Opis wymagań Zamawiającego wobec Systemu Zarządzania Projektami oraz wdrożenia Systemu Zarządzania Projektami

Transkrypt

1 Załącznik Nr 4 Opis wymagań Zamawiającego wobec Systemu Zarządzania Projektami oraz wdrożenia Systemu Zarządzania Projektami I. SŁOWNIK NAJCZĘŚCIEJ UŻYWANYCH POJĘĆ Oferent - Podmiot, który w wyniku zaproszenia przez Zamawiającego, przedłoży ofertę w Postępowaniu. Wykonawca - Podmiot, który będzie realizował wdrożenie Systemu Zarządzania Projektami w Grupie CIECH. Oprogramowanie Systemu Zarządzania Projektami System Zarządzania Projektami - Oznacza oprogramowanie informatyczne przeznaczone do zarządzania projektami i portfelami projektów, na które Wykonawca dostarczy Zamawiającemu licencji. - Oznacza informatyczny system wspomagający zarządzanie projektami i portfelami projektów w Grupie CIECH, który zostanie wdrożony przez Wykonawcę w oparciu o dostarczone Oprogramowanie Systemu Zarządzania Projektami, w sposób zapewniający funkcjonalność systemu i Interfejsów określoną w Zapytaniu oraz aktualny pod względem prawnym na dzień podpisania odpowiednich protokołów odbioru. System Zarządzania Projektami - Oznacza informatyczny system wspomagający zarządzanie projektami i portfelami projektów w Grupie CIECH obecnie wykorzystywany i zrealizowany w oparciu o MS Project Server Docelowo zamieniony na MS Project Server 2016 (SharePoint 2016) w ramach niniejszego wdrożenia. Interfejs - Oznacza rozwiązanie informatyczne zapewniające wymianę niezbędnych danych pomiędzy Systemem Zarządzania Projektami i innymi aplikacjami komputerowymi użytkowanymi w Grupie CIECH. Dokumentacja - Oznacza dostarczony przez Wykonawcę w formie wydruków, podręczników i/lub plików elektronicznych, kompletny zestaw ważnych, poprawnych i czytelnych tekstów i rysunków oraz innych materiałów niezbędnych do instalacji, uruchomienia, działania, użytkowania i utrzymania Systemu Zarządzania Projektami i Interfejsów. Dokumentacja obejmuje między innymi dokumentację techniczną, dokumentację projektową oraz dokumentację użytkową i administracyjną Systemu Zarządzania Projektami. Wdrożenie - Całość czynności oraz ogół produktów i usług zrealizowanych przez Wykonawcę w ramach Umowy, w celu wykonania i uruchomienia w CIECH S.A. Systemu Zarządzania Projektami oraz zintegrowania go za pomocą Interfejsów z innymi systemami informatycznymi użytkowanymi przez CIECH S.A., których zakres będzie nie mniejszy niż wskazany w Zapytaniu. Umowa - Umowa na Wdrożenie Systemu Zarządzania Projektami zawarta pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą, łącznie z wszelkimi uzupełnieniami i załącznikami oraz wszystkimi dokumentami włączonymi do tej umowy przez odniesienie. Dni Robocze - Dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. Strona 1 z 11

2 Produkt projektu - materialny lub biznesowy spełniający określone wymagania, otrzymany w ramach projektu, dzięki zaangażowaniu środków finansowanych. II. WYMAGANIA OGÓLNE DO WDROŻENIA SYSTEMU ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI 1. Szacowana liczba projektów realizowanych w narzędziu około 650 jednoczesnych projektów. 2. Wdrożenie zostanie przeprowadzone dla łącznej liczby 260 użytkowników, w tym: 2.1. Zarząd, Dyrektorzy Pionów/Biur (liczba osób 30): pełny dostęp do raportów portfelowych, analityka na poziomie portfeli projektów, wgląd do samych projektów w swoim obszarze (lub udostępnionych) Kierownicy Projektów (liczba osób 100): pełne zarządzanie i analityka na poziomie przypisanych projektów Członkowie zespołów projektowych (liczba osób 126): zarządzanie i analityka na poziomie przypisanych do realizacji zadań w projektach Administratorzy (liczba osób 4): pełna administracja systemem. 3. Wymaganym poziomem dostępności dla Systemu Zarządzania Projektami jest nieprzerwana praca przez 7 dni w tygodniu/24 godziny na dobę. 4. Projekty prowadzone zgodnie z obowiązującą w Grupie CIECH: Procedurą Zarządzania Projektami 5. Zamawiający wymaga w systemie, będącym przedmiotem zamówienia, implementacji zaprojektowanego procesu dotyczącego planowania w projekcie oraz procesu zarządzania inicjatywami projektowymi. Wymagana jest implementacja rozwiązania umożliwiającego śledzenie realizowanych projektów, postępów prac (odchylenia czasu realizacji, odchylenie kosztu zadań, szacowanie kosztu końcowego projektu), obciążenia zasobów, kontrolę kosztów etc. 6. Zaprojektowane rozwiązanie powinno uwzględniać różne ścieżki realizacji projektu w zależności od szablonu. W wycenie należy uwzględnić 4 ścieżki realizacji projektu (cztery przepływy) 7. Raportowanie postępu prac przez członków zespołu projektowego bieżąco. 