: dwa moduły dla instalowanych środowisk i trzeci jako rezerwę na wypadek awarii jednego z dwóch poprzednich. Pytanie 52 W punkcie IV pkt 1 ppkt 2 SIWZ Zamawiający napisał wykonali należycie w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert Czy należy przez to rozumieć, że data zakończenia realizacji wspomnianych w tym punkcie SIWZ dostaw musi być zawarta w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert? Odpowiedź 52 Tak. Pytanie 53 W załączniku nr 5 do SIWZ Tabela kolumna nr 6 (według nas wystąpił błąd w numerowaniu kolumn (powinno być nr 4) Zamawiający poprosił o podanie terminu rozpoczęcia wykonywania dostawy. Czy przez termin ten można rozumieć datę podpisania umowy na realizację dostawy?

8 Odpowiedź 53 Tak. Pytanie 54 Ogólny 3.2 Infrastruktura Zamawiającego Uczelnia nie posiada w szczególności (w celu wykorzystania przez ZSKP): - modułów serwerów; - dysków twardych, wolnych półek ani gniazd w macierzy dyskowej; - systemu backup ów (sprzętu ani oprogramowania); - usługi katalogowej (Windows Active Directory, LDAP); - serwera Windows SharePoint; - sprzętowej realizacji zdalnego dostępu do zasobów informatycznych przez VPN; - systemu archiwizacji taśmowej. Czy w ramach oferty przewidziane jest dostarczenie wszystkich wymienionych tu elementów sprzętowych i programowych? W ramach realizacji zamówienia Wykonawca powinien dostarczyć wszystkie te elementy Infrastruktury Dodatkowej, które są niezbędne do funkcjonowania ZSKP, a których Zamawiający nie posiada. Jeżeli więc niektóre z wymienionych w tym punkcie elementów nie są z tego punktu widzenia niezbędne, to nie są przedmiotem zamówienia. Te, natomiast, elementy infrastruktury, które są wymagane, zamieszczono w wykazie Wymaganych cech i funkcji Infrastruktury Dodatkowej w rozdziale 5. załącznika nr 2 do SIWZ (Opisu Przedmiotu Zamówienia). Pytanie 55 Tabelka 4 wiersz 32 System chroni się przed zagrożeniami pochodzącymi z sieci publicznej poprzez wdrożenie fizycznych lub logicznych zabezpieczeń chroniących przed nieuprawnionym dostępem. W przypadku zastosowania logicznych zabezpieczeń, o których mowa powyżej, obejmują one: a) kontrole przepływu informacji pomiędzy Systemem a siecią publiczna; b) kontrole działań inicjowanych z sieci publicznej i Systemu. Wg najlepszej wiedzy Wykonawcy takie zabezpieczenia realizowane mogą być za pomocą dedykowanego oprogramowania typu ściana ogniowa we współpracy z oprogramowaniem LDAP oraz oferowanym systemem ZSKP. Czy przedmiotem zamówienia ma być również dostarczenie i wdrożenie oprogramowania typu ściana ogniowa wraz z niezbędnym sprzętem? Nie, zgodnie z p. 37 rozdz. 4 załącznika nr 2 wymaganie dotyczy możliwości pracy w takim środowisku. Budowa infrastruktury sprzętowo-programowej nie jest przedmiotem zamówienia. Pytanie 56 Tabelka 4 wiersz 48 System umożliwia zapisywanie nazwisk i nazw w językach obcych. Czy chodzi tutaj o możliwość zapisu w dowolnym zestawie znaków używanych w różnych alfabetach narodowych? W praktyce chodzi o zapis nazw i nazwisk w wersji zapisanej w paszportach lub innych dokumentach tożsamości wydanych zagranicą. Tak więc można i należy ograniczyć się do nazw zromanizowanych (zlatynizowanych). Sugerowane kodowanie to UTF-8. Pytanie 57 Tabelka 4 wiersz 76 W ramach konfiguracji opcji automatycznego wysłania i System umożliwia definiowanie adresów i wewnętrznych (w domenach Uniwersytetu Wrocławskiego) i

