Załącznik nr 1 do SIWZ

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do SIWZ Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Przygotowanie i przeprowadzenie usługi szkoleniowej w zakresie metodyki zarządzania projektami PRINCE2 wraz z egzaminem PRINCE2 Foundation 1

2 1. Założenia i cele Procesowi zmiany ustrojowej dokonującej się w naszym kraju towarzyszy głęboka przebudowa potrzeb społeczeństwa, a wraz z nią zmieniają się formy kontaktów z szeroko rozumianym dziedzictwem kulturowym i przyrodniczym. Jednocześnie z postępującą demokratyzacją życia wzrasta społeczne zainteresowanie coraz bardziej zróżnicowaną ofertą instytucji kultury. Sytuacja ta stawia przed muzeami nowe wyzwania. Mocne są oczekiwania głębokiej modernizacji oferty i jej organizacyjnej obsługi. Stanowiące przedmiot niniejszego zamówienia szkolenia w zakresie metodyki PRINCE2 wychodzą naprzeciw tym wyzwaniom, stwarzają szansę rozwoju kapitału ludzkiego sektora muzeów, a w konsekwencji powinny przyczynić się do poprawy sytuacji w zakresie profesjonalnego i rzetelnego wykonywania zadań w tym obszarze. W roku 2011 uruchomiony został z inicjatywy Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego pilotażowy program Akademia Zarządzania Muzeum. W jego ramach pracownicy wielu Polskich muzeów zyskali możliwość wzięcia udziału w sfinansowanych w ramach programu szkoleniach w zakresie metodyki zarządzania projektami PRINCE2 wraz z egzaminem PRINCE2 Foundation. W ramach realizacji pilotażowej edycji programu przeszkolonych zostało 184 muzealników reprezentujących 23 muzea. Można więc stwierdzić, że założenia reprezentowane przez metodykę PRINCE2 wychodzą obecnie na czoło wśród rozwiązań dotyczących zarządzania projektami w systemie zadaniowym stosowanych przez polskie muzea. Muzeum Pałac w Wilanowie zostało przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego wskazane jako instytucja realizująca pilotażową edycję programu Akademia Zarządzania Muzeum. W związku z powyższym zostało jednocześnie wykluczone z grona potencjalnych beneficjentów programu oraz wchodzących w jego skład szkoleń, w tym również tych dotyczących metodyki PRINCE2. W nawiązaniu do powyższej sytuacji Muzeum Pałac w Wilanowie, chcąc zachować możliwość konkurowania i współdziałania na arenie działań muzealnych z beneficjentami programu Akademia Zarządzania Muzeum, a także zwiększyć własną efektywność na polu realizacji zadań i projektów, podjęło decyzję o zorganizowaniu i przeprowadzeniu szkoleń w zakresie metodyki zarządzania projektami PRINCE2 wraz z egzaminem PRINCE2 Foundation dla wybranej grupy własnych pracowników. 2. Zakres pracy 2.1. Przedmiot zamówienia Do zakresu zadań Wykonawcy należeć będzie w szczególności przygotowanie i przeprowadzenie usługi szkoleniowej w zakresie metodyki zarządzania projektami PRINCE2 wraz z egzaminem PRINCE2 Foundation dla co najmniej 32 wskazanych przez Zamawiającego pracowników Muzeum Pałacu w Wilanowie. Ewentualne odstępstwa od liczby osób mających zostać przeszkolonymi w ramach zamówienia reguluje umowa. W ramach ww. szkoleń Wykonawca zorganizuje i przeprowadzi łącznie nie mniej niż dwie trzydniowe sesje szkoleniowe (w przypadku zmniejszenia liczby uczestników liczba grup może zostać zmniejszona w uzgodnieniu z Zamawiającym i za jego zgodą), w grupach 2

3 nieprzekraczających 16 zaproszonych uczestników. Egzamin PRINCE2 Foundation zorganizowany zostanie jeden dzień po zakończeniu trzydniowej sesji szkoleniowej. Sesje szkoleniowe zostaną przeprowadzone w siedzibie Zamawiającego. Sesje szkoleniowe zostaną przeprowadzone w terminie ustalonym przez Zamawiającego. Zamawiający poinformuje pisemnie Wykonawcę o terminie szkoleń (najpóźniej na 14 dni przed jego przeprowadzeniem. Poprzez przygotowanie i przeprowadzenie szkoleń rozumie się w szczególności obowiązki Wykonawcy w zakresie: 1) opracowania programu szkoleń, który uwzględniać będzie specyfikę funkcjonowania muzeów, zgodnie z pkt 2.2, 2) określenia form szkoleniowych (dydaktycznych), 3) opracowania i powielenia w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników szkoleń materiałów szkoleniowych, jak również przekazania tych materiałów na własność uczestnikom szkoleń, zgodnie z pkt 2.3, 4) zapewnienia zespołu osób do przeprowadzenia zamówienia, zgodnie z pkt 2.4, 5) przeprowadzenia szkoleń i wydania zaświadczeń o ukończeniu szkolenia wszystkim uczestnikom szkoleń, którzy byli obecni w każdym dniu szkolenia, zgodnie z pkt 2.5, 6) opracowania sprawozdania końcowego z realizacji zamówienia, zgodnie z pkt 2.6, 7) opracowania i przeprowadzenia egzaminu PRINCE2 Foundation oraz egzaminu poprawkowego, a następnie zapewnienia zweryfikowania jego poprawności i wystawienia oraz dostarczenia zdającym uznanego certyfikatu, zgodnie z pkt 2.7, 8) opracowania i powielenia w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników szkoleń arkuszy indywidualnej oceny szkolenia oraz opracowanie na ich podstawie analizy arkuszy, zgodnie z pkt 2.8. Natomiast Zamawiający przeprowadzi rekrutację i dokona naboru uczestników do poszczególnych grup szkoleniowych, jak również zapewni sale do przeprowadzenia szkoleń. 2.2 Program szkoleń Wykonawca opracuje i przedstawi Zamawiającemu szczegółowy program szkoleń uwzględniający w możliwie największym stopniu aspekty wykorzystania metodologii PRINCE2 w uwarunkowaniach muzeum, którego pracownicy będą objęci szkoleniami. Zamawiający w trybie bieżących ustaleń przekaże Wykonawcy informacje nt. tego muzeum. Program szkoleń powinien zostać przygotowany z uwzględnieniem następujących zagadnień: budowa zadania, montaż finansowy, tworzenie harmonogramów, tworzenie sprawozdań, zarządzanie instytucjami kultury, praca zespołów zadaniowych w instytucjach kultury. 2.3 Materiały szkoleniowe Wykonawca będzie zobowiązany do przygotowania i przekazania na własność uczestnikom szkolenia dwóch rodzajów następujących materiałów szkoleniowych: akredytowane przez APM Group ogólne materiały szkoleniowe dotyczące metodyki PRINCE2 w wersji papierowej; 3

4 materiały szkoleniowe o charakterze pomocniczym, które zostaną opracowane przez Wykonawcę w celu dostosowania metodyki PRINCE2 do warunków muzeum (tj. uwzględniających program określony w pkt 2.2) w wersji papierowej i elektronicznej na płycie CD/DVD. Pakiet materiałów szkoleniowych dla każdego uczestnika będzie zawierać co najmniej: program szkolenia; podręcznik pochodzący od oficjalnego wydawcy PRINCE2; skrypt dotyczący omawianych zagadnień poszerzony o dodatkowe treści dostosowujące omawianą metodologię do uwarunkowań muzealnych, w swojej treści adekwatny do zaakceptowanego przez Zamawiającego programu, o którym mowa w pkt 2.2; prezentację wykorzystywaną podczas szkolenia (druk jednostronny, kolorowy, z miejscem na notatki, dwa slajdy na stronie). pracę przedkursową przygotowującą uczestników do szkolenia w zakresie metodyki PRINCE2 i egzaminu PRINCE2 Foundation. Ponadto do materiałów szkoleniowych