JIRA, jako narzędzie wspierające zarządzanie projektami w dużej organizacji

Transkrypt

1 JIRA, jako narzędzie wspierające zarządzanie projektami w dużej organizacji Wdrożenie procesu wytwórczego w Jira w Grupie Cyfrowy Polsat Grupa Kapitałowa Cyfrowy Polsat S.A. Warszawa, 14 marca 2018

2 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Kilka słów o mnie Michał Wachnik 12Y Project / Program Management 7Y Business Proces Management 4Y Head of Project Management Office 2Y experience with Jira & Confluence

3 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Skąd nas znacie

4 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Skąd nas znacie

5 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Agenda Cel dzisiejszego wystąpienia: 1. Omówienie projektu wdrożenia w Jira narzędzia wspierającego proces zarządzania projektami realizowanymi w Grupie Cyfrowy Polsat. 2. Prezentacja produktów projektu (wdrożonych w Jira funkcjonalności).

6 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Geneza Geneza, nasze główne bolączki = dlaczego zdecydowaliśmy się uruchomić projekt? 1. Brak spójnego procesu wytwórczego uwzględniającego wszystkie spółki w grupie, obszary biznesowe oraz technologiczne 2. Brak pełnej wiedzy o realizowanych projektach = informacje rozproszone w wielu systemach 3. Brak wystarczającej wiedzy o inicjatywach biznesowych na ich wczesnym etapie prace projektowe rozpoczynają się zbyt późno w stosunku do oczekiwanej daty wdrożenia

7 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Oczekiwania Oczekiwania: 1. Wdrożenie spójnego procesu wytwórczego obejmującego: Kluczowe spółki w grupie (m.in. Polkomtel, Cyfrowy Polsat, CP/Ipla, Aero 2, Sferia, InterPhone Service) Pełny cykl życia projektu, tzn. od Pomysłu do Wdrożenia Biznesowego Wszystkie obszary: - decyzyjne (Zarząd, Kluczowi Dyrektorzy), - biznesowe, - technologiczne, - kontroling & PMO 2. Wdrożenie narzędzia do zarządzania projektami, uwzględniającego nowy proces realizacji projektów.

8 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Wymagania Wymagania wobec narzędzia: Jedno narzędzie do zarządzania projektami, które: będzie zawierać wiedzę o wszystkich inicjatywach i projektach realizowanych we wszystkich spółkach w Grupie; pozwoli odwzorować nowy proces wytwórczy Grupy Cyfrowy Polsat; pozwoli wdrożyć wszystkie podprocesy związane z procesem wytwórczym: proces pozyskiwania akceptacji oraz finansowania inicjatyw; Release Management; zarządzanie Portfelami Projektów; umożliwi monitorowanie i raportowanie realizowanych projektów, w szczególności: zarządzanie harmonogramem projektów (śledzenie planu bazowego oraz aktualnego); monitorowanie aspektów finansowych w projekcie.

9 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Analiza BCA Jakie narzędzie wybrać? Jak wygląda architektura systemów? Jaki wynik analizy (kosztów i korzyści)? = DECYZJA

10 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Analiza BCA WARSTWA INICJATYW Baza Projektów nr 1 (MS Access) Baza Projektów nr 2 (MS Access) Release Management (Lotus Notes) Baza Inicjatyw (Sharepoint) WARSTWA WDROŻEŃ JIRA Baza Wdrożeń IT WARSTWA ZADAŃ OPERACYJNYCH TESTY DEVELOPMENT ARCHITEKTURA HP ALM Quality Center Jenkins Stash Enteprise Architect

11 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Analiza BCA PROPOZYCJA NARZĘDZIA JIRA PLUSY 1. ROZBUDOWA JUŻ ISTNIEJĄCEGO NARZĘDZIA 2. BRAK POTRZEBY ZAKUPU LICENCJI 3. NIŻSZY KOSZT WDROŻENIA 4. MOŻLIWOŚĆ ŁATWEJ INTEGRACJI Z WARSTWĄ ZADAŃ OPERACYJNYCH (DEVELOPMENT) MINUSY 1. BRAK FUNKCJONALNOŚCI DO ZARZĄDZANIA HARMONOGRAMEM (Out of the box) 2. OGRANICZONE MOŻLIWOŚCI RAPORTOWANIA (Out of the box) NARZĘDZIE DEDYKOWANE DO ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI 1. DEDYKOWANE NARZĘDZIE DO ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI POSIADA FUNKCJONALNOŚĆ ZARZĄDZANIA HARMONOGRAMEM, RYZYKAMI 2. POSIADA WIĘKSZE MOŻLIWOŚCI RAPORTOWE NIŻ JIRA 1. BARDZO WYSOKI KOSZT WDROŻENIA 2. BARDZO WYSOKI KOSZT LICENCJI 3. WYMAGANY DODATKOWY KOSZT INTEGRACJI Z WARSTWĄ ZADAŃ OPERACYJNYCH W JIRA = DECYZJA: JIRA