9 zewnętrznych (w pozostałych domenach). Możliwość zintegrowania tej części Systemu z systemem obsługi poczty elektronicznej. Co należy rozumieć dokładnie pod pojęciem możliwości integracji tej części Systemu z systemem obsługi poczty elektronicznej? Automatyczne wysyłanie i z ZSKP za pośrednictwem systemu poczty elektronicznej Zamawiającego. Pytanie 58 Pkt 6 Załącznika 2 Przeprowadzi migracje danych z systemów obecnie użytkowanych przez Zamawiającego (bazy danych w formacie dbf, środowisko Clipper i Foxpro), niezbędnych do uruchomienia i podstawowej eksploatacji wdrażanego ZSKP, tj. wszystkich danych z obecnie działającego systemu kadrowo-płacowego. Zadaniem Wykonawcy jest także weryfikacja poprawności i kompletności przeniesionych danych. Czy Zamawiający wyeksportuje dane do plików płaskich (separowanych np. średnikiem/przecinkiem itp..)? Czy dostarczy wiedzę o konkretnych tablicach, powiązaniach w wykorzystywanych systemach? Tak, możliwe jest dostarczenie danych dostępnych w aktualnie używanych systemach w formacie uzgodnionym przez obie Strony. Zamawiający zapewni wsparcie producentów (autorów) obecnie użytkowanych przez UWr systemów, z których nastąpi migracja danych. Pytanie 59 Pkt 200 tabeli Generowanie niezbędnych sprawozdań: Z-02, Z-03, Z-05, Z-06, S-12, Z-12, dane PNT- 01s, Rb-70, ZUS-IWA (pracownicy i umowy cywilno-prawne) gotowych do wydrukowania i przesłania poczta elektroniczna do odpowiednich instytucji w wymaganych przez nie formatach plików. Nie wszystkie sprawozdania sa obecnie dostępne na stronach. Prosimy o wskazanie dokładnie tych, które uczelnia składa na chwile obecną. Na chwilę obecną Uczelnia składa następujące sprawozdania: Z-03, Z-05, Z-06, S-12, Z-12, PNT-01s (GUS), Rb-70 (MNiSW) oraz ZUS-IWA (ZUS za pośrednictwem programu Płatnik). Czyli nie jest obecnie składane Z-02. Pytanie 60 Pkt. 301 Przykładowe sprawozdania zewnętrzne, które powinny być generowane w formie gotowej do wydrukowania i przesłania poczta elektroniczna do odpowiednich instytucji w wymaganych przez nie formatach plików: GUS: Z-12, Z-02, Z-03, Z-06, RB-70 DNUK, aktuariusz. Na stronie GUS na rok 2012 aktualnie nie ma druków: Z-12 i Z-02 oraz RB-70 nie ma danych do stworzenia takiego sprawozdania. Standardowo przygotowywane są raporty z danymi do wypełniania sprawozdań. Klient bez względu na to jak często zmienia się układ formularzy, ma dane umożliwiające mu szybkie wypełnienie i złożenie sprawozdań poprzez Portal sprawozdawczy zawierający aplikację do składania sprawozdań on-line. Jakie rozwiązanie państwo preferujecie? Po okresie gwarancji każda zmiana formularza jest płatna. Zamawiający wymaga, aby dane do sprawozdań były generowane zarówno w postaci wydruku jak i w formie elektronicznej w formatach, jakie będą obowiązywać na dzień odbioru ZSKP. Format i treść sprawozdań powinny być (zgodnie z Umową) w okresie

10 gwarancji aktualizowane przez Wykonawcę w ramach Wynagrodzenia. Po wygaśnięciu gwarancji, w razie zmiany wymaganych formatów danych, zamawiający podejmie decyzję, czy korzystać wyłącznie z wydruków, czy też zawrzeć z Wykonawcą (wyłonionym w trybie zgodnym z obowiązującymi przepisami) odrębną umowę na modyfikacje Systemu. W kontekście zadanego pytania istotną może być też informacja zawarta w p. 47. rozdz. 2 załącznika nr 2 do SIWZ (Opisie Przedmiotu Zamówienia) o treści: System posiada wbudowany mechanizm do modyfikacji raportów (w tym wyglądu dokumentów). Pytanie 61 Pkt Możliwość prowadzenia rejestru imprez okolicznościowych (koszty imprez, rejestr rachunków) Prowadzenie rejestru wycieczek i uczestników Prowadzenie rejestru osób korzystających z basenu Możliwość prowadzenia rejestru wydatków bezosobowych Czemu ma służyć z punktu widzenia obsługi kadrowo-płacowej pracowników, gromadzenie takich danych bezpośrednio w systemie? Dane te wykorzystuje Samodzielna Sekcja