8. System ma również umożliwiać: Zatwierdzanie kosztów projektowych, Określenie kosztów ponoszonych w poszczególnych projektach, Szybki wgląd w aktualny status realizowanych projektów, Określenie zasobów zaangażowanych w realizację poszczególnych projektów i poziomu ich zaangażowania, Zarządzanie produktami projektu, grupami zadań, zadaniami, zagadnieniami i dokumentami w projekcie, 9. Zarządzanie zasobami w organizacji oraz występowanie o zasoby w projekcie (nowa funkcjonalność w wersji EPM 2016). 10. Przekrojowe raportowanie dotyczące programów, projektów, portfeli, kosztów, zasobów, dokumentów, Project Log, w szczególności: odchylenie czasu, odchylenie kosztu oraz szacowany budżet końcowy. 11. Zakładka z raportami zbiorczymi, zabezpieczona przed niepowołanym dostępem. 12. Dane dotyczące realizowanych projektów i dokumentacja projektowa muszą być przechowywane w sposób bezpieczny z gwarancją dostępu dla uprawnionych osób na witrynach projektowych umieszczonych w stosownym repozytorium, na serwerach lokalnych w siedzibie Zamawiającego. Po przeprowadzonym wdrożeniu kontrola i utrzymanie systemu zostanie przekazana w gestię Biura Informatyki Zamawiającego. 13. Definiowanie i priorytetyzowanie oraz analizowanie i optymalizowanie portfeli projektów. 14. System Zarządzania Projektami powinien udostępniać możliwość podłączenia się z poza sieci Zamawiającego. 15. Odpowiednie skalowanie systemu, dostosowane do rozmiaru komputerów przenośnych. 16. System Zarządzania Projektami ma umożliwiać pracę w języku angielskim. Miejsce wykorzystywania systemu to lokalizacje spółek Grupy CIECH w Polsce, Rumunii i Niemczech. Ponadto praca w języku polskim w lokalizacjach Spółek Grupy w Polsce. 17. Funkcjonalność Pełnomocnik 18. Autoryzacja logowania do systemu -domenowa. Szczegółowe wymagania funkcjonalne zostały przedstawione w załączniku nr 5. III. Wymagania ogólne w zakresie zarządzania projektami i raportowania: System zarządzania projektami ma zapewnić sprawną koordynację i zarządzanie wszystkimi prowadzonymi Strona 2 z 11

3 projektami. System ma zapewnić możliwość uzyskania jednolitych raportów zbiorczych. Wymagane informacje o Projekcie: Rejestrowanie inicjatyw projektowych. Przekształcanie zatwierdzonych inicjatyw projektowych w projekty przy wykorzystaniu szablonów projektowych. Sporządzanie harmonogramów: o lista zadań, o określenie struktury hierarchicznej zadań, o określenie relacji między zadaniami (poprzedniki, następniki), w projekcie i pomiędzy projektami, skutkujące możliwością wyznaczenia ścieżki krytycznej, o możliwość łączenia zadań w różnych projektach, o możliwość definiowania zespołów projektowych oraz przypisywania zasobów do zadań (tylko użytkownicy z AD, mający dostęp do Systemu). W przypadku prostych projektów możliwość budowania harmonogramów bez wykorzystania Microsoft Project, lecz bezpośrednio w PWA. Rejestracja korzyści z realizowanych projektów. Zapisywanie projektów do centralnego repozytorium. Kontrola prowadzenia projektów za pomocą zdefiniowanych przepływów. Ścieżki realizacji projektów mają zostać zaimplementowane w systemie w postaci przepływu pracy umożliwiającego na ustandaryzowanie przebiegu projektu od inicjatywy poprzez wybór, planowanie, aż po realizację i zamykanie projektu. Zaimplementowane przepływy akceptacyjne dla dokumentów inicjujących projekt (karty CAPEX, Uzasadnienia Biznesowego, Karty projektu). System ma umożliwić dostęp do aktualnego statusu prowadzonych projektów. Zamawiający będzie mieć możliwość prowadzenia projektów w oparciu o dostosowaną do swoich potrzeb metodykę (zgodną z Procedurą Zarządzania Projektami w Grupie CIECH). W zależności od wybranych kategorii dla inicjatywy projektowej, tworzony projekt powinien zawierać