Szanowni Państwo, Warszawa dn SZ-222-4/15/1/7/2015. DOTYCZY: Sygn. akt SZ-222-4/15/1/7/2015

Transkrypt

1 Warszawa dn SZ-222-4/15/1/7/2015 Szanowni Państwo, DOTYCZY: Sygn. akt SZ-222-4/15/1/7/2015 Przetargu nieograniczonego, którego przedmiotem jest dostawa oraz wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego wraz z infrastrukturą techniczną z uwzględnieniem szczególnych potrzeb Instytutu badawczego. Zamawiający informuje, zgodnie z art. 38 ustawy Prawo Zamówień Publicznych, iż w dniu wpłynął od uczestnika postępowania wniosek o udzielenie wyjaśnień Poniżej przestawiamy treść zapytania wraz z odpowiedziami Zamawiającego. Całość została przedstawiona w formie tabeli, której ostatnia kolumna zawiera odpowiedź Zamawiającego: Kod Obszar Wymagania funkcjonalne w ramach obszaru ZSI Baza danych Licencja na organizację na nielimitowaną liczbę użytkowników/komput erów na min 8 rdzeni w serwerze ZSI Baza danych Serwer i baza danych musi zapewniać możliwość konfiguracji Pytanie określenie liczby użytkowników odrębnie dla aplikacji desktopowej i odrębnie dla aplikacji webowej z uwagi na umożliwienie wyskalowania środowiska. Dodatkowo proszę o określenie ilości użytkowników biorących udział w procesie budżetowania oraz analiz wielowymiarowych (dotyczy wymagań ZIS.06). Brak tych informacji uniemożliwi wycenę sprzętu oraz środowiska Czy za konfigurację bazy danych odporną na awarię można Odpowiedź Zamawiający wymaga dostępu do wszystkich funkcjonalności systemu dla każdego z użytkowników, w związku z tym nie podaje ilości operatorów dla poszczególnych obszarów. Zamawiający chce w ten sposób zachować elastyczność dostępu do systemu, jedynie wprowadzenie ograniczenia co do liczby jednocześnie pracujących osób w systemie do 31 (patrz Załącznik nr 1 - szczegółowy opis przedmiotu zamówienia podpunkt c Opis wdrożenia ZSI z uwzględnieniem szkolenia pracowników). Jednocześnie zgodnie z ZSI wymaga pracy na jednej platformie bazodanowej Zamawiający nie rozwiązania mającego pełnić rolę konfiguracji odpornej na

2 odpornej na awarie (failover) tzn. możliwość pracy, co najmniej dwóch serwerów jednej bazy danych w klastrze uznać rozwiązanie Oracle standby (serwer zapasowy odtwarza z niewielkim opóźnieniem (do 10 minut) wszystko to, co zaszło w bazie produkcyjnej rezygnując tym samym z klasycznej pracy w układzie klastra? awarię opartego o rozwiązanie z wykorzystaniem technologii standby serwer z czasem przełączenia ok 10 minut ZSI Baza danych System posiada możliwość podłączenia wielu baz danych do jednej instancji serwera bazy danych, przy czym każda baza może zawierać wiele schematów danych Jak rozumieć należy powyższy zapis? W przypadku bazy danych Oracle należałoby to tłumaczyć jako możliwość podłączania do instancji wielu kompletów plików różnych baz danych (co jest nierealizowalne). W Oracle baza danych to pliki. Wydaje się, że ten zapis faworyzuje bazę danych MS SQL Server w przypadku której taki zapis warunku jest prawidłowy. Proponujemy modyfikację zapisu na: System posiada możliwość uruchomienia wielu instancji/baz danych w ramach serwera bazy danych, przy czym każda baza może zawierać wiele schematów danych. Zamawiający przychyla się do prośby. Zmienia zapis ZSI na następujący: System posiada możliwość uruchomienia wielu instancji/baz danych w ramach serwera bazy danych, przy czym każda baza może zawierać wiele schematów danych. ZSI Baza danych System bazodanowy posiada wbudowane narzędzia do budowy hurtowni danych i kostek OLAP oraz Rozumiem, że funkcjonalność OLAP/ETL może być realizowana przez inny silnik bazy Zgodnie z treścią wymagania Zamawiający wymaga, by system bazodanowy ERP posiadał wbudowane narzędzia OLAP/ETL. Patrz również 2