Socjalna Zamawiającego, np.: - tworzenie list uczestników np. do biur podróży skorelowanych z danymi z list kadrowych; - tworzenie dla Działu Płac list osób korzystających ze świadczeń z kwotą do potrącenia oraz z ilością rat; - p kontrola na bieżąco salda wydatkowanych środków finansowych w ciągu całego roku z puli Rektora na imprezy organizowane na rzecz emerytów i rencistów uczelni, a także możliwość rozliczenia z Kwesturą. Ponadto, niektóre świadczenia związane są z podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Pytanie 62 Pkt Ewidencja postępowań dyscyplinarnych prowadzonych wobec nauczycieli akademickich, okresów zawieszenia w pełnieniu obowiązków nauczyciela. Jak państwo sobie wyobrażacie prowadzenie takiej ewidencji w systemie i jakie ma mieć przełożenie na dane w aplikacji? Możliwość wpisania informacji o postępowaniu przy danej osobie i generowanie w każdym momencie rejestru spraw w wybranym czasookresie. Pytanie 63 Pkt Możliwość wyliczenia poza lista płac kwoty netto po podaniu wynagrodzenia brutto i odwrotnie kalkulator płacowy. Czy system ma ubruttawiać wynagrodzenie? Czy oczekujecie państwo zbudownego np. w excelu kalkulatora do prostego przeliczenia wynagrodzenia? Ilu składników płacowych ma dotyczyć takie ubruttowienie? Tak, System powinien mieć wbudowaną funkcję kalkulatora do wyliczania kwoty brutto i kosztu pracodawcy na podstawie wprowadzonej kwoty netto i odwrotnie. Użytkownik określa, jakie składniki płacowe i parametry podatkowe mają być wzięte pod uwagę przy dokonywaniu obliczeń (np. koszty autorskie od części procentowej wynagrodzenia zasadniczego, koszty autorskie od całości niektórych składników wynagrodzenia, składki na ZUS z uwzględnieniem przekroczenia 30-krotności) na podstawie danych na stałe wprowadzonych pracownikowi (kadrowych, podatkowych), albo hipotetycznemu, jeszcze nie zatrudnionemu.

11 Przy wyliczaniu kosztów pracodawcy należy wziąć pod uwagę ZUS, FP, dodatkowe wynagrodzenie roczne ( 13 ), odpis na ZFŚS. Wyniki obliczeń służą tylko do celów informacyjnych, nie muszą być zapisywane w bazie danych. Pytanie 64 Pkt Nadruk na różne formaty kopert danych adresowych wybranych pracowników lub instytucji. Czy chodzi o standardowe rozwiązanie korespondencji seryjnej, dostępne w pakiecie office? Czy system ma przygotować plik, z którego taki wydruk etykiet można uruchomić? Nadruk powinien być wykonany (zainicjowany) bezpośrednio z Systemu bez dodatkowych czynności ze strony operatora. w 2 trybach: - nadruk na pojedynczą kopertę po wybraniu pracownika i formatu koperty; - nadruk na kopertach lub etykietach dla wielu pracowników, po wybraniu formatu wydruku. Operacja ta może być realizowana z użyciem oprogramowania spoza ZSKP (o ile jest dostępne), ale użytkownik nie powinien wykonywać dodatkowych czynności oprócz zainicjowania tego wydruku w ZSKP. Pytanie 65 Pkt PIT y: generowanie PIT 8 AR (deklaracji o zryczałtowanym podatku dla obcokrajowców i ryczałtowców) Jak wygląda obsługa obcokrajowców? W jakich walutach maja wypłacane wynagrodzenie? Gdzie są odprowadzane podatki? Wynagrodzenie obcokrajowców wylicza się zawsze w PLN. Wypłata wynagrodzenia może nastąpić w PLN lub w walucie obcej. Podatki odprowadzane są do urzędu właściwego według siedziby płatnika. Dla województwa dolnośląskiego jest to Urząd Skarbowy Wrocław-Psie Pole. Pytanie 66 Ile składników płacowych u Państwa występuje? Około 340 składników nie licząc korygujących. Dla pracownika zatrudnionego na umowę o prace przeciętnie używanych jest ok. 25 składników. Pytanie 67 Ile list płacowych miesięcznie Państwo generujecie i dla jakiej ilości osób? Dla