Operacje na Wielu Arkuszach

Transkrypt

1 Operacje na Wielu Arkuszach 1. Operacje na wielu arkuszach na raz. 2. Przenoszenie i kopiowanie arkuszy pomiędzy plikami. 3. Ukrywanie arkuszy. Przykład 1. Operacje na wielu arkuszach na raz. Często pracując na plikach, w których pewne dane powinny zostać przygotowane np. dla dużej ilości oddziałów/kategorii w tym samym formacie dobrym rozwiązaniem jest założenie dla każdego z nich osobnego arkusza i utrzymywanie takiej samej struktury i formatu dla wszystkich tych arkuszy. Jeżeli pracujemy na pliku, w którym wiele arkuszy ma taką samą strukturę możemy wykonywać różne czynności na raz na wszystkich bądź wybranych arkuszach tego pliku. W tym przykładzie sprzedaż dla 4 oddziałów jakie firma posiada w Polsce zapisywana jest na 4 arkuszach o nazwach: Warszawa, Wrocław, Katowice, Poznań.

2 Autor tego pliku zauważył, że nagłówek Sprzedaż znajduje się tylko w arkuszu Warszawa.

3 Zamiast kopiować go do wszystkich arkuszy po kolei, łatwiej będzie zaznaczyć arkusze klikając na nazwie arkusza Warszawa, wciskając przycisk Shift i klikając na ostatnim z arkuszy który chcemy zaznaczyć POLSKA.

4 Nazwy wszystkich arkuszy zostały podświetlone, co oznacza że wszystkie arkusze są wybrane i zmiany wprowadzone w jednym z nich zostaną wprowadzone do wszystkich. Ponieważ nagłówek Sprzedaż jest już wprowadzony w arkuszu Warszawa nie musimy go wpisywać ani kopiować, wystarczy wejść do tej komórki (podwójnym kliknięciem) i zatwierdzić jej zawartość Enterem. Excel traktuje takie wejście i zatwierdzenie tak samo jak wprowadzenie danych do komórki, tekst Sprzedaż pojawi się we wszystkich zaznaczonych arkuszach. Pozostańmy na arkuszu Warszawa i sformatujmy naszą tabelę poprzez dodanie krawędzi i pokolorowanie wiersza z nagłówkiem na kolor zielony.

5 W komórce B5 proponuje wprowadzić tekst TOTAL, a w komórce C5, sumę komórek C3 i C4.

6 Podczas wszystkich wyżej wymienionych operacji wszystkie arkusze były zaznaczone. Jeżeli wszystkie arkusze pliku są zaznaczone, odznaczamy je poprzez kliknięcie na dowolny z nich (za wyjątkiem pierwszego który zaznaczaliśmy, w tym przykładzie Warszawa ). Możemy teraz sprawdzić czy faktycznie wszystkie wprowadzone przez nas zmiany są widoczne w każdym z arkuszy.

7 Przejdźmy terez do arkusza POLSKA, gdzie w komórce C3 wprowadzimy formułę sumującą dane z 4 pozostałych arkuszy. Stajemy w komórce C3 i klikamy symbol sumy.

8 Klikamy na nazwę arkusza Warszawa po czym klikamy na komórkę C3 na tym arkuszu. W wierszu formuły zostanie wyświetlone =SUMA(Warszawa!C3). W tym momencie nasza formuła sumuje jedynie daną z tego arkusza. Wciskamy Shift i trzymając go wciśniętego klikamy na nazwę arkusza Poznań, ostatniego z arkuszy które chcemy zsumować. Jak widać na poniższym rysunku formuła przyjęła postać: =SUMA( Warszawa:Poznań!C3)

9 Taką formułę zatwierdzamy enterem co spowoduje przejście do arkusza POLSKA i odznaczenie pozostałych arkuszy. W arkuszu POLSKA przechodzimy do komórki C3. Formuła: =SUMA( Warszawa:Poznań!C3), sumuje dane z komórek C3 ze wszystkich arkuszy od arkusza Warszawa do arkusza Poznań. Formułę tą skopiujemy teraz do komórki C4.

10 Załóżmy teraz że firma otworzyła nowy oddział w Gdańsku, który przejął część terenu wcześniej obsługiwanego przez biura w Warszawie i Poznaniu. Zamiast Tworzyć nowy arkusz od początku wygodniej będzie skopiować jeden z już istniejących. Klikamy na (np.) Arkusz Wrocław i przytrzymujemy wciśnięty lewy klawisz myszy, przy strzałce pojawia się mały symbol kartki, przesuwając myszką w lewo lub prawo możemy przenieść arkusz w inne miejsce, aby go skopiować wciskamy Ctrl co powoduje pokazanie się symbolu + na małej kartce, puszczamy klawisz myszki trzymając kursor na prawo od arkusza Wrocław.

11 Do pliku zostaje dodany nowy arkusz: Wrocław (2) Zmieniamy jego nazwę na Gdańsk i wprowadzamy właściwe dane dla komórek ze Sprzedażą.

12 Suma sprzedaży w arkuszu POLSKA uwzględnia nowo dodany oddział ponieważ znajduje się on pomiędzy arkuszami Warszawa i Poznań. Gdybyśmy chcieli sprawdzić ile wynosi sprzedaż dla Polski z wyłączeniem Katowic, wystarczy przenieść ten arkusz poza przedział Warszawa:Poznań.