harmonogram specyficzny dla danego typu projektu. Przeglądanie informacji o projektach za pomocą przeglądarki internetowej. Grupowanie projektów według zadanych kryteriów: o Faza projektu, o Lokalizacja projektu, o Kierownik projektu, o itp. Sygnalizacja opóźnienia zadania względem planu bazowego: o Informacja o odchyleniu względem czasu, o Informacja o odchyleniu względem kosztu, o Informacja o odchyleniach względem pracy, o Kamienie milowe, Śledzenie postępu realizacji projektu: o Analiza czasu, Analiza kosztów projektu, w tym rejestracja budżetu, rejestracja kosztów zakontraktowanych oraz zafakturowanych. Eksportowanie kosztów do raportów przekrojowych. Raportowanie: o Informacja o zadaniach opóźnionych, o Informacja o kosztach zadań, o Informacja o postepach prac w zadaniach, o Informacja o stopniu osiągnięcia celów projektu. o Status Report w każdym projekcie o Tworzenie raportów niestandardowych Delegowanie uprawnień do projektu. Strona 3 z 11

4 Grafik. Możliwość ręcznej zmiany Fazy/statusu projektu (administrator i/lub uprawnione osoby). Możliwość ręcznej zmiany wartości pól w zakładkach PDP (administrator i/lub uprawnione osoby). Możliwość ręcznej zmiany kierownika projektu, zgodnie z wyborem. Wielo walutowość systemu (kalkulacja i ewidencja kosztów projektów oraz inicjatyw w PLN,EUR,RON). Kontrola zapisu planu bazowego plan bazowy może zapisać/wymazać tylko: administrator lub Biuro Zarządzania Projektami lub osoba do tego uprawniona. Możliwość edytowania projektów w MS Project Professional w celu: zmiany szczegółów projektu, edycji harmonogramów, tworzenia raportów niestandardowych, zapisywania i publikowania projektu. Wstępnie zdefiniowane raporty przekrojowe, obejmujące grupy projektów, filtrowane według uzgodnionych kryteriów. Możliwość tworzenie niestandardowych raportów w PWA (Excel services lub podobne rozwiązanie). IV. Wymagania ogólne w zakresie zarządzania portfelami i raportowania System ma umożliwić efektywne zarządzanie i koordynację prac w zakresie kompleksowych programów i portfeli projektów umożliwiając uzyskiwanie pełnego wglądu w dane, wspomagając dokładne analizowanie danych i sprawowanie kontroli przez rozszerzenie procesów podejmowania decyzji, lepsze dostosowanie do strategii biznesowej, zmaksymalizowanie wykorzystania zasobów oraz przez mierzenie i zwiększanie efektywności operacyjnej. Wymagane funkcjonalności systemu w tym zakresie: Definiowanie programów i portfeli projektów i ich równoważenie, Ustalanie priorytetów, optymalizowanie i wybieranie portfela projektów dopasowanego do strategii biznesowej w celu uzyskania maksymalnego zwrotu z inwestycji, Możliwość analizy danych na poziomie portfela projektów (budżety, wskaźniki), Tworzenie raportów w wymiarze programu i portfela, w zakresie stopnia realizacji prac zgodnie z harmonogramem, osiągnięcia kamieni milowych i wskaźników, realizacji budżetów. Eksport raportów do powszechnych narzędzi typu Microsoft Office Excel, Tworzenie widoków (na przykład pulpitów nawigacyjnych lub kart wyników) i raportów niestandardowych w celu uzyskania przejrzystości we wszystkich projektach, programach i portfelach, Wstępne zdefiniowane raporty przekrojowe, obejmujące program lub portfele projektów, budowane według uzgodnionych kryteriów. Możliwość tworzenia niestandardowych raportów w PWA (Excel services lub podobne rozwiązanie). Szczegóły powyższych funkcjonalności zostaną doprecyzowane w trakcie Fazy 1 Analizy przedwdrożeniowej, zrealizowanej przez Dostawcę. Produktami tejże fazy będą: Projekt Funkcjonalny, Projekt Techniczny, Mapy Procesów. V. KOMUNIKACJA Wymagane jest, aby w trakcie całego Wdrożenia Systemu Zarządzania Projektami prowadzona była efektywna komunikacja na podstawione opracowanego i przyjętego Planu Komunikacji. VI. Lokalizacje Wdrożenia Systemu Zarządzania Projektami Wdrożenie powinno obejmować następujące lokalizacje: 1. Siedziba CIECH S.A., ul. Wspólna 62, Warszawa spółek z Grupy CIECH na terenie Polski, Rumunii i Niemiec. Strona 4 z 11