pracowników zatrudnionych na umowę o pracę ok. 150 list miesięcznie. Oprócz tego tworzone są listy związane z umowami cywilnoprawnymi (ok. 150 miesięcznie dla osób innych niż pracownicy) i wypłatami dla doktorantów. Uniwersytet Wrocławski (zamawiający) zatrudnia obecnie: - ok osób na umowę o pracę otrzymujących przeciętnie 36 wypłat w roku każda, - ok osób na umowy cywilnoprawne otrzymujących przeciętnie 8 wypłat w roku każda, - ok doktorantów otrzymujących przeciętnie 12 wypłat w roku każdy. Pytanie 68 Ilu pracowników ma mieć dostęp przez portal

12 Około 3500 osób. Liczba licencji powinna być nielimitowana. Pytanie 69 Który wariant migracji danych należy przyjąć w wycenie : a. Dane do migracji zostaną dostarczone przez Zamawiającego zgodnie z przygotowanymi na etapie koncepcji biznesowej przez Wykonawcę specyfikacjami. Wszelkie konwersje danych oraz ich uzupełnienie będzie zrealizowane po stronie narzędzi migracyjnych przygotowanych przez Zamawiającego bądź bezpośrednio w aplikacji źródłowej. Wykonawca będzie odpowiadał za przygotowanie narzędzi importu danych do ZSKP oraz fizyczne przeprowadzenie importu. b. Dane do migracji zostaną dostarczone przez Zamawiającego zgodnie z przygotowanymi na etapie koncepcji biznesowej Wykonawcę specyfikacjami. Uzupełnienie brakujących danych będzie zrealizowane po stronie narzędzi migracyjnych przygotowanych przez Zamawiającego bądź bezpośrednio w aplikacji źródłowej. Wykonawca będzie odpowiadał za przygotowanie narzędzi importu o konwersji danych słownikowych danych do ZSKP oraz fizyczne przeprowadzenie importu. c. Wykonawca będzie odpowiadał za pełen proces esktracji danych z aplikacji źródłowych, ich konwersję, udostępnienie narzędzi uzupełniania danych oraz import do ZSKP. Wariant c lub pośredni między b i c. W drugim wypadku: - Wykonawca na etapie koncepcji biznesowej powinien uzgodnić specyfikacje z zamawiającym. - Zamawiający nie jest w stanie obecnie zadeklarować, że uzupełnienie brakujących danych będzie zrealizowane po stronie narzędzi migracyjnych przygotowanych przez zamawiającego bądź bezpośrednio w aplikacji źródłowej. Być może nie będzie to możliwe lub będzie możliwe tylko częściowo. Pytanie 70 Prosimy o potwierdzenie że weryfikacja poprawności i kompletności importu danych dotyczy sprawdzenie kompletności przeprowadzonego importu (Zgodności migracji z plikami źródłowymi). Weryfikacja poprawności merytorycznej danych pod kątem realizacji procesów biznesowych po starcie systemu będzie leżeć po stronie zespołów wdrożeniowych zamawiającego. Pytanie, jak wynika z jego treści, odnosi się do p. 6 rozdz. 2 załącznika nr 2 do SIWZ (Opisu Przedmiotu Zamówienia). Co do pierwszego zdania: nie, weryfikacja poprawności i kompletności przeniesionych danych dotyczy nie tylko zgodności migracji z plikami źródłowymi, ale także tego, czy zmigrowane do ZSKP dane nie posiadają braków lub czy nie są wewnętrznie sprzeczne. Co do drugiego zdania: jeżeli mimo dokonanych weryfikacji po starcie systemu ujawnią się wady Systemu wykryte przez zamawiającego (np. nieprawidłowe wyniki), rolą Wykonawcy jest usunięcie tych wad. Jeśli wykaże on, że wada jest konsekwencją błędów w zmigrowanych danych, to, jeśli niemożliwe lub niecelowe jest poprawienie takich błędów samodzielnie przez Wykonawcę, powinien zwrócić się on do zamawiającego w celu ustalenia dalszego trybu postępowania, np. ponownego przygotowania przez zamawiającego części danych do migracji. Pytanie 71 Co rozumieją Państwo przez dokumentację w wersji elektronicznej? Czy możemy uznać że jest to dokumentacja tożsama z wersją papierową przechowywana na nośnikach komputerowych?