13 Aby przenieść arkusz należy kliknąć jego nazwę lewym klawiszem myszy i trzymając go wciśniętego, przesunąć kursor w wybrane miejsce, podczas przesuwania myszy pomiędzy arkuszami będzie pojawiać się mała czarna strzałka, zaznaczona na poniższym rysunku czerwonym prostokątem, dzięki, której wiemy gdzie znajdzie się przenoszony arkusz jeśli w tym momencie przestaniemy przytrzymywać lewy klawisz myszy. Suma sprzedaży w arkuszu POLSKA zmieniła się i nie obejmuje już Katowic.

14 Przenieśmy teraz arkusz Katowice z powrotem. Ponieważ dodaliśmy nową filię Gdańsk, która przejęła obsługę części klientów do tej pory przypisanych do Warszawy i Poznania, chcielibyśmy na arkuszach Warszawa i Poznań dodać informację że obszar przejęty przez odział w Gdańsku już nie jest wliczany do ich sprzedaży. Klikamy na arkusz Poznań, po czym wciskamy Ctrl i trzymając ten przycisk wciśnięty klikamy lewym klawiszem myszy na arkuszu Warszawa.

15 W komórce B7 wprowadzamy tekst: Nie uwzględnia klientów przejętych przez oddział w Gdańsku. W ten sposób nauczyliśmy się wprowadzać zmiany na raz w wielu wybranych arkuszach. Aby odznaczyć wybór kilku arkuszy na raz, wystarczy kliknąć na dowolnym nie zaznaczonym arkuszu. W analogiczny sposób możemy kopiować bądź przenosić kilka wybranych arkuszy na raz. Wskazówki: Nazwy arkuszy powinny być jak najkrótsze, zapewnia to łatwość poruszania się po pliku bez konieczności przewijania by znaleźć odpowiedni arkusz. Poruszanie się po pliku może też ułatwić ustawienie innych kolorów dla poszczególnych nazw arkuszy, bądź ich grup. UWAGA: Częstym błędem jest zapomnienie o odznaczeniu większej ilości arkuszy i wprowadzanie danych do jednego z nich myśląc że tylko ten jest zmieniany, należy pamiętać aby po wprowadzeniu zmian do wielu arkuszy zawsze je odznaczyć, w przeciwnym razie możemy utracić dane w pozostałych zaznaczonych arkuszach.

16 Przykład 2. Przenoszenie i kopiowanie arkuszy pomiędzy plikami Kiedy pracujemy na wielu plikach na raz warto zastanowić się czy nie byłoby wygodniej je połączyć. W dość prosty sposób można przenosić lub kopiować arkusze pomiędzy plikami. Mając cały czas otwarty plik Operacje na Wielu Arkuszach, utwórzmy nowy plik Zeszyt1. Z karty Widok wybieramy polecenie Rozmieść wszystko Spowoduje to wyświetlenie okna Rozmieszczanie okien, w którym możemy wybrać jak mają być ustawione pliki. Do przenoszenia bądź kopiowania arkuszy najwygodniejsze będzie rozmieszczenie Poziomo.

17 Pliki zostaną pokazane jeden pod drugim.

18 Przenieśmy teraz arkusz Gdańsk do pliku Zeszyt1. Klikamy Gdańsk lewym klawiszem myszy i trzymając go wciśniętego przeciągamy Gdańsk do drugiego pliku. Miejsce gdzie pojawi się arkusz oznaczone jest małą czarną strzałką.

19 Nie można przenieść arkusza z pliku, w którym po przeniesieniu nie pozostałby żaden arkusz. Jeśli podczas przeciągania arkusza przytrzymamy przycisk Ctrl arkusz zostanie skopiowany a nie przeniesiony. Podczas przeciągania z wciśniętym klawiszem Ctrl na symbolu kartki widoczny jest +.

20 Możemy kopiować lub przenosić wiele arkuszy na raz, wystarczy zaznaczyć wiele arkuszy przed tą operacją, używając przycisków Shift (zaznaczenie od do) i Ctrl (zaznaczenie klikniętych elementów). Sugeruje poćwiczyć kopiowanie i przenoszenie arkuszy, pojedynczo i po kilka na raz, dla nabrania wprawy. 3. Ukrywanie arkuszy Ukrawanie arkuszy jest przydatne np., gdy tworzymy raporty składające się z wielu arkuszy z danymi i jednym lub kilkoma arkuszami wynikowymi dla użytkowników. Aby ukryć arkusz należy jego nazwę kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać polecenie Ukryj.

21 Możemy ukryć więcej arkuszy na raz, wystarczy zaznaczyć kilka arkuszy i wybrać j.w.

22 Aby odkryć arkusz należy kliknąć prawym przyciskiem dowolny arkusz i wybrać Odkryj

23 A po pojawieniu się poniższego okna, wybrać z niego arkusz, który chcemy odkryć.

24 W Excelu nie ma możliwości odkrycia więcej niż jednego arkusza na raz, operacje tą musimy powtarzać tak długo aż wszystkie arkusze które mają być widoczne zostaną odkryte. Osoby, które znają podstawy VBA mogą wykorzystać do odkrywania wszystkich ukrytych arkuszy na raz, poniższe proste makro: Sub odkryj_arkusze() Dim gg For Each gg In ActiveWorkbook.Sheets gg.visible = xlsheetvisible Next End Sub