5 VII. ZAKRES POSZCZEGÓLNYCH FAZ WDROŻENIA SYSTEMU ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI Prace zostały podzielone na następujące fazy: FAZA 1. Analiza przed wdrożeniowa: przygotowanie podstawowych definicji: inicjatywy, projektu, przepływów, organizacji oraz środowiska Systemu Zarządzania Projektami. 1. Przeprowadzenie spotkania otwarcia, uzgodnienie zasad komunikacji (dystrybucja Planu Komunikacji). 2. Analiza przedwdrożeniowa, analiza obecnego rozwiązania systemu EPM, analiza oczekiwań głównych użytkowników (PMO, Piony oraz obszary w Grupie CIECH). 3. Uzgodnienie i zaprojektowanie Systemu Zarządzania Projektami obejmującego w szczególności funkcjonalności: 3.1. Definicji inicjatywy: - identyfikacja inicjatyw projektowych - kategoryzacja inicjatyw projektowych - ocena inicjatyw projektowych - priorytetyzacja inicjatyw projektowych - zatwierdzanie inicjatyw projektowych - określenie zakresu obowiązków dla roli Kierownika Projektu i Właściciela Biznesowego 2.2. Definicje projektu: -typy projektów w przedsiębiorstwie 4 typy: inwestycyjne, biznesowe, badawcze, proste. -liczba i zawartość stron szczegółów projektów oraz ich wizualizacja -pola obowiązkowe, pola kluczowe, pola niestandardowe oraz tabele odnośników -wskaźniki monitorujące realizację projektu, w tym: wskaźnik przekroczenia terminów, wskaźnik przekroczenia budżetu, wskaźnik wartości wypracowanej. -strukturę zespołu projektowego, definicja ról, uprawnień i obowiązków -przykładowe harmonogramy dla każdego typu projektu -auto-numerowanie projektów -numery zawierające maskę 2.3. Fazy projektowe: inicjowanie, planowanie, realizacja, zamykanie. Zakresy faz projektowych oraz warunki przejścia Kalendarz Zaprojektowanie przepływów pracy 4 przepływy dla 4 typów projektów, w tym: dostosowanie do faz projektowych, doprecyzowanie wejścia/wyjścia, faz przepływu. Warunki uruchomienia przepływu, zatrzymania przepływu oraz wznowienia przepływu Obieg akceptacyjny dla dokumentów inicjujących projekt na platformie SharePoint: -karta CAPEX dla projektów inv. -Uzasadnienie Biznesowe dla projektów biz. -Karta Projektu dla projektów R&D -Karta Projektu dla projektów prostych 2.7. RBS, grup użytkowników, kategorii zabezpieczeń Definicja produktów projektu i kryteria ich weryfikacji i raportowanie Raport Statusowy w projekcie Proces zarządzania komunikacją w projekcie w szczególności powiadamianie członków zespołu projektowego o przypisanych zadaniach, monitowanie Funkcjonalności wbudowane w narzędziu: Zadania, Zatwierdzenia, Grafik Procesu zarządzania zmianą w projekcie w szczególności zmiany istotne dotyczące zmiany zakresu, harmonogramu, budżetu Proces raportowania postępu prac na podstawie upływu czasu, na podstawie procentu wykonanej pracy Budowanie budżetów szacowany, zakontraktowany, zafakturowany Określenie i uzgodnienie zakresu merytorycznego raportów przekrojowych dla planowania i monitorowania projektów/programów/portfeli w Grupie Ciech SA Raportowanie korzyści w projektach Szablony Witryn Projektowych na platformie SharePoint Dziennik projektu (Project Log), Ryzyka, Zagadnienia projektowe jako funkcjonalności szablonów Witryn Projektowych Lista kontrolna na polu PDP dokumentów załączonych na Witrynie Projektowej Archiwum projektów (ostatni etap przepływu pracy) Definiowanie programów Strona 5 z 11

6 2.22. Monitorowanie korzyści z programów Definiowanie portfeli Raporty portfelowe co najmniej 5 raportów, w oparciu o usługę Excel Services oraz możliwość tworzenia następnych Pulpity menadżerskich 3 pulpity menadżerskie: poziom Grupy, poziom portfolio/programu, poziom Spółki. 3. Projekt Techniczny rozwiązania Systemu Zarządzania Projektami obejmującego architekturę logiczną i fizyczną systemu. 4. Projekt Funkcjonalny, w tym: -szczegółowy opis działania poszczególnych elementów funkcjonalnych systemu, uwzględniający różne ścieżki (przepływy) realizacji projektu w zależności od typu projektu oraz podejmowanych decyzji projektowych, -wymagane role w przepływie, warunki zatwierdzania/odrzucania na poszczególnych fazach projektu. 5. Przygotowanie mapy procesów zarządzania inicjatywami i projektami. 6. Przygotowanie mapy procesów zarządzania portfelem projektów. 7. Wsparcie metodyczne i techniczne podczas wdrożenia przy opisywaniu projektów (wsparcie w wymiarze 2 dni roboczych w tygodniu przez okres 3 tygodni). 