13 Tak, jest to dokumentacja tożsama z wersją papierową przechowywana na nośnikach komputerowych; dokumentacja powinna być dostarczona w formie edytowalnej. Pytanie 72 Wymaganie 132. Czy w wypadku planowania urlopów mają Państwo na myśli : a. Pełen proces w którym pracownik wprowadza informację o planie urlopowym, przełożony zatwierdza plany które traf jako plan urlopów do ZSKP. b. Proces ograniczony w którym na podstawie informacji z jednostek organizacyjnych ręcznie lub za pomocą interfejsu plany wprowadzane są do ZSKP. Wariant b. Pytanie 73 Wymaganie 144. Czy mówiąc o rejestracji delegacji w jednostkach organizacyjnych maja Państwo na myśli : a. pełen proces obsługi podróży służbowych (wnioskowanie o podróż, rozliczenie delegacji zgodnie z przepisami, akceptację wniosków i rozliczeń przez przełożonych, automatyczny zapis nieobecności na podstawie zatwierdzonych wniosków, rozliczenie i księgowanie delegacji, automatyczne rozliczenie z pracownikiem) b. Tylko proces ewidencji nieobecności związanej z podróżą e jednostce. Wariant b. Pytanie 74 Wymaganie 212 : Czy jeśli mówimy o wniosku socjalnym mają Państwo na myśli : a. Wniosek zarejestrowany w specjalnej kartotece wniosków przez użytkownika odpowiedzialnego za rejestrację danych Funduszu Socjalnego. b. Wniosek zarejestrowany samoobsługowo przez pracownika i podlegający procedurze akceptacji w ZSKP. Wariant a. Wniosek zarejestrowany w specjalnej kartotece wniosków w celu przyznania określonego świadczenia dla osoby uprawnionej; z możliwością wygenerowania listy roboczej na Komisję Socjalną. Wprowadzony przez użytkownika odpowiedzialnego za rejestrację danych Funduszu Socjalnego. Pytanie 75 Wymaganie 260 : Co maja Państwo na myśli w stwierdzeniu, że system umożliwi ręczną ingerencję w listy płac? Czy zapewnienie iż system umożliwi ręczne wymuszenie wysokości dowolnego składnika wynagrodzenia oraz możliwość wykonania rozliczenia korygującego w dowolnym okresie po stracie systemu jest w tym wypadku wystarczająca. Tak, zamawiającemu chodzi o możliwość ręcznej zmiany, na otwartej liście (tzn. przed jej zamknięciem), automatycznie wyliczonej wartości składnika płac (lub dopisania składnika korygującego). Niezależnie od tego, musi istnieć możliwość sporządzania list korygujących listy zamknięte w poprzednich okresach. Oprócz tego, powinna istnieć możliwość usuwania i dodawania do listy pojedynczych pracowników. Pytanie 76 Wymaganie 227 : Jacy użytkownicy mają uczestniczyć w systemie w procesie analizy, planowania i kontroli realizacji szkoleń? (Przykładowo: specjalista ds. szkoleń, kierownik zespołu, pracownik).