3 ZSI Baza danych wbudowane mechanizmy ETL Oprogramowanie bazy danych udostępnia narzędzia pozwalające administratorowi na strojenie i optymalizację baz danych oraz zapytań danych niż system ERP (np. SQL Server)? Wnosimy o wykreślenie tego wymagania. Wymaganie faworyzuje jednego z dostawców baz danych. wymaganie ZSI Zamawiający nie znajduje potwierdzenia stawianej tezy oraz niezgodności z PZP. Treść SIWZ pozostaje bez zmian ZSI System Poprawna praca aplikacji klienckiej w środowisku graficznym na systemie operacyjnym Windows Vista i wyższych wersjach (Zamawiający systemy równoważne z zastrzeżeniem przepisu wynikającego z art. 30 ust. 5 ustawy) Systemy klasy Vista/XP nie są systemami wspieranymi przez producenta. Trudno wymagać wsparcia na systemach, których nawet producent nie wspiera. Rekomendujemy zmianę zapisów uwzgledniających tylko wspierane platformy systemowe. Zgodnie z informacją opublikowaną przez firmę Microsoft na stronie: om/pl-pl/windows/lifecycle system Windows Vista jest nadal wspierany przez producenta. Ponadto należy zauważyć, że Zamawiający w wymaganiu ZSI nie wymaga poprawnej pracy aplikacji w środowisku Microsoft Windows XP. Treść SIWZ pozostaje bez zmian ZSI System Oferowane rozwiązanie musi pracować na jednej platformie bazodanowej ZSI.02.9 Księga Główna Prowadzenie zapisów księgowych równocześnie w polskich złotych, walucie transakcji (np. Euro, Dolar itp.) i ilościowo ZSI Księga Główna Wbudowany mechanizm tworzenia automatów przeksięgowujących dane z kont księgowych na inne konta księgowe w oparciu o klucze, aby system transakcyjny ERP był realizowany na bazie danych Oracle a system budżetowania i analiz wielowymiarowych (hurtownia danych) na MS SQL? Czy wymaganie będzie spełnione, jeżeli ewidencja ilościowa będzie na kontach pozabilansowych? Czy w ramach wymagania nr ZSI Zamawiający którym klucze podziałowe są w Zamawiający nie takiego rozwiązania. Patrz również wymaganie ZSI Zamawiający nie takiego rozwiązania, gdyż wymagałoby ono generowania zestawienia obrotów i sald dla różnych kont. Tak, Zamawiający taką możliwość. 3

4 podziałowe zapisane w formularzach MS Excel lub w innej formie elektronicznej np. spisane liczniki energii elektrycznej, spisane liczniki przebiegu samochodów ZSI Księga Główna Możliwość wprowadzenia dokumentów do zamkniętego okresu i generowanie korekty, BO ZSI Plan Kont ZSI Plan Kont ZSI Rozrachunki Możliwość definiowania zakładowego planu kont (konta zespołów od 0 do 9) oraz minimum 2 dodatkowych planów kont (np. plan kont budżetowych, plan kont rachunkowości zarządczej, plan kont budżetowych prowadzonych projektów i grantów itp.) Możliwość stosowania różnych separatorów analitycznych w planie kont. Możliwość rozliczania rozrachunków wg. zdefiniowanych strategii, co najmniej wg. zgodności identyfikatora pierwszej kolejności wczytane (zaimportowane ) odpowiednio do bazy danych aplikacji np.na konta pozabilansowe, konta ewidencji zarządczej, a następnie wykorzystanie w automatach przeksięgowujących? Czy przez wymaganie nr ZSI należy rozumieć wprowadzanie dokumentów, korekt do tzw. okresu korekt (13-go okresu) roku poprzedniego i generowanie korekt BO? którym przeznaczenie kont wyodrębnione jest poprzez odpowiednie analityki kont finansowych, ewidencję zarządcza oraz ewidencję budżetową i prowadzonych projektów w dedykowanych modułach dziedzinowych? zastosowanie stałego separatora (kreski) pomiędzy analitykami konta? Czy przez ustalanie limitów i blokad dla należności przeterminowanych w wymaganiu ZSI , należy rozumieć blokadę np. Tak Zamawiający wymaga zestawienia operacji i księgowań z różnych modułów dziedzinowych w jednym miejscu, dlatego nie akceptuje przedstawionego w pytaniu rozwiązania. Nie, Zamawiający wymaga możliwości stosowania różnych separatorów w analityce kont Nie chodzi o blokowanie należności przeterminowanych a o blokowanie pozycji do rozliczeń, które nie podlegają automatom według zadań identyfikatora 4