8. Przygotowanie planu Fazy Odbiór realizacji Fazy 1 Opracowane przez Dostawcę i zatwierdzone przez Zamawiającego: Projekt Techniczny oraz Projekt Funkcjonalny będą głównymi dokumentami na których będzie się opierać realizacja Fazy 2 projektu. FAZA 2. Zaprojektowanie, wdrożenie i uruchomienie rozwiązania. 1. Zainstalowanie i skonfigurowanie Systemu Zarządzania Projektami na trzech środowiskach: produkcyjne, testowe, developerskie. 2. Wykonanie podstawowej konfiguracji środowiska Systemu Zarządzania Projektami, związanej ze zbudowaniem witryn dostępu, włączeniem niezbędnych usług, zdefiniowaniem uprawnień, rejestrów. 3. Zaprojektowanie oraz wdrożenie funkcjonalności zdefiniowanych w Fazie Konfiguracja uprawnień 5. Konfiguracja widoków niestandardowych w systemie/w projekcie 6. Konfiguracja szczegółów stron projektów, Witryny Projektowej, RBS. 7. Definiowanie grup użytkowników, kategorii zabezpieczeń, szablony uprawnień i przypisanie ich do poszczególnych grup użytkowników 8. Uruchomienie funkcjonalności występowania o zasoby w projekcie (nowa funkcjonalność w wersji EPM 2016) 9. Ustawienie synchronizacji zasobów z usługą AD 10. Uruchomienie funkcjonalności Pełnomocnik 11. Uruchomienie funkcjonalności auto-numerowania projektów 12. Utworzenie oraz konfiguracja portfeli projektów. 13. Testy akceptacyjne oraz uruchomienie produkcyjne - przygotowanie scenariuszy testowych - przeprowadzenie testów wewnętrznych zgodnie ze scenariuszami oraz poprawki i korekty wykryte podczas testów. - przeprowadzenie testów w Ciech zgodnie ze scenariuszami wraz z konsultantami firmy wdrożeniowej oraz poprawki i korekty wykryte podczas testów. - przeprowadzenie testów w Ciech zgodnie ze scenariuszami wraz z konsultantami firmy wdrożeniowej oraz poprawki i korekty wykryte podczas testów. - uruchomienie produkcyjne 14. Aktualizacja i uzgodnienie mapy procesów zarządzania inicjatywami i projektami. 15. Aktualizacja i uzgodnienie mapy procesów zarządzania portfelem projektów. 16. Aktualizacja i uzgodnienie projektu funkcjonalnego, uzgodnionych rozwiązań obejmującego zdefiniowane przepływy. 17. Wsparcie ciągłe podczas pierwszych dni pracy na środowisku produkcyjnym 18. Przygotowanie planu Fazy Odbiór realizacji Fazy 2. Strona 6 z 11

7 FAZA 3. Szkolenia 1. Opracowanie Manuala dla kadry Prezesów i Dyrektorów Pionu/Biur oraz materiałów szkoleniowych, przygotowanie i przeprowadzenie szkolenia z obsługi systemu. 2. Opracowanie Manuala dla Kierowników Projektów oraz materiałów szkoleniowych, przygotowanie i przeprowadzenie szkolenia z obsługi systemu (wersja PL oraz EN). 3. Opracowanie dokumentacji dla administratorów oraz materiałów szkoleniowych, przygotowanie i przeprowadzenie szkolenia z obsługi systemu. 4. Opracowanie dokumentacji dla administratorów oraz materiałów szkoleniowych, przygotowanie i przeprowadzenie szkolenia z obsługi systemu. 5. Opracowanie Manuala dla członków zespołów projektowych. 6. Przygotowanie planu Fazy Odbiór realizacji Fazy 3. FAZA 4. Migracja danych (z MS Project Serwer 2013) 1. Opracowanie i zatwierdzenie Planu Migracji 2. Migracja projektów otwartych 3. Migracja projektów zamkniętych 4. Przegląd projektów w nowym rozwiązaniu 5. Przygotowanie planu Fazy Odbiór realizacji Fazy 4. FAZA 5. Zaprojektowanie i wdrożenie zarządzania programami i portfelami projektów. 20. Wdrożenie funkcjonalności na trzech środowiskach: produkcyjne, testowe, developerskie. 21. Wykonanie podstawowej konfiguracji środowiska, związanej ze zbudowaniem witryn dostępu, włączeniem niezbędnych usług, zdefiniowaniem uprawnień, rejestrów. 22. Zaprojektowanie oraz wdrożenie funkcjonalności zdefiniowanych w Fazie 1 (Programy i Portfele) 23. Konfiguracja uprawnień 24. Konfiguracja widoków, dashbordów, raportów przekrojowych 25. Testy akceptacyjne oraz uruchomienie produkcyjne - przygotowanie scenariuszy testowych - przeprowadzenie testów wewnętrznych zgodnie ze scenariuszami oraz poprawki i korekty wykryte podczas testów. - przeprowadzenie testów w Ciech zgodnie ze scenariuszami wraz z konsultantami firmy wdrożeniowej oraz poprawki i korekty wykryte podczas testów. - uruchomienie produkcyjne funkcjonalności 26. Aktualizacja i uzgodnienie Map Procesów zarządzania programami i portfelami do wersji końcowych 27. Aktualizacja i uzgodnienie Projektu Technicznego oraz Projektu Funkcjonalnego do wersji końcowych. 