14 Specjalista do spraw szkoleń. Pytanie 77 Wymaganie 227 : Czy w ramach zarządzania szkoleniami należy przewidzieć obsługę w systemie wnioskowania o szkolenia? Obecnie nie, ale System powinien mieć możliwość rozbudowy o taką funkcję w przyszłości. Pytanie 78 Wymaganie 227 : Czy jest oczekiwana rejestracja kosztów szkoleń. Jeśli tak, w jakim zakresie? Obecnie nie, ale System powinien mieć możliwość rozbudowy o taką funkcję w przyszłości. Pytanie 79 Wymaganie 227 : Jakiego rodzaju analizy i raporty należy przewidzieć dla obszaru zarządzania szkoleniami? Obecnie nie funkcjonuje u Zamawiającego centralne zarządzanie szkoleniami, ale jest planowane w przyszłości. W związku z tym, System powinien przewidywać możliwość rozbudowy w tym zakresie. Pytanie 80 Wymaganie 229 : Ile formularzy ocen funkcjonuje w Państwa organizacji, proszę opisać ogólnie ich zawartość. Obecnie funkcjonuje jeden formularz oceny - dla nauczycieli akademickich. System powinien mieć, jednakże, możliwość rozbudowy o formularze dla innych grup pracowników. Pytanie 81 Wymaganie 229 : Jakie są etapy procesu oceny (np. samoocena, ocena menedżera, potwierdzenie oceny przez pracownika). Wymaganie 2329 dotyczy wyłącznie nauczycieli akademickich, a nie innych grup pracowników. Obecnie system oceniania innych grup pracowników u Zamawiającego nie funkcjonuje, ale jest planowany w przyszłości. W związku z tym, System powinien przewidywać możliwość rozbudowy w tym zakresie. Pytanie 82 Czy system powinien umożliwiać zatrudnienie i jednoczesne naliczenie wynagrodzeń dla jednego pracownika zatrudnionego na podstawie 2 umów o prace w tym samym czasie. Tak, System powinien umożliwiać zatrudnienie i jednoczesne naliczenie wynagrodzeń dla jednego pracownika zatrudnionego na podstawie więcej niż jednej umowy o pracę, mianowania oraz na umowy cywilnoprawne w tym samym czasie. Wynika to z treści p. 109 w rozdz. 4 załącznika nr 2 do SIWZ (Opisu Przedmiotu Zamówienia): Pytanie 83

15 Czy zamawiający zapewni eksport danych z dotychczasowego systemu w formacie dostarczonym przez wykonawcę? Tak, z zastrzeżeniami zawartymi w odpowiedzi na pytanie 1). Pytanie 84 Regulacja płac- czy system po zmianie wynagrodzeń np. 10 miesięcy wstecz powinien przeliczyć składniki pochodne ( nadgodziny, stażowe, urlopy, wynagrodzenie chorobowe itp.) dla każdego miesiąca i wypłacić w miesiącu regulacji uwzględniając przepisy związane z naliczeniem ZUS i PDOF? Tak. Pytanie 85 Czy wymogiem jest żeby system rozliczał wynagrodzenie pracownika w podziale na różne źródła finasowania oraz projekty finansowane przez UE uwzględniając różne sposoby liczenia PDOF? Tak. Pytanie 86 Czy wymogiem jest żeby system rozliczał i raportował koszty wynagrodzeń pracowniczych na projekty i pozwalał je raportować? Tak. Pytanie 87 Czy wymogiem jest żeby system pozwalał wykonać zmianę przypisania składników na projekty np. miesiąc wstecz i odpowiednio przeliczał wynagrodzenia i dekretował na nowe elementy kosztowe. Tak, z tym że operacja ta nie może zmienić naliczonych składek, podatków i kwot do wypłaty. Pytanie 88 Czy wymagane jest żeby system raportował dane z wynagrodzeń po dacie księgowania listy płac a nie po dacie rozliczeń wynagrodzeń. System powinien operatorowi umożliwić każdorazowo wybór wg której kategorii dat ma sporządzić raport. Pytanie 89 Czy wymagane jest aby w przypadku rozdziału wynagrodzeń na kilka projektów finansowanych Z UE odpowiednie części wynagrodzenia były przelewane z kont bankowych projektów na których były wykonywane prace? Tak. Pytanie 90

16 Prosimy o informację, czy Zamawiający przewiduje ewentualna zmianę określenia liczby użytkowników (licencji) mających dostęp do portalu samoobsługi pracowniczej z nielimitowanej na ograniczoną np. do liczby zatrudnionych pracowników lub na podaną wprost, np ? Nie, zamawiający nie przewiduje zmiany określenia liczby użytkowników (licencji) mających dostęp do portalu samoobsługi pracowniczej. W załączeniu Zamawiający przekazuje zmieniony załącznik nr 2 do SIWZ Opis Przedmiotu Zamówienia. Równocześnie na podstawie art. 38 ust 6 Zamawiający zmienia terminy: - składania ofert i wniesienia wadium do dnia r. do godziny 10:00 - otwarcia ofert w dniu r. o godz. 10:30 Oraz zamieszcza ogłoszenie o zmianie ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. PROREKTOR ds. Rozwoju prof. dr hab. Robert Olkiewicz