Wybór ZSI. Zakup standardowego systemu. System pisany na zamówienie

Transkrypt

1 Wybór ZSI Zakup standardowego systemu System pisany na zamówienie

2 Zalety: Standardowy ZSI wbudowane najlepsze praktyki biznesowe możliwość testowania przed zakupem mniej kosztowny utrzymywany przez asystę techniczną Wady: konieczne dopasowanie się do standardu

3 Wybór systemu ERP Waga decyzji Złożoność systemów ERP Kryteria wyboru Proces wyboru

4 Wybór systemu ERP Waga decyzji Reorganizacja przedsiębiorstwa Funkcjonujące systemy Koszty

5 Wybór systemu ERP Złożoność systemów ERP Wybrane elementy systemu ERP: Repozytoruim aplikacji System zarządzania graficznym interfejsem użytkownika System zarządzania menu Systeem zarządzania plikami pomocy System zarządzania bazą danych Język programowania 4-tej generacji Systemy zarządzania zapytaniami System zarządzania raportami

6 Wybór systemu ERP c.d.złożoność systemów ERP c.d.wybrane elementy systemu ERP: System zarzadzania i administrowania aplikacją System zarządzania konfiguracją System zarządzania zmianami System zarządzania ochroną i autoryzacją System zarządzania kontrolą (audytem) System zarządzania odzyskiwaniem danych System zarządzania archiwum System pracy grupowej

7 Wybór systemu ERP Kryteria wyboru Zagadnienia stanowiące podstawę wyboru: Ocena firmy-dostawcy ERP Ocena produktu kwestie techniczne kwestie instalacyjne i operacyjne możliwości integracji i interfejsu możliwości modyfikacji i konwersji możliwości audytu i kontroli kwestie standardów o dokumentacji

8 Wybór systemu ERP c.d.kryteria wyboru Podstawowe elementy oceny: funkcjonalność łatwość użycia możliwość dostosowania do konkretnych potrzeb kontrola i niezawodność łatwość instalacji wydajność łatwość zarządzania

9 Wybór systemu ERP c.d.kryteria wyboru c.d.podstawowe elementy oceny: otwarta architektura przyjazny interfejs dokumentacja on-line oraz kontekstowy system pomocy łatwość aktualizacji i przyszłych rozszerzeń wymagania dotyczące umiejętności i szkolenia personelu wspieranie pracy grupowej

10 Wybór systemu ERP Proces wyboru Etapy wyboru systemu ERP: utworzenie zespołu selekcyjnego przygotowanie wymagań funkcjonalnych poszukiwanie i obserwacja różnych systemów ERP przygotowanie szczegółowych list kontrolnych zawierających różnego rodzaju kryteria wraz z priorytetami obserwacja tych systemów ERP, które najpełnie pokrywają zakres przygotowanych wymagań

11 Wybór systemu ERP c.d.proces wyboru c.d.etapy wyboru systemu ERP: porównanie danych zebranych o ERP ze szczegółowymi listami kontrolnymi udział w prezentacjach, wizytach referencyjnych i testach wyselekcjonowanej grupy systemów przygotowanie scenariuszy różnego rodzaju sprawdzianów funkcjonalności porównanie i analiza wyników testów analiza wyników z uwzględnieniem kosztów, czasu implementacji, doświadczenia i potencjału oferentów

12 Fazy wdrażania ERP Faza przedimplementacyjna Faza implementacji Faza poimplementacyjna

13 Działania dotyczące wszystkich faz Zarządzanie projektem Zarządzanie zmianami Oszacowanie ryzyka Sponsoring Strategia komunikacji Rozwijanie umiejętności Proces transferu wiedzy

14 Fzaza przedimplementacyjna Instalacja systemu i administracja

15 Podstawowe zagadnienia: Główny sponsor projektu Zespół wdrożeniowy Komitet sterujący Misja i cele projektu Zakres projektu Zarządzanie projektem Zarządzanie ryzykiem Zarządzanie zmianami Rola członków zespołu Faza przedimplementacyjna

16 Główny sponsor projektu Pracownik wysokiego szczebla reprezentujący grupę biznesową organizacji Upoważniony do podejmowania decyzji w zakresie: procesów finansów harmonogramu projektu zasobów

17 Zespół wdrożeniowy Skład zespołu wdrożeniowego: CMD dyrektor naczelny Główny sponsor projektu Kierownik projektu COO dyrektor ds. operacyjnych CIO dyrektor odpowiedzialny za systemy informatyczne Konsultant nominowany przez CMD

18 Komitet Sterujący Skład komitetu sterującego: Sponsor projektu Kierownik projektu Kierownik zespołu technicznego Konsultanci wiodący Przedstawiciele wyższej kadry kierowniczej Przedstawiciele firmy wdrazającej

19 Zadania Zespołu Wdroż. I Komitetu Sterującego Kierowanie całym projektem Zatwierdzanie i kontrola zakresu projektu oraz strategii jego wdrożenia Zatwierdzenie rozpoznanego ryzyka i autoruzacja środków zaradczych Odpowiedzialność za realizację kolejnych etapów implementacji Zatwierdzenie zespołu zaplanowanego dla potrzeb projektu

20 c.d.zadania Zespołu Wdroż. I Komitetu Sterującego Zatwierdzenie planu szkoleń i budżetu Pomoc w rozwiązywaniu kwestii spornych, procesów biznesowych, zatwierdzania płatności Autoryzacja i zapewnienie wsparcia technicznego dla całej infrastruktury projektu Rozwiązywanie problemów wynikających przy standaryzacji procesów biznesowych Rozwiązywanie problemów administracyjnych sygnalizowanych przez konsultantów.