5 ZSI Rozrachunki ZSI Rozrachunki dokumentu, kwoty rozliczeń +/-x gdzie x procent odchylenia, terminu płatności +/- x gdzie x ilość dni, możliwość doboru kolejności kwot rosnąco lub malejąco, ustalanie limitów i blokad dla należności przeterminowanych Możliwość tworzenia rezerw na odsetki od niezapłaconych należności Rozrachunki Możliwość obsługi delegacji i rozliczenie delegacji w PLN i walucie obcej ZSI Ewidencja Majątku Możliwość definiowania okresów sprawozdawczych dla środków trwałych z różną liczbą podokresów (miesięcy) ZSI Ewidencja Majątku Możliwość prowadzenia zmian opisu majątku trwałego w postaci wersjonowania karty. ZSI.05.9 Zapotrzebowanie Możliwość łączenia zamówień ZSI Sprawozdawczość i analizy finansowe Naliczanie i drukowanie deklaracji CIT-2 z możliwością ich wystawiania faktur sprzedaży na kontrahenta, który ma wobec nas przeterminowane należności? Czy przez wymaganie ZSI należy rozumieć dokonywanie odpisów aktualizacyjnych od zaewidencjonowanyc h odsetek? Co w wymaganiu ZSI należy rozumieć przez obsługę delegacji? Prosimy o uszczegółowienie wymagania. Czy Zamawiający spełnienie wymagania nr ZSI.03.28, jeżeli będzie możliwość przeglądu i dostępu historii zmian (dokumentów zmian) składnika majątku? Czy poprzez wymaganie nr ZSI należy rozumieć generowanie jednego zamówienia do jednego dostawcy z kilku zapotrzebowań wewnętrznych? Prosimy o wykreślenie wymagania nr Nie. Zamawiający nie tworzy odpisów aktualizujących od odsetek Chodzi o ewidencję wyjazdowych wniosków podróży służbowych oraz możliwość obsługi rozliczeń delegacji Chodzi o możliwość zdefiniowania innych okresów do celów obsługi amortyzacji np. sezonowej (wyłączenie środka trwałego na okres zadany - czasookres) Dopuszcza Wymaganie ZSI odnosi się do planów zakupowych. W wymaganiu ZSI.05.9 chodzi o możliwość generowania 1-go zamówienia zbiorczego do 1-go dostawcy z wybranych pozycji zapotrzebowani Zamawiający wykreśla wymaganie w zakresie wysyłki elektronicznej do US, jednakże 5

6 przesyłania do Urzędu Skarbowego w formie elektronicznej ZSI.06.60, ponieważ obowiązek składania deklaracji CIT 2 jest zniesiony zostawia na potrzeby wewnętrzne ( zarządcze). ZSI Sprawozdawczość i analizy finansowe Gotowe wzory deklaracji podatkowych VAT-7, VAT-UE, CIT-2, CIT-8 w układzie zgodnym z wymaganiami Urzędów Skarbowych Prosimy o wykreślenie z wymagania zapisów dotyczących CIT-2 ponieważ obowiązek składania tej deklaracji został zniesiony. Zamawiający zostawia deklarację CIT-2 w SIWZ na potrzeby wewnętrzne celem dostosowania do wymogów ustawy o PDOP jako pomocniczy formularz do CIT-8 i CIT-8/O ZSI Sprawozdawczość i analizy finansowe Możliwość zdefiniowania wzorców wspomagających rozliczanie ZSI Kadry System powinien mieć możliwość ewidencji danych adresowych pracownika: adres zameldowania, adres zamieszkania i adres do korespondencji, adres do PIT podanie przykładów wykorzystania wzorców oraz o podanie przedmiotu, który będzie podlegał rozliczeniu. Czy Zamawiający którym adres do PIT będzie wskazywany w ramach adresów: zameldowania, zamieszkania lub do korespondencji? Chodzi o wyliczenie/generowanie wartości wskaźników na podstawie obrotów, persald lub innych wielkości dotyczy analizy finansowej Tak. Zamawiający którym adres do PIT będzie wskazywany w ramach adresów zameldowania, zamieszkania i do korespondencji ZSI Kadry ręczne uzupełnienie stażu na dzień rozpoczęcia stosunku pracy ZSI Kadry możliwość wprowadzania dokumentów w układzie pracownik miesiąc - Czy przez ręczne uzupełnianie stażu, możemy rozumieć wprowadzenie wszystkich niezbędnych danych do prawidłowego naliczenia stażu np. okresy poprzednich miejsc prac, okresy zawieszeń w poprzednim miejscu pracy, służba wojskowa, okresy odbywania studiów doktoranckich? doprecyzowanie, jakich dokumentów ma dotyczyć to wymaganie? Tak, ręczne uzupełnianie stażu jest lne, Zamawiający wymaga, by była równocześnie możliwość wprowadzenia stażu w postaci zagregowanej Dotyczy m.in. zwolnień lekarskich; po analizie: wystarczy możliwość wprowadzania dokumentów w układzie: pracownik miesiąc 6