28. Wsparcie ciągłe podczas pierwszych dni pracy na środowisku produkcyjnym 29. Odbiór realizacji Fazy 5. Po ukończeniu wszystkich wymienionych powyżej Faz projektu, na wniosek Wykonawcy nastąpi odebranie wdrożenia przez Zamawiającego. VIII. SZKOLENIA 1. Przekrój grup szkoleniowych: 1.1. Kadra Kierownicza Zarząd, Szefowie Pionów, Dyrektorzy Biur CIECH S.A.(liczba osób do przeszkolenia: 16) Kierownicy Projektów (liczba osób do przeszkolenia: 72) Administratorzy (liczba osób do przeszkolenia: 4). 2. Szkolenia tradycyjne, lokalizacja: Polska 2.1. Grupy szkoleniowe liczące do 12 osób Materiały szkoleniowe dla uczestnika przygotowane w języku polskim. Szkolenie prowadzone w języku polskim. Strona 7 z 11

8 2.3. Lokalizacje oraz liczba szkoleń: 1. Warszawa 3 szkolenia (1x Zarząd i Dyrektorzy, 1x Kierownicy Projektów, 1x Administratorzy) 2. Inowrocław 2 szkolenia (2x Kierownicy Projektów) 3. Nowa Sarzyna 1 szkolenie (1x Kierownicy Projektów) 3. Szkolenie tradycyjne, lokalizacja: Niemcy, Rumunia 3.1. Grupy szkoleniowe liczące do 12 osób Materiały szkoleniowe dla uczestnika przygotowane w języku. Szkolenie prowadzone w języku angielskim Lokalizacje oraz liczba szkoleń: 1. Strassfurt 1 szkolenie (1x Kierownicy Projektów) 2. Ramnicu Valcea - 1 szkolenie (1x Kierownicy Projektów) IX. DOKUMENTACJA 1. Zamawiający oczekuje, że w trakcie realizacji wdrożenia Systemu Zarządzania Projektami, Wykonawca opracuje i dostarczy co najmniej następującą dokumentację: a. Dokumentację użytkową Systemu Zarządzania Projektami Projekt Funkcjonalny - zawierającą: opis wszystkich procedur użytkownika, w szczególności funkcje, opcje menu, formaty ekranowe, klawisze funkcyjne, komunikaty o błędach, z którymi może zetknąć się użytkownik końcowy oraz informacje o tym, co użytkownik powinien zrobić w danej sytuacji. b. Dokumentację użytkową Systemu Zarządzania Projektami Mapy Procesów - zawierającą: wizualizacją przepływów decyzyjnych oraz przepływów pracy, uwzględniającą wejścia/wyjścia do punktów decyzyjnych w przepływie c. Dokumentację techniczną Systemu Zarządzania Projektami Projekt Techniczny - zawierającą: opis struktury bazy danych, procedur, funkcji i pakietów bazodanowych, w przypadku modyfikacji standardowej funkcjonalności powinna określać wykonane zmiany. d. Dokumentację instalacyjną Systemu Zarządzania Projektami Konfiguracja - wystarczającą do tego, aby zainstalować System Zarządzania Projektami bez pomocy Wykonawcy. e. Inną dokumentację administratora Systemu Zarządzania Projektami zawierającą opis: procedur kontrolnych, poprawności pracy systemu, procedur instalacyjnych, sposobu dokonywania zmian wersji, procedur archiwizacji oraz postępowania w przypadku nieprawidłowości w działaniu lub awarii Systemu Zarządzania Projektami. f. Dokumentację projektową: Plan Komunikacji, Protokół Odbioru Fazy, Protokół Odbioru Końcowego, i inne wynikające ze sposobu realizacji wdrożenia. 2. Dostarczona Dokumentacja powinna być: a. Przygotowana w języku polskim b. Aktualna na dzień odbioru wdrożenia Systemu Zarządzania Projektami. X. HARMONOGRAM RZECZOWO-FINANSOWY (HARMONOGRAM) 1. Oferent zobowiązany jest do przedłożenia w ofercie Harmonogramu. 2. W Harmonogramie powinny zostać wyróżnione poszczególne fazy i zadania realizowane w ramach faz z uwzględnieniem powyższego zakresu wdrożenia Systemu Zarządzania Projektami. 3. Harmonogram powinien być wyrażony w czasie trwania poszczególnych faz i zadań od momentu udzielenia zamówienia. 4. Na poziomie poszczególnych zadań, Oferent powinien umieścić informację na temat Kadry Oferenta dedykowanej do realizacji tego zadania (liczba osób), a także na temat planowanego zaangażowania osób po stronie Zamawiającego (wymagane kompetencje zespołu, szacowana czasochłonność dla każdej z wymaganych kompetencji). Strona 8 z 11