12 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Projekt Realizacja Uruchomiliśmy i zrealizowaliśmy projekt Informacje o zrealizowanym projekcie w liczbach:

13 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Efekt Projektu Jaki jest wynik / rezultat projektu??????? Co stworzyliśmy? Funkcjonalne, elastyczne oraz ergonomiczne narzędzie w Jira do zarządzania projektami w dużej organizacji (Grupa Cyfrowy Polsat)

14 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Efekt Projektu 1. Jira jedynym narzędziem w Grupie Cyfrowy Polsat do zarządzania inicjatywami i projektami: Zamknięcie dotychczasowych, rozproszonych aplikacji z danymi o inicjatywach. Wykonanie migracji danych do Jira.

15 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Efekt Projektu: Zmiany w Architekturze WARSTWA INICJATYW Baza Projektów nr 1 (MS Access) Baza Projektów nr 2 (MS Access) Release Management (Lotus Notes) Baza Inicjatyw (Sharepoint) WARSTWA WDROŻEŃ JIRA Baza Wdrożeń IT WARSTWA ZADAŃ OPERACYJNYCH TESTY DEVELOPMENT ARCHITEKTURA HP ALM Quality Center Jenkins Stash Enteprise Architect

16 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Efekt Projektu 1. Jira jedynym narzędziem w Grupie Cyfrowy Polsat do zarządzania inicjatywami i projektami: Zamknięcie dotychczasowych, rozproszonych aplikacji z danymi o inicjatywach. Wykonanie migracji danych do Jira. 2. Stworzenie w Jira trzech warstw łącznie odzwierciedlających cały proces wytwórczy Grupy Cyfrowy Polsat: Warstwy Inicjatyw -> reprezentowanej w Jira przez Projekt: INICJATYWA [IB] Warstwy Projektów -> reprezentowanej w Jira przez Projekt: PROJEKT [PR] Warstwy Wdrożeń -> reprezentowanej w Jira przez Projekt: WDROŻENIE [WD]

17 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Efekt Projektu: Docelowa Architektura RELEASE MANAGEMENT [RL] WARSTWA INICJATYW BIZNESOWYCH PROCES DLA INICJATYW [IB] JIRA WARSTWA PROJEKTÓW PROCES DLA PROJEKTÓW / FAZ [PR] WARSTWA WDROŻEŃ PROCES DLA WDROŻEŃ [WD] WARSTWA POD-ZADAŃ OPERACYJNYCH ARCHITEKTURA TESTY DEVELOPMENT Enteprise Architect HP ALM Quality Center Jenkins Stash

18 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Efekt Projektu 1. Jira jedynym narzędziem do zarządzania inicjatywami i projektami: Zamknięcie dotychczasowych, rozproszonych aplikacji z danymi o inicjatywach; Zmigrowanie danych do Jira 2. Stworzenie w Jira trzech warstw łącznie odzwierciedlających cały proces wytwórczy Grupy Cyfrowy Polsat: Warstwy Inicjatyw -> reprezentowanej w Jira przez Projekt: INICJATYWA [IB] Warstwy Projektów -> reprezentowanej w Jira przez Projekt: PROJEKT [PR] Warstwy Wdrożeń -> reprezentowanej w Jira przez Projekt: WDROŻENIE [WD] 3. W ramach każdego workflow stworzyliśmy podzadania, których celem jest odzwierciedlanie działań projektowych, realizowanych w ramach zespołów merytorycznych, np. szacowanie kosztów, development, testy;

19 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Efekt Projektu 4. W Jira zadania główne (Inicjatywa [IB], Projekt [PR], Wdrożenie [WD]) łączą się ze sobą za pomocą relacji tworząc strukturę projektową:

20 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Efekt Projektu 4.1 Przykładowa struktura projektowa wdrożona w Jira: Inicjatywa realizowana w ramach jednej fazy z trzema wdrożeniami. Wdrożenie Techniczne nr 1 Zadanie operacyjne 1 INICJATYWA NR 1 PROJEKT NR 1 Wdrożenie Techniczne nr 2 Zadanie operacyjne 2 Wdrożenie Techniczne nr 3 Zadanie operacyjne 3 PROGRAM Inicjatywa realizowana w trzech fazach. W ramach każdej faz mamy 1 lub 2 wdrożenia. INICJATYWA NR 2 PROJEKT NR 2 (Faza 1) PROJEKT NR 3 (Faza 2) Wdrożenie Techniczne nr 1 Wdrożenie Techniczne nr 2 Wdrożenie Techniczne nr 3 Zadanie operacyjne 4 Zadanie operacyjne 5 Zadanie operacyjne 6 PROJEKT NR 4 (Faza 3) Wdrożenie Techniczne nr 4 Zadanie operacyjne 7

21 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Efekt Projektu 5. Stworzenie w Jira Harmonogramu, który umożliwia: a. Zarządzanie Inicjatywami, Projektami oraz Wdrożeniami za pomocą Kamieni Milowych; b. Definiowanie terminów poszczególnych kamieni milowych dla każdego kamienia mamy możliwość ustalenia: daty bazowej, daty aktualnie planowanej oraz daty rzeczywistej; c. Każdy etap w inicjatywie ma ustalony czas trwania (SLA); d. Harmonogram umożliwia zarządzanie zmianami tzn. ewentualne opóźnienia, bądź szybsze wykonanie etapu spowoduje automatyczne przeliczenie się harmonogramu.