7 ZSI Planowanie i Rejestracja Czasu Pracy ZSI Płace ZSI Płace ZSI Elektroniczne deklaracje PIT dokument lub / oraz miesiąc dokument pracownik Możliwość definiowania kalendarza, dni świątecznych oraz rozkładu standardowego tygodnia pracy lub niezdefiniowania rozkładu System udostępnia kalkulator wynagrodzeń umożliwiający przeliczenie podanej kwoty brutto lub netto w układzie rocznym, z uwzględnieniem zmiany: procentu podatku, składek ZUS, kosztów uzyskania, wspólnego opodatkowania z małżonkiem. Kalkulator operuje na danych rzeczywistych pracownika zaewidencjonowanych w systemie Deklaracje PIT11, PIT40, PIT4R, PIT8B, PIT8C, IFT1 zmiana stanowiska, komórki organizacyjnej nie powinna powodować generacji odrębnego dokumentu dla pracownika Wysokie bezpieczeństwo procesu podpisywania dokument źródłowy i podpisany przechowywane w bazie danych, podpisywanie w pamięci komputera bez zapisu doprecyzowanie wymagania, jak należy rozumieć zapis dotyczący niezdefiniowania rozkładu. Jakiej grupy pracowników będzie dotyczyło to wymaganie? Przy tym wymaganiu Zamawiający nie określił wartości w kolumnie Wymaganie podstawowe. Wnioskujemy o zakwalifikowanie tego wymagania, jako dodatkowe. Wnioskujemy o wykreślenie z tego wymagania dokumentu PIT8B. Dokument ten już nie obowiązuje, został zastąpiony dokumentem PIT11. którym warunek będzie spełniony tylko przy wysyłce danych na bramkę pojedynczą? dokument. Dotyczy nieobecności pracownika Niezdefiniowany rozkład czasu pracy dotyczyć będzie pracowników objętych np. zadaniowym systemem czasu pracy Chodzi o przyjęcie domyślnego rozkładu czasu pracy. Zamawiający wskazuje, iż wymaganie kwalifikuje jako podstawowe Zamawiający wykreśla z wymagania PIT-8B Zamawiający nie takiego rozwiązania. 7

