ZAPYTANIE OFERTOWE. Oferty prosimy składać na adres do dnia 17 września 2013 r.

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (dalej NFOŚiGW), zaprasza do złożenia oferty na przeprowadzenie szkolenia dla pracowników NFOŚiGW w zakresie następującej tematyki : 1. Metodyka identyfikacji zarządzania procesami w odniesieniu do regulacji wewnętrznych. 2. Ogólny zarys metodyki zarządzania projektami PRINCE2 Foundation. Oferty prosimy składać na adres J.Kanabus@nfosigw.gov.pl do dnia 17 września 2013 r. Opis Przedmiotu Zamówienia 1. ZAKRES MERYTORYCZNY SZKOLENIA. Ogólny zarys metodyki zarządzania projektami PRINCE2 Foundation: wprowadzenie podstawowe pojęcia (co to jest, do czego służy): projekt, program, zadanie, proces, działalność rutynowa, otoczenie projektu, udziałowcy i główne role w projekcie, wymiary projektu jakość, czas, budżet, główne cechy metodyki, rozpoczynanie projektu, planowanie projektu, strategiczne decyzje projektu (rozpoczynanie i zamykanie projektu oraz kolejnych etapów, uruchamianie planów awaryjnych), monitorowanie i kontrola przebiegu projektu, zarządzanie zmianami w projekcie, zarządzanie jakością, ryzyko w projektach, zamknięcie projektu. Metodyka identyfikacji zarządzania procesami w odniesieniu do regulacji wewnętrznych: tworzenie regulacji, tworzenie procesów, zarządzanie procesami (ujęcie szersze i węższe, metody zarządzania): definicja procesu, podejście procesowe, rodzaje procesów, właściciel procesu, cechy procesu, parametry procesu, optymalizacja (usprawnienie) procesów, różne podejścia do procesów (podejście stopniowe, ewolucyjne), struktura zarządzania procesami,

2 identyfikacja procesów (które procesy usprawniać), modelowanie procesów (ogólne reguły postępowania), kierowanie procesami (funkcje), kontrola procesów, audytowanie. Zamawiający określa zamówienie na łącznie 16 godzin szkoleniowych (1 godzina dydaktyczna = 45 minut). 2. TERMIN I MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA. Termin realizacji zamówienia: 1 2 października 2013 r. Miejsce realizacji zamówienia zostanie wskazane przez Zamawiającego w miejscowości znajdującej się nie dalej niż 40 km od granic administracyjnych Warszawy. 3. UCZESTNICY. W szkoleniu będą uczestniczyć pracownicy NFOŚiGW. Maksymalna liczba uczestników szkolenia wynosi 31 osób. 4. TRENER / WYKŁADOWCA Do przeprowadzenia szkolenia Wykonawca zapewni Wykładowcę, który przeprowadził minimum 3 szkolenia ściśle związane z tematyką szkolenia, w ciągu ostatnich 12 miesięcy od dnia otrzymania zapytania ofertowego W przypadku uzasadnionej konieczności zmiany Wykładowcy, Wykonawca zapewnia zastępstwo osoby o kwalifikacjach i doświadczeniu zawodowym nie gorszych, niż Wykładowcy zastępowanego, przedstawiając Zamawiającemu potwierdzenie jego kwalifikacji i doświadczenia. 5. PROGRAM SZKOLENIA Wykonawca opracuje i przedłoży Zamawiającemu do zatwierdzenia szczegółowy program szkolenia. Zamawiający oczekuje od Wykonawcy propozycji programu szkolenia opartego o wymienione w pkt. 1, zagadnienia wraz z propozycją czasu na poszczególne zagadnienia. Wykonawca powinien kierować się swoim doświadczeniem w doborze metod oraz w wyborze zagadnień, którym uzna, że należy poświęcić najwięcej uwagi W uzasadnionym przypadku i za zgodą obu Stron, dopuszcza się możliwość zmiany terminu szkolenia, jednakże nie później niż na 7 dni przed terminem jego rozpoczęcia. 6. MATERIAŁY SZKOLENIOWE Wykonawca przygotuje i przekaże Zamawiającemu najpóźniej na 2 dni robocze przed rozpoczęciem szkolenia jeden egzemplarz materiałów merytorycznych i reminderów (przypominaczy specjalnie przygotowanych arkuszy zawierających najważniejsze elementy szkolenia w formie skondensowanej, w celu łatwiejszego wykorzystania ich w codziennej pracy) w formie elektronicznej do zatwierdzenia przez Zamawiającego. 2