9 5. Wymagane jest zaznaczenie przez Oferenta, że każdy punkt kontrolny Harmonogramu wymaga odbioru przez Zamawiającego. XI. ZESPÓŁ OFERENTA 1. Oferent powinien przedłożyć w ofercie informację na temat kadry Oferenta oraz umiejętności i doświadczenia personalnego dedykowanego zespołu odpowiedzialnego za Wdrożenie (w tym w zakresie posiadanego doświadczenia we wdrażaniu oferowanego Systemu Zarządzania Projektami). Informacja ta powinna zostać przedłożona na formularzu stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania wraz z CV poszczególnych członków zespołu. 2. Oferent powinien przedłożyć również w ofercie listę i opis referencji na formularzu stanowiącym Załącznik nr 3 do Zapytania wraz z dokumentami potwierdzającymi ich prawidłowe wykonanie (listy referencyjne). XII. ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY 1. Oferent zobowiązuje się do zawarcia Umowy na warunkach nie gorszych dla Zamawiającego niż warunki zawarte w Zapytaniu. 2. Strony Umowy. Umowa zostanie zawarta pomiędzy Oferentem a Zamawiającym. 3. Przedmiot Umowy. a. Wymagane jest precyzyjne określenie przedmiotu Umowy. b. Doprecyzowanie funkcjonalne i techniczne przedmiotu Umowy będzie zawarte w Załącznikach do Umowy. 2. Odpowiedzialność za wykonanie Umowy. a. Zamawiający dopuszcza możliwość korzystania z podwykonawstwa i/lub z rozwiązań gotowych innych producentów. Jednakże stroną Umowy o realizację całości zadań może być tylko jeden Wykonawca (tzw. jeden Wykonawca Główny ). b. Wykonawca oświadcza, iż funkcje dostarczonego Systemu Zarządzania Projektami oraz dostarczona Dokumentacja, będą zgodne zarówno na dzień podpisania Umowy, w trakcie Wdrożenia, jak również na dzień produkcyjnego uruchomienia Systemu Zarządzania Projektami (tj. dzień podpisania przez Zamawiającego odpowiednich protokołów odbioru wdrożenia Systemu Zarządzania Projektami) z aktualnymi przepisami prawa polskiego. c. Wykonawca oświadcza, iż nabyte na podstawie niniejszej Umowy przez Zamawiającego Oprogramowanie Systemu Zarządzania Projektami jest w pełni wystarczające do zainstalowania, uruchomienia i utrzymania Systemu Zarządzania Projektami będącego przedmiotem niniejszej Umowy i nie będą w tym zakresie konieczne żadne dodatkowe zakupy. d. Uprawnienie dla Zamawiającego do naliczania kar umownych w wysokości 0,5 % łącznej wartości Umowy netto za każdy dzień opóźnienia w realizacji Umowy, z wyłączeniem opóźnień spowodowanych z winy Zamawiającego. e. Uprawnienie dla Zamawiającego do naliczania kar umownych w wysokości 10 % łącznej wartości Umowy netto za odstąpienie od Umowy przez Wykonawcę lub Zamawiającego z winy Wykonawcy. f. Całkowita odpowiedzialność Stron za wszelkie zobowiązania wynikające z Umowy oraz obowiązujących przepisów prawa nie przekroczy równowartości w złotych polskich dwukrotnej wartości brutto Umowy. g. Wyłączenie odpowiedzialności Stron z tytułu Siły Wyższej. Strony zgodnie ustalają, że w przypadku powoływania się na siłę wyższą, ma zastosowanie interpretacja siły wyższej według Międzynarodowej Izby Handlowej w Paryżu (Publikacja MIH nr 650 z 2003 r.) ICC Force Majeure Clause Cesja praw Bezwarunkowe uprawnienie Zamawiającego do dokonania, bez zgody Wykonawcy, cesji całości lub części praw i zobowiązań wynikających z Umowy w przypadku zmian stanu prawnego lub zmian organizacyjnych powodujących przejęcie części zadań realizowanych przez Zamawiającego przez inne podmioty. 4. Prawa własności intelektualnej Strona 9 z 11

10 a. zawarte w Umowie postanowienia dotyczące udzielenia Zamawiającemu licencji muszą obejmować co najmniej: bezterminowe uprawnienia do używania Oprogramowania Systemu Zarządzania Projektami przez CIECH S.A., z uwzględnieniem charakteru korporacyjnego. Przez charakter korporacyjny rozumie się prawo wykorzystania Systemu Zarządzania Projektami przez CIECH S.A. oraz spółki, w stosunku do których CIECH S.A. jest spółką dominującą, spółki zależne od CIECH S.A. oraz spółki powiązane z CIECH S.A. w rozumieniu przepisów kodeksu spółek handlowych. zobowiązanie Wykonawcy do aktualizacji Oprogramowania Systemu Zarządzania Projektami do nowych wersji (w tym aktualizacja prawna, korekty, nowa funkcjonalność, itp.). zobowiązanie Wykonawcy do przeniesienia na rzecz Zamawiającego majątkowych praw autorskich do utworów (w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U.2000, Nr 24 poz. 83 z późn.zm.) powstałych w trakcie wdrożenia Systemu Zarządzania Projektami, na polach eksploatacji wskazanych w Umowie, w zakresie niezbędnym do eksploatacji i samodzielnego utrzymania systemu. b. Wykonawca zabezpieczy Zamawiającego przed wszelkimi roszczeniami ze strony osób trzecich, związanymi z naruszeniem przez Oprogramowanie Systemu Zarządzania Projektami i/lub System Zarządzania Projektami i/lub utwór (o którym mowa w pkt 7. a) praw własności intelektualnej osób trzecich, w tym w szczególności objętych ochroną znaków towarowych, praw autorskich lub wzorów użytkowych oraz innych chronionych praw które mogą być naruszone w związku z używaniem produktów lub jakichkolwiek ich części składowych. W przypadku zaistnienia roszczeń z tytułu naruszenia praw autorskich, wynalazczych czy innych dotyczących np. znaków handlowych, roszczenia te będą załatwiane przez Wykonawcę. W przypadku poniesienia przez Zamawiającego jakichkolwiek szkód/strat wynikłych z takich naruszeń, na pierwsze żądanie Zamawiającego, Wykonawca musi zrekompensować straty/szkody poniesione przez Zamawiającego, z uwzględnieniem wszystkich kosztów dodatkowych, sądowych i prawniczych. 5. Poufność a. Treść Umowy oraz wszystkie informacje pozyskane przez Strony w ramach jej zawarcia i realizacji objęte są klauzulą poufności i mogą być ujawniane Stronom Trzecim bez zgody drugiej Strony tylko wtedy, gdy wynika to z obowiązujących przepisów prawa. b. Każda ze Stron zobowiązana jest do zapewnienia, aby wszystkie osoby włączone przez nią w proces realizacji Umowy zachowały poufność otrzymywanych informacji dotyczących drugiej Strony. c. Strony zobowiązują się do zachowania poufności w okresie trwania niniejszej Umowy oraz po jej rozwiązaniu, niezależnie od przyczyn jej rozwiązania. Termin ten nie uchybia terminowi przedawnienia roszczeń, określonemu w art. 20 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji oraz terminowi wynikającemu z przepisów karnych. d. Zamawiający może bez zgody Wykonawcy ujawnić informacje swoim podwykonawcom, audytorom oraz doradcom prawnym i podatkowym, a także spółkom, w stosunku do których CIECH S.A. jest spółką dominującą, spółkom zależnym od CIECH S.A. oraz spółkom powiązanym z CIECH S.A. w rozumieniu przepisów kodeksu spółek handlowych. e. Wszelkie dokumenty, poza dokumentem Umowy, pozostaną własnością Zamawiającego i zostaną mu zwrócone (wszystkie egzemplarze) bez dodatkowych wezwań, po zakończeniu przez Wykonawcę realizacji zobowiązań wynikających z Umowy. 6. Prawo. Umowa będzie podlegała prawu obowiązującemu w Rzeczpospolitej Polskiej. 7. Rozstrzyganie sporów. Postępowanie odbywa się przed Sądem Gospodarczym właściwym dla siedziby Zamawiającego. 8. Płatności a. Umowa realizowana będzie fazami zgodnie z ustalonym przez Strony Harmonogramem. b. Płatność wynagrodzenia Wykonawcy nastąpi na podstawie faktury wystawionej przez Wykonawcę w oparciu o podpisany przez Zamawiającego Protokół Odbioru Fazy ujętej w Harmonogramie. c. Płatność wynagrodzenia Wykonawcy nastąpi w terminie 30 dni od daty doręczenia prawidłowej faktury. Za datę zapłaty uznaje się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. Koszty delegacji (koszty podróży, noclegów) uwzględnione zostaną w wycenie całego projektu. 9. Inne zapisy w Umowie Strona 10 z 11

11 a. Przez cały czas realizacji Umowy językiem komunikowania się osób dedykowanych do wykonania zamówienia ze strony Wykonawcy z pracownikami Zamawiającego jest język polski. b. Prawo do odstąpienia przez Zamawiającego od Umowy: jeżeli w czasie jej realizacji Zamawiający stwierdzi, że jej kontynuacja jest niecelowa, z powodu nie wywiązywania się Wykonawcy ze zobowiązań, z powodu ogłoszenia likwidacji lub wszczęcia postępowania upadłościowego wobec Wykonawcy, z powodu zgłoszenia roszczeń w stosunku do Systemu Zarządzania Projektami (w tym Oprogramowania Systemu Zarządzania Projektami) przez osobę trzecią. c. Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania wymiany osób podanych w wykazie przez Wykonawcę oraz wyznaczenia innych osób o odpowiednich kwalifikacjach. d. Dopuszczenie do udziału w projekcie stron trzecich działających na rzecz Zamawiającego. e. Powtórzenie wybranych innych zapisów Zapytania. Strona 11 z 11