8 ZSI.08.3 ZSI.08.8 Budżetowanie i zarządzanie projektem Budżetowanie i zarządzanie projektem nawet chwilowego dokumentu na dysku Możliwość importu cennika prac projektowych (planu budżetu projektu) z pliku Excel lub XML, wsparcie w zakresie mapowania indeksów z importowanego pliku z indeksami listy towarowej w obszarze gospodarki magazynowej, wsparcie w zakresie tworzenia nowego słownika produktów Możliwość definicji konta bankowego dla źródła finansowania projektu doprecyzowanie wymagania. Czy przez prace projektowe można rozumieć, jako zadania w projekcie czy są to inne byty? doprecyzowanie, w jaki sposób system ma wspierać mapowanie indeksów z pliku importowanego? dopuści rozwiązanie, w którym konta bankowe są definiowane przy projekcie a nie bezpośrednio przy źródle finansowania? Tak, chodzi o wsparcie mapowania indeksów materiałów użytych w importowanym pliku i mapowanie ich na indeksy w systemie Import cennika prac projektowych powinien dotyczyć nie tylko zadań, ale także podzadań.dotyczy szczegółowości struktury podziału pracy w danym projekcie tak, aby można było precyzyjnie określać koszty poszczególnych elementów projektu. Projekty z udziałem kilku konsorcjantów. Mogą wystąpić 4 poziomy szczegółowości zadań i podzadań w projekcie Zamawiający nie takiego rozwiązania Projekt może być finansowany z wielu źródeł i struktura % udziału dofinansowania może być różna Zdefiniowanie kont bankowych jedynie dla całego projektu może być niewystarczające i być pewnym utrudnieniem w zakresie budżetowania oraz zarządzania projektem. ZSI.08.9 ZSI Budżetowanie i zarządzanie projektem Budżetowanie i zarządzanie projektem Przypisanie zasobów niezbędnych do realizacji zadań projektowych Definiowanie zespołów projektowych z określeniem ról i poziomu dostępu elementów projektu Czy przez zasoby Zamawiający rozumie Zasoby ludzkie czy również inne byty? którym poziom dostępu do elementów projektu będzie określany na Postrzeganie zasobów przez pryzmat tylko zasobów ludzkich jest wg Zamawiającego niewystarczające. Zamawiający rozumie zasoby, które przypisze do poszczególnych zadań, jako Pracę, Materiały i Koszty. Przez termin zasoby należy rozumieć także maszyny, aparaturę, materiały, usługi obce, etc... Tak. Zamawiający takie rozwiązanie. 8

9 ZSI ZSI ZSI Budżetowanie i zarządzanie projektem Harmonogramowanie robót Kontrola i analiza projektu Możliwość tworzenia własnych szablonów elementów budżetów - norm zakładowych Możliwość powiązania budżetu kosztów z planem sprzedaży - ewidencja planu sprzedaży rozłożonego w czasie na podstawie umowy zawartej z zamawiającym Możliwość definiowania kontroli wykonania określonych rodzajów kosztów. poziomie członka zespołu a nie całego zespołu? doprecyzowanie, co Zamawiający rozumie pod pojęciem norm zakładowych? Czy przez plan sprzedaży, możemy rozumieć, jako planowanie wpływów i przychodów na projekcie? doprecyzowanie wymagania. Co zamawiający rozumie przez definiowanie kontroli wykonania określonych rodzajów kosztów? Czy to oznacza, że w zależności od rodzaju kosztów będą obowiązywały różne walidacje (twarda, miękka bez kontroli)? Przez ten termin rozumieć należy zapisaną w procedurach wewnętrznych określoną pracochłonność (nakład pracy, materiałów) określającą wykonanie określonego zadania liczonego wg zdefiniowanych jednostek miar) Tak Tak. Zamawiający oczekuje możliwości definiowania kontroli wykonania określonych rodzajów kosztów, jako instrumentu do kontroli budżetu projektu. Istotne jest, aby istniały różne rodzaje walidacji. Kontrola kosztów ma dotyczyć różnych rodzajów kosztów bezpośrednich, a nie zawsze musi być przeprowadzana przy kosztach pośrednich naliczanych automatycznie np. ryczałtowo ZSI Raportowanie Możliwość zapewnienia mechanizmu przeglądania projektów w innych układach wymaganych przez zlecającego projekt którym przeglądanie projektów będzie prezentowane w postaci tabeli przestawnej? Zamawiający zmienia treść wymagania ZSI na następujące; Możliwość przeglądania projektów w zależności od potrzeb za pomocą m.in., tabeli przestrzennej, tabel, obrazów, wykresów graficznych, wykresu Gannta, struktury podziału pracy, etc. Raporty powinny dotyczyć m.in. zadań (ich rozmieszczenia w czasie), budżetu (przepływ środków pieniężnych, terminowość regulowania zobowiązań, wolnych środków finansowych) oraz zasobów ludzkich i materiałowych (czas pracy 9

10 pracowników, aparatury badawczej, urządzeń, itp..), Z poważaniem, Zamawiający 10