22 Podzadania Zadania Główne JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Efekt Projektu 6. Harmonogram, zasilany jest danymi z niższych warstw, czyli podzadań pokazując w pełni spójny obraz realizacji inicjatywy oraz projektu: HARMONOGRAM dla Inicjatywy [IB] HARMONOGRAM dla Projektu [PR] HARMONOGRAM dla Wdrożenia [WD] Kluczowe Terminy z podzadania: Szacowanie Kluczowe Terminy z podzadania: Analiza Kluczowe Terminy z podzadań: Development Kluczowe Terminy z podzadania: Testy

23 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Efekt Projektu 7. Cykliczne monitorowanie procesu wytwórczego: Monitorowanie planu bazowego vs. aktualnego / rzeczywistego; Monitorowanie ryzyk w Inicjatywach oraz Projektach (RAG: zakres, budżet, czas); Cykliczna monitorowanie oraz analiza KPI; Ciągłe doskonalenie procesów oraz podprocesów KPI

24 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Efekt Projektu 8. Ergonomiczne narzędzie: a. Zarządzanie zmiennymi (customfields): Wdrożone rozwiązanie to ponad 100 customfields w celu ułatwienia zarządzania zmiennymi, poprawy ergonomii pracy z Jira: zastosowaliśmy poniższe rozwiązania zwiększające ergonomie działania w jira oraz przejrzystość danych wdrożyliśmy m.in.: grupowanie pól w zakładki:

25 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Efekt Projektu 8. Ergonomiczne narzędzie: a. Zarządzanie zmiennymi (customfields): Uzależnienie wymagalności oraz dostępności pól od statusów na zadaniach pola pojawiają się w uzależnieniu od workflow, tzn. na początku widzimy kilka pól, a następnie przechodząc przez statusy [etapy] procesu ich liczba wzrasta: PROCES

26 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Efekt Projektu 8. Ergonomiczne narzędzie: b. Zarządzanie datami: Wszystkie pola typu Data za wyjątkiem informacji podstawowych o zadaniu przenieśliśmy na dedykowaną zakładkę Harmonogram :

27 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Efekt Projektu 8. Ergonomiczne narzędzie: c. Automatyzacje ułatwiające prace: Automatyczne uzupełnianie się wartości w polach na projekcie, podzadaniu poprzez wartości już uzupełnione w innej części procesu; Automatyczne zakładanie się w Jira zadań oraz podzadań; Możliwość zmiany statusu, jeśli określone podzadania są zakończone. 1. Oszczędność czasu 2. Większa chęć użytkowników do korzystania z narzędzia

28 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Efekt Projektu 9. Uprawnienia: a. Zaimplementowanie w Jira dedykowanej funkcjonalności do zarządzania uprawnieniami dla procesu wytwórczego: Poruszanie się po workflow uprawnienie na możliwość zmiany statusów w Jira; Modyfikacja danych na statusach (etapach) procesu w Jira; Właścicielstwo pól przykładowo, pole którego właścicielem jest obszar Kontrolingu (np. numer finansowy projektu) jest możliwe do uzupełnienia, modyfikacji wyłącznie przez osobę należącą do grupy uprawnień: Kontroling ; b. Stworzenie konfiguratora umożliwiającego zmianę uprawnień w trybie szybkim.

29 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Efekt Projektu 9.1 Uprawnienia zarządzane poprzez Crowd oraz Active Directory:

30 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Efekt Projektu 10. Raportowanie: a. Raporty proste w Jira: Listy, widoki Inicjatyw, Projektów i Wdrożeń; Wykresy i zestawienia; Filtry i raporty / dashboardy. 27%

31 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Efekt Projektu 10. Raportowanie: b. Raporty zaawansowane poza Jira, w narzędziu Business Intelligence: Zaawansowane raporty oraz statystyki; Przekrojowe analizy.

32 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Efekt Projektu 10. Raportowanie: b. Raporty zaawansowane poza Jira, w narzędziu Business Intelligence: Raportowanie od zadań operacyjnych do działań strategicznych dla Zarządu; Roadmapa Inicjatyw i Projektów; Szczegółowe raporty inicjatyw i projektów.

33 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Proces Wytwórczy w Jira w dniu dzisiejszym Proces wytwórczy w Jira w liczbach:

34 JIRA DAY 2018 Grupa Cyfrowy Polsat Dziękujemy za uwagę Dziękuję za uwagę Michał Wachnik