21 Misja i cele projektu Dopasowanie misji projektu do misji, wizji i strategii organizacji wyznaczonej na 3-5 lat

22 Zakres projektu Podstawowe zadanie zespołu wdrożeniowego i Komitetu Sterującego - określenie zakresu wdrożenia Rekomendowana implementacja wszystkich standardowych modułów odpowiadających danej działalności Rekomendowana implementacja we wszystkich oddziałach firmy

23 Zarządzanie projektem Strategia projektu - wdrażanie wszystkich odpowiednich modułów Planowanie i monitorowanie projektu: harmonogramowanie rozwiązywanie konfliktów raportowanie postępów

24 c.d. Zarządzanie projektem Zarządzanie niezbędnymi zasobami: podział środków i wydatków z budżetu na poszczególne etapy zakup i terminowa instalacja serwerów, komputerów PC oraz odpowiedniego oprogramowania wybór personelu (rekrutacja, zakontraktowanie, oddelegowanie) do zespołów aplikacyjnych, technicznych, administracji zasobami, szkoleń i logistyki, administratorów i końcowych użytkowników import danych z różnych działających w organizacji systemów lub u głównych partnerów

25 c.d. Zarządzanie projektem Zarządzanie szkoleniami: Specyfika i skala szkoleń ERP - komputeryzacja stanowisk pracy personelu operacyjnego Różny zakres szkoleń 3-ch grup użytkowników: -grupy kierowników -grupy użytkowników kluczowych -grupy użytkowników końcowych

26 Zarządzanie ryzykiem Rodzaje ryzyka: brak zasobów brak odpowiednich zasobów brak jednoznaczności i kompletności dotyczącej zakresu i funkcjonalności definiowanie wymagań właściwa ocena możliwości ERP

27 c.d.zarządzanie ryzykiem c.d.rodzaje ryzyka: konfiguracja i właściwe dopasowanie ERP do danej organizacji testowanie integralności ERP wprowadzenie do ERP wszystkich istotnych i uaktualnionych informacji prawie jednoczesne szkolenie wszystkich użytkowników połączenie z innymi systemami w czasie rzeczywistym

28 c.d.zarządzanie ryzykiem c.d.rodzaje ryzyka: niedotrzymanie terminów spory dotyczące roli i odpowiedzialności stron spory wynikające z różnych kryteriów oceny błędów w oprogramowaniu brak akceptacji i współpracy ze strony użytkownika

29 c.d.zarządzanie ryzykiem c.d.rodzaje ryzyka: implementacja procesów biznesowych wybór i efektywna implementacja procesów krytycznych przegląd i ocena biblioteki najlepszych procesów biznesowych decyzje dotyczące standaryzacji procesów

30 Zarządzanie zmianami Konieczność inowacyjności i nieuchronność ciągłych zmian Waga zarządzania zmianami wynikająca z : obawa przed redukcją etatów strach przed utratą kontroli i odpowiedzialności niepewności wynikająca z uświadomienia sobie różnic w wykształceniu strach przed niepowodzeniem bezradność w obliczu konieczności zmian i konieczności nauki nowego systemu

31 Role członków zespołu Obowiązki zespołu wdrożeniowego: odpowiedzialność za przestudiowanie i nadanie odpowiedniego kształtu procesom biznesowym standaryzacja procesów biznesowych pomiędzy wszystkimi jednostkami w organizacji poznanie systemu i odpowiednie skonfigurowanie przy pomocy konsultantów, do odpowiednich procesów biznesowych stworzenie niezbędnej dokumentacji przygotowanie podręczników szkoleniowych

32 c.d.role członków zespołu c.d.obowiązki zespołu wdrożeniowego: identyfikacja ról, odpowiedzialności oraz wymaganych autoryzacji w systemie ustawienie autoryzacji szkolenie użytkowników zakończenie zadań zgodnie z harmonogramem implementacji praca nad zbieraniem danych oraz informacji ładowanej do systemu implementacja systemu w kolejnych obszarach

33 c.d.role członków zespołu c.d.obowiązki zespołu konsultantów aplikacyjnych: szkolenia członków zespołu po stronie klienta w odpowiednich modułach pomoc zespołowi wdrożeniowemu w stworzeniu mapy procesów znalezienie rozwiązań dla różnic zaobserwowanych po stworzeniu mapy procesów prowadzenie zespołu podczas testów integralności zapewnienie wprowadzenie do systemu niezbędnych danych

34 c.d.role członków zespołu c.d.obowiązki zespołu technicznego: uruchomienie systemu ERP codzienna administracja przeprowadzanie codziennej kontroli systemu monitorowanie dzienników systemu monitorowanie alarmów w systemie i bazie danych monitorowanie uaktualnień monitorowanie procesów wsadowych monitorowanie wejść do obszarów zamkniętych

35 c.d.role członków zespołu c.d.obowiązki zespołu technicznego: zarządzanie użytkownikami i systemem realizacji zadań w tle administracja procesem drukowania administracja buforowaniem oraz dostrajaniem zarządzanie informacją o użytkowniku, autoryzacją i profilami analiza błędów planowanie i zarzadzą nie odzyskiwaniem danych utraconych w wyniku nieprzewidzianych zdarzeń

36 c.d.role członków zespołu c.d.obowiązki zespołu technicznego: zadania związane z bazą danych zadania związane z systemem operacyjnym i sieciami komputerowymi