Wykonawca dołączy notatnik (preferowana forma: format A4, nie mniej niż 25 kartek, papier w kratkę, klejony po krótszym boku (górna krawędź), okładka kartonowa, nadruk na okładce i kartkach kolorowy) i długopis. Wskazane wyżej materiały szkoleniowe wraz z materiałami piśmienniczymi zostaną przekazane w jednym egzemplarzu każdemu uczestnikowi, w terminie 14 dni przed rozpoczęciem szkolenia. Preferowane jest, aby uczestnicy szkoleń zostali wyposażeni w materiały szkoleniowe zarówno w wersji drukowanej, jak i w wersji elektronicznej. Wykonawca zapewni łącznie co najmniej 32 komplety materiałów szkoleniowych wraz z materiałami piśmienniczymi. Materiały szkoleniowe będą odpowiadać swoim standardem normom jakościowym uznawanym przez Zamawiającego, przy zachowaniu staranności wymaganej dla tworzenia tego rodzaju dzieł. Wykonawca zobowiązany jest do uwzględniania wszelkich uwag (odnoszących się zarówno do kwestii merytorycznych, jak i szaty graficznej) Zamawiającego przy opracowywaniu powyższych materiałów. 2.4 Obowiązki Wykonawcy w zakresie zapewnienia zespołu osób Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia zespołu realizującego zamówienie składającego się z osób posiadających odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie, dających rękojmię prawidłowej realizacji przedmiotu umowy na wymaganym przez Zamawiającego poziomie, a także spełniającego warunki i kryteria określone w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. W skład zespołu realizującego zamówienie, powinny wchodzić co najmniej dwie osoby, w tym: a) jedna osoba pełniąca funkcję kierownika projektu, która będzie odpowiedzialna za sprawy organizacyjne, merytoryczne i kontakty bieżące z Zamawiającym, b) trenera, którzy przeprowadzi szkolenia. 4

5 Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia zastępstw osób prowadzących szkolenia, w przypadku niemożności ich przybycia na szkolenie i jego przeprowadzenia, w trybie określonym w umowie. Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru trenera prowadzącego szkolenia lub jego zmiany w przypadku jakichkolwiek zastrzeżeń w stosunku do jego pracy. 2.5 Obowiązek Wykonawcy wydania zaświadczeń o ukończeniu szkoleń Wykonawca wystawi imienne zaświadczenia o ukończeniu szkolenia wszystkim uczestnikom, pod warunkiem ich uczestnictwa w pełnym wymiarze zajęć, tj. w trzech dniach szkolenia (100% frekwencji). Uczestnictwo w szkoleniu będzie potwierdzane podpisem uczestnika na liście obecności w każdym dniu szkolenia, w związku z tym Wykonawca będzie zobowiązany na początku każdej sesji szkoleniowej przedkładać uczestnikom do podpisu listę, o której mowa. Lista obecności powinna zawierać m.in. następujące informacje: imię i nazwisko uczestnika szkolenia, informację dotyczącą odbioru materiałów szkoleniowych i uzyskania zaświadczenia o ukończeniu szkolenia, podpis uczestnika w każdym dniu szkolenia oraz termin przystąpienia osoby do egzaminu PRINCE2 Foundation. Lista powinna zostać opatrzona podpisem trenera prowadzącego szkolenie oraz datą. Wykonawca przekaże Zamawiającemu wraz ze sprawozdaniem końcowym listę wydanych zaświadczeń o ukończeniu szkolenia. 2.6 Obowiązki Wykonawcy w zakresie sprawozdania końcowego Wykonawca, na zasadach określonych w umowie, jest zobowiązany przedstawić do akceptacji Zamawiającego sprawozdanie końcowe z realizacji wszystkich działań/szkoleń, zawierające w szczególności: podpisane przez uczestników listy obecności, wszystkie kwestionariusze indywidualnej oceny szkolenia uzyskane od uczestników szkoleń, raport zbiorczy zawierający analizę kwestionariuszy indywidualnej oceny szkolenia wraz z wnioskami i rekomendacjami dla Zamawiającego, listę osób, które przystąpiły do egzaminu PRINCE2 Foundation. Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania akceptacji sprawozdania końcowego przez Zamawiającego w trybie określonym przez umowę. 2.7 Obowiązki Wykonawcy w zakresie opracowania, powielenia i przeprowadzenia egzaminu PRINCE2 Foundation, a następnie zapewnienia zweryfikowania jego poprawności i wystawienia zdającym uznanego certyfikatu Do obowiązków wykonawcy będzie należało zorganizowanie uznanego egzaminu PRINCE2 Foundation. Do egzaminu przystąpią wszyscy uczestnicy szkoleń. Termin przeprowadzenia egzaminu to kolejny dzień po trzecim dniu szkolenia. Wykonawca przeprowadzi egzamin i zapewni jego zweryfikowanie, a następnie będzie odpowiadał za wydanie i dostarczenie certyfikatu każdemu uczestnikowi, który pozytywnie zaliczy egzamin. 5

6 2.8 Obowiązki Wykonawcy w zakresie opracowania, powielenia i przeprowadzenia egzaminu poprawkowego PRINCE2 Foundation, a następnie zapewnienia zweryfikowanie jego poprawności i wystawienia zdającym uznanego certyfikatu Do obowiązków wykonawcy będzie należało zorganizowanie uznanego egzaminu poprawkowego PRINCE2 Foundation. Do egzaminu przystąpią uczestnicy szkoleń, dla których pierwszy egzamin PRINCE2 Foundation zakończył się wynikiem negatywnym. Wykonawca przeprowadzi egzamin poprawkowy w terminie wskazanym przez Zamawiającego i zapewni jego zweryfikowanie, a następnie będzie odpowiadał za wydanie i dostarczenie certyfikatu każdemu uczestnikowi, który pozytywnie zaliczy egzamin poprawkowy. 2.9 Obowiązki Wykonawcy w zakresie arkuszy indywidualnej oceny szkolenia Do obowiązków Wykonawcy będzie należało opracowanie i powielenie, w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników szkoleń, arkusza indywidualnej oceny szkolenia i przedłożenie go do wypełnienia każdemu uczestnikowi szkolenia na koniec każdej sesji szkoleniowej. Wykonawca odbierze od uczestników szkoleń wypełnione kwestionariusze, które dołączy do sprawozdania końcowego, i opracuje na ich podstawie raport zbiorczy zawierający analizę danych zawartych w arkuszach, obrazujący stopień zadowolenia uczestników oraz użyteczność przeprowadzonych szkoleń. Raport zbiorczy również będzie stanowić załącznik do sprawozdania końcowego. 3. Beneficjenci zamówienia Beneficjentami szkolenia będą pracownicy Muzeum Pałacu w Wilanowie wskazani i delegowani do udziału w szkoleniu przez dyrekcję muzeum. 4. Oczekiwane rezultaty Efektem realizacji zamówienia mają być: wzmocnienie wybranych aspektów działania muzeum, stworzenie grupy liderów muzealnych przeszkolonych w dziedzinie zarządzania projektami w systemie zadaniowym, zapewnienie pracownikom muzeum konkurencyjności w realizacji projektów w odniesieniu do podobnych działań podejmowanych przez inne Polskie muzea, umożliwienie działania we wspólnych warunkach jakościowych w odniesieniu do projektów realizowanych przez polskie muzea. W związku z tym zakłada się, że w wyniku przeprowadzonych szkoleń 32 pracowników Muzeum Pałacu w Wilanowie nabędzie lub rozwinie umiejętności w zakresie zarządzania projektami w systemie zadaniowym, które zostaną potwierdzone uznanym certyfikatem PRINCE2 Foundation. Podwyższenie kompetencji pracowników muzeum usprawni pracę instytucji, w której są oni zatrudnieni. 6