3 6.2. Wykonawca zapewni każdemu uczestnikowi szkolenia papierową wersję merytorycznych materiałów szkoleniowych i reminderów Wykonawca przekaże jeden egzemplarz materiałów szkoleniowych i reminderów w formie papierowej i elektronicznej (płyta CD) dla Zamawiającego, jako załącznik do protokołu odbioru szkolenia, które zostaną załączone do dokumentacji szkolenia W celu zbadania efektywności szkoleń, Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia pre i post testów wszystkich uczestników szkolenia. Pre test będzie przeprowadzany przed rozpoczęciem szkolenia a post test najpóźniej dwa dni po zakończeniu szkolenia. Analiza testów i ich oryginały stanowić będą załączniki do Protokołu odbioru Wykonawca przygotuje zaświadczenia o ukończeniu szkolenia na podstawie listy obecności uczestników szkolenia. Ostatniego dnia szkolenia Wykonawca przekaże uczestnikom oryginały zaświadczeń o ukończeniu szkolenia, a ich kserokopie (wszystkie x 2) potwierdzone za zgodność z oryginałem, stanowić będą załączniki do Protokołu odbioru Wykonawca poniesie pełny koszt przygotowania dokumentów określonych w ppkt. 1, 2, 3, 4 i 5 bez dodatkowych roszczeń w stosunku do Zamawiającego związanych ze zwrotem kosztów zakupu, czy ich przygotowania. 7. ORGANIZACJA SZKOLENIA Zamawiający dostarczy Wykonawcy imienną listę uczestników szkolenia na co najmniej 5 dni przed rozpoczęciem szkolenia, z zastrzeżeniem możliwości jej zmiany/modyfikacji w celu zapewnienia pełnego wykorzystania miejsc na szkoleniu. Zmiana może być dokonana nie później niż 1 dzień przed szkoleniem. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany/modyfikacji listy uczestników, nie później niż 1 dzień przed rozpoczęciem szkolenia do godz. 12:00 (ostateczna lista uczestników). Wykonawca jest zobowiązany do ścisłej współpracy z Zamawiającym w zakresie maksymalnego wykorzystania miejsc zaplanowanych na szkoleniach Zamawiający zapewnia wyposażoną salę szkoleniową, zakwaterowanie i wyżywienie Wykonawca opracuje i przedłoży Zamawiającemu protokół odbioru po zakończeniu szkolenia. Płatność faktury za realizację szkolenia nastąpi po podpisaniu przez Zamawiającego protokołu odbioru potwierdzającego prawidłowe wykonanie przedmiotu umowy. Protokół odbioru szkolenia winien zawierać w szczególności: a) imiona i nazwiska pracowników, którzy ukończyli szkolenie, b) imię i nazwisko Wykładowcy, który prowadził szkolenie, c) tematy i termin szkolenia, d) informację o przebiegu szkolenia (opis nabytych przez uczestników kwalifikacji, liczba godzin zajęć wraz z opisem realizowanej na zajęciach tematyki), e) komplet merytorycznych materiałów szkoleniowych (wersja elektroniczna płyta CD i papierowa), f) analizę testów badających efektywność szkolenia oraz ich oryginały. 8. ROZLICZENIE SZKOLENIA. Rozliczenie szkolenia nastąpi po zakończeniu szkolenia na podstawie rzeczywistej liczby uczestników szkolenia potwierdzonej ich podpisami na liście obecności, jednak nie mniejszej niż 27 osób. W przypadku zmniejszenia liczby uczestników (maksymalnie o 4 osoby 3

4 z 31 planowanych) kwota wynagrodzenia zostanie odpowiednio pomniejszona i Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie z tego tytułu. Płatność za szkolenie nastąpi po podpisaniu przez Zamawiającego protokołu odbioru szkolenia potwierdzającego prawidłowe wykonanie przedmiotu umowy, na podstawie prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę i zaakceptowanej przez Zamawiającego faktury. 9. CENA SZKOLENIA. Cena szkolenia zawiera koszty: a) przeprowadzenia dwudniowego szkolenia (łącznie 16 godz. szkoleniowych) w zakresie następującej tematyki : 1. Metodyka identyfikacji zarządzania procesami w odniesieniu do regulacji wewnętrznych. 2. Ogólny zarys metodyki zarządzania projektami PRINCE2 Foundation. b) w zakresie kompleksowego omówienia procesu budowlanego, w tym wynagrodzenia dla Wykładowcy, c) materiałów merytorycznych i reminderów w formie papierowej, dla każdego uczestnika szkolenia, d) jednego egzemplarza materiałów merytorycznych i reminderów w formie papierowej i elektronicznej (płyta CD) dla Zamawiającego, do dokumentacji szkolenia, przekazanych jako załącznik do protokołu odbioru szkolenia, e) zaświadczeń o ukończeniu szkolenia dla każdego uczestnika szkolenia oraz ich kserokopie (wszystkie x 2), f) dojazdu Wykładowcy na miejsce szkolenia i z powrotem. oraz inne koszty związane z merytorycznym przeprowadzeniem i rozliczeniem tego szkolenia. Ponadto Zamawiający informuję, że w związku z finansowaniem szkoleń ze środków publicznych umowa zawierać będzie poniższe zapisy dotyczące kar umownych za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia: 1. Zamawiający może dochodzić od Wykonawcy kar umownych w następujących przypadkach: a) nieprzystąpienia do wykonywania obowiązków umownych lub odstąpienia przez Wykonawcę od ich wykonywania w zakresie określonym Umową albo rozwiązania Umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących wyłącznie po stronie Wykonawcy w wysokości 25% wartości całkowitej przedmiotu Umowy określonej w 4 ust.1, b) przeprowadzenia szkolenia niezgodnie z postanowieniami Umowy lub bez należytej staranności a w szczególności ze względu na jego niski poziom merytoryczny, potwierdzony wynikami ankiet ewaluacyjnych przez co najmniej 60% słuchaczy - w wysokości 10% wartości całkowitej przedmiotu Umowy określonej w 4 ust.1, c) nie przeprowadzenia szkolenia w terminie ustalonym przez Strony na podstawie Umowy - 25% wartości całkowitej przedmiotu Umowy określonej w 4 ust.1, pod warunkiem, że wyłączną odpowiedzialność za powyższe ponosi Wykonawca. 2. Zamawiający, niezależnie od prawa do żądania zapłaty kary umownej, może rozwiązać Umowę bez wypowiedzenia w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy przez Wykonawcę, a w szczególności: a) nieprzystąpienia do wykonywania obowiązków umownych lub odstąpienie przez Wykonawcę od ich wykonywania, 4

5 b) stwierdzenia przez Zamawiającego przyczyn leżących wyłącznie po stronie Wykonawcy uniemożliwiających Wykonawcy realizację przedmiotu zamówienia. 3. Ankiety ewaluacyjne, o których mowa w ust. 1 zawierają ocenę wykładowców (poziom merytoryczny szkolenia) w skali od 2 (ocena najniższa) do 5 (ocena najwyższa). Za niski poziom merytoryczny uważana jest ocena z ankiety dotycząca danego wykładowcy nie wyższa niż Niezależnie od uprawnienia do żądania kary umownej Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia od Wykonawcy na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego karę umowną. Ocena ofert przez osoby wyznaczone do przeprowadzenia postępowania, dokonana zostanie na podstawie następujących kryteriów: Lp. Nazwa kryterium Waga 1. Cena za jednego uczestnika (A) 40% 2. Doświadczenie Wykładowcy (B) 60% Ocena będzie dokonywana według skali punktowej przy założeniu, że maksymalna punktacja wynosi 400 punktów (wartość punktowa oferty x wartość punktowa wagi), w następujący sposób: (A) Cena brutto za jednego uczestnika szkolenia (zwolnione z VAT): Ocenie podlega cena brutto za jednego uczestnika szkolenia. Punkty (wartość punktowa oferty) przyznaje się w następujący sposób: - oferta z najniższą ceną otrzymuje 4 punkty, a po uwzględnieniu wartości wagi 160 pkt. - pozostałe oferty są punktowane liniowo wedle następującej formuły arytmetycznej: (X:Y) x 4 x 40 gdzie: X = najniższa cena Y = cena ocenianej oferty (B) Doświadczenie Wykładowcy Warunkiem przystąpienia do postępowania o udzielenie zamówienia na przeprowadzenie szkolenia dla pracowników NFOŚiGW w zakresie następującej tematyki: 1. Metodyka identyfikacji zarządzania procesami w odniesieniu do regulacji wewnętrznych. 2. Ogólny zarys metodyki zarządzania projektami PRINCE2 Foundation. jest wskazanie do przeprowadzenia szkolenia Wykładowcę, który przeprowadził minimum 3 szkolenia ściśle związane z tematyką szkolenia, w ciągu ostatnich 12 miesięcy od dnia otrzymania zapytania ofertowego. W ramach kryterium doświadczenie Wykładowcy punkty (wartość punktowa) przyznaje się w skali od 0 do 4 w następujący sposób: - oferta, w której Wykładowca przeprowadził przynajmniej 3 szkolenia (wymagane minimum), ściśle związane z tematyką szkolenia w ciągu ostatnich 12 miesięcy od dnia otrzymania zapytania ofertowego, otrzymuje 0 punktów, 5

6 - oferta, w której Wykładowca przeprowadził przynajmniej 5 szkoleń ściśle związanych ofertowego, otrzymuje 1 punkt, - oferta, w której Wykładowca przeprowadził przynajmniej 7 szkoleń ściśle związanych ofertowego, otrzymuje 2 punkty, - oferta, w której Wykładowca przeprowadził przynajmniej 9 szkoleń ściśle związanych ofertowego, otrzymuje 3 punkty, - oferta, w której Wykładowca przeprowadził przynajmniej 11 szkoleń ściśle związanych ofertowego, otrzymuje 4 punkty. W celu potwierdzenia spełniania powyższego, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu wykaz szkoleń ściśle związanych z tematyką szkolenia, przeprowadzonych przez zgłoszonego do realizacji szkolenia Wykładowcę, zgodnie z poniższą tabelą: Lp. Usługa (temat szkolenia) Termin wykonania usługi Odbiorca usługi / Firma 1.. Punkty (wartość punktowa oferty) w ramach kryterium Doświadczenie Wykładowcy przyznaje się w następujący sposób: (liczba punktów za liczbę szkoleń) x 60 Za ofertę najkorzystniejszą będzie uznana oferta, która przy uwzględnieniu powyższych kryteriów i ich wag otrzyma najwyższą punktację obliczoną wg wzoru: Ocena = A + B Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert otrzyma taką samą punktację, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z najniższą ceną. Szacunkowa wartość niniejszego zamówienia, obliczona jako całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalona została na kwotę ,00 zł netto, co stanowi 3 980,50 euro Zamawiający oświadcza, że udział pracowników w szkoleniu jest finansowany w całości ze środków publicznych, co zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 29 Ustawy o podatku od towarów i usług (VAT), stanowi podstawę do wystawienia za usługę szkolenia, faktury zwolnionej z